PAGE檔案歸檔通報(bào)制度模板一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，提高檔案利用效率，特制定本檔案歸檔通報(bào)制度。本制度旨在規(guī)范公司各類(lèi)檔案的歸檔流程，明確各部門(mén)及人員在檔案管理中的職責(zé)，通過(guò)定期通報(bào)的方式，促進(jìn)檔案工作的有效開(kāi)展，為公司的決策、運(yùn)營(yíng)和發(fā)展提供有力的支持。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)、子公司，涵蓋公司在運(yùn)營(yíng)過(guò)程中形成的各類(lèi)文件、資料、記錄等檔案，包括但不限于行政管理檔案、業(yè)務(wù)合同檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、技術(shù)檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)全公司的檔案工作，確保檔案管理的一致性和規(guī)范性。2.真實(shí)完整原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，不得擅自篡改、偽造或銷(xiāo)毀檔案。3.及時(shí)歸檔原則各部門(mén)及人員應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求，及時(shí)將辦理完畢的文件材料整理歸檔，不得積壓或拖延。4.便于利用原則檔案管理應(yīng)遵循便于查找、調(diào)閱和利用的原則，合理分類(lèi)、編號(hào)和存儲(chǔ)檔案，提高檔案的利用效率。二、檔案歸檔職責(zé)分工（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.制定和完善公司檔案管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)的檔案工作。2.負(fù)責(zé)接收、整理、保管和統(tǒng)計(jì)公司各類(lèi)檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷(xiāo)毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。4.組織開(kāi)展檔案利用工作，為公司各部門(mén)提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。5.參與公司重大項(xiàng)目、重要活動(dòng)的檔案管理工作，提供檔案業(yè)務(wù)支持。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和規(guī)范。2.明確本部門(mén)檔案管理人員，負(fù)責(zé)與公司檔案管理部門(mén)的溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)報(bào)送檔案材料。3.按照公司檔案管理要求，對(duì)本部門(mén)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)和裝訂，編制檔案目錄。4.配合公司檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案鑒定、銷(xiāo)毀等工作，提供相關(guān)檔案信息。5.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的安全保管，防止檔案丟失、損壞或泄密。（三）檔案形成人員職責(zé)1.在工作過(guò)程中，及時(shí)將辦理完畢的文件材料交本部門(mén)檔案管理人員進(jìn)行整理歸檔，確保文件材料的齊全、完整。2.對(duì)所形成的檔案材料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，不得擅自修改、涂抹或隱匿檔案內(nèi)容。3.協(xié)助本部門(mén)檔案管理人員做好檔案的整理、裝訂和編目等工作。三、檔案歸檔范圍及要求（一）行政管理檔案1.公司文件包括公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議、監(jiān)事會(huì)決議、總經(jīng)理辦公會(huì)紀(jì)要等公司重要文件。2.行政公文各類(lèi)上行文、下行文、平行文，如請(qǐng)示、報(bào)告、通知、函等。3.會(huì)議文件公司各類(lèi)會(huì)議的通知、議程、報(bào)告、記錄、紀(jì)要等。4.人事任免文件員工的任免通知、任職資格文件等。5.資質(zhì)證書(shū)公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、資質(zhì)證書(shū)等相關(guān)證件的原件及復(fù)印件。6.印章管理文件印章使用申請(qǐng)表、印章保管記錄等。7.行政事務(wù)文件辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)、固定資產(chǎn)管理文件、車(chē)輛管理文件等。歸檔要求：文件應(yīng)原件歸檔，如有復(fù)印件，需注明原件存放處；文件應(yīng)按照時(shí)間順序排列，編號(hào)清晰；會(huì)議文件應(yīng)包括會(huì)議通知、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要等全套資料；人事任免文件應(yīng)與員工檔案相對(duì)應(yīng)。（二）業(yè)務(wù)合同檔案1.銷(xiāo)售合同與客戶簽訂的產(chǎn)品銷(xiāo)售合同、服務(wù)合同等。