PAGE檔案保潔管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案保潔管理工作，確保檔案的完整、安全與有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有檔案保管場所及相關保潔作業(yè)活動。（三）基本原則1.預防為主原則：通過規(guī)范保潔操作流程和加強日常管理，預防檔案因保潔不當而受損。2.安全第一原則：在保潔過程中，始終將檔案安全放在首位，避免因保潔行為導致檔案丟失、損壞或信息泄露。3.科學規(guī)范原則：依據檔案保管的環(huán)境要求和保潔行業(yè)標準，制定科學合理的保潔管理制度和操作規(guī)范。二、檔案保潔管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定檔案保潔工作計劃和方案，并監(jiān)督實施。2.對檔案保潔人員進行培訓，使其熟悉檔案保管要求和保潔注意事項。3.定期檢查檔案保潔工作質量，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見。4.協(xié)調處理檔案保潔過程中出現(xiàn)的各類問題，確保檔案保潔工作順利進行。（二）保潔服務提供商職責1.按照公司檔案管理部門的要求，制定詳細的保潔作業(yè)計劃，明確保潔內容、流程和標準。2.配備專業(yè)的保潔人員，并確保其具備相應的保潔技能和檔案保護意識。3.對保潔人員進行定期培訓和考核，提高其業(yè)務水平和服務質量。4.負責保潔工具和清潔用品的采購、管理和使用，確保其符合檔案保潔要求。5.嚴格按照保潔作業(yè)計劃和標準進行操作，確保檔案保管場所的清潔衛(wèi)生，同時避免對檔案造成損害。6.定期向公司檔案管理部門匯報保潔工作情況，接受監(jiān)督檢查。（三）保潔人員職責1.遵守公司的各項規(guī)章制度，服從檔案管理部門和保潔服務提供商的工作安排。2.嚴格按照保潔作業(yè)流程和標準進行操作，確保檔案保管場所的清潔衛(wèi)生。3.愛護檔案保管場所的設施設備和檔案資料，在保潔過程中避免因操作不當導致?lián)p壞。4.發(fā)現(xiàn)檔案有異常情況或保潔過程中可能影響檔案安全的問題時，及時向檔案管理部門報告。5.保守檔案機密，不得泄露檔案內容和相關信息。三、檔案保潔作業(yè)流程與標準（一）日常保潔作業(yè)流程與標準1.準備工作保潔人員提前領取保潔工具和清潔用品，檢查工具是否完好，清潔用品是否符合要求。穿戴好工作服、工作帽和口罩，確保個人衛(wèi)生符合保潔作業(yè)要求。2.檔案保管場所清潔地面清潔：使用干凈的拖把或吸塵器，按照從里到外、從左到右的順序進行拖地或吸塵，避免揚塵。對于污漬較重的地方，先用適量的中性清潔劑進行擦拭，然后再用清水拖凈。桌面清潔：用干凈的抹布擦拭檔案架、辦公桌等表面，清除灰塵和雜物。擦拭時要注意力度適中，避免損壞桌面和檔案架。門窗清潔：使用專用的玻璃清潔劑和干凈的抹布擦拭門窗玻璃，使其光亮透明。擦拭窗框和窗臺時，要注意清除灰塵和污漬。通風口清潔：定期清理通風口的灰塵和雜物，確保通風良好。清理時要小心操作，避免灰塵掉落影響檔案。3.垃圾清理及時清理檔案保管場所內的垃圾，將垃圾裝入垃圾袋中扎緊。每天定時將垃圾袋運至指定的垃圾存放點，確保垃圾不堆積在檔案保管場所內。4.收尾工作保潔工作完成后，檢查保潔工具和清潔用品是否擺放整齊，將剩余的清潔用品妥善保管。關閉門窗、電器設備等，確保檔案保管場所安全。（二）定期保潔作業(yè)流程與標準1.準備工作除日常保潔準備工作外，還需準備好登高設備（如梯子）、大型清潔工具（如高壓水槍等）以及相應的防護用品。根據定期保潔的范圍和要求，制定詳細的作業(yè)計劃，明確各區(qū)域的保潔重點和時間安排。2.檔案保管場所全面清潔墻面清潔：使用干凈的濕抹布或專用清潔設備，輕輕擦拭墻面，清除灰塵和污漬。對于難以清除的污漬，可使用適量的中性清潔劑進行處理，但要注意避免清潔劑流淌到檔案上。檔案架清潔：先將檔案下架，放置在安全區(qū)域。然后用干凈的抹布擦拭檔案架的各個部位，包括架體、隔板、拉手等，清除灰塵和雜物。清潔完畢后，按照編號順序將檔案歸位。地面深度清潔：根據地面材質選擇合適的清潔方法。如地面為瓷磚，可使用適量的中性清潔劑和拖把進行深度擦拭；如地面為地毯，需使用專業(yè)的地毯清潔設備進行清洗，確保地毯干凈整潔，無異味。天花板清潔：使用登高設備，小心擦拭天花板上的灰塵和蜘蛛網。操作過程中要注意安全防護，避免發(fā)生意外。