PAGE書(shū)稿檔案收集歸檔制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司書(shū)稿檔案的管理，確保書(shū)稿檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及書(shū)稿創(chuàng)作、編輯、出版等相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)所形成的各類(lèi)檔案資料的收集、歸檔工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司書(shū)稿檔案由專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)統(tǒng)一收集、整理、保管和提供利用，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則歸檔的書(shū)稿檔案應(yīng)如實(shí)反映書(shū)稿創(chuàng)作、編輯、出版過(guò)程中的各項(xiàng)活動(dòng)，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則全面收集與書(shū)稿相關(guān)的各種文件、資料，包括書(shū)稿原稿、修改稿、編輯意見(jiàn)、校對(duì)記錄、出版合同、宣傳推廣資料等，確保檔案的完整性。4.準(zhǔn)確性原則檔案內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠，表述清晰規(guī)范，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤或歧義。5.時(shí)效性原則及時(shí)收集、整理和歸檔書(shū)稿檔案，確保檔案資料的時(shí)效性，便于在需要時(shí)能夠迅速提供利用。二、收集范圍（一）書(shū)稿創(chuàng)作階段1.書(shū)稿大綱、創(chuàng)作計(jì)劃、寫(xiě)作提綱等前期策劃文件。2.書(shū)稿原稿，包括紙質(zhì)版和電子版，多次修改稿的不同版本。3.作者與編輯之間的溝通記錄，如郵件、電話(huà)記錄、面談紀(jì)要等，涉及書(shū)稿內(nèi)容討論、修改意見(jiàn)反饋等方面。4.創(chuàng)作過(guò)程中參考的各類(lèi)資料，如參考文獻(xiàn)清單、調(diào)研記錄、采訪筆記等。（二）編輯階段1.編輯對(duì)書(shū)稿的初審意見(jiàn)、編輯加工記錄，包括對(duì)書(shū)稿內(nèi)容的修改、潤(rùn)色、結(jié)構(gòu)調(diào)整等方面的詳細(xì)標(biāo)注。2.編輯與作者之間針對(duì)書(shū)稿修改的溝通往來(lái)文件，如修改建議函、作者回復(fù)等。3.書(shū)稿的校對(duì)記錄，包括校對(duì)人員的校對(duì)標(biāo)記、錯(cuò)誤清單、校對(duì)意見(jiàn)反饋等。（三）出版階段1.出版合同，包括與作者簽訂的出版合同、與印刷廠家簽訂的印刷合同、與發(fā)行單位簽訂的發(fā)行合同等，以及合同執(zhí)行過(guò)程中的相關(guān)變更記錄。2.書(shū)稿排版文件，如排版小樣、電子排版文件等，確保與最終印刷版本一致。3.出版物樣書(shū)，包括不同版本的樣書(shū)、精裝和平裝樣書(shū)等，作為圖書(shū)檔案的實(shí)物樣本。4.出版物的宣傳推廣資料，如宣傳海報(bào)、宣傳冊(cè)、媒體報(bào)道、書(shū)評(píng)等，用于記錄圖書(shū)的市場(chǎng)推廣情況。（四）其他相關(guān)資料1.與書(shū)稿相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要，包括選題策劃會(huì)、編輯研討會(huì)、出版協(xié)調(diào)會(huì)等會(huì)議記錄，涉及書(shū)稿的重要決策、工作安排和問(wèn)題討論等內(nèi)容。2.公司內(nèi)部對(duì)書(shū)稿的評(píng)估報(bào)告、質(zhì)量檢查報(bào)告等文件，反映書(shū)稿的質(zhì)量狀況和公司內(nèi)部的審核意見(jiàn)。三、收集要求（一）及時(shí)性各部門(mén)和相關(guān)人員應(yīng)在書(shū)稿創(chuàng)作、編輯、出版等業(yè)務(wù)活動(dòng)完成后，及時(shí)將相關(guān)檔案資料移交檔案管理部門(mén)。一般情況下，書(shū)稿交付印刷后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成資料收集工作。對(duì)于重要書(shū)稿或緊急項(xiàng)目，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況加快收集進(jìn)度，確保檔案資料的及時(shí)歸檔。（二）完整性收集的檔案資料應(yīng)齊全完整，涵蓋書(shū)稿從策劃到出版全過(guò)程的各個(gè)環(huán)節(jié)。相關(guān)人員應(yīng)認(rèn)真檢查所提供資料的完整性，避免遺漏重要文件或信息。對(duì)于缺失的資料，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充收集，確保檔案的完整性。（三）準(zhǔn)確性提供的檔案資料應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，內(nèi)容清晰、規(guī)范。書(shū)稿原稿應(yīng)字跡工整、表述準(zhǔn)確；電子文檔應(yīng)格式規(guī)范、內(nèi)容完整；各類(lèi)文件記錄應(yīng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、邏輯清晰。