2.采購(gòu)合同與供應(yīng)商簽訂的原材料采購(gòu)合同、設(shè)備采購(gòu)合同等。3.租賃合同辦公場(chǎng)地租賃合同、設(shè)備租賃合同等。4.合作協(xié)議與合作伙伴簽訂的合作協(xié)議、戰(zhàn)略聯(lián)盟協(xié)議等。5.其他業(yè)務(wù)合同如技術(shù)合同、知識(shí)產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓合同等。歸檔要求：合同應(yīng)一式多份，原件歸檔，復(fù)印件留存業(yè)務(wù)部門(mén)使用；合同應(yīng)按照合同編號(hào)順序排列，附合同審批表、合同變更記錄等相關(guān)資料；合同簽訂過(guò)程中的往來(lái)函件、談判記錄等也應(yīng)一并歸檔。（三）財(cái)務(wù)檔案1.會(huì)計(jì)憑證原始憑證、記賬憑證等。2.會(huì)計(jì)賬簿總賬、明細(xì)賬、日記賬等。3.財(cái)務(wù)報(bào)表月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等。4.稅務(wù)資料納稅申報(bào)表、稅務(wù)審計(jì)報(bào)告、發(fā)票存根等。5.財(cái)務(wù)預(yù)算與決算文件：年度財(cái)務(wù)預(yù)算報(bào)告、決算報(bào)告等。歸檔要求：會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按月裝訂成冊(cè)，封面注明年度、月份、憑證種類(lèi)、起止號(hào)碼等；會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)按年度打印成冊(cè)，加蓋公章；財(cái)務(wù)報(bào)表應(yīng)加蓋財(cái)務(wù)專(zhuān)用章；稅務(wù)資料應(yīng)按照稅務(wù)申報(bào)時(shí)間順序整理歸檔。（四）人事檔案1.員工基本信息員工入職登記表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書(shū)復(fù)印件、學(xué)位證書(shū)復(fù)印件等。2.勞動(dòng)合同員工與公司簽訂的勞動(dòng)合同。3.薪酬福利文件工資發(fā)放表、獎(jiǎng)金分配表、社保繳納記錄等。4.培訓(xùn)檔案員工培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)證書(shū)等。5.考核檔案員工績(jī)效考核表、年度考核結(jié)果等。6.晉升與調(diào)動(dòng)檔案：?jiǎn)T工晉升申請(qǐng)表、調(diào)動(dòng)審批表等。歸檔要求：人事檔案應(yīng)一人一檔，按照員工編號(hào)順序排列；檔案材料應(yīng)真實(shí)、完整，如有補(bǔ)充材料應(yīng)及時(shí)歸檔；檔案應(yīng)定期進(jìn)行整理和更新，確保員工信息的準(zhǔn)確性。（五）技術(shù)檔案1.產(chǎn)品研發(fā)資料產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)方案、研發(fā)報(bào)告、測(cè)試記錄等。2.生產(chǎn)工藝文件：生產(chǎn)流程圖、操作規(guī)程、工藝卡片等。3.質(zhì)量控制文件質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量事故處理記錄等。4.技術(shù)改造文件技術(shù)改造方案、實(shí)施記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。歸檔要求：技術(shù)檔案應(yīng)按照項(xiàng)目或產(chǎn)品分類(lèi)歸檔，編號(hào)清晰；圖紙應(yīng)折疊整齊，標(biāo)注準(zhǔn)確；技術(shù)文件應(yīng)簽字蓋章齊全，確保其有效性。四、檔案歸檔流程（一）文件收集1.各部門(mén)檔案管理人員負(fù)責(zé)定期收集本部門(mén)在工作過(guò)程中形成的文件材料，確保文件無(wú)遺漏。2.對(duì)于重要文件或緊急文件，應(yīng)及時(shí)收集，避免延誤。3.檔案形成人員應(yīng)在文件辦理完畢后，立即將文件交本部門(mén)檔案管理人員。（二）文件整理1.檔案管理人員按照檔案歸檔范圍和要求對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類(lèi)整理。2.對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)、編目，編制檔案目錄清單，注明文件名稱(chēng)、日期、編號(hào)、保管期限等信息。3.對(duì)文件進(jìn)行裝訂，確保文件整齊、牢固，便于保管和查閱。（三）檔案移交1.各部門(mén)檔案管理人員定期將整理好的檔案移交至公司檔案管理部門(mén)。2.移交時(shí)應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)，明確檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、移交時(shí)間等信息。3.公司檔案管理部門(mén)對(duì)接收的檔案進(jìn)行核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)與移交部門(mén)溝通解決。（四）檔案存儲(chǔ)1.公司檔案管理部門(mén)按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)，建立檔案庫(kù)房或電子檔案庫(kù)。