PAGE水利檔案工作責(zé)任制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司水利檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，確保水利檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮水利檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本責(zé)任制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)與水利工程建設(shè)、管理、運(yùn)行等相關(guān)的部門及人員，包括但不限于工程規(guī)劃設(shè)計(jì)、施工建設(shè)、質(zhì)量監(jiān)督、運(yùn)行維護(hù)等環(huán)節(jié)所形成的各類檔案資料。（三）依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制定。（四）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則公司檔案管理工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，各部門按照職責(zé)分工，分級(jí)負(fù)責(zé)本部門水利檔案的收集、整理、保管和利用等工作。2.完整準(zhǔn)確、系統(tǒng)規(guī)范原則水利檔案應(yīng)全面反映水利工程建設(shè)與管理的全過(guò)程，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，整理規(guī)范、系統(tǒng)，便于查閱和利用。3.及時(shí)歸檔、集中保管原則各類水利檔案形成后，應(yīng)按照規(guī)定及時(shí)歸檔，統(tǒng)一集中保管在公司檔案管理部門，確保檔案的安全和有效利用。4.服務(wù)生產(chǎn)、注重效益原則水利檔案工作要緊密圍繞公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，為工程建設(shè)、運(yùn)行管理、決策咨詢等提供有力的支持和服務(wù)，注重檔案利用的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。二、檔案管理職責(zé)分工（一）公司檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司水利檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)，定期對(duì)各部門檔案工作進(jìn)行檢查和考核。3.集中統(tǒng)一管理公司水利檔案，接收、收集、整理、保管和統(tǒng)計(jì)公司各類水利檔案資料，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。4.負(fù)責(zé)水利檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，并做好相關(guān)記錄。5.開(kāi)展水利檔案的編研工作，編制檔案檢索工具和參考資料，積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為公司各項(xiàng)工作提供檔案利用服務(wù)。6.負(fù)責(zé)公司檔案管理信息化建設(shè)，建立和完善水利檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用，提高檔案管理工作效率和水平。7.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。8.負(fù)責(zé)與上級(jí)主管部門、檔案行政管理部門及其他相關(guān)單位的檔案業(yè)務(wù)聯(lián)系與交流，及時(shí)了解和掌握檔案工作的新政策、新要求和新動(dòng)態(tài)。（二）工程建設(shè)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的組織和管理，明確項(xiàng)目檔案管理責(zé)任人，確保項(xiàng)目檔案工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行。2.按照檔案管理要求，組織項(xiàng)目各參建單位做好工程建設(shè)過(guò)程中形成的各類文件材料的收集、整理和歸檔工作，對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性負(fù)責(zé)。3.督促項(xiàng)目各參建單位及時(shí)向公司檔案管理部門移交工程檔案，并協(xié)助檔案管理部門做好檔案的審核、接收和整理工作。4.在工程建設(shè)過(guò)程中，配合檔案管理部門對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行定期檢查和專項(xiàng)驗(yàn)收，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)整改。5.負(fù)責(zé)組織編制工程建設(shè)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，提交公司檔案管理部門作為工程竣工驗(yàn)收的必備文件。（三）工程運(yùn)行管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門水利工程運(yùn)行管理過(guò)程中形成的各類檔案資料的收集、整理、歸檔和保管工作，包括工程運(yùn)行記錄、維護(hù)維修資料、水質(zhì)監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)、安全檢查報(bào)告等。2.建立健全工程運(yùn)行管理檔案管理制度，明確檔案管理流程和標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案資料的規(guī)范管理。3.定期對(duì)工程運(yùn)行管理檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，及時(shí)更新和補(bǔ)充檔案內(nèi)容，保證檔案的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。4.積極配合檔案管理部門開(kāi)展檔案利用工作，為工程運(yùn)行管理決策、技術(shù)改造、應(yīng)急處置等提供檔案支持和服務(wù)。5.負(fù)責(zé)向檔案管理部門移交超過(guò)保管期限的工程運(yùn)行管理檔案，并協(xié)助做好檔案的鑒定和銷毀工作。（四）質(zhì)量監(jiān)督部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)收集、整理和歸檔水利工程建設(shè)質(zhì)量監(jiān)督過(guò)程中形成的各類文件資料，包括質(zhì)量監(jiān)督計(jì)劃、監(jiān)督檢查記錄、質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告、質(zhì)量問(wèn)題處理文件等。2.對(duì)工程建設(shè)質(zhì)量監(jiān)督檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，確保檔案能夠真實(shí)反映工程質(zhì)量監(jiān)督情況。3.按照規(guī)定定期向公司檔案管理部門移交質(zhì)量監(jiān)督檔案，并配合檔案管理部門做好檔案的整理和保管工作。4.在工程竣工驗(yàn)收前協(xié)助檔案管理部門對(duì)質(zhì)量監(jiān)督檔案進(jìn)行審核，確保檔案資料符合驗(yàn)收要求。