PAGE警校檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)警校檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，為警校各項(xiàng)工作提供有力的支持和保障，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于警校各部門(mén)及全體教職工、學(xué)生形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：警校檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由學(xué)校檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)完整原則：確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映警校各項(xiàng)工作的歷史過(guò)程和實(shí)際情況。3.安全保密原則：采取有效措施，保障檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為警校各項(xiàng)工作和師生提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理部門(mén)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)設(shè)置學(xué)校設(shè)立專門(mén)的檔案管理部門(mén)，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)全校檔案的綜合管理工作。（二）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本校檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)全校各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和高效利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫(kù)房的防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)。5.組織開(kāi)展檔案鑒定工作，按照規(guī)定的期限和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀，并做好相關(guān)記錄。6.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息，為學(xué)校決策提供數(shù)據(jù)支持。7.積極開(kāi)展檔案利用工作，為學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。8.組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高全校教職工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。9.參與學(xué)校重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目的檔案管理工作，確保檔案資料的完整收集和妥善保管。10.完成學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)檔案管理的工作任務(wù)。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類警校檔案分為黨群、行政、教學(xué)、科研、學(xué)生、人事、財(cái)務(wù)、設(shè)備、基建、聲像、實(shí)物等十一大類。具體分類如下：1.黨群類：主要包括學(xué)校黨組織的各類文件材料，如黨委會(huì)議記錄、組織建設(shè)、黨員管理、宣傳教育等方面的檔案。2.行政類：涵蓋學(xué)校行政管理工作中形成的各類文件，如學(xué)校行政會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、對(duì)外聯(lián)絡(luò)等方面的檔案。3.教學(xué)類：包含教學(xué)管理、教學(xué)研究、課程建設(shè)、教材編寫(xiě)、教學(xué)實(shí)踐等方面的文件材料，如教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案、試卷、實(shí)習(xí)報(bào)告等。4.科研類：涉及學(xué)?？蒲许?xiàng)目管理、科研成果轉(zhuǎn)化、學(xué)術(shù)交流等方面的檔案，如科研項(xiàng)目申請(qǐng)書(shū)、研究報(bào)告、論文發(fā)表、專利申請(qǐng)等。5.學(xué)生類：主要是學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)過(guò)程中形成的各類檔案，如學(xué)生學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)、畢業(yè)鑒定等。6.人事類：包括教職工的招聘、錄用、考核、晉升、培訓(xùn)、工資福利、退休等方面的文件材料，如人事檔案、勞動(dòng)合同、考核表、培訓(xùn)記錄等。7.財(cái)務(wù)類：涉及學(xué)校財(cái)務(wù)收支、預(yù)算決算、資產(chǎn)管理、審計(jì)監(jiān)督等方面的檔案，如財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告等。8.設(shè)備類：包含學(xué)校教學(xué)、科研、行政等各類設(shè)備的購(gòu)置、驗(yàn)收、使用、維護(hù)、報(bào)廢等環(huán)節(jié)的文件材料，如設(shè)備清單、采購(gòu)合同、維修記錄等。9.基建類：主要是學(xué)校基本建設(shè)項(xiàng)目從規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工到竣工驗(yàn)收等全過(guò)程形成的檔案，如項(xiàng)目立項(xiàng)文件、設(shè)計(jì)圖紙、施工資料、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。10.聲像類：包括學(xué)校在教學(xué)、科研、管理、文化活動(dòng)等方面形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。11.實(shí)物類：指學(xué)校在各類活動(dòng)中獲得的獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、證書(shū)、紀(jì)念品等實(shí)物檔案。（二）檔案編號(hào)為便于檔案的管理和查找，對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)采用“大類代碼+年度+流水號(hào)”的方式，具體如下：1.大類代碼：按照上述檔案分類，分別賦予黨群（DQ）、行政（XZ）、教學(xué)（JX）、科研（KY）、學(xué)生（XS）、人事（RS）、財(cái)務(wù)（CW）、設(shè)備（SB）、基建（JJ）、聲像（SX）、實(shí)物（SW）等代碼。2.年度：采用公元紀(jì)年，取四位數(shù)字表示，如“2023”。3.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，從“0001”開(kāi)始依次編號(hào)。例如，一份2023年形成的行政類檔案，其編號(hào)為“XZ20230001”。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.本校各部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式的材料。2.本校教職工在教學(xué)、科研、管理等工作中形成的個(gè)人業(yè)務(wù)檔案材料。3.本校學(xué)生在學(xué)習(xí)、生活、社會(huì)實(shí)踐等過(guò)程中形成的各類檔案材料。4.本校舉辦或參與的重大活動(dòng)、重要會(huì)議、重要項(xiàng)目等形成的檔案材料。5.本校與其他單位或個(gè)人簽訂的合同、協(xié)議、合作項(xiàng)目等文件材料。6.本校收到的上級(jí)機(jī)關(guān)、有關(guān)部門(mén)頒發(fā)的文件、通知、指示等材料。7.本校對(duì)外報(bào)送的文件、報(bào)表、資料等材料。8.其他具有保存價(jià)值的檔案材料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)電子文件，應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行收集和整理，確保電子文件的可讀性和完整性。4.各部門(mén)應(yīng)定期將收集的檔案材料移交學(xué)校檔案管理部門(mén)，移交時(shí)應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、裝訂、上架等操作，提高檔案管理效率。