PAGE檔案管理制度制定思路一、總則（一）目的本檔案管理制度旨在規(guī)范公司/組織檔案的管理工作，確保檔案的完整性、準確性、安全性和可利用性，為公司/組織的各項工作提供有力的支持和保障。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門、各分支機構以及全體員工在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設立專門的檔案管理機構或指定專人負責檔案管理工作，對各類檔案進行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標準化。2.真實完整原則檔案的形成和管理應遵循真實性、完整性的原則，確保檔案內(nèi)容真實反映公司/組織的各項工作活動，不得擅自篡改、偽造檔案信息。3.安全保密原則加強檔案的安全保密措施，防止檔案信息泄露、丟失或損壞，確保檔案的安全性和保密性。4.方便利用原則檔案管理應充分考慮利用需求，建立科學合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高檔案的利用效率。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理機構設置公司/組織設立檔案管理部門，作為檔案管理的專門機構，負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司/組織的檔案管理工作。（二）檔案管理部門職責1.制定和完善檔案管理制度根據(jù)國家法律法規(guī)和公司/組織實際情況，制定和完善檔案管理制度、工作流程和操作規(guī)范，確保檔案管理工作有章可循。2.檔案收集與整理負責組織和指導各部門對工作中形成的各類檔案進行收集、整理和歸檔，確保檔案的齊全完整。3.檔案保管與保護建立檔案保管場所，配備必要的保管設備和設施，對檔案進行妥善保管，定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案的安全。4.檔案檢索與利用建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案檢索工具，為公司/組織各部門和員工提供檔案查詢、借閱等服務，提高檔案的利用效率。5.檔案鑒定與銷毀定期對檔案進行鑒定，按照規(guī)定程序?qū)κケ４鎯r值的檔案進行銷毀處理，確保檔案的質(zhì)量和數(shù)量合理。6.檔案信息化建設推進檔案信息化建設，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。7.培訓與指導對公司/組織各部門檔案管理人員進行業(yè)務培訓和指導，提高檔案管理隊伍的整體素質(zhì)。（三）各部門檔案管理職責1.指定專人負責本部門檔案管理工作各部門應指定一名熟悉本部門業(yè)務工作的人員作為兼職檔案管理員，負責本部門檔案的收集、整理、保管和移交等工作。2.做好本部門檔案的日常管理工作兼職檔案管理員應按照檔案管理制度的要求，及時收集、整理本部門工作中形成的各類檔案，確保檔案的真實完整，并定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.配合檔案管理部門開展檔案管理工作各部門應積極配合檔案管理部門的工作，提供必要的支持和協(xié)助，共同做好公司/組織的檔案管理工作。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類原則檔案分類應遵循科學性、系統(tǒng)性、實用性的原則，根據(jù)檔案的形成領域、內(nèi)容性質(zhì)、時間順序等因素進行分類，便于檔案的管理和利用。（二）檔案分類方法公司/組織檔案分為以下幾大類：1.行政管理類檔案包括公司/組織設立、變更、注銷等相關文件，公司章程、制度、規(guī)定，會議記錄、紀要，工作計劃、總結，請示、報告，人事檔案，財務檔案，行政事務檔案等。2.業(yè)務管理類檔案根據(jù)公司/組織的業(yè)務范圍，分為市場營銷、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、技術研發(fā)、物資采購、銷售服務等各類業(yè)務檔案，記錄公司/組織業(yè)務活動的全過程。3.項目管理類檔案針對公司/組織開展的各類項目，包括項目立項、可行性研究報告、項目計劃、項目實施過程中的各類文件、項目驗收報告等，形成項目管理類檔案。4.合同協(xié)議類檔案公司/組織簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等文件，按照合同類型和簽訂時間進行分類歸檔。5.客戶資料類檔案包括客戶基本信息、客戶往來文件、客戶投訴處理記錄等，為客戶管理提供支持。6.聲像電子類檔案公司/組織在工作中形成的照片、錄音、錄像、電子文檔等聲像電子類檔案，按照內(nèi)容和形式進行分類保存。（三）檔案編號規(guī)則為便于檔案的管理和檢索，對每類檔案進行編號。編號采用層次編碼法，具體規(guī)則如下：1.一級編碼：代表檔案類別，采用大寫字母表示，如“A”代表行政管理類檔案，“B”代表業(yè)務管理類檔案，“C”代表項目管理類檔案，“D”代表合同協(xié)議類檔案，“E”代表客戶資料類檔案，“F”代表聲像電子類檔案。