（五）其他部門職責(zé)公司內(nèi)其他與水利工程相關(guān)的部門，如規(guī)劃設(shè)計(jì)部門、物資供應(yīng)部門、財(cái)務(wù)部門等，應(yīng)根據(jù)各自職責(zé)范圍，做好本部門在水利工程建設(shè)、管理過(guò)程中形成的涉及水利業(yè)務(wù)的檔案資料的收集、整理和歸檔工作，并及時(shí)移交公司檔案管理部門。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.水利工程規(guī)劃設(shè)計(jì)階段形成的項(xiàng)目建議書(shū)、可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件等。2.工程建設(shè)階段形成的項(xiàng)目審批文件、招投標(biāo)文件、合同協(xié)議、施工組織設(shè)計(jì)、施工技術(shù)文件、工程變更文件、工程質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、工程安全管理文件、工程進(jìn)度報(bào)告、工程驗(yàn)收文件等。3.工程運(yùn)行管理階段形成的工程運(yùn)行記錄、維護(hù)維修計(jì)劃與記錄、設(shè)備臺(tái)賬與維護(hù)記錄、水質(zhì)監(jiān)測(cè)報(bào)告、安全檢查記錄與報(bào)告、應(yīng)急預(yù)案及演練記錄等。4.與水利工程相關(guān)的科研成果、技術(shù)總結(jié)、學(xué)術(shù)論文、會(huì)議紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)等資料。5.其他與水利工程建設(shè)、管理有關(guān)的文件資料，如上級(jí)主管部門的批示、通知，相關(guān)單位的來(lái)往函件等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)水利檔案的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.檔案收集人員應(yīng)熟悉檔案收集范圍和要求，按照規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)和工作流程，主動(dòng)收集各類檔案資料，不得遺漏重要文件。3.對(duì)收集到的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保文件內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，簽字蓋章齊全，格式規(guī)范。4.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式通用、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，保證電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，按照工程建設(shè)程序、項(xiàng)目階段或?qū)I(yè)分類進(jìn)行整理。2.分類應(yīng)科學(xué)合理，層次分明，便于查找和利用。同一類別的文件應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度排列。3.每份文件應(yīng)進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫(xiě)清晰、準(zhǔn)確的檔號(hào)、題名、日期、責(zé)任者等信息，確保檔案目錄與實(shí)體檔案一一對(duì)應(yīng)。4.對(duì)破損、褪色的文件應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保持檔案的原貌。（四）整理方法1.工程建設(shè)項(xiàng)目檔案應(yīng)按照單項(xiàng)工程、單位工程、分部工程、分項(xiàng)工程等層次進(jìn)行分類整理，每個(gè)層次下的文件再按照文件性質(zhì)、時(shí)間順序等進(jìn)行排列。2.工程運(yùn)行管理檔案可按照工程設(shè)施類別、運(yùn)行管理業(yè)務(wù)類型等進(jìn)行分類，如大壩檔案、水閘檔案、水質(zhì)監(jiān)測(cè)檔案、安全管理檔案等，每類檔案下再細(xì)分具體的文件類別。3.電子文件應(yīng)按照紙質(zhì)文件的分類原則進(jìn)行分類整理，并建立相應(yīng)的電子目錄，通過(guò)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行存儲(chǔ)和管理，實(shí)現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件的關(guān)聯(lián)和對(duì)應(yīng)。4.對(duì)照片、錄音、錄像等聲像檔案，應(yīng)標(biāo)注清晰的題名、拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物等信息，并按照內(nèi)容或時(shí)間順序進(jìn)行整理，與相關(guān)紙質(zhì)文件一同歸檔。四、檔案保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所1.公司檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的水利檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲(chóng)藥品、檔案密集架、溫濕度監(jiān)測(cè)設(shè)備等，保證庫(kù)房環(huán)境符合檔案保管要求。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對(duì)檔案的損害。（二）保管方式1.水利檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案同時(shí)保管的方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類整理的結(jié)果，裝入檔案盒或檔案袋，上架存放于檔案密集架上，并建立相應(yīng)的檔案索引和目錄。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，按照檔案管理系統(tǒng)的要求進(jìn)行分類存儲(chǔ)和管理。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。3.對(duì)重要的聲像檔案，應(yīng)制作拷貝，并分別存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，妥善保管。（三）保護(hù)措施1.建立檔案定期檢查制度，檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，檢查檔案的保管狀況、數(shù)量、質(zhì)量等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案存在的問(wèn)題。2.對(duì)破損、褪色、字跡模糊的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。3.加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全管理，嚴(yán)格執(zhí)行庫(kù)房出入制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫(kù)房。同時(shí)，應(yīng)安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，確保庫(kù)房安全。4.按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，定期對(duì)超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。五、檔案利用與借閱（一）利用原則1.水利檔案的利用應(yīng)遵循合法、合理、及時(shí)、有效的原則，確保檔案信息的安全和保密，同時(shí)滿足公司各項(xiàng)工作對(duì)檔案的需求。