PAGE行業(yè)協(xié)會檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本行業(yè)協(xié)會檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，充分發(fā)揮檔案在協(xié)會各項工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本檔案制度。（二）適用范圍本制度適用于本行業(yè)協(xié)會（以下簡稱“協(xié)會”）各部門及全體工作人員在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則協(xié)會檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實完整原則各部門及工作人員應(yīng)及時、準(zhǔn)確地將工作中形成的各類文件材料收集齊全，保證檔案內(nèi)容的真實可靠，全面反映協(xié)會工作的歷史面貌。3.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱和利用，提高工作效率，為協(xié)會的決策、業(yè)務(wù)開展、會員服務(wù)等提供有力支持。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保密工作，采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定并組織實施協(xié)會檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)協(xié)會各類檔案的集中統(tǒng)一管理，接收、收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用協(xié)會檔案。3.指導(dǎo)各部門的檔案工作，對各部門檔案的形成、積累和整理工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查。4.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員和全體工作人員的檔案意識和業(yè)務(wù)水平。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和服務(wù)質(zhì)量。6.參與協(xié)會重大活動和重要項目的檔案管理工作，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門工作中形成的各類文件材料的收集、整理和歸檔工作，確保文件材料的齊全、完整和規(guī)范。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理，按照協(xié)會檔案管理制度的要求，及時將整理好的檔案移交綜合管理部門。3.配合綜合管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.接受綜合管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，積極改進(jìn)本部門的檔案管理工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.協(xié)會在各項工作中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料，包括但不限于以下幾類：協(xié)會章程、會員大會文件、理事會文件、常務(wù)理事會文件、監(jiān)事會文件等各類會議文件。協(xié)會工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表等工作文件。協(xié)會與政府部門、其他社會組織、會員單位等的往來文件、函件、協(xié)議、合同等。協(xié)會組織的各類活動方案、通知、紀(jì)要、照片、錄像等活動文件。協(xié)會的財務(wù)文件，包括預(yù)算、決算、審計報告、會計憑證等。協(xié)會工作人員的人事檔案、培訓(xùn)記錄、考核材料等。協(xié)會的資質(zhì)證書、榮譽(yù)證書、出版物等。2.各部門應(yīng)根據(jù)工作實際，及時收集本部門形成的各類文件材料，確保檔案收集的全面性和及時性。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)定期對本部門的文件材料進(jìn)行清理和收集，確保文件材料不遺漏、不丟失。2.收集的文件材料應(yīng)真實、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章齊全，符合檔案整理的要求。3.對電子文件的收集，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，進(jìn)行科學(xué)分類、組卷和排列。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，便于檔案的管理和查閱。（四）整理方法1.分類協(xié)會檔案分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)活動類、財務(wù)管理類、人事管理類等幾大類。每大類下可根據(jù)實際情況進(jìn)一步細(xì)分小類，如業(yè)務(wù)活動類可分為會議文件、活動方案、調(diào)研報告等。2.編號對每卷檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于檔案的查找和管理。編號格式可采用“年度類別流水號”，如“2023行政管理001”。3.編目根據(jù)檔案整理情況填寫卷內(nèi)文件目錄，包括文件題名、日期、文號、責(zé)任者等信息，便于查閱檔案內(nèi)容。編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、保管期限、起止日期等信息，形成完整的檔案檢索工具。四、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）保管期限1.根據(jù)檔案的重要程度、歷史價值和現(xiàn)實用途等因素，確定檔案的保管期限，分為永久、定期兩種。永久保管的檔案：凡是反映協(xié)會主要職能活動和基本歷史面貌的，對協(xié)會工作、國家建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。定期保管的檔案：根據(jù)檔案的保存價值和實際需要，確定保管期限為30年、10年等。2.定期保管的檔案到期后，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。（三）檔案保管要求1.對紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行分類上架存放，排列整齊，便于查找。2.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)安全可靠，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。3.建立檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、保管期限、存放位置等信息，確保檔案管理的規(guī)范化和信息化。4.定期對檔案進(jìn)行清查核對，做到賬實相符，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.按照國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合協(xié)會實際情況，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅持全面的歷史觀點，從協(xié)會工作的整體出發(fā)，分析檔案的現(xiàn)實利用價值和歷史保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進(jìn)行綜合分析，判斷其保存價值。2.參考檔案的利用情況，對利用率低、已失去保存價值的檔案進(jìn)行重點鑒定。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清冊，注明檔案的名稱、編號、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)協(xié)會負(fù)責(zé)人審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全和徹底。監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案銷毀清冊應(yīng)長期保存，作為檔案管理工作的重要記錄。六、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍1.協(xié)會會員、工作人員因工作需要，可查閱與其工作相關(guān)的檔案。2.因特殊原因，外單位人員需查閱協(xié)會檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.查閱檔案應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交綜合管理部門審批。3.綜合管理部門根據(jù)審批情況，安排檔案管理人員提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。（三）查閱要求1.查閱人員應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行查閱，不得將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損或抽取、撤換檔案材料。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，由檔案管理人員檢查檔案是否完整、無損。（四）利用服務(wù)1.綜合管理部門應(yīng)積極為協(xié)會各項工作提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)查閱人員的需求，及時提供相關(guān)檔案資料。2.對涉及協(xié)會重要決策、重大活動等方面的檔案利用需求，應(yīng)進(jìn)行重點保障，確保檔案能夠為協(xié)會工作提供有力支持。3.鼓勵檔案管理人員開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料、大事記等，為協(xié)會領(lǐng)導(dǎo)決策和工作人員了解協(xié)會歷史提供便利。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計。2.檔案管理人員應(yīng)定期填寫檔案統(tǒng)計報表，上報綜合管理部門負(fù)責(zé)人，并抄送協(xié)會領(lǐng)導(dǎo)。3.檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，為檔案管理工作的決策和評估提供依據(jù)。（二）移交工作1.協(xié)會工作人員因工作調(diào)動、離職等原因，應(yīng)在辦理工作交接手續(xù)時，將本人保管的檔案資料