PAGE檔案工作業(yè)務(wù)指導(dǎo)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案工作業(yè)務(wù)指導(dǎo)，規(guī)范檔案管理行為，提高檔案管理水平，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，更好地服務(wù)公司各項(xiàng)工作，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬單位的檔案工作業(yè)務(wù)指導(dǎo)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國(guó)家檔案法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案工作合法合規(guī)。2.統(tǒng)一管理原則：實(shí)行公司統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的檔案工作體制，保證檔案管理的一致性和協(xié)調(diào)性。3.科學(xué)規(guī)范原則：運(yùn)用科學(xué)的管理方法和技術(shù)手段，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等工作流程。4.服務(wù)為本原則：以服務(wù)公司發(fā)展和各項(xiàng)業(yè)務(wù)為宗旨，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。二、檔案工作組織與職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置公司設(shè)立綜合檔案室，負(fù)責(zé)公司檔案工作的統(tǒng)籌管理和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。各下屬單位應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況設(shè)立相應(yīng)的檔案管理部門(mén)或配備專(zhuān)（兼）職檔案管理人員。（二）職責(zé)分工1.綜合檔案室職責(zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家檔案法律法規(guī)和公司檔案管理制度，制定和完善公司檔案工作業(yè)務(wù)規(guī)范。負(fù)責(zé)公司各類(lèi)檔案的集中統(tǒng)一管理，指導(dǎo)、監(jiān)督各下屬單位檔案工作。組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。參與公司重大活動(dòng)、項(xiàng)目的檔案管理工作，確保檔案的完整與準(zhǔn)確。負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化。開(kāi)展檔案利用工作，為公司各項(xiàng)工作提供檔案信息支持。2.下屬單位檔案管理部門(mén)職責(zé)貫徹執(zhí)行公司檔案管理制度，制定本單位檔案工作實(shí)施細(xì)則。負(fù)責(zé)本單位各類(lèi)檔案的收集、整理、保管和利用工作。定期向綜合檔案室報(bào)送檔案工作情況，接受綜合檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。組織本單位檔案管理人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平。3.專(zhuān)（兼）職檔案管理人員職責(zé)負(fù)責(zé)所在部門(mén)或單位檔案的日常收集、整理、保管等具體工作。嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作業(yè)務(wù)規(guī)范，確保檔案質(zhì)量。積極配合檔案管理部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查工作。參與檔案信息化錄入等相關(guān)工作，提高檔案管理效率。三、檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)內(nèi)容（一）檔案收集指導(dǎo)1.收集范圍明確各類(lèi)文件材料的歸檔范圍，包括但不限于公司紅頭文件、會(huì)議文件、合同協(xié)議、業(yè)務(wù)報(bào)表、技術(shù)資料、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。指導(dǎo)各部門(mén)和單位及時(shí)收集應(yīng)歸檔的文件材料，確保檔案的完整性。2.收集要求強(qiáng)調(diào)文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備。對(duì)于電子文件，應(yīng)確保格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整，并按照規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)。指導(dǎo)各部門(mén)和單位建立文件材料收集登記制度，詳細(xì)記錄文件材料的名稱(chēng)、來(lái)源、日期等信息。（二）檔案整理指導(dǎo)1.分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)公司檔案分類(lèi)方案，指導(dǎo)各部門(mén)和單位對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)。如文書(shū)檔案可按年度機(jī)構(gòu)保管期限分類(lèi)；科技檔案可按項(xiàng)目專(zhuān)業(yè)分類(lèi)等。2.整理方法指導(dǎo)檔案管理人員按照規(guī)范的整理方法進(jìn)行裝訂、編頁(yè)、編目等操作。文書(shū)檔案應(yīng)按件整理，逐件編號(hào)、編目；科技檔案應(yīng)按卷整理，編制卷內(nèi)目錄、備考表等。強(qiáng)調(diào)整理過(guò)程中要保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，便于查找和利用。（三）檔案保管指導(dǎo)1.保管場(chǎng)所指導(dǎo)各單位選擇安全、適宜的檔案保管場(chǎng)所，具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲(chóng)藥品等。2.保管期限明確各類(lèi)檔案的保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，如永久、長(zhǎng)期、短期等。指導(dǎo)檔案管理人員準(zhǔn)確判定檔案保管期限，確保檔案保管期限劃分合理。3.檔案存儲(chǔ)指導(dǎo)檔案管理人員對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行有序排列上架，便于查找和管理。對(duì)于電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定的存儲(chǔ)格式和存儲(chǔ)方式進(jìn)行存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。（四）檔案利用指導(dǎo)1.利用流程制定檔案利用申請(qǐng)、審批、查閱、借閱等流程，指導(dǎo)檔案管理人員嚴(yán)格執(zhí)行。明確各環(huán)節(jié)的責(zé)任人和操作要求，確保檔案利用工作規(guī)范有序。