在收集過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)資料存在錯(cuò)誤或不規(guī)范之處，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)人員核實(shí)并進(jìn)行修改。（四）規(guī)范性檔案資料應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行整理和提交。書(shū)稿原稿應(yīng)統(tǒng)一使用公司規(guī)定的紙張規(guī)格和字體格式；電子文檔應(yīng)按照公司制定的文件命名規(guī)則進(jìn)行命名，并存儲(chǔ)在指定的存儲(chǔ)介質(zhì)和文件夾中；各類(lèi)文件記錄應(yīng)采用統(tǒng)一的模板或格式進(jìn)行填寫(xiě)，確保檔案資料的規(guī)范性和一致性。四、收集流程（一）部門(mén)內(nèi)部整理1.書(shū)稿創(chuàng)作、編輯、出版等業(yè)務(wù)活動(dòng)涉及的部門(mén)，在業(yè)務(wù)完成后，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織本部門(mén)人員對(duì)相關(guān)檔案資料進(jìn)行初步整理。按照收集范圍的要求，對(duì)各類(lèi)文件、資料進(jìn)行分類(lèi)、排序，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)整理好的檔案資料進(jìn)行核對(duì)，檢查是否存在遺漏或錯(cuò)誤。如有問(wèn)題，及時(shí)與相關(guān)人員溝通解決，并補(bǔ)充或修正資料。（二）移交申請(qǐng)1.整理完成后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人填寫(xiě)《書(shū)稿檔案移交申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明移交檔案資料的名稱(chēng)、數(shù)量、形成時(shí)間、來(lái)源等信息，并簽字確認(rèn)。2.將《書(shū)稿檔案移交申請(qǐng)表》提交給部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真審核申請(qǐng)表內(nèi)容，確保移交資料符合要求，并簽字批準(zhǔn)。（三）檔案管理部門(mén)接收1.檔案管理部門(mén)收到《書(shū)稿檔案移交申請(qǐng)表》后，安排專(zhuān)人與移交部門(mén)進(jìn)行對(duì)接，按照申請(qǐng)表上的信息對(duì)移交的檔案資料進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)。2.核對(duì)無(wú)誤后，在《書(shū)稿檔案移交申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)，并辦理檔案資料的交接手續(xù)。交接雙方應(yīng)在交接清單上簽字，明確檔案資料的名稱(chēng)、數(shù)量、交接時(shí)間等信息，確保交接過(guò)程的清晰和可追溯。（四）特殊情況處理1.如在收集過(guò)程中發(fā)現(xiàn)檔案資料存在缺失、損壞或不符合要求的情況，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)與移交部門(mén)溝通，要求移交部門(mén)限期補(bǔ)充或修正資料。移交部門(mén)應(yīng)積極配合，盡快完成資料的補(bǔ)充或修正工作，并再次提交檔案管理部門(mén)審核接收。2.對(duì)于涉及重要知識(shí)產(chǎn)權(quán)或商業(yè)機(jī)密的書(shū)稿檔案，在收集和移交過(guò)程中應(yīng)嚴(yán)格按照公司的保密制度進(jìn)行管理，確保資料的安全。移交部門(mén)和檔案管理部門(mén)應(yīng)采取必要的保密措施，防止信息泄露。五、歸檔整理（一）分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)1.按書(shū)稿類(lèi)別分類(lèi)根據(jù)公司出版業(yè)務(wù)的范圍，將書(shū)稿檔案分為不同的類(lèi)別，如文學(xué)類(lèi)、社科類(lèi)、科技類(lèi)、少兒類(lèi)等。每類(lèi)書(shū)稿檔案下再按照具體的圖書(shū)名稱(chēng)進(jìn)行細(xì)分，便于查找和管理。2.按階段分類(lèi)按照書(shū)稿創(chuàng)作、編輯、出版的不同階段，將檔案資料分為前期策劃文件、原稿及修改稿、編輯加工記錄、校對(duì)記錄、出版合同及相關(guān)文件、宣傳推廣資料等類(lèi)別，清晰反映書(shū)稿的整個(gè)流程。3.按載體形式分類(lèi)將檔案資料分為紙質(zhì)檔案和電子檔案。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案管理的要求進(jìn)行裝訂、編目；電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的存儲(chǔ)格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引目錄。（二）編號(hào)規(guī)則1.為每一份書(shū)稿檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)書(shū)稿的類(lèi)別、年份和順序號(hào)等信息。例如，文學(xué)類(lèi)書(shū)稿檔案編號(hào)格式為：WL[年份][順序號(hào)]，其中WL代表文學(xué)類(lèi)，[年份]為出版年份，[順序號(hào)]為該年份內(nèi)該類(lèi)別書(shū)稿的順序編號(hào)。