2.二級編碼：代表檔案類別下的二級類目，采用兩位數(shù)字表示，如“A01”表示公司設立文件，“A02”表示公司章程等。3.三級編碼：代表二級類目下的具體檔案順序號，采用三位數(shù)字表示，如“A01001”表示公司設立時的第一份文件。（四）檔案分類與編號的調(diào)整隨著公司/組織業(yè)務的發(fā)展和檔案管理工作的需要，檔案分類與編號可能需要進行調(diào)整。檔案管理部門應及時發(fā)布通知，對檔案分類與編號的調(diào)整情況進行說明，并指導各部門做好檔案的重新分類和編號工作。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍公司/組織各部門應按照檔案管理制度的要求，及時收集本部門在工作中形成的各類檔案，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料等。具體收集范圍如下：1.行政管理類檔案涵蓋公司/組織日常行政管理工作中產(chǎn)生的各類文件、記錄、報表等。2.業(yè)務管理類檔案根據(jù)業(yè)務部門的工作特點，收集與業(yè)務活動相關的各類文件、合同、報告、統(tǒng)計數(shù)據(jù)等。3.項目管理類檔案從項目啟動到結束全過程中形成的各類文件，包括項目策劃書、任務書、進度報告、驗收文件等。4.合同協(xié)議類檔案公司/組織簽訂的所有合同、協(xié)議文本及其相關附件。5.客戶資料類檔案與客戶建立業(yè)務關系過程中產(chǎn)生的客戶信息、溝通記錄、合作項目資料等。6.聲像電子類檔案公司/組織在各類活動中拍攝的照片、錄制的視頻、音頻資料以及電子文檔等。（二）檔案收集要求1.及時收集各部門兼職檔案管理員應在檔案形成后及時收集，確保檔案的及時性和完整性。對于重要文件和緊急事項產(chǎn)生的檔案，應在事件結束后一周內(nèi)完成收集工作。2.真實完整收集的檔案應保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或抽取內(nèi)容。確保檔案內(nèi)容真實反映工作實際情況，包括文件的正本、副本、附件等齊全完整。3.規(guī)范整理收集的檔案應按照檔案分類與編號規(guī)則進行初步整理，區(qū)分不同類別和保管期限，為后續(xù)的集中整理做好準備。（三）檔案整理方法1.紙質(zhì)檔案整理分類排序：按照檔案分類要求，將同一類別的檔案按照時間順序或重要程度進行排序。編目裝訂：對每份檔案進行編號、編目，填寫檔案目錄清單，包括檔案編號、題名、日期、責任者等信息。然后將檔案材料裝訂成冊，采用線裝或膠裝方式，確保裝訂牢固、整齊美觀。裝盒上架：將裝訂好的檔案裝入檔案盒，在檔案盒封面和脊背填寫檔案編號、題名、保管期限等信息，然后按照檔案架的排列順序上架存放。2.電子檔案整理分類存儲：按照檔案分類要求，將電子文件存儲在相應的文件夾中，并按照時間順序或重要程度進行排序。命名規(guī)范：電子文件的命名應遵循簡潔明了、準確反映文件內(nèi)容的原則，采用“檔案編號+題名+日期”的格式命名，確保文件名唯一且便于識別。元數(shù)據(jù)錄入：為電子文件添加必要的元數(shù)據(jù)，包括文件編號、題名、日期、責任者、保管期限等信息，以便于檢索和管理。備份管理：定期對電子檔案進行備份，采用磁帶、光盤、硬盤等多種存儲介質(zhì)進行異地備份，確保電子檔案的安全性和可靠性。五、檔案的保管與保護（一）檔案保管場所建設1.選址要求檔案保管場所應選擇地勢較高、干燥通風、防火防盜的地方，遠離水源、火源和污染源，確保檔案的安全存放。2.設施配備檔案保管場所應配備必要的保管設備和設施，如檔案架、檔案柜、溫濕度控制設備、防火防盜設備、防蟲防鼠設備等，滿足檔案保管的基本要求。3.環(huán)境要求檔案保管場所應保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。同時，應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案的損害。（二）檔案保管方式1.紙質(zhì)檔案保管紙質(zhì)檔案應按照檔案分類與編號順序，整齊排列存放在檔案架或檔案柜中，便于查找和利用。對于珍貴或易損的檔案，應采取特殊的保管措施，如專柜存放、密封保存等。2.電子檔案保管電子檔案應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并進行定期備份。備份數(shù)據(jù)應分別存儲在不同的介質(zhì)和地點，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應建立電子檔案的訪問權限管理制度，確保電子檔案的安全性和保密性。3.聲像檔案保管聲像檔案應根據(jù)載體類型進行分類保管，如照片應沖印成紙質(zhì)照片并裝冊保存，同時將電子照片進行備份存儲；錄音、錄像帶應存放在專用的磁帶柜中，并定期進行檢查和轉錄；光盤應采用光盤盒或光盤庫進行存儲，并做好標識和索引。（三）檔案保護措施1.防火防盜檔案保管場所應安裝防火防盜設備，如火災自動報警系統(tǒng)、滅火器材、防盜門窗、監(jiān)控攝像頭等，確保檔案的安全。