PAGE個體培訓學校檔案制度一、總則（一）目的為加強個體培訓學校檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，便于學校各項工作的開展和查詢利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校全體教職員工及與學校相關的各類檔案資料管理。（三）檔案管理原則1.集中統一原則：學校檔案由專門的檔案管理部門或專人集中管理，確保檔案的完整性和系統性。2.真實準確原則：檔案內容必須真實反映學校工作實際情況，數據準確無誤。3.分類科學原則：按照檔案的來源、內容、形式等進行科學分類，便于查找和利用。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門學校設立專門的檔案管理室，負責全校檔案的集中管理。（二）檔案管理人員職責1.檔案收集：負責接收、征集學校各部門形成的各類檔案資料，確保檔案的齊全完整。2.檔案整理：按照分類標準對檔案進行整理、編目、裝訂，使其達到規(guī)范化要求。3.檔案保管：妥善保管檔案，做好檔案的防潮、防蟲、防火、防盜等工作，確保檔案安全。4.檔案利用：根據學校工作需要，及時為各部門和人員提供檔案查閱、借閱服務，并做好登記工作。5.檔案統計：對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統計，定期向上級主管部門報送檔案統計報表。6.檔案鑒定與銷毀：定期對檔案進行鑒定，提出存毀意見，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀。三、檔案分類及編號（一）檔案分類1.行政管理類：包括學校行政文件、會議記錄、工作計劃與總結、規(guī)章制度、人事檔案、財務檔案等。2.教學管理類：涵蓋教學計劃、教學大綱、課程表、教案、學生成績冊、教學評估資料等。3.師資隊伍建設類：有教師培訓計劃、教師業(yè)務檔案、教師考核材料等。4.學生管理類：包含學生學籍檔案、學生獎懲記錄、學生活動資料等。5.招生就業(yè)類：涉及招生簡章、招生宣傳資料、錄取名單、畢業(yè)生就業(yè)推薦材料等。6.培訓業(yè)務類：如培訓項目方案、培訓教材、培訓學員檔案等。7.固定資產類：包括學校固定資產清單、購置合同、維修記錄等。8.其他類：上述類別未涵蓋的其他重要檔案資料。（二）檔案編號檔案編號采用“年度類別流水號”的方式。例如，2023年行政管理類的第5份檔案編號為2023XZ005。四、檔案收集與歸檔（一）收集范圍1.學校各部門在工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數據等。2.學校與外部單位簽訂的合同、協議、合作項目資料等。3.學校舉辦的各類活動的相關資料，如照片、錄像、講話稿等。4.教師和學生的各類成果材料，如論文發(fā)表、獲獎證書等。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.收集的檔案資料應字跡清晰、內容完整、格式規(guī)范，如有破損或褪色應及時修復或復制。3.對于電子文件，應按照規(guī)定的格式和存儲要求進行收集，并確保其可讀性和完整性。（三）歸檔時間1.當年形成的檔案資料，應在次年上半年完成歸檔。2.對于重大活動或項目形成的檔案資料，應在活動結束或項目完成后一個月內歸檔。（四）歸檔程序1.各部門收集整理好檔案資料后，填寫《檔案移交清單》，一式兩份，一份由移交部門留存，一份隨檔案交檔案管理部門。2.檔案管理部門對接收的檔案資料進行核對、整理，符合要求的予以歸檔，并在《檔案移交清單》上簽字確認。五、檔案整理（一）整理原則遵循檔案形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分類：按照檔案分類方案對檔案進行分類。2.組卷：將同一類別的檔案按照一定的原則和方法組成案卷，如按時間順序、問題等。3.編目：對案卷進行編號、編制卷內目錄、填寫備考表等。4.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保整齊牢固。（三）電子檔案整理1.電子檔案應按照分類方案進行分類存儲，建立清晰的文件夾結構。2.電子文件應命名規(guī)范，便于識別和查找，文件名應包含文件主題、日期等關鍵信息。3.定期對電子檔案進行備份，防止數據丟失。六、檔案保管（一）保管場所檔案管理室應具備良好的保管條件，配備必要的檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等。（二）檔案存放1.按照檔案類別和編號順序排列檔案柜，便于查找和管理。2.對于珍貴檔案和易損檔案，應采取特殊的保管措施，如專柜存放、復制備份等。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。具體劃分如下：1.永久保管：凡是反映學校主要職能活動和基本歷史面貌的，對學校有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管：主要是反映學校一般工作活動，在較長時間內對學校工作有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年。3.短期保管：凡是在較短時間內對學校工作有查考利用價值的檔案，保管期限為5年以下。（四）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案管理人員的安全教育，提高安全意識。2.定期對檔案保管場所進行安全檢查，及時發(fā)現和消除安全隱患。3.嚴格限制非檔案管理人員進入檔案管理室，確需進入的，須經檔案管理部門負責人批準，并進行登記。4.做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，配備必要的消防器材和安全設施。七、檔案利用（一）利用范圍本校教職員工因工作需要可查閱、借閱檔案；外單位因工作需要查閱本校檔案的，須經學校主管領導批準。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員根據利用者的需求，提供檔案查閱服務，利用者可在檔案管理室查閱檔案。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，須填寫《檔案借閱申請表》，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，方可借閱。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，須辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用登記檔案管理人員應對檔案的查閱、借閱情況進行詳細登記，包括利用者姓名、部門、利用時間、檔案名稱、查閱內容等，以便統計和查詢。（四）檔案保密1.利用者應嚴格遵守檔案保密制度，不得擅自復制、摘抄、傳播檔案內容。2.對于涉及學校機密的檔案，利用者應妥善保管，不得泄露給無關人員。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織學校成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人和檔案管理人員組成，負責檔案鑒定工作的組織和實施。（二）鑒定標準根據檔案保管期限的規(guī)定和學校實際情況，對檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對保管期滿的檔案進行清理，提出存毀意見，填寫《檔案鑒定意見書》。2.檔案鑒定工作小組對《檔案鑒定意見書》進行審核，形成鑒定結論。3.對已失去保存價值的檔案，編制《檔案銷毀清單》，經學校主管領導批準后進行銷毀。（四）銷毀方式檔案銷毀應采用焚燒或粉碎等方式，確保檔案信息無法恢復。銷毀過程中，應指定專人監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清單》上簽字確認。九、檔案信息化管理（一）信息化建設目標逐步實現檔案管理的信息化，提高檔案管理效率和服務水平，為學校各項工作提供便捷的檔案信息支持。（二）信息化管理系統建立檔案信息化管理系統，實現檔案的收集、整理、存儲、檢索、利用等功能的信息化管理。（三）電子檔案管理1.加強電子檔案的收集、