PAGE檔案接受征集工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，規(guī)范檔案接受征集工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及所屬單位檔案的接受征集工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案接受征集工作合法合規(guī)。2.真實(shí)完整原則保證檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，全面反映本公司/組織的各項(xiàng)活動(dòng)和歷史面貌。3.及時(shí)有效原則及時(shí)開展檔案接受征集工作，提高工作效率，確保檔案資料的時(shí)效性和可用性。4.安全保密原則確保檔案在接受征集過程中的安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案接受（一）接受范圍1.本公司/組織在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種載體形式的文件材料，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、照片、音像資料等。2.下屬單位按規(guī)定應(yīng)向本公司/組織移交的檔案。（二）接受要求1.各部門及所屬單位應(yīng)按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，定期對(duì)本部門/單位形成的檔案進(jìn)行整理、分類、編目，確保檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.移交的檔案應(yīng)保持齊全、完整，字跡清晰，載體完好，簽署手續(xù)完備。電子文件應(yīng)存儲(chǔ)格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)齊全，并與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。3.各部門及所屬單位應(yīng)填寫檔案移交清單，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、形成時(shí)間、保管期限等信息，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)后，一份由移交部門/單位留存，一份隨檔案移交本公司/組織檔案管理部門。（三）接受程序1.檔案管理部門定期發(fā)布檔案接受通知，明確接受檔案的范圍、時(shí)間、要求等事項(xiàng)。2.各部門及所屬單位接到通知后，按照要求對(duì)檔案進(jìn)行整理、核對(duì)，填寫檔案移交清單，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將檔案移交至檔案管理部門。3.檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)與移交部門/單位溝通，要求其補(bǔ)充或更正。4.審核通過后，檔案管理部門在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，并將檔案入庫保管。同時(shí)，將檔案信息錄入檔案管理系統(tǒng)，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。三、檔案征集（一）征集范圍1.反映本公司/組織發(fā)展歷程、重大事件、重要活動(dòng)的具有歷史價(jià)值的檔案資料。2.與本公司/組織業(yè)務(wù)相關(guān)的具有參考價(jià)值的外部資料，如行業(yè)動(dòng)態(tài)、政策法規(guī)、競爭對(duì)手資料等。3.本公司/組織員工個(gè)人在工作中形成的具有代表性的優(yōu)秀作品、研究成果、榮譽(yù)證書等。4.其他對(duì)本公司/組織具有保存價(jià)值的檔案資料。（二）征集方式1.發(fā)布征集公告通過公司/組織內(nèi)部網(wǎng)站、公告欄、社交媒體等渠道發(fā)布檔案征集公告，明確征集的范圍、內(nèi)容、要求、方式及聯(lián)系方式等信息，廣泛宣傳動(dòng)員社會(huì)各界提供相關(guān)檔案資料。2.主動(dòng)征集檔案管理部門根據(jù)工作需要，主動(dòng)與相關(guān)單位、個(gè)人聯(lián)系，了解其手中是否有符合征集范圍的檔案資料，并積極爭取其支持與配合，鼓勵(lì)其主動(dòng)捐贈(zèng)或提供線索。3.定向征集針對(duì)特定的檔案資料來源，如老領(lǐng)導(dǎo)、老員工、退休人員等，進(jìn)行定向征集。通過走訪、座談、電話溝通等方式，向其介紹檔案征集的意義和目的，動(dòng)員其捐贈(zèng)或提供相關(guān)檔案資料。4.有償征集對(duì)于一些具有較高價(jià)值且來源渠道有限的檔案資料，經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)后，可以采取有償征集的方式，按照市場價(jià)格或雙方協(xié)商的價(jià)格進(jìn)行收購。（三）征集要求1.征集的檔案資料應(yīng)具有真實(shí)性、完整性和可靠性，不得提供虛假或偽造的材料。2.捐贈(zèng)或提供的檔案資料應(yīng)注明來源、形成時(shí)間、內(nèi)容簡介等信息，并確保其載體完好、字跡清晰、簽署手續(xù)完備。電子文件應(yīng)存儲(chǔ)格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)齊全，并與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。3.對(duì)于有償征集的檔案資料，應(yīng)簽訂相關(guān)協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保交易的合法性和規(guī)范性。（四）征集程序1.受理登記對(duì)社會(huì)各界提供的檔案征集線索或捐贈(zèng)的檔案資料，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行受理登記，詳細(xì)記錄線索或資料的名稱、來源、提供者姓名、聯(lián)系方式、簡要內(nèi)容等信息。2.初步審核對(duì)受理登記的檔案資料進(jìn)行初步審核，檢查其是否符合征集范圍和要求。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)與提供者溝通，要求其補(bǔ)充或更正。3.鑒定評(píng)估組織專業(yè)人員對(duì)初步審核通過的檔案資料進(jìn)行鑒定評(píng)估，確定其價(jià)值和保管期限。對(duì)于具有重要價(jià)值的檔案資料，應(yīng)制定專門的保管和利用方案。4.征集接收經(jīng)鑒定評(píng)估后，符合征集要求的檔案資料，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)辦理接收手續(xù)。對(duì)于捐贈(zèng)的檔案資料，應(yīng)向提供者頒發(fā)捐贈(zèng)證書，并在公司/組織內(nèi)部進(jìn)行宣傳表彰；對(duì)于有償征集的檔案資料，應(yīng)按照雙方簽訂的協(xié)議支付費(fèi)用。同時(shí)，將檔案資料進(jìn)行整理、編目，錄入檔案管理系統(tǒng)，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。四、檔案整理與編目（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合國家有關(guān)檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。（二）整理方法1.紙質(zhì)檔案按照檔案的年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類，對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫卷內(nèi)文件目錄、備考表等，裝訂成卷，并在卷皮上填寫相關(guān)信息。2.電子檔案按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子文件夾結(jié)構(gòu)，并對(duì)每份電子文件進(jìn)行命名、編號(hào)，同時(shí)錄入元數(shù)據(jù)信息，確保電子檔案的規(guī)范性和可識(shí)別性。3.照片檔案按照照片的形成時(shí)間、內(nèi)容主題等進(jìn)行分類，對(duì)每張照片進(jìn)行編號(hào)、標(biāo)注說明，填寫照片檔案目錄，裝入相冊(cè)或照片檔案盒，并在盒脊上填寫相關(guān)信息。4.音像檔案按照音像資料的內(nèi)容主題、形成時(shí)間等進(jìn)行分類，對(duì)每份音像資料進(jìn)行編號(hào)、標(biāo)注說明，填寫音像檔案目錄，存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并建立相應(yīng)的索引目錄。