2.利用服務(wù)指導(dǎo)檔案管理人員積極為公司內(nèi)部各部門(mén)和單位提供檔案利用服務(wù)，及時(shí)準(zhǔn)確地提供所需檔案信息。對(duì)于重要檔案的利用，應(yīng)進(jìn)行跟蹤和反饋，確保檔案的安全和合理使用。（五）檔案信息化建設(shè)指導(dǎo)1.系統(tǒng)建設(shè)指導(dǎo)各單位檔案信息化系統(tǒng)的規(guī)劃和建設(shè)，確保系統(tǒng)功能滿足檔案管理工作需求。強(qiáng)調(diào)系統(tǒng)應(yīng)具備檔案收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、利用等功能，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、自動(dòng)化。2.數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)指導(dǎo)檔案管理人員進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的錄入工作，確保錄入數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整。定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。四、檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)方式與頻率（一）指導(dǎo)方式1.現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)：綜合檔案室定期深入各下屬單位，對(duì)檔案工作進(jìn)行實(shí)地檢查和指導(dǎo)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并解決。2.集中培訓(xùn)：根據(jù)檔案工作實(shí)際需要，定期組織檔案管理人員參加集中培訓(xùn)，邀請(qǐng)專(zhuān)家授課或進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流，提高業(yè)務(wù)水平。3.線上指導(dǎo)：利用公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，建立檔案工作交流群或知識(shí)庫(kù)，及時(shí)解答檔案管理人員的問(wèn)題，提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)和學(xué)習(xí)資料。4.書(shū)面指導(dǎo)：針對(duì)檔案工作中出現(xiàn)的普遍性問(wèn)題或新的業(yè)務(wù)要求，以書(shū)面形式發(fā)布指導(dǎo)意見(jiàn)，供各單位參考執(zhí)行。（二）指導(dǎo)頻率1.綜合檔案室每年至少對(duì)各下屬單位進(jìn)行[X]次全面的現(xiàn)場(chǎng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)。2.每季度組織不少于[X]次的集中培訓(xùn)或線上交流活動(dòng)。3.根據(jù)檔案工作實(shí)際情況，不定期發(fā)布書(shū)面指導(dǎo)意見(jiàn)。五、檔案工作監(jiān)督檢查（一）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、利用等各環(huán)節(jié)制度的落實(shí)。2.檔案工作業(yè)務(wù)規(guī)范的執(zhí)行情況，如分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)、整理方法、編目要求等。3.檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備和使用情況，確保檔案保管安全。4.檔案信息化建設(shè)進(jìn)展情況，包括系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)等。5.檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作責(zé)任心。（二）檢查方式1.定期檢查：綜合檔案室每年定期對(duì)各下屬單位檔案工作進(jìn)行全面檢查，制定詳細(xì)的檢查清單，確保檢查工作的系統(tǒng)性和規(guī)范性。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對(duì)部分下屬單位檔案工作進(jìn)行不定期抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在問(wèn)題。3.專(zhuān)項(xiàng)檢查：針對(duì)檔案工作中的重點(diǎn)問(wèn)題或特定業(yè)務(wù)，開(kāi)展專(zhuān)項(xiàng)檢查，如檔案數(shù)字化質(zhì)量檢查、重大項(xiàng)目檔案管理檢查等。（三）檢查結(jié)果處理1.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，綜合檔案室應(yīng)及時(shí)向被檢查單位下達(dá)整改通知書(shū)，明確整改要求和期限。2.被檢查單位應(yīng)認(rèn)真落實(shí)整改措施，按時(shí)完成整改任務(wù)，并將整改情況書(shū)面報(bào)告綜合檔案室。3.對(duì)整改不力的單位，綜合檔案室將視情節(jié)輕重，采取通報(bào)批評(píng)、責(zé)令限期整改等措施，并將檢查結(jié)果與績(jī)效考核掛鉤。六、檔案工作考核與獎(jiǎng)懲（一）考核內(nèi)容1.檔案工作組織與管理情況，包括機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配備、制度建設(shè)等。2.檔案業(yè)務(wù)工作質(zhì)量，如檔案收集的完整性、整理的規(guī)范性、保管的安全性、利用的有效性等。3.檔案信息化建設(shè)水平，包括系統(tǒng)應(yīng)用、數(shù)據(jù)管理等。4.檔案工作服務(wù)公司發(fā)展的成效，如為業(yè)務(wù)決策提供的檔案支持等。（二）考核方式1.公司每年對(duì)各下屬單位檔案工作進(jìn)行考核，考核采用自評(píng)與綜合檔案室評(píng)定相結(jié)合的方式。2.各下屬單位應(yīng)在每年[具體時(shí)間]前提交檔案工作年度自評(píng)報(bào)告，詳細(xì)總結(jié)本年度檔案工作開(kāi)展情況、取得的成績(jī)、存在的問(wèn)題及改進(jìn)措施。3.綜合檔案室根據(jù)各單位自評(píng)報(bào)告及日常監(jiān)督檢查情況，對(duì)各單位檔案工作進(jìn)行綜合評(píng)定，確定考核結(jié)果。（三）獎(jiǎng)懲措施1.對(duì)于檔案工作成績(jī)突出的單位和個(gè)人，公司給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，如頒發(fā)榮譽(yù)證書(shū)、給予物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)等。2.對(duì)于檔案工作存在嚴(yán)重問(wèn)題或未完成考核指標(biāo)的單位，公司將進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，并責(zé)令限期整改。整改仍不達(dá)標(biāo)的，