PAGE檔案聯(lián)席工作制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案管理工作，規(guī)范檔案聯(lián)席工作流程，提高檔案管理效率和質(zhì)量，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門之間涉及檔案管理的聯(lián)席工作，包括檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定和銷毀等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.統(tǒng)一管理原則：實行集中統(tǒng)一管理檔案，明確各部門在檔案管理中的職責(zé)和權(quán)限，避免檔案分散、重復(fù)和丟失。3.高效協(xié)作原則：各部門之間要密切配合，加強(qiáng)溝通協(xié)作，提高檔案聯(lián)席工作效率，共同推進(jìn)檔案管理工作順利開展。4.安全保密原則：強(qiáng)化檔案安全保密意識，采取有效措施確保檔案信息不泄露，維護(hù)公司/組織的合法權(quán)益。二、檔案聯(lián)席工作機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組1.組成人員：由公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員。2.主要職責(zé)全面領(lǐng)導(dǎo)公司/組織檔案管理工作，制定檔案管理工作方針、政策和發(fā)展規(guī)劃。審批檔案管理工作制度、工作計劃和重要檔案管理事項。協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題，保障檔案管理工作所需的人力、物力和財力。對檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，考核評價各部門檔案管理工作績效。（二）檔案管理部門1.組成人員：設(shè)檔案管理部門負(fù)責(zé)人一名，配備若干專職檔案管理人員。2.主要職責(zé)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司/組織檔案管理工作制度。負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理工作流程、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，并組織實施。負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。負(fù)責(zé)檔案的保管和保護(hù)工作，建立健全檔案保管制度，采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保檔案安全。負(fù)責(zé)檔案的數(shù)字化建設(shè)，推進(jìn)檔案信息化管理，提高檔案利用效率。負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ训奖９芷谙薜臋n案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，報經(jīng)批準(zhǔn)后組織實施。負(fù)責(zé)組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)工作，提高各部門檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。負(fù)責(zé)檔案信息的開發(fā)利用工作，為公司/組織各項工作提供檔案資料支持和服務(wù)。負(fù)責(zé)與上級檔案管理部門及其他相關(guān)單位的聯(lián)系與溝通，及時報送檔案管理工作情況。（三）各部門檔案管理崗位1.組成人員：各部門指定一名兼職檔案管理人員。2.主要職責(zé)負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案資料齊全、完整。按照檔案管理部門的要求，及時將本部門整理好的檔案移交至檔案管理部門。協(xié)助檔案管理部門開展檔案的查閱、借閱等利用工作，做好登記和跟蹤管理。負(fù)責(zé)本部門檔案保管設(shè)施設(shè)備的日常維護(hù)和管理，確保檔案安全。配合檔案管理部門開展檔案管理相關(guān)工作，接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式和載體的材料，均應(yīng)納入檔案收集范圍。2.具體包括但不限于：行政管理文件、業(yè)務(wù)合同協(xié)議、財務(wù)會計資料、人事檔案、工程技術(shù)文件、科研項目資料、市場營銷資料、客戶檔案等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時收集本部門形成的各類檔案資料，確保檔案收集的完整性和及時性。2.檔案收集應(yīng)遵循真實、準(zhǔn)確、完整的原則，不得擅自修改、涂抹、偽造檔案內(nèi)容。3.對具有長期或永久保存價值的重要檔案，應(yīng)同時收集電子文件和紙質(zhì)文件，并確保兩者內(nèi)容一致。（三）整理標(biāo)準(zhǔn)1.檔案管理部門應(yīng)按照國家檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和公司/組織實際情況，制定檔案分類方案和編號規(guī)則。2.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.檔案整理應(yīng)包括文件材料的裝訂、分類、編號、編目、裝盒等環(huán)節(jié)，確保檔案整理規(guī)范、有序。4.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用A4紙張打印或復(fù)印，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不壓字、不損壞文件。5.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲，確保電子檔案的可讀性和可檢索性。四、檔案保管（一）保管場所1.公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等安全防護(hù)設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等，確保檔案保管環(huán)境安全可靠。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行分類存放，不同類別檔案應(yīng)分別裝盒上架，排列整齊，便于查找。2.對珍貴檔案和易損檔案，應(yīng)采取特殊保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等，確保檔案安全。3.電子檔案應(yīng)進(jìn)行異地備份存儲，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聶n案數(shù)據(jù)丟失。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括：公司章程、股東會議記錄、董事會決議、重要合同協(xié)議、財務(wù)審計報告、人事任免文件等。3.長期保管的檔案期限為15年至50年，主要包括：一般性業(yè)務(wù)文件、項目檔案、重要會議紀(jì)要等。4.短期保管的檔案期限為5年以下，主要包括：臨時性文件、一般性資料等。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案賬實相符。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、種類、保管狀況、利用情況等，對清查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時進(jìn)行整改。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報告，報檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組審核備案。