PAGE日常監(jiān)管檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司日常監(jiān)管檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，提高監(jiān)管工作效率和質(zhì)量，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在日常監(jiān)管工作中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映日常監(jiān)管工作的實際情況。2.完整性原則：確保檔案資料齊全、完整，不遺漏重要信息。3.準確性原則：檔案記錄應(yīng)準確無誤，數(shù)據(jù)真實可靠。4.安全性原則：采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案損壞、丟失和泄露。5.規(guī)范性原則：檔案管理應(yīng)符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準及公司內(nèi)部規(guī)定，做到標(biāo)準化、規(guī)范化。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善公司日常監(jiān)管檔案管理制度，并組織實施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門檔案管理工作，對檔案管理情況進行定期檢查和考核。3.集中統(tǒng)一管理公司日常監(jiān)管檔案，負責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱和銷毀等工作。4.負責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。5.組織開展檔案編研工作，開發(fā)利用檔案信息資源，為公司決策和日常監(jiān)管工作提供支持。（二）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門日常監(jiān)管檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期移交公司檔案管理部門。2.明確一名檔案管理人員，負責(zé)本部門檔案管理的具體工作，確保檔案管理工作的順利開展。3.嚴格按照公司檔案管理制度的要求，做好本部門檔案的保管、查閱和借閱等工作，保證檔案的安全和完整。4.積極配合公司檔案管理部門的工作，接受檔案管理部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.監(jiān)管工作中形成的各類文件、通知、報告、報表、記錄、憑證等紙質(zhì)材料。2.電子文件，包括電子郵件、電子文檔、數(shù)據(jù)庫記錄等。3.照片、音像資料等，如監(jiān)管現(xiàn)場照片、會議錄像、培訓(xùn)視頻等。4.與監(jiān)管工作相關(guān)的合同、協(xié)議、證書、資質(zhì)文件等。5.其他具有保存價值的資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在日常監(jiān)管工作中及時收集相關(guān)檔案資料，確保檔案的真實性和完整性。2.收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行整理，確保文件的可讀性和可追溯性。4.照片、音像資料應(yīng)注明拍攝時間、地點和內(nèi)容等信息，并進行分類整理。（三）整理方法1.分類：按照監(jiān)管工作的類別、時間、來源等因素進行分類，如分為市場監(jiān)管檔案、質(zhì)量監(jiān)管檔案、安全監(jiān)管檔案等。2.編號：對每一類檔案進行編號，以便于管理和查找。編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，可采用數(shù)字編號或字母與數(shù)字相結(jié)合的方式。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便于查閱和檢索。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂時應(yīng)注意保持文件的原貌，不得隨意裁剪或損壞文件。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間各部門應(yīng)在每年[具體時間]前，將上一年度形成的日常監(jiān)管檔案移交公司檔案管理部門進行歸檔。對于重要緊急的檔案，應(yīng)及時移交歸檔。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理人員對收集整理好的檔案進行初步審核，確保檔案符合歸檔要求。2.填寫檔案移交清單一式兩份，雙方簽字確認后，一份由移交部門留存，一份隨檔案移交公司檔案管理部門。3.公司檔案管理部門對接收的檔案進行再次審核，對不符合要求的檔案退回原部門進行補充完善。4.審核通過的檔案按照分類編號順序進行排列上架，完成歸檔工作。（三）保管期限1.永久保管：涉及公司重大決策、重要資產(chǎn)、核心業(yè)務(wù)等具有長期保存價值的檔案。2.定期保管：根據(jù)檔案的重要程度和實際需要，分別設(shè)定[X]年、[X]年、[X]年等不同的保管期限。保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀。（四）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準。3.對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)定期進行檢查和更新，確保電子檔案的安全性和完整性。4.建立檔案保管臺賬，詳細記錄檔案的入庫、保管、查閱、借閱、銷毀等情況，做到賬物相符。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案資料，并限定查閱時間和地點。查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時間和地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。3.查閱檔案時，應(yīng)保持檔案的整潔和完好，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進行復(fù)印。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案資料，并與借閱人員簽訂《檔案借閱承諾書》，明確借閱人員的責(zé)任和義務(wù)。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)按時歸還檔案，不得逾期不還。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞、丟失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。5.借閱結(jié)束后，借閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并在《檔案借閱登記表》上簽字確認。檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時處理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人及檔案管理人員組成。負責(zé)對到期檔案進行鑒定，提出銷毀意見。（二）鑒定標(biāo)準1.根據(jù)檔案的保管期限和實際利用價值，對到期檔案進行鑒定。2.對已失去保存價值的檔案，如重復(fù)文件、無關(guān)文件、過期資料等，應(yīng)予以銷毀。3.對仍有一定保存價值，但已不適應(yīng)現(xiàn)行工作需要的檔案，可進行縮微、數(shù)字化等處理后，另行保管。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行逐一審查，提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀鑒定表》。2.將《檔案銷毀鑒定表》報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準后，方可進行銷毀。3.檔案管理部門負責(zé)組織實施檔案銷毀工作，銷毀時應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的安全、徹底。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將《檔案銷毀清冊》歸檔保存。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司日常監(jiān)管檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理要求1.按照國家相關(guān)標(biāo)準和規(guī)范，對檔案進行數(shù)字化處理，確保電子檔案的質(zhì)量和安全性。2.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的在線錄入、存儲、查詢、借閱、統(tǒng)計等功能，提高檔案管理工作的自動化程度。3.加強對檔案管理信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止信息泄露和非法訪問。4.定期對電子檔案進行備份，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保電子檔案的安全性和完整性。（三）電子檔案管理1.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步歸檔，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和完整性。2.對電子檔案應(yīng)進行分類、編號、編目等管理，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于檢索和利用。3.電子檔案的存儲格式應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準，確保電子檔案的可讀性和可追