PAGE科技公司檔案保密制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保公司各類檔案信息的安全與保密，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括正式員工、臨時工、實習(xí)生以及因工作需要接觸公司檔案的外部人員（如合作伙伴、供應(yīng)商、客戶等）。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案保密工作合法合規(guī)。2.預(yù)防為主原則：強(qiáng)化檔案保密意識教育，完善保密措施，從源頭上防止檔案信息泄露。3.全程管控原則：對檔案的形成、收集、整理、存儲、使用、傳遞、銷毀等全過程進(jìn)行嚴(yán)格管理，確保檔案信息安全。4.責(zé)任明確原則：明確各部門及人員在檔案保密工作中的職責(zé)，做到責(zé)任到人。二、檔案保密范圍（一）商業(yè)秘密類檔案1.產(chǎn)品研發(fā)資料：包括新產(chǎn)品設(shè)計方案、技術(shù)圖紙、工藝流程、實驗數(shù)據(jù)、技術(shù)訣竅等。2.市場策略檔案：市場調(diào)研報告、營銷策略、客戶信息、銷售渠道、市場份額分析等。3.財務(wù)信息檔案：財務(wù)報表、預(yù)算方案、成本核算資料、資金運(yùn)作記錄等。4.企業(yè)規(guī)劃檔案：公司發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃、年度經(jīng)營計劃、投資項目方案等。（二）技術(shù)秘密類檔案1.核心技術(shù)文檔：軟件代碼、算法模型、專利技術(shù)文件、技術(shù)解決方案等。2.技術(shù)研發(fā)過程記錄：項目立項報告、研發(fā)進(jìn)度記錄、技術(shù)難題攻關(guān)記錄等。3.技術(shù)合作協(xié)議及相關(guān)資料：與合作伙伴簽訂的技術(shù)合作協(xié)議、合作項目文檔等。（三）其他敏感信息檔案1.內(nèi)部管理文件：公司組織架構(gòu)、人事任免文件、薪酬福利政策、績效考核方案等。2.客戶敏感信息檔案：客戶特殊需求記錄、客戶隱私信息、合作項目中的敏感條款及信息等。3.尚未公開的公司重大事項檔案：重大決策過程記錄、重大事件處理方案及相關(guān)資料等。三、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定與完善制度：負(fù)責(zé)制定和修訂公司檔案保密制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.檔案收集與整理：組織各部門做好檔案的收集、整理工作，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.檔案存儲與保管：建立安全的檔案存儲環(huán)境，妥善保管各類檔案，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。4.檔案借閱與使用管理：嚴(yán)格按照規(guī)定辦理檔案借閱手續(xù)，對檔案的使用情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督。5.檔案保密培訓(xùn)：組織開展檔案保密知識培訓(xùn)，提高員工的保密意識和技能。6.檔案安全檢查：定期對檔案管理工作進(jìn)行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。7.檔案銷毀管理：按照規(guī)定程序?qū)^期、無用的檔案進(jìn)行銷毀處理，并做好記錄。（二）各部門職責(zé)1.指定專人負(fù)責(zé)：各部門應(yīng)指定一名檔案管理員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作。2.確保檔案完整：各部門要及時將工作中形成的各類檔案資料收集齊全，整理規(guī)范，確保檔案的完整性。3.遵守借閱規(guī)定：嚴(yán)格遵守公司檔案借閱制度，不得擅自將檔案帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。4.加強(qiáng)保密教育：負(fù)責(zé)對本部門員工進(jìn)行檔案保密教育，提高員工的保密意識，防止檔案信息泄露。（三）員工個人職責(zé)1.嚴(yán)格保密：員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司檔案保密制度規(guī)定，對所接觸到的公司檔案信息予以保密，不得私自傳播、泄露或用于非工作目的。2.妥善保管：妥善保管個人工作中涉及的檔案資料，防止丟失、損壞或被盜。如發(fā)現(xiàn)檔案資料丟失或損壞，應(yīng)及時報告上級領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理部門。3.規(guī)范使用：在使用檔案資料時，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和范圍進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或更改檔案內(nèi)容。4.