2.檔案利用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和權(quán)限進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大利用范圍或泄露檔案內(nèi)容。（二）利用方式1.查閱利用：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱水利檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容和范圍，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱記錄。2.借閱利用：因特殊情況需要借閱水利檔案的，借閱人應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批同意后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，按時(shí)歸還檔案。3.檔案復(fù)制：根據(jù)利用需求，檔案管理部門可提供檔案資料的復(fù)制服務(wù)。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記和編號(hào)，注明復(fù)制日期、復(fù)制人、利用人等信息。復(fù)制的檔案應(yīng)與原件核對(duì)無(wú)誤，并加蓋檔案管理部門公章。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時(shí)間、利用人、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱和數(shù)量、復(fù)制檔案情況等。利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以便查詢和統(tǒng)計(jì)分析。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的水利檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、檢索、利用以及檔案管理流程的信息化控制，提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量。2.通過(guò)信息化手段，實(shí)現(xiàn)水利檔案信息資源的共享和整合，為公司各部門提供便捷、高效的檔案信息服務(wù)，支持公司的決策和業(yè)務(wù)開(kāi)展。（二）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入與存儲(chǔ)功能：能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行數(shù)字化錄入，并按照檔案分類體系進(jìn)行存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中管理。2.檢索查詢功能：提供多種檢索方式，如按檔號(hào)、題名（關(guān)鍵詞）、日期、責(zé)任者等進(jìn)行快速檢索，方便用戶查找所需檔案信息。3.借閱管理功能：對(duì)檔案借閱申請(qǐng)、審批、歸還等流程進(jìn)行信息化管理，記錄借閱情況，提醒借閱人按時(shí)歸還檔案，并對(duì)逾期未還情況進(jìn)行預(yù)警。4.權(quán)限管理功能：設(shè)置不同的用戶角色和權(quán)限，確保只有授權(quán)人員才能訪問(wèn)和操作相應(yīng)的檔案信息，保障檔案信息安全。5.統(tǒng)計(jì)分析功能：對(duì)檔案的數(shù)量、利用情況、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類報(bào)表和圖表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。6.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)功能：定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并具備數(shù)據(jù)恢復(fù)功能，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）信息化管理流程1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理等數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，確保數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，圖像清晰、完整。2.數(shù)據(jù)錄入與掛接：將數(shù)字化檔案的元數(shù)據(jù)（如檔號(hào)、題名、日期、責(zé)任者等）錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，并與對(duì)應(yīng)的電子文件進(jìn)行掛接，實(shí)現(xiàn)檔案信息的關(guān)聯(lián)和整合。3.系統(tǒng)維護(hù)與更新：定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。及時(shí)更新檔案數(shù)據(jù)，保證檔案信息的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。4.用戶培訓(xùn)與使用：組織公司內(nèi)部人員進(jìn)行檔案信息化管理系統(tǒng)的培訓(xùn)，使其熟悉系統(tǒng)功能和操作流程，提高用戶利用系統(tǒng)查詢和利用檔案的能力。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確反映檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括工程技術(shù)專家、檔案管理人員等。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)公司水利檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見(jiàn)和銷毀建議。（三）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合水利工程的特點(diǎn)和公司實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期（[X]年）、短期（[X]年）。2.根據(jù)檔案的重要性、完整性、時(shí)效性等因素，綜合判斷檔案是否具有保存價(jià)值。具有重要?dú)v史意義、科學(xué)研究?jī)r(jià)值、對(duì)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)有重大影響的檔案應(yīng)列為永久保存；反映工程建設(shè)與管理一般過(guò)程、在一定時(shí)期內(nèi)有參考利用價(jià)值的檔案可列為長(zhǎng)期保存；只在短期內(nèi)有查考價(jià)值的檔案可列為短期保存。3.對(duì)于已過(guò)保管期限且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組鑒定后，可予以銷毀。（四）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行清查，列出超過(guò)保管期限的檔案清單，并組織鑒定小組進(jìn)行鑒定。2.鑒定小組對(duì)每一份檔案進(jìn)行審查，查閱檔案內(nèi)容，了解其形成背景、作用和利用情況，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)提出鑒定意見(jiàn)。3.對(duì)擬銷毀的檔案，鑒定小組應(yīng)填寫(xiě)《檔案銷毀鑒定表》，詳細(xì)說(shuō)明檔案名稱、檔號(hào)、保管期限