PAGE物業(yè)保安檔案管理制度一、總則（一）目的為加強物業(yè)保安隊伍的規(guī)范化管理，確保保安人員信息的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高保安服務(wù)質(zhì)量，特制定本檔案管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本物業(yè)公司全體保安人員檔案的管理。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須如實反映保安人員的基本情況、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)情況、考核結(jié)果等信息。2.完整性原則：全面收集保安人員各方面的資料，確保檔案內(nèi)容完整無缺。3.保密性原則：嚴(yán)格保護保安人員檔案信息的安全，防止信息泄露。4.動態(tài)管理原則：根據(jù)保安人員的工作變動、培訓(xùn)考核等情況，及時更新檔案內(nèi)容。二、檔案內(nèi)容（一）個人基本信息1.姓名、性別、出生日期、民族、籍貫：準(zhǔn)確記錄保安人員的基本身份信息。2.身份證號碼：確保身份證號碼的準(zhǔn)確性，作為唯一身份標(biāo)識。3.聯(lián)系方式：包括手機號碼、家庭住址等，以便及時聯(lián)系保安人員。（二）入職信息1.入職時間、入職崗位：明確保安人員的入職時間和所在崗位。2.入職手續(xù)辦理情況：記錄入職時提交的各類證件、表格等辦理情況。（三）培訓(xùn)記錄1.培訓(xùn)時間、培訓(xùn)內(nèi)容：詳細記錄參加各類保安業(yè)務(wù)培訓(xùn)的時間和具體內(nèi)容，如安全防范知識、消防知識、應(yīng)急處置技能等。2.培訓(xùn)考核結(jié)果：注明培訓(xùn)考核的成績或評定等級。（四）工作經(jīng)歷1.歷任工作崗位：按時間順序記錄保安人員曾經(jīng)工作過的崗位。2.各崗位工作起止時間：明確在每個崗位上的工作時間段。3.工作表現(xiàn)及獎懲情況：記錄在各崗位上的工作表現(xiàn)，包括獲得的獎勵和受到的處罰。（五）考核記錄1.月度考核結(jié)果：每月對保安人員的工作表現(xiàn)進行考核，記錄考核成績和評語。2.年度考核結(jié)果：綜合全年工作情況進行年度考核，記錄考核等級和總結(jié)評價。（六）獎懲記錄1.獎勵情況：詳細記錄獲得的各類獎勵，如優(yōu)秀保安獎、拾金不昧獎等，包括獎勵原因、頒獎單位和時間。2.處罰情況：記錄受到的處罰，如警告、罰款、辭退等，注明處罰原因和時間。（七）健康狀況1.入職體檢報告：記錄入職時的體檢結(jié)果，確保保安人員身體健康符合工作要求。2.定期健康檢查記錄：按規(guī)定定期進行健康檢查，記錄檢查結(jié)果。（八）其他重要信息1.特殊技能或資質(zhì)證書：如保安資格證、消防證等證書的復(fù)印件及有效期。2.重大事件記錄：記錄保安人員參與的重大安保任務(wù)及表現(xiàn)，或在工作中發(fā)生的重大事件。三、檔案建立與收集（一）入職建檔1.新保安人員入職時，人力資源部門負責(zé)發(fā)放《保安人員檔案信息登記表》，由本人如實填寫。2.入職人員需提交身份證、學(xué)歷證書、資格證書等相關(guān)證件的復(fù)印件，一并作為檔案資料。3.人力資源部門對填寫完整的登記表和提交的資料進行審核，無誤后建立個人檔案，并將檔案移交至保安管理部門。（二）資料補充與更新1.保安管理部門在日常工作中，如發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)容有遺漏或需要更新的，及時通知相關(guān)人員補充或更正。2.保安人員參加培訓(xùn)、考核、獎懲等活動后，相關(guān)部門應(yīng)及時將結(jié)果反饋至保安管理部門，由專人負責(zé)更新檔案。（三）檔案收集渠道1.人力資源部門負責(zé)收集入職相關(guān)資料。2.培訓(xùn)部門負責(zé)提供培訓(xùn)記錄。3.各保安隊隊長負責(zé)收集隊員的工作表現(xiàn)、獎懲情況等信息。4.財務(wù)部門負責(zé)提供涉及罰款等經(jīng)濟處罰的記錄。5.健康管理部門負責(zé)提供健康檢查報告。四、檔案整理與歸檔（一）分類整理1.保安管理部門收到檔案資料后，按照檔案內(nèi)容的類別進行分類，如個人基本信息、入職信息、培訓(xùn)記錄等。2.對每一類資料進行編號，以便于查找和管理。（二）裝訂成冊1.將分類整理好的資料按照順序依次裝訂，確保資料整齊、牢固。2.在每冊檔案的封面注明檔案編號、保安人員姓名、檔案類別等信息。（三）歸檔存放1.設(shè)立專門的檔案柜，按照檔案類別和編號順序存放檔案。2.建立檔案索引目錄，便于快速查找所需檔案。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.保安管理部門負責(zé)人、人力資源部門負責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)等因工作需要可查閱保安人員檔案。2.其他部門如需查閱檔案，需經(jīng)保安管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)，并說明查閱目的。（二）查閱流程1.查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱人員姓名、部門、查閱目的、查閱檔案名稱等信息。2.將申請表提交至保安管理部門負責(zé)人審批，批準(zhǔn)后由檔案管理人員提供檔案進行查閱。3.查閱人員應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。（三）借閱權(quán)限1.因特殊情況需要借閱檔案的，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，需重新辦理借閱手續(xù)。（四）借閱流程1.借閱人員填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，交至保安管理部門。2.保安管理部門檔案管理人員對申請表進行審核，無誤后辦理借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱登記表》，注明借閱人員姓名、部門、借閱檔案名稱、借閱時間、預(yù)計歸還時間等信息。3.借閱人員領(lǐng)取檔案后，應(yīng)妥善保管，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認真核對檔案內(nèi)容和完整性，確認無誤后在《檔案借閱登記表》上注明歸還時間，并辦理注銷借閱手續(xù)。六、檔案保管與保密（一）保管責(zé)任1.保安管理部門指定專人負責(zé)檔案的保管工作，確保檔案安全。2.檔案保管人員應(yīng)定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。（二）保管環(huán)境1.檔案存放地點應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，確保檔案不受損壞。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、除濕機、滅火器等。（三）保密措施1.檔案保管人員應(yīng)對檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)在現(xiàn)場監(jiān)督，防止查閱人員私自復(fù)制或傳播檔案信息。3.嚴(yán)禁在非工作時間查閱或借閱檔案。4.如發(fā)現(xiàn)檔案信息泄露，應(yīng)立即采取措施進行處理，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、檔案銷毀（一）銷毀條件1.保安人員離職、辭退、退休等原因不再在公司工作，且檔案保存期限已滿[X]年，可考慮銷毀檔案。2.檔案內(nèi)容因自然災(zāi)害、意外事故等原因損壞無法修復(fù)，且無保存價值的，可進行銷毀。（二）銷毀流程1.檔案保管人員提出檔案銷毀申請，填寫《檔案銷毀申請表》，注明擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.保安管理部門負責(zé)人對銷毀申請進行審核，審核通過后報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案保管人員會同相關(guān)部門人員共同對擬銷毀檔案進行清點、核對，確保銷毀檔案準(zhǔn)確無誤。4.采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M行銷毀，如粉碎、焚燒等，并在《檔案銷毀登記表》上記錄銷毀時間、地點