五、檔案利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，確保檔案信息的安全和保密。2.檔案利用應(yīng)優(yōu)先滿足公司/組織內(nèi)部工作需要，為各項工作提供有力支持。3.嚴(yán)格控制檔案的查閱、借閱范圍，對涉及公司/組織機(jī)密的檔案應(yīng)嚴(yán)格保密。（二）利用方式1.查閱：因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱登記。2.借閱：因特殊原因需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、歸還時間等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。檔案借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改、污損檔案，確保檔案安全。3.復(fù)制：如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途、數(shù)量等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制，并做好復(fù)制登記。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，與原件具有同等效力。（三）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。2.登記內(nèi)容包括利用日期、利用部門、利用人姓名、利用目的、檔案名稱及數(shù)量、歸還日期等，確保檔案利用信息可追溯。3.檔案利用登記應(yīng)定期進(jìn)行整理歸檔，作為檔案管理工作的重要資料保存。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織1.成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括檔案管理部門業(yè)務(wù)骨干、相關(guān)部門檔案管理人員等。2.檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見和銷毀建議。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.檔案鑒定應(yīng)依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和公司/組織檔案分類方案，對檔案的價值進(jìn)行全面評估。2.鑒定檔案價值時，應(yīng)考慮檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，重點評估檔案對公司/組織歷史研究、業(yè)務(wù)工作、文化傳承等方面的作用。3.對仍具有保存價值但保管期限已滿的檔案，應(yīng)進(jìn)行延長保管期限或轉(zhuǎn)為永久保管的處理；對確無保存價值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，形成檔案鑒定報告，報檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組審批。2.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，檔案管理部門應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。3.《檔案銷毀清冊》應(yīng)經(jīng)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組組長簽字確認(rèn)后，方可組織實施銷毀。4.檔案銷毀應(yīng)采用安全、可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。5.檔案銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀現(xiàn)場監(jiān)督銷毀情況，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。6.檔案銷毀后，應(yīng)將《檔案銷毀清冊》作為檔案管理工作的重要資料永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)規(guī)劃1.檔案管理部門應(yīng)制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施。2.檔案信息化建設(shè)規(guī)劃應(yīng)與公司/組織信息化建設(shè)總體規(guī)劃相銜接，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，提高檔案管理效率和質(zhì)量。（二）檔案數(shù)字化1.按照檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，實現(xiàn)檔案信息的電子化存儲和檢索利用。2.檔案數(shù)字化應(yīng)確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，圖像清晰、完整，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、可靠。3.建立檔案數(shù)字化質(zhì)量管理體系，對檔案數(shù)字化過程進(jìn)行全程質(zhì)量控制，確保數(shù)字化檔案質(zhì)量符合要求。（三）檔案管理系統(tǒng)建設(shè)1.選用適合公司/組織檔案管理需求的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。2.檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備用戶權(quán)限管理、檔案檢索查詢、借閱管理、統(tǒng)計分析、數(shù)據(jù)備份等功能，滿足檔案管理工作的實際需要。3.加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取身份認(rèn)證、數(shù)據(jù)加密、訪問控制等措施，確保檔案信息安全。（四）電子檔案管理1.建立健全電子檔案管理制度，規(guī)范電子檔案的收集、整理、存儲、利用、保管等環(huán)節(jié)的管理工作。2.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲，定期進(jìn)行備份，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全和完整。3.加強(qiáng)對電子檔案利用的管理，嚴(yán)格控制電子檔案的訪問權(quán)限，防止電子檔案信息泄露。八、檔案培訓(xùn)與考核（一）培訓(xùn)內(nèi)容1.檔案法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的法律意識和業(yè)務(wù)水平。2.檔案管理業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，包括檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)的操作技能和方法。3.檔案信息化管理知識培訓(xùn)，如檔案數(shù)字化技術(shù)、檔案管理系統(tǒng)操作等。（二）培訓(xùn)方式1.定期組織檔案管理人員參加外部專業(yè)培訓(xùn)課程，邀請檔案專家進(jìn)行講座和指導(dǎo)。2.內(nèi)部開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人或業(yè)務(wù)骨干進(jìn)行授課，分享工作經(jīng)驗和技巧。3.鼓勵檔案管理人員自主學(xué)習(xí)，參加相關(guān)學(xué)術(shù)交流活動，不斷更新知識結(jié)構(gòu)，提高業(yè)務(wù)能力。（三）考核機(jī)制1.建立檔案管理人員考核制度，對檔案管理人員的工作表現(xiàn)、業(yè)務(wù)能力、工作業(yè)績等進(jìn)行定期考核。2.考核內(nèi)容包括