2.電子檔案的編號(hào)應(yīng)與紙質(zhì)檔案編號(hào)一致，便于對(duì)應(yīng)和查找。在存儲(chǔ)電子檔案時(shí)，文件夾名稱(chēng)和文件命名應(yīng)按照編號(hào)規(guī)則進(jìn)行設(shè)置，確保電子檔案管理的規(guī)范性和系統(tǒng)性。（三）編目要求1.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號(hào)、名稱(chēng)、類(lèi)別、作者、出版年份、頁(yè)數(shù)、存儲(chǔ)位置等詳細(xì)信息，便于快速檢索和查詢(xún)檔案資料。2.紙質(zhì)檔案的目錄應(yīng)打印成冊(cè)，與檔案一同裝訂保管；電子檔案的目錄應(yīng)存儲(chǔ)在相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)或文件夾中，并定期進(jìn)行更新維護(hù)，確保目錄信息的準(zhǔn)確性和完整性。（四）裝訂規(guī)范1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照一定的順序進(jìn)行裝訂，一般按照書(shū)稿的形成過(guò)程，依次將前期策劃文件、原稿及修改稿、編輯加工記錄、校對(duì)記錄、出版合同及相關(guān)文件、宣傳推廣資料等進(jìn)行裝訂。2.裝訂應(yīng)牢固整齊，不掉頁(yè)、不缺頁(yè)，采用線(xiàn)裝或膠裝方式，確保檔案的耐久性和美觀性。在裝訂過(guò)程中，應(yīng)注意保護(hù)檔案資料的原始面貌，避免對(duì)文件內(nèi)容造成損壞。六、保管與存儲(chǔ)（一）保管環(huán)境1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案資料的安全存儲(chǔ)。2.庫(kù)房溫度應(yīng)保持在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在[X]%[X]%范圍內(nèi)，定期對(duì)庫(kù)房環(huán)境進(jìn)行監(jiān)測(cè)和記錄，確保環(huán)境條件符合檔案保管要求。（二）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在檔案柜中，按照類(lèi)別、編號(hào)順序排列存放，便于查找和取用。檔案柜應(yīng)定期進(jìn)行清潔和檢查，防止灰塵、蟲(chóng)害等對(duì)檔案造成損害。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案的存儲(chǔ)索引，便于快速檢索和查詢(xún)電子檔案。（三）保管期限1.書(shū)稿檔案的保管期限根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，重要書(shū)稿檔案的保管期限為[X]年，普通書(shū)稿檔案的保管期限為[X]年。2.對(duì)于涉及公司核心業(yè)務(wù)、具有重要?dú)v史價(jià)值或知識(shí)產(chǎn)權(quán)的書(shū)稿檔案，應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限，確保檔案資料的長(zhǎng)期保存和利用。（四）定期檢查1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)書(shū)稿檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、存儲(chǔ)環(huán)境等方面。一般每季度進(jìn)行一次全面檢查，每年進(jìn)行一次詳細(xì)的盤(pán)點(diǎn)清查。2.在檢查過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案資料存在損壞、丟失、霉變等問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)、補(bǔ)充或處理，并記錄檢查結(jié)果和處理情況。七、利用與借閱（一）利用范圍公司內(nèi)部員工因工作需要，可查閱和利用書(shū)稿檔案。利用范圍包括書(shū)稿的內(nèi)容參考、編輯出版經(jīng)驗(yàn)借鑒、市場(chǎng)調(diào)研分析等方面。但不得將檔案資料用于商業(yè)目的或其他非法用途。（二）借閱流程1.借閱人填寫(xiě)《書(shū)稿檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、借閱目的、借閱時(shí)間等信息，并簽字確認(rèn)。2.將《書(shū)稿檔案借閱申請(qǐng)表》提交給所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作需要和借閱人的實(shí)際情況進(jìn)行審核，并簽字批準(zhǔn)。3.借閱人持經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)的《書(shū)稿檔案借閱申請(qǐng)表》到檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。檔案管理部門(mén)對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核后，按照規(guī)定收取借閱押金（根據(jù)檔案的重要性和保管期限確定押金金額），并將檔案資料提供給借閱人。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱時(shí)間內(nèi)歸還檔案資料，如需延期借閱，應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。（三）查閱要求1.