離職交接：員工離職時，應(yīng)將所保管的檔案資料全部移交清楚，辦理好檔案交接手續(xù)。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.及時收集：各部門應(yīng)在工作活動結(jié)束后及時收集相關(guān)檔案資料，確保檔案的時效性。2.全面收集：收集范圍應(yīng)涵蓋工作活動中形成的各種形式的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等，保證檔案的完整性。3.真實準(zhǔn)確：收集的檔案資料應(yīng)真實反映工作實際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，內(nèi)容完整規(guī)范。（二）整理規(guī)范1.分類標(biāo)準(zhǔn)：按照檔案的性質(zhì)、內(nèi)容、來源等進(jìn)行分類，如分為行政管理檔案、業(yè)務(wù)管理檔案、技術(shù)檔案等，每類再進(jìn)一步細(xì)分小類。2.編號規(guī)則：建立統(tǒng)一的檔案編號體系，對每一份檔案進(jìn)行編號，以便于查找和管理。編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.裝訂要求：對紙張檔案進(jìn)行裝訂時，應(yīng)確保整齊、牢固，便于長期保存和查閱。對于電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲和管理。4.編目與索引：編制檔案目錄和索引，詳細(xì)記錄檔案的編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，方便快速檢索和查詢。五、檔案的存儲與保管（一）存儲方式1.紙質(zhì)檔案存儲：設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類存放。檔案庫房應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、整潔，溫度和濕度符合國家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。2.電子檔案存儲：采用安全可靠的存儲設(shè)備，如服務(wù)器、磁盤陣列、磁帶庫等，對電子檔案進(jìn)行備份存儲。建立電子檔案存儲系統(tǒng)，對電子檔案進(jìn)行分類管理，設(shè)置嚴(yán)格的訪問權(quán)限。（二）保管措施1.專人負(fù)責(zé)：檔案庫房應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，管理人員應(yīng)具備專業(yè)的檔案管理知識和技能，熟悉檔案保管業(yè)務(wù)。2.安全防護(hù)：檔案庫房應(yīng)安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全設(shè)施，確保檔案的安全。定期對安全設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。3.定期盤點：定期對檔案進(jìn)行盤點，核對檔案的數(shù)量、種類和存儲位置，確保檔案賬實相符。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。4.備份管理：對重要電子檔案要進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行定期檢查和恢復(fù)測試，確保數(shù)據(jù)的可用性。六、檔案的借閱與使用（一）借閱申請1.填寫申請表：因工作需要借閱檔案的人員，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息。2.部門負(fù)責(zé)人審批：申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核同意后，報檔案管理部門審批。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)嚴(yán)格審查借閱目的和必要性，確保借閱行為符合工作需要。3.檔案管理部門審批：檔案管理部門對申請表進(jìn)行審批，根據(jù)檔案的保密級別和借閱范圍，決定是否批準(zhǔn)借閱。對于涉及重要機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。（二）借閱手續(xù)1.登記備案：經(jīng)批準(zhǔn)后，借閱人到檔案管理部門辦理借閱登記手續(xù)，領(lǐng)取借閱檔案。檔案管理人員應(yīng)詳細(xì)記錄借閱人的姓名、部門、借閱檔案名稱、編號、借閱日期、歸還日期等信息。2.借閱憑證：借閱人應(yīng)妥善保管借閱憑證，不得轉(zhuǎn)借他人。借閱憑證應(yīng)在歸還檔案時交回檔案管理部門。3.借閱期限：檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）使用規(guī)定1.限定范圍：借閱人只能在規(guī)定的范圍內(nèi)使用檔案，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或用于其他非工作目的。