PAGE小學會計檔案收集制度一、總則（一）目的為了加強小學會計檔案管理，確保會計檔案的真實、完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《會計檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本校實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校各部門在會計核算活動中形成的會計檔案的收集、整理、保管、查閱和銷毀等管理工作。（三）定義1.會計檔案：是指學校在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映學校經(jīng)濟業(yè)務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。2.會計檔案管理：是指對會計檔案進行收集、整理、保管、鑒定、銷毀、統(tǒng)計、檢索等一系列活動的總稱。（四）管理職責1.學校財務部門負責組織本校會計檔案的收集、整理、保管、移交等工作。對會計檔案的完整性、準確性和規(guī)范性負責。按照規(guī)定定期將會計檔案移交學校綜合檔案室統(tǒng)一保管。2.學校綜合檔案室負責接收財務部門移交的會計檔案，并按照檔案管理的要求進行整理、編目、上架保管。建立會計檔案查閱、借閱登記制度，為查閱和利用會計檔案提供服務。對會計檔案的保管期限進行鑒定，提出銷毀意見，并按照規(guī)定程序組織銷毀。3.各部門負責本部門會計資料的收集、整理，并及時移交財務部門。在經(jīng)濟業(yè)務活動中，應當按照規(guī)定取得和填制原始憑證，并保證其真實、完整、合法，為會計檔案的形成提供基礎資料。二、會計檔案的收集范圍（一）會計憑證1.原始憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、報銷單、借款單、工資表等。2.記賬憑證，包括收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證等。（二）會計賬簿1.總賬，包括總分類賬、明細分類賬等。2.明細賬，包括資產(chǎn)類明細賬、負債類明細賬、所有者權(quán)益類明細賬、成本類明細賬、損益類明細賬等。3.日記賬，包括現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬等。4.輔助賬，如固定資產(chǎn)臺賬、往來賬等。（三）財務報告1.月度財務報表，包括資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。2.季度財務報表，包括資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。3.年度財務報表，包括資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動表及附注等。（四）其他會計資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表。2.銀行對賬單。3.會計檔案移交清冊。4.會計檔案保管清冊。5.會計檔案銷毀清冊。6.其他應當保存的會計核算專業(yè)資料，如會計電算化數(shù)據(jù)備份、財務分析報告等。三、會計檔案的收集要求（一）及時性1.各部門在經(jīng)濟業(yè)務事項發(fā)生后，應當及時將相關(guān)原始憑證送交財務部門進行審核和記賬。2.財務部門在每月終了后，應當及時整理當月的會計憑證、賬簿等資料，確保會計檔案的及時收集。3.年度終了后，財務部門應當在規(guī)定時間內(nèi)將全年的會計檔案整理完畢，并移交學校綜合檔案室。（二）完整性1.會計檔案應當包含經(jīng)濟業(yè)務事項發(fā)生過程中形成的所有相關(guān)資料，不得遺漏。2.原始憑證應當具備憑證名稱、填制日期、填制單位或填制人姓名、經(jīng)辦人員簽名或蓋章、接受憑證單位名稱、經(jīng)濟業(yè)務內(nèi)容、數(shù)量、單價、金額等基本要素。3.記賬憑證應當具備日期、編號、摘要、會計科目、金額、所附原始憑證張數(shù)、填制人員、稽核人員、記賬人員、會計機構(gòu)負責人、會計主管人員簽名或蓋章等內(nèi)容。4.財務報告應當按照規(guī)定的格式和內(nèi)容編制，包括報表封面、報表附注、相關(guān)附表等。（三）準確性1.會計憑證、賬簿、財務報告等資料的內(nèi)容應當準確無誤，數(shù)字計算正確，摘要清晰明了。2.原始憑證的內(nèi)容應當與經(jīng)濟業(yè)務事項相符，不得偽造、變造原始憑證；記賬憑證應當根據(jù)審核無誤的原始憑證編制，確保會計分錄正確。3.財務報告應當根據(jù)會計賬簿記錄和其他有關(guān)資料編制，做到數(shù)字真實、計算準確、內(nèi)容完整、說明清楚。（四）規(guī)范性1.使用的會計憑證、賬簿、報表等格式應當符合國家統(tǒng)一的會計制度規(guī)定。2.會計憑證應當按照編號順序裝訂成冊，加具封面，注明單位名稱、年度、月份、起止日期、憑證種類、起止號碼等內(nèi)容，并由裝訂人在裝訂線封簽處簽名或蓋章。3.會計賬簿應當按照規(guī)定的賬頁格式登記，做到賬賬相符、賬證相符、賬實相符。4.財務報告應當按照規(guī)定的報送期限和格式報送，加蓋單位公章，并由單位負責人、主管會計工作負責人、會計機構(gòu)負責人簽名或蓋章。四、會計檔案的整理（一）分類1.會計檔案按照形成時間順序分為年度會計檔案。2.年度會計檔案按照會計憑證、會計賬簿、財務報告、其他會計資料四大類進行分類。（二）編號1.會計憑證按照月份順序編號，每月從1號開始連續(xù)編號。2.會計賬簿按照總賬、明細賬、日記賬、輔助賬的順序分別編號。3.財務報告按照月度、季度、年度分別編號。4.其他會計資料按照類別和形成時間順序編號。（三）裝訂1.會計憑證應當定期裝訂成冊，并加具封面、封底，在封面上注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起止日期、起止號碼、憑證張數(shù)等內(nèi)容，并由裝訂人員在裝訂線封簽處簽名或蓋章。2.會計賬簿在年度終了后，應當將活頁賬頁裝訂成冊，加具封面，注明單位名稱、年度、賬簿名稱、起止日期等內(nèi)容，并由記賬人員和會計機構(gòu)負責人、會計主管人員簽名或蓋章。