（四）整理方法1.分類：按照本制度規(guī)定的檔案分類方法，對(duì)收集的檔案材料進(jìn)行分類。2.組卷：將同一類別的檔案材料按照一定的原則和方法進(jìn)行組卷。一般情況下，文書(shū)檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行組卷；科技檔案按照項(xiàng)目、專業(yè)、階段等進(jìn)行組卷；會(huì)計(jì)檔案按照會(huì)計(jì)年度、保管期限進(jìn)行組卷；聲像檔案按照內(nèi)容、時(shí)間等進(jìn)行組卷；實(shí)物檔案按照類別、年度等進(jìn)行組卷。3.編目：對(duì)每卷檔案進(jìn)行編號(hào)、編頁(yè)、填寫(xiě)卷內(nèi)目錄、備考表等，編制案卷封面，注明案卷標(biāo)題、年度、保管期限、起止卷號(hào)、件數(shù)、頁(yè)數(shù)等信息。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保檔案的整齊、牢固。5.上架：將整理好的檔案按照編號(hào)順序上架存放，便于查找和利用。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防塵、防光、防污染等條件。檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、檔案柜、防火設(shè)備、防盜設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)防鼠設(shè)備等。2.對(duì)電子檔案，應(yīng)配備專用的存儲(chǔ)設(shè)備，如磁盤(pán)、磁帶、光盤(pán)等，并定期進(jìn)行備份，確保電子檔案的安全存儲(chǔ)。（三）檔案保管期限檔案的保管期限分為永久保管、長(zhǎng)期保管（16年至50年）和短期保管（15年以下）三種。具體保管期限按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本校實(shí)際情況確定。（四）檔案保管要求1.嚴(yán)格執(zhí)行檔案庫(kù)房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整和可讀。4.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保電子檔案的安全和可用。5.按照規(guī)定的期限對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)批準(zhǔn)后予以銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，確保檔案銷毀的安全和保密。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織學(xué)校成立檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人等為成員。檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和計(jì)劃，組織開(kāi)展檔案鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.文件內(nèi)容：是否反映本校主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌，是否對(duì)本校工作具有查考利用價(jià)值。2.文件來(lái)源：是否為本校形成，是否與本校工作有直接關(guān)系。3.文件時(shí)間：是否在規(guī)定的保管期限內(nèi)，是否具有現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值。4.文件形式：是否為正式文件，是否具有保存價(jià)值的特殊載體文件。（三）鑒定程序1.初步篩選：檔案管理部門(mén)按照檔案保管期限的規(guī)定，對(duì)到期檔案進(jìn)行初步篩選，確定需要鑒定的檔案范圍。2.組織鑒定：檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員和檔案管理人員，對(duì)需要鑒定的檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案的存毀。3.形成鑒定報(bào)告：檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組對(duì)鑒定結(jié)果進(jìn)行匯總，形成檔案鑒定報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容包括鑒定工作的基本情況、鑒定依據(jù)、鑒定結(jié)果等。4.審批備案：檔案鑒定報(bào)告報(bào)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，送檔案管理部門(mén)備案。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊(cè)：對(duì)經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，檔案管理部門(mén)編制銷毀清冊(cè)，注明檔案的名稱、年度、保管期限、卷號(hào)、數(shù)量等信息。2.審批銷毀：銷毀清冊(cè)報(bào)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)組織實(shí)施銷毀。3.監(jiān)銷：銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案流失。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.記錄存檔：對(duì)檔案銷毀情況進(jìn)行記錄，將銷毀清冊(cè)、審批文件、監(jiān)銷記錄等材料整理歸檔，永久保存。七、檔案的利用（一）利用范圍本校教職工、學(xué)生及其他因工作需要查閱檔案的單位和個(gè)人，均可按照規(guī)定利用本校檔案。（二）利用方式1.查閱：利用者可到檔案管理部門(mén)查閱檔案原件或復(fù)印件。查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)查閱登記表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門(mén)審批。借閱期限一般不超過(guò)兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案時(shí)，應(yīng)向檔案管理部門(mén)繳納一定的押金，借閱期滿后歸還檔案，如檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)照價(jià)賠償。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫(xiě)復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)收取一定的費(fèi)用。（三）利用要求1.遵守檔案利用制度：利用者應(yīng)遵守本校檔案利用制度，愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換、標(biāo)注等。2.履行審批手續(xù)：利用檔案應(yīng)按照規(guī)定履行審批手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自查閱、借閱、復(fù)制檔案。3.保證檔案安全：利用者在檔案管理部門(mén)查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得將檔案帶出檔案管理部門(mén)。如需帶出檔案管理部門(mén)，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并采取必要的安全措施，確保檔案安全。4.及時(shí)歸還檔案：借閱檔案的利用者應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如逾期不還，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)催還。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作檔案管理部門(mén)應(yīng)建立健全檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、種類、保管期限、利用人次、利用卷次等。統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，并按照規(guī)定向上級(jí)主管部門(mén)報(bào)送。（二）移交工作1.校內(nèi)移交：本校各部門(mén)之間因工作需要移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，注明移交檔案的名稱、年度