2.禁止復(fù)制：未經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)，借閱人不得擅自復(fù)制檔案內(nèi)容。如因工作需要確需復(fù)制，應(yīng)按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。3.保證安全：借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或丟失。如發(fā)現(xiàn)檔案損壞或丟失，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.歸還要求：借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，歸還時應(yīng)確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與借閱人溝通解決。七、檔案的傳遞與交換（一）內(nèi)部傳遞1.專人傳遞：公司內(nèi)部各部門之間傳遞檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，確保檔案傳遞過程的安全和準(zhǔn)確。2.交接手續(xù)：傳遞檔案時，雙方應(yīng)辦理交接手續(xù)，填寫《檔案交接清單》，注明檔案名稱、數(shù)量、交接日期等信息，并簽字確認(rèn)。3.傳遞方式：檔案傳遞應(yīng)采用安全可靠的方式，如專人送達(dá)、機(jī)要通信等，不得通過普通郵件、電子郵件等易造成信息泄露的方式傳遞重要檔案。（二）外部交換1.嚴(yán)格審批：與外部單位交換檔案時，應(yīng)事先經(jīng)過公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并明確交換檔案的范圍、目的、方式等。2.加密處理：對于需要與外部單位交換的重要檔案，應(yīng)進(jìn)行加密處理，確保檔案在傳遞過程中的安全性。3.跟蹤監(jiān)督：對檔案的外部交換過程進(jìn)行跟蹤監(jiān)督，確保檔案按照規(guī)定的方式和要求進(jìn)行交換，防止檔案信息泄露。八、檔案的保密監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.定期檢查：檔案管理部門應(yīng)定期對公司檔案保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的存儲、保管、借閱、使用、傳遞等環(huán)節(jié)。2.不定期抽查：公司保密管理部門應(yīng)不定期對各部門的檔案保密工作進(jìn)行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。3.舉報制度：建立檔案保密舉報制度，鼓勵員工對違反檔案保密制度的行為進(jìn)行舉報。對舉報屬實的，給予舉報人適當(dāng)獎勵，并對違規(guī)行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（二）違規(guī)處理1.警告與批評：對于初次違反檔案保密制度的員工，給予警告或批評教育，并責(zé)令其立即改正。2.經(jīng)濟(jì)處罰：對于造成檔案信息泄露但未造成嚴(yán)重后果的員工，視情節(jié)輕重給予一定的經(jīng)濟(jì)處罰。3.解除勞動合同：對于故意泄露公司檔案信息，給公司造成重大損失的員工，公司將依法解除勞動合同，并追究其法律責(zé)任。4.外部責(zé)任追究：對于因外部人員違反公司檔案保密制度規(guī)定，導(dǎo)致公司檔案信息泄露的，公司將依法追究其法律責(zé)任，并要求其承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。九．檔案的銷毀（一）銷毀條件1.超過保管期限：檔案達(dá)到規(guī)定的保管期限，且確無繼續(xù)保存價值的，可以進(jìn)行銷毀。2.失去使用價值：因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、技術(shù)更新等原因，導(dǎo)致某些檔案失去使用價值的，可以進(jìn)行銷毀。3.其他原因：因自然災(zāi)害、意外事故等原因，導(dǎo)致檔案損壞無法修復(fù)，且無備份的，可以進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.鑒定申請：各部門認(rèn)為某些檔案符合銷毀條件時，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，詳細(xì)說明檔案的名稱、編號、形成時間、保管期限、銷毀原因等信息，并提交檔案管理部門。2.鑒定審核：檔案管理部門組織相關(guān)人員對申請銷毀的檔案進(jìn)行鑒定審核，確認(rèn)檔案是否符合銷毀條件。對于重要檔案的銷毀，需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.編制清單：經(jīng)鑒定同意銷毀的檔案，檔案管理部門應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號、數(shù)量等信息。4.銷毀實施：檔案銷毀應(yīng)