3.財務報告應當按照規(guī)定的格式和順序裝訂成冊，加具封面，注明單位名稱、年度、月份、季度、報告名稱等內(nèi)容，并由單位負責人、主管會計工作負責人、會計機構(gòu)負責人簽名或蓋章。（四）編目1.會計檔案整理完畢后，應當編制會計檔案目錄。2.會計檔案目錄應當包括檔案編號、檔案名稱、形成時間、保管期限、存放地點等內(nèi)容。3.會計檔案目錄應當一式兩份，一份留存財務部門，一份移交學校綜合檔案室。五、會計檔案的保管（一）保管期限1.會計憑證的保管期限為30年。2.會計賬簿的保管期限為總賬和明細賬30年，日記賬30年，固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年，輔助賬30年。3.財務報告的保管期限為月度、季度財務報表10年，年度財務報表永久保管。4.其他會計資料的保管期限為銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單10年，會計檔案移交清冊30年，會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊永久保管。（二）保管地點1.學校財務部門應當設置專門的會計檔案保管專柜，用于存放當年的會計檔案。2.年度終了后，財務部門應當在規(guī)定時間內(nèi)將會計檔案移交學校綜合檔案室統(tǒng)一保管。學校綜合檔案室應當具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等安全保管條件。（三）保管要求1.會計檔案應當妥善保管，存放有序，方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。2.學校應當定期對會計檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.在會計檔案保管期限內(nèi)，如有特殊需要，可以經(jīng)學校負責人批準后查閱或復制會計檔案。查閱或復制會計檔案時，應當辦理登記手續(xù)，查閱人員不得在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。六、會計檔案的查閱和借閱（一）查閱范圍1.本校內(nèi)部人員因工作需要查閱會計檔案的，應當按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。2.外單位因特殊原因需要查閱本校會計檔案的，應當持有單位介紹信，并經(jīng)學校負責人批準后，方可查閱。（二）查閱手續(xù)1.本校內(nèi)部人員查閱會計檔案時，應當填寫《會計檔案查閱申請表》，注明查閱日期、查閱內(nèi)容、查閱目的等，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報財務部門負責人審批。2.外單位查閱本校會計檔案時，應當填寫《會計檔案查閱申請表》，注明查閱單位名稱、查閱日期、查閱內(nèi)容、查閱目的等，并經(jīng)本校負責人簽字同意后，報財務部門負責人審批。3.財務部門應當根據(jù)審批意見，為查閱人員提供相應的會計檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。查閱人員不得將會計檔案攜帶出指定的查閱地點。（三）借閱范圍1.本校內(nèi)部人員因工作需要借閱會計檔案的，應當按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。2.外單位一般不得借閱本校會計檔案，如有特殊情況需要借閱的，應當持有單位介紹信，并經(jīng)學校負責人批準后，方可借閱。（四）借閱手續(xù)1.本校內(nèi)部人員借閱會計檔案時，應當填寫《會計檔案借閱申請表》，注明借閱日期、借閱內(nèi)容、借閱期限等，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報財務部門負責人審批。2.外單位借閱本校會計檔案時，應當填寫《會計檔案借閱申請表》，注明借閱單位名稱、借閱日期、借閱內(nèi)容、借閱期限等，并經(jīng)本校負責人簽字同意后，報財務部門負責人審批。3.財務部門應當根據(jù)審批意見，為借閱人員提供相應的會計檔案，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱人員應當在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還會計檔案，如有特殊情況需要延期歸還的，應當辦理延期手續(xù)。（五）查閱和借閱紀律1.查閱和借閱人員應當愛護會計檔案，不得在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。2.查閱和借閱人員應當按照規(guī)定的查閱和借閱范圍進行查閱和借閱，不得擅自擴大查閱和借閱范圍。3.查閱和借閱人員應當遵守保密制度，不得泄露會計檔案的內(nèi)容和信息。七、會計檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期滿的會計檔案，除未結(jié)清的債權(quán)債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證外，可以按照規(guī)定程序銷毀。2.未結(jié)清的債權(quán)債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。（二）銷毀程序1.學校財務部門應當定期對保管期滿的會計檔案進行鑒定，提出銷毀意見，并編制會計檔案銷毀清冊。會計檔案銷毀清冊應當包括會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限及已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。2.學校綜合檔案室應當對財務部門編制的會計檔案銷毀清冊進行審核，報學校負責人批準后，方可組織銷毀。3.銷毀會計檔案時，應當由學校財務部門、綜合檔案室等部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應當在會計檔案銷毀前，按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進行清點核對；在會