（三）編目要求1.檔案編目應(yīng)準(zhǔn)確、完整地反映檔案的內(nèi)容和特征，便于檢索和利用。2.編目信息應(yīng)包括檔案的編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限、密級(jí)等。3.建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案目錄的信息化管理，方便檔案管理人員和利用者進(jìn)行查詢和檢索。五、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，確保庫房安全、整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度控制設(shè)備、消防器材、防蟲藥品等。（二）保管方式1.按照檔案的類別、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用檔案密集架存放，電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。3.照片檔案、音像檔案等應(yīng)分別采用相冊(cè)、照片檔案盒、光盤等載體進(jìn)行保管，并注明相關(guān)信息。（三）保管期限根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和本公司/組織的實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種，具體劃分如下：1.永久保管凡是反映本公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本公司/組織和國家具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長期保管凡是反映本公司/組織一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)本公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管，保管期限為15年至50年。3.短期保管凡是反映本公司/組織一般性工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年至15年。（四）檔案清查1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量與檔案目錄數(shù)據(jù)庫一致。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、泄密等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并向上級(jí)主管部門報(bào)告。3.對(duì)清查結(jié)果進(jìn)行詳細(xì)記錄，形成檔案清查報(bào)告，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施，不斷完善檔案保管工作。六、檔案利用（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案資料。2.外單位因工作需要，經(jīng)本公司/組織批準(zhǔn)后查閱、借閱相關(guān)檔案資料。3.個(gè)人因特殊原因，經(jīng)本公司/組織批準(zhǔn)后查閱本人相關(guān)檔案資料。（二）利用方式1.查閱檔案利用者可到檔案管理部門查閱檔案資料，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記工作。查閱時(shí)，利用者應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出庫房。2.借閱因工作需要確需借閱檔案資料的，利用者應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案資料的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門審批。檔案管理部門根據(jù)審批結(jié)果，辦理借閱手續(xù)，并將檔案資料交付利用者。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。利用者借閱檔案資料后，應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、泄露檔案內(nèi)容，期滿后及時(shí)歸還檔案管理部門。（三）利用審批1.本公司/組織內(nèi)部各部門查閱、借閱檔案資料，由所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.外單位查閱、借閱檔案資料，應(yīng)提交查閱、借閱申請(qǐng)函，注明查閱、借閱的目的、內(nèi)容、范圍等信息，經(jīng)本公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)檔案管理部門辦理相關(guān)手續(xù)。3.個(gè)人查閱本人相關(guān)檔案資料，應(yīng)提交個(gè)人申請(qǐng)，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門審批。（四）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合本公司/組織的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)、準(zhǔn)確的鑒定。2.堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，充分考慮檔案的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和歷史價(jià)值。3.嚴(yán)格履行鑒定程序，確保鑒定結(jié)果的公正性和權(quán)威性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及專業(yè)技術(shù)人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的存毀。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對(duì)每份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、價(jià)值等因素，確定其是否具有保存價(jià)值。2.綜合分析法結(jié)合檔案的形成時(shí)間、保管期限、利用情況等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合分析，判斷其是否仍有保存價(jià)值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，并填寫檔案銷毀清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清單經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)上級(jí)主管部門備案。3.檔案管理部門按照審批后的檔案銷毀清單，組織實(shí)施檔案銷毀工作。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。4.檔案銷毀工作完成后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)，并將檔案銷毀清單歸檔保存。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.建立健全檔案接受征集工作監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)檔案管理部門及各部門、所屬單位檔案工作的監(jiān)督檢查。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門、所屬單位的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。（二）檢查內(nèi)容1.檔案接受征集工作制度的執(zhí)行情況。2.檔案的整理、編目、保管、利用等工作是否符合規(guī)定要求。3.檔案安全保密措施的落實(shí)情況。4.檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平和工作責(zé)任心。（三）檢查方式1.定期檢查每年組織一次全面的檔案工作檢查，對(duì)各部門、所屬單位的檔案工作進(jìn)行集中檢查和評(píng)估。2.不定期抽查根據(jù)工作需要，不定期對(duì)各部門、所屬單位的檔案工作進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。3.專項(xiàng)檢查針對(duì)檔案工作中的重點(diǎn)、難點(diǎn)問題，組織開展專項(xiàng)檢查，確保檔案工作的順利開展。（四）檢查結(jié)果處理1.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門、所屬單位限期整改。2.整改