PAGE學(xué)校檔案安全保衛(wèi)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校檔案安全保衛(wèi)工作，確保學(xué)校檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門、各單位及全體教職員工在檔案收集、整理、保管、利用等過程中的安全保衛(wèi)工作。（三）基本原則1.預(yù)防為主原則建立健全檔案安全防范機(jī)制，加強(qiáng)安全教育，提高全員檔案安全意識(shí)，防患于未然。2.安全第一原則把檔案安全放在首位，確保檔案實(shí)體安全和信息安全，防止檔案損毀、丟失、泄密等事故發(fā)生。3.依法管理原則嚴(yán)格按照國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)開展檔案安全保衛(wèi)工作，依法履行職責(zé)，規(guī)范操作流程。二、檔案安全保衛(wèi)職責(zé)分工（一）學(xué)校檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善學(xué)校檔案安全保衛(wèi)制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門、各單位的檔案安全保衛(wèi)工作，定期開展檢查和評(píng)估。3.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施設(shè)備，確保檔案存放環(huán)境安全。4.組織開展檔案安全宣傳教育和培訓(xùn)工作，提高檔案工作人員的安全意識(shí)和業(yè)務(wù)能力。5.負(fù)責(zé)檔案安全事故的應(yīng)急處置工作，及時(shí)向上級(jí)主管部門報(bào)告，并配合有關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查處理。（二）各部門、各單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案的收集、整理、保管和利用過程中的安全保衛(wèi)工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案安全管理。2.按照學(xué)校檔案管理部門的要求，做好檔案的定期整理、歸檔和移交工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。3.加強(qiáng)對(duì)本部門、本單位人員的檔案安全宣傳教育，提高全員檔案安全意識(shí)，防止檔案丟失、損毀和泄密。4.配合學(xué)校檔案管理部門開展檔案安全檢查和評(píng)估工作，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)整改。5.發(fā)生檔案安全事故時(shí)，及時(shí)向?qū)W校檔案管理部門報(bào)告，并積極配合調(diào)查處理。（三）檔案工作人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案安全保衛(wèi)制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)，確保檔案安全。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，做好檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的安全防范措施。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。4.協(xié)助學(xué)校檔案管理部門開展檔案安全檢查和評(píng)估工作，提出改進(jìn)建議。5.參加檔案安全宣傳教育和培訓(xùn)活動(dòng)，不斷提高自身的安全意識(shí)和業(yè)務(wù)能力。三、檔案收集與整理安全（一）收集安全1.檔案形成部門應(yīng)及時(shí)將辦理完畢、具有保存價(jià)值的文件材料收集齊全，整理規(guī)范，確保檔案的完整性。2.在檔案收集過程中，要注意保護(hù)文件材料的原始性和真實(shí)性，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案。3.對(duì)于重要檔案和易損檔案，應(yīng)采取特殊的收集方式，如現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督、專人護(hù)送等，確保檔案安全收集。（二）整理安全1.檔案整理人員應(yīng)嚴(yán)格按照檔案整理規(guī)范進(jìn)行操作，確保檔案分類準(zhǔn)確、編號(hào)有序、裝訂整齊。2.在整理過程中，要注意保護(hù)檔案的實(shí)體安全，避免檔案受損。對(duì)于破損、褪色的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.檔案整理場(chǎng)所應(yīng)保持整潔、通風(fēng)良好，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。四、檔案保管安全（一）庫房建設(shè)與管理1.檔案庫房應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、排水良好的地點(diǎn)建設(shè)，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。2.庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫等功能，配備必要的安全設(shè)施設(shè)備，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等。3.庫房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案存放有序，便于管理和利用。4.庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對(duì)檔案的損害。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序存放，排列整齊，便于查找。2.對(duì)于不同載體的檔案，應(yīng)分別存放，并采取相應(yīng)的保護(hù)措施。如紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在檔案柜中，磁帶、光盤等電子檔案應(yīng)存放在專用的存儲(chǔ)設(shè)備中，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.檔案存放應(yīng)遵循便于保管和利用的原則，避免頻繁移動(dòng)和搬運(yùn)檔案，減少檔案受損的風(fēng)險(xiǎn)。（三）庫房安全管理1.庫房應(yīng)實(shí)行專人管理，嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入。管理人員應(yīng)熟悉檔案庫房安全管理制度，掌握安全防范技能。2.庫房管理人員應(yīng)定期對(duì)庫房進(jìn)行巡查，檢查安全設(shè)施設(shè)備是否正常運(yùn)行，檔案存放是否安全有序，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理并報(bào)告。3.嚴(yán)格控制庫房的溫濕度，根據(jù)檔案保管要求，將溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。4.