PAGE糧庫保管檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)糧庫保管檔案管理，確保糧庫各類檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效服務(wù)于糧庫的運營管理、糧食儲備安全及相關(guān)決策，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本糧庫所有保管檔案的管理工作，包括糧食出入庫記錄、庫存盤點記錄、糧情檢測記錄、倉儲設(shè)施設(shè)備維護(hù)記錄、人員作業(yè)記錄等與糧庫保管業(yè)務(wù)相關(guān)的各類檔案資料。（三）管理原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須如實反映糧庫保管業(yè)務(wù)的實際情況，確保數(shù)據(jù)真實可靠。2.完整性原則：涵蓋糧庫保管工作的各個環(huán)節(jié)和方面，保證檔案資料的全面性。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)記錄清晰、規(guī)范，避免模糊和歧義。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄露。5.及時性原則：各類檔案應(yīng)及時形成、整理和歸檔，保證檔案信息的時效性。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善糧庫保管檔案管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.統(tǒng)籌規(guī)劃糧庫保管檔案的分類、編號、整理、存儲和檢索等工作，建立科學(xué)合理的檔案管理體系。3.定期對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和檔案管理能力。4.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，確保檔案存儲環(huán)境符合要求。5.對檔案的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計和分析，為糧庫管理提供數(shù)據(jù)支持。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)糧庫保管檔案的收集、整理、裝訂、編目、上架等具體工作，確保檔案資料的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.嚴(yán)格按照檔案管理制度對檔案進(jìn)行分類存放，建立清晰的檔案索引，便于快速查找和調(diào)閱。3.做好檔案的日常保管工作，定期檢查檔案的存儲狀況，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案損壞、霉變等問題。4.負(fù)責(zé)檔案的借閱登記、歸還檢查等工作，嚴(yán)格遵守檔案借閱規(guī)定，確保檔案安全。5.協(xié)助檔案管理部門開展檔案管理相關(guān)的培訓(xùn)和宣傳工作。（三）各業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門保管檔案資料的收集、整理和初步審核，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.按照規(guī)定的時間和要求，將整理好的檔案資料移交至檔案管理部門。3.在業(yè)務(wù)工作中積極配合檔案管理部門的工作，為檔案管理提供必要的支持和協(xié)助。4.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改或丟失本部門的檔案資料。三、檔案的分類與編號（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.糧食出入庫檔案：包括糧食入庫通知單、檢驗報告、入庫記錄、出庫通知單、出庫記錄等，按照糧食出入庫的批次進(jìn)行分類。2.庫存盤點檔案：涵蓋庫存盤點計劃、盤點表、盤點報告等，以盤點的時間周期為分類依據(jù)。3.糧情檢測檔案：包含糧情檢測記錄、檢測報告、蟲害防治記錄等，按照檢測的時間順序進(jìn)行分類。4.倉儲設(shè)施設(shè)備檔案：有倉儲設(shè)施設(shè)備的采購合同、安裝調(diào)試記錄、維護(hù)保養(yǎng)記錄、維修記錄、報廢記錄等，根據(jù)設(shè)施設(shè)備的類別進(jìn)行分類。5.人員作業(yè)檔案：涉及員工的崗位培訓(xùn)記錄、作業(yè)排班表、工作任務(wù)分配記錄、工作考核記錄等，按照人員類別和時間進(jìn)行分類。（二）編號規(guī)則1.檔案編號采用“年份+類別代碼+流水號”的形式。例如，2023年糧食出入庫檔案的編號為：2023CRK001，其中“2023”表示年份，“CRK”表示糧食出入庫檔案類別代碼，“001”為流水號。2.類別代碼具體如下：糧食出入庫檔案：CRK庫存盤點檔案：KCPD糧情檢測檔案：LQJC倉儲設(shè)施設(shè)備檔案：CSFB人員作業(yè)檔案：RYZY3.流水號從001開始依次遞增，每個類別獨立編號，確保編號的唯一性。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)在業(yè)務(wù)活動結(jié)束后及時收集相關(guān)檔案資料，確保檔案的完整性和及時性。2.檔案資料應(yīng)包括原始記錄、報表、文件、合同、證書等各種形式的材料，不得遺漏重要信息。3.收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，如有破損或模糊不清的應(yīng)及時修復(fù)或補(bǔ)充。（二）整理流程1.初步分類：檔案管理人員按照分類標(biāo)準(zhǔn)對收集到的檔案資料進(jìn)行初步分類，區(qū)分不同類別的檔案。2.資料核對：對每份檔案資料進(jìn)行核對，檢查其內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性，確保資料真實可靠。3.排序編號：按照編號規(guī)則對檔案進(jìn)行編號，并將編號標(biāo)注在檔案資料上。4.裝訂成冊：對于零散的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行裝訂成冊，確保整齊、牢固，便于保存和查閱。5.編目造冊：編制檔案目錄，詳細(xì)記錄檔案的編號、名稱、日期、來源等信息，形成檔案目錄冊。五、檔案的存儲與保管（一）存儲環(huán)境1.檔案庫房應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防蟲、防火、防盜等條件，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.庫房應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度檢測設(shè)備等，確保檔案存儲安全。3.檔案架應(yīng)牢固、整潔，排列有序，便于檔案的存放和查找。（二）保管措施1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、褪色等情況，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取措施處理。2.對于重要的檔案資料，應(yīng)采取備份存儲的方式，防止因自然災(zāi)害、人為破壞等原因?qū)е聶n案丟失。3.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫房，確需進(jìn)入的，應(yīng)進(jìn)行登記，并在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行操作。4.建立檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、存放位置、保管狀況等信息，做到賬物相符。六、檔案的借閱與利用（一）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、用途、借閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門審批。2.檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行審核，對于符合借閱規(guī)定的，予以批準(zhǔn)，并在《檔案借閱登記簿》上進(jìn)行登記。3.借閱人員應(yīng)按照批準(zhǔn)的時間和范圍借閱檔案，不得擅自擴(kuò)大借閱范圍或延長借閱時間。如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)向借閱人員當(dāng)面清點檔案數(shù)量，并告知其檔案的保管要求和注意事項。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失檔案。（二）利用方式1.檔案利用主要包括查閱、復(fù)印、摘錄等方式。查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進(jìn)行，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序辦理。2.對于涉及糧食安全、商業(yè)機(jī)密等重要檔案資料，應(yīng)嚴(yán)格控制其利用范圍和審批程序，確保檔案信息不被泄露。3.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計和分析，了解檔案的使用頻率和需求方向，為檔案管理工作的改進(jìn)提供依據(jù)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保存價值和保管期限，確定檔案的存毀。2.具有重要歷史價值、法律憑證作用或?qū)Z庫業(yè)務(wù)有長期參考價值的檔案，應(yīng)列為永久保存檔案。3.在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，可列為定期保存檔案，定期保存期限分為3年、5年、10年等。4.已失去保存價值的檔案，可予以銷毀。（二）鑒定程序1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表和檔案管理人員組成。2.檔案鑒定小組對檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的存毀意見，并填寫《檔案鑒定意見書》。3.《檔案鑒定意見書》經(jīng)糧庫負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后生效。（三）銷毀流程1.對于批準(zhǔn)銷毀的檔案，檔案管理部門應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，詳細(xì)記錄檔案的編號、名稱、數(shù)量等信息。2.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點進(jìn)行，