2.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案編號(hào)順序排列上架，設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)，便于查找。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)安全，同時(shí)建立電子檔案索引，方便查詢和利用。五、檔案歸檔通報(bào)制度（一）通報(bào)周期公司檔案管理部門(mén)每月對(duì)各部門(mén)檔案歸檔情況進(jìn)行一次通報(bào)，特殊情況或重要項(xiàng)目可隨時(shí)進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)通報(bào)。（二）通報(bào)內(nèi)容1.各部門(mén)檔案歸檔的數(shù)量、種類(lèi)及完成率。2.檔案歸檔的質(zhì)量情況，包括文件完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等方面的問(wèn)題。3.檔案移交的及時(shí)性和交接手續(xù)的辦理情況。4.對(duì)檔案管理工作表現(xiàn)突出的部門(mén)或個(gè)人進(jìn)行表?yè)P(yáng)，對(duì)存在問(wèn)題的部門(mén)提出整改要求。（三）通報(bào)方式1.以書(shū)面報(bào)告的形式在公司內(nèi)部發(fā)布，發(fā)送至各部門(mén)負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員。2.在公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)上進(jìn)行公示，方便員工查閱。（四）整改要求1.對(duì)于檔案歸檔中存在的問(wèn)題，各部門(mén)應(yīng)在接到通報(bào)后的[X]個(gè)工作日內(nèi)制定整改措施，并將整改情況書(shū)面反饋至公司檔案管理部門(mén)。2.公司檔案管理部門(mén)對(duì)各部門(mén)的整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保問(wèn)題得到有效解決。3.對(duì)整改不力的部門(mén)，將進(jìn)行再次通報(bào)，并納入公司績(jī)效考核體系。六、檔案利用與借閱（一）檔案利用1.公司各部門(mén)因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后交公司檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合規(guī)定的予以提供查閱服務(wù)，并指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)陪同查閱，確保檔案安全。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房或電子檔案庫(kù)，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換或損壞。（二）檔案借閱1.因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人及公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案時(shí)，借閱人應(yīng)出具有效身份證件，與檔案管理部門(mén)簽訂檔案借閱協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如逾期未還，檔案管理部門(mén)將進(jìn)行催還，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處理。4.借閱人應(yīng)對(duì)借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄或傳播檔案內(nèi)容。如因保管不善導(dǎo)致檔案丟失、損壞或泄密，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。七、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）檔案鑒定1.公司檔案管理部門(mén)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期（[X]年）和短期（[X]年）。2.檔案鑒定工作由檔案管理部門(mén)牽頭，組織相關(guān)部門(mén)人員組成鑒定小組，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)檔案的價(jià)值和歷史意義，確定其保管期限。3.鑒定小組應(yīng)形成檔案鑒定報(bào)告，注明檔案名稱(chēng)、編號(hào)、形成時(shí)間、保管期限等信息，并由鑒定小組成員簽字確認(rèn)。（二）檔案銷(xiāo)毀1.對(duì)已到保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門(mén)填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表，附上檔案鑒定報(bào)告，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，紙質(zhì)檔案一般采用焚燒或粉碎等方式，電子檔案應(yīng)進(jìn)行徹底刪除或格式化處理。3.檔案銷(xiāo)毀時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確