庫房應(yīng)配備必要的消防器材，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保消防器材完好有效。同時(shí)，要制定火災(zāi)應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練，提高應(yīng)對(duì)火災(zāi)的能力。5.加強(qiáng)對(duì)庫房的防盜措施，安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，確保庫房安全。庫房鑰匙應(yīng)由專人保管，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。五、檔案利用安全（一）查閱利用規(guī)定1.本校人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.外單位人員查閱檔案，需持有單位介紹信，并填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。3.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的查閱場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。4.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱利用規(guī)定1.本校人員借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.外單位人員借閱檔案，需持有單位介紹信，并填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱檔案應(yīng)使用檔案管理部門提供的專用檔案盒，并妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人。借閱期間，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案安全保密規(guī)定，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。借閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（三）電子檔案利用安全1.利用電子檔案時(shí)，應(yīng)使用檔案管理部門提供的專用軟件和設(shè)備，不得擅自更改電子檔案的內(nèi)容和格式。2.在電子檔案?jìng)鬏?、存?chǔ)和利用過程中，應(yīng)采取必要的安全防護(hù)措施，防止電子檔案被篡改、丟失或泄露。3.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。六、檔案安全檢查與評(píng)估（一）定期檢查1.學(xué)校檔案管理部門應(yīng)定期組織對(duì)檔案安全保衛(wèi)工作進(jìn)行檢查，每年不少于[X]次。檢查內(nèi)容包括檔案庫房安全設(shè)施設(shè)備運(yùn)行情況、檔案存放情況、檔案整理情況、檔案利用情況等。2.各部門、各單位應(yīng)每月對(duì)本部門、本單位的檔案安全情況進(jìn)行自查，并將自查情況及時(shí)報(bào)告學(xué)校檔案管理部門。（二）專項(xiàng)檢查1.根據(jù)檔案安全工作需要，學(xué)校檔案管理部門可組織開展專項(xiàng)檢查，如消防安全檢查、防盜安全檢查、檔案數(shù)字化安全檢查等。2.專項(xiàng)檢查應(yīng)制定詳細(xì)的檢查方案，明確檢查內(nèi)容、方法和標(biāo)準(zhǔn)，確保檢查工作的針對(duì)性和有效性。（三）安全評(píng)估1.學(xué)校檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案安全保衛(wèi)工作進(jìn)行評(píng)估，每年不少于[X]次。評(píng)估內(nèi)容包括檔案安全制度建設(shè)情況、安全設(shè)施設(shè)備配備情況、人員安全意識(shí)和業(yè)務(wù)能力情況、檔案安全事故發(fā)生情況等。2.根據(jù)安全評(píng)估結(jié)果，及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，不斷完善檔案安全保衛(wèi)工作機(jī)制。七、檔案安全事故應(yīng)急處置（一）應(yīng)急處置原則1.以人為本原則把保障人員生命安全和身體健康放在首位，最大限度地減少檔案安全事故造成的數(shù)據(jù)損失和人員傷亡。2.快速反應(yīng)原則建立健全檔案安全事故應(yīng)急處置機(jī)制，一旦發(fā)生事故，能夠迅速啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，及時(shí)采取有效措施進(jìn)行處置。3.科學(xué)應(yīng)對(duì)原則依據(jù)檔案安全事故的性質(zhì)、特點(diǎn)和危害程度，科學(xué)制定應(yīng)急處置措施，確保處置工作的科學(xué)性和有效性。（二）應(yīng)急處置機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.成立學(xué)校檔案安全事故應(yīng)急處置領(lǐng)導(dǎo)小組，由學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任副組長(zhǎng)，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)全面指揮和協(xié)調(diào)檔案安全事故應(yīng)急處置工作。2.應(yīng)急處置領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室，設(shè)在檔案管理部門，負(fù)責(zé)日常應(yīng)急處置工作的組織和協(xié)調(diào)。辦公室主任由檔案管理部門負(fù)責(zé)人兼任。3.各相關(guān)部門應(yīng)按照應(yīng)急處置領(lǐng)導(dǎo)小組的要求，履行各自的職責(zé)，密切配合，共同做好檔案安全事故應(yīng)急處置工作。（三）應(yīng)急預(yù)案制定與演練1.學(xué)校檔案管理部門應(yīng)制定檔案安全事故應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置的組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)分工、處置程序、應(yīng)急保障等內(nèi)容。應(yīng)急預(yù)案應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況定期進(jìn)行修訂和完善。2.定期組織開展檔案安全事故應(yīng)急演練，演練內(nèi)容包括火災(zāi)事故應(yīng)急演練、水災(zāi)事故應(yīng)急演練、檔案丟失事故應(yīng)急演練等。通過演練，檢驗(yàn)應(yīng)急預(yù)案的可行性和有效性，提高應(yīng)急處置能力。（四）事故報(bào)告與處理1.檔案安全事故發(fā)生后，事故現(xiàn)場(chǎng)有關(guān)人員應(yīng)立即報(bào)告本部門負(fù)責(zé)人，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在[X]小時(shí)內(nèi)報(bào)告學(xué)校檔案管理部門。檔案管理部門應(yīng)在接到報(bào)告后[X]小時(shí)內(nèi)報(bào)告學(xué)校