借閱人查閱檔案資料時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得將檔案資料帶出指定區(qū)域。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。2.查閱檔案資料時(shí)，應(yīng)保持檔案資料的整潔和完好，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。如發(fā)現(xiàn)檔案資料存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門(mén)報(bào)告。3.借閱人查閱完畢后，應(yīng)將檔案資料及時(shí)歸還檔案管理部門(mén)，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理部門(mén)在收到歸還的檔案資料后，應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與借閱人核實(shí)并處理。（四）特殊情況處理1.如因工作需要，確需將檔案資料帶出公司查閱或使用的，借閱人應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)，并說(shuō)明詳細(xì)的使用計(jì)劃和安全保障措施。經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可帶出公司，但必須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。2.對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密或重要知識(shí)產(chǎn)權(quán)的書(shū)稿檔案，借閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，不得向任何無(wú)關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。如因借閱人原因?qū)е聶n案資料泄露或造成損失的，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。八、保密與安全（一）保密措施1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立嚴(yán)格的保密制度，對(duì)書(shū)稿檔案的保管、利用等環(huán)節(jié)進(jìn)行保密管理。檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、重要知識(shí)產(chǎn)權(quán)或敏感信息的書(shū)稿檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、限制訪問(wèn)權(quán)限等措施，確保檔案信息的安全。在檔案利用過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格控制查閱范圍和使用方式，防止信息泄露。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理場(chǎng)所的安全保衛(wèi)工作，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案庫(kù)房。檔案庫(kù)房應(yīng)安裝門(mén)禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境的安全。（二）安全管理1.建立檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確在發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件時(shí)的應(yīng)急處置措施和責(zé)任分工。定期對(duì)應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力。2.加強(qiáng)對(duì)檔案管理設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)的維護(hù)和管理，定期進(jìn)行檢查和更新，確保設(shè)備和介質(zhì)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。對(duì)報(bào)廢的檔案資料和存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀處理，防止信息泄露。3.檔案管理人員應(yīng)具備必要的安全意識(shí)和技能，掌握檔案保管、利用過(guò)程中的安全防范知識(shí)，確保檔案資料的安全。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，由公司領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)代表組成。監(jiān)督小組定期對(duì)書(shū)稿檔案的收集、歸檔、保管、利用等工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案管理制度的有效執(zhí)行。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期向監(jiān)督小組匯報(bào)書(shū)稿檔案管理工作情況，接受監(jiān)督小組的指導(dǎo)和監(jiān)督。對(duì)于監(jiān)督小組提出的問(wèn)題和建議，應(yīng)及時(shí)整改落實(shí)，并將整改情況反饋給監(jiān)督小組。（二）考核辦法1.制定檔案管理工作考核指標(biāo)體系，對(duì)各部門(mén)和相關(guān)人員在書(shū)稿檔案管理工作中的表現(xiàn)進(jìn)行考核評(píng)