同時，應制定防火防盜應急預案，定期進行演練，提高應對突發(fā)事件的能力。2.防蟲防鼠檔案保管場所應采取防蟲防鼠措施，如放置防蟲藥品、封堵鼠洞、安裝防鼠板等，防止害蟲和老鼠對檔案的破壞。定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)蟲害或鼠害跡象應及時采取措施進行處理。3.防潮防霉檔案保管場所應保持良好的通風和干燥環(huán)境，防止檔案受潮發(fā)霉。對于受潮的檔案，應及時進行干燥處理，如采用烘干、晾曬等方法，但要注意溫度和時間的控制，避免對檔案造成損害。4.防光防塵檔案保管場所應避免陽光直射，窗戶應安裝窗簾或遮光設施。同時，應定期對檔案進行清掃，防止灰塵積累對檔案造成污染。對于珍貴檔案，應采用密封保存或使用檔案袋、檔案盒等進行包裝，減少光線和灰塵的影響。六、檔案的檢索與利用（一）檔案檢索工具建設1.編制檔案目錄檔案管理部門應按照檔案分類與編號順序，編制紙質(zhì)和電子檔案目錄。檔案目錄應包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等信息，便于檔案的查找和利用。2.建立索引系統(tǒng)利用計算機技術建立檔案索引系統(tǒng)，通過關鍵詞、題名、日期等多種檢索途徑，實現(xiàn)檔案的快速檢索。索引系統(tǒng)應定期更新，確保檢索信息的準確性和完整性。3.開發(fā)檔案檢索軟件根據(jù)公司/組織檔案管理的實際需求，開發(fā)專門的檔案檢索軟件，實現(xiàn)檔案檢索的自動化和智能化。檔案檢索軟件應具備強大的檢索功能、友好的用戶界面和完善的安全管理機制。（二）檔案利用方式1.查詢服務公司/組織各部門和員工可根據(jù)工作需要，向檔案管理部門提出檔案查詢申請。檔案管理部門應在接到申請后及時進行查詢，并提供檔案復印件或電子文檔等查詢結果。對于涉及保密內(nèi)容的檔案，應按照保密規(guī)定進行處理，嚴格控制查閱范圍。2.借閱服務因工作需要借閱檔案的，應填寫借閱申請表，注明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)部門負責人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。檔案管理部門應按照審批意見，提供相應的檔案，并在借閱期限屆滿時及時收回。借閱人員應妥善保管檔案，不得擅自轉借、涂改、損壞或丟失檔案。3.出具證明檔案管理部門可根據(jù)公司/組織的需要，為相關部門或單位出具檔案證明。出具證明時，應嚴格審核檔案內(nèi)容，確保證明信息的真實性和準確性。證明文件應加蓋檔案管理部門公章，并注明出具日期和有效期限。（三）檔案利用記錄與統(tǒng)計1.利用記錄檔案管理部門應建立檔案利用記錄臺賬，詳細記錄檔案查詢、借閱、出具證明等利用情況，包括利用時間、利用部門、利用人員、利用內(nèi)容、利用期限等信息。利用記錄應妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計分析。2.統(tǒng)計分析定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，了解檔案的利用頻率、利用目的、利用部門等信息，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。通過統(tǒng)計分析，發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題，及時采取措施進行改進，提高檔案的利用效率和服務質(zhì)量。七、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定原則檔案鑒定應遵循全面審查、客觀公正、定期進行的原則，根據(jù)檔案的保存價值和現(xiàn)實利用需求，對檔案進行科學合理的鑒定。（二）檔案鑒定組織與程序1.鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門專家和檔案管理人員組成。鑒定工作小組負責制定檔案鑒定標準和工作方案，組織實施檔案鑒定工作。2.鑒定程序初步篩選：檔案管理部門按照檔案保管期限的規(guī)定，對到期檔案進行初步篩選，確定需要進行鑒定的檔案清單。詳細審查：鑒定工作小組對初步篩選出的檔案進行詳細審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、形成時間、現(xiàn)實利用價值等因素，綜合判斷檔案的保存價值。形成鑒定意見：鑒定工作小組根據(jù)審查結果，形成檔案鑒定意見，明確檔案的存毀情況。對于保存價值較低或已失去保存意義的檔案，提出銷毀意見；對于仍有保存價值的檔案，提出繼續(xù)保存的建議。審批備案：檔案鑒定意見經(jīng)公司/組織主管領導審批后，報上級檔案行政管理部門備案。（三）檔案銷毀程序1.編制銷毀清單根據(jù)檔案鑒定意見，編制檔案銷毀清單，詳細列出擬銷毀檔案的編號、題名、日期、責任者、保管期限等信息。銷毀清單應一式兩份，一份由檔案管理部門留存，一份交公司/組織財務部門作為記賬憑證。2.審批銷毀檔案銷毀清單經(jīng)公司/組織主管領導審批后，方可進行檔案銷毀工作。審批過程中應嚴格審查銷毀檔