3.消毒殺菌根據檔案保管場所的實際情況，定期進行消毒殺菌工作?？蛇x用符合檔案保護要求的消毒劑，按照規(guī)定的濃度和方法進行操作。消毒區(qū)域包括地面、桌面、檔案架、門窗等，消毒后要確保通風良好，降低消毒劑殘留對檔案的影響。4.收尾工作對定期保潔工作進行全面檢查，確保各區(qū)域清潔達標，檔案擺放整齊。清理保潔工具和設備，妥善存放。對登高設備等進行檢查和維護，確保下次使用安全。向檔案管理部門匯報定期保潔工作情況，接受檢查和評估。（三）特殊情況保潔作業(yè)流程與標準1.檔案受到輕微污染發(fā)現(xiàn)檔案受到輕微污染后，立即報告檔案管理部門。在檔案管理部門的指導下，使用合適的清潔工具和方法進行處理。如檔案表面有灰塵，可使用干凈的軟毛刷輕輕刷去；如有少量污漬，可使用蘸有適量清水的干凈抹布輕輕擦拭。處理完畢后，對檔案進行檢查，確保其恢復原狀，不影響檔案的可讀性和完整性。2.檔案保管場所發(fā)生水浸等突發(fā)事件立即啟動應急預案，組織人員對檔案進行搶救。首先將檔案轉移至安全區(qū)域，避免檔案進一步受損。迅速清理積水，使用吸水設備吸干地面和檔案架上的水分。對受水浸的檔案進行逐一檢查和處理。對于水漬較輕的檔案，可采用自然晾干或低溫烘干的方法進行干燥處理；對于水漬嚴重或可能影響檔案內容的檔案，及時聯(lián)系專業(yè)的檔案修復機構進行處理。在事件處理完畢后，對檔案保管場所進行全面清潔和消毒，確保環(huán)境安全衛(wèi)生，符合檔案保管要求。四、檔案保潔工具與清潔用品管理（一）工具與用品采購1.檔案保潔工具和清潔用品的采購應遵循質量可靠、符合檔案保潔要求的原則。2.由保潔服務提供商根據檔案保潔作業(yè)計劃和實際需求，提出工具和用品的采購清單，報檔案管理部門審核。3.檔案管理部門對采購清單進行審核后，按照公司的采購流程進行采購。采購過程中要選擇信譽良好的供應商，確保所采購的工具和用品質量合格。（二）工具與用品驗收1.采購的檔案保潔工具和清潔用品到貨后，由檔案管理部門和保潔服務提供商共同進行驗收。2.驗收內容包括工具的規(guī)格、型號、質量以及清潔用品的成分、保質期等。確保所采購的工具和用品符合檔案保潔要求。3.對驗收合格的工具和用品進行登記入庫，建立詳細的臺賬記錄，包括名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購日期、保質期等信息。（三）工具與用品使用1.保潔人員應按照規(guī)定的操作方法和流程使用檔案保潔工具和清潔用品，確保其正確使用，發(fā)揮最佳清潔效果。2.對于不同類型的檔案保管場所和清潔任務，應選用合適的工具和用品。如擦拭檔案架應使用柔軟的抹布，清潔地面應根據地面材質選擇相應的清潔工具和清潔劑。3.在使用清潔用品時，要嚴格按照說明書的要求控制用量，避免浪費和對檔案造成損害。（四）工具與用品保管1.設立專門的工具和用品保管區(qū)域，保持保管區(qū)域干燥、通風良好。2.將檔案保潔工具和清潔用品分類存放，標識清晰，便于查找和使用。3.定期對工具和用品進行檢查和維護，確保工具完好無損，清潔用品在保質期內。對于損壞的工具要及時維修或更換，過期的清潔用品要及時清理。五、檔案保潔人員培訓與考核（一）培訓計劃1.檔案管理部門應制定年度檔案保潔人員培訓計劃，明確培訓內容、培訓時間和培訓方式。2.培訓內容包括檔案保管知識、保潔技能、檔案保護意識、安全知識等方面。3.培訓時間應根據保潔人員的工作安排和實際需求合理安排，確保培訓不影響正常的保潔工作。（二）培訓實施1.定期組織檔案保潔人員參加培訓課程，培訓方式可采用集中授課、現(xiàn)場演示、實際操作等多種形式。2.邀請檔案管理專家、保潔行業(yè)專業(yè)人士等進行授課，提高培訓的專業(yè)性和針對性。3.在培訓過程中，要注重與保潔人員的互動交流，及時解答他們在工作中遇到的問題。（三）考核機制1.建立檔案保潔人員考核機制，定期對保潔人員的工作表現(xiàn)和業(yè)務能力進行考核。2.考核內容包括保潔工作質量、檔案保護意識、遵守規(guī)章制度情況等方面。3.考核方式可采用日常檢查、定期評估、客戶反饋等多種形式。對考核合格的保潔人員給予適當?shù)莫剟?，對考核不合格的保潔人員進行相應的處罰，并要求其參加補考或重新培訓。六、檔案保潔工作監(jiān)督與檢查（一）日常監(jiān)督1.檔案管理部門安排專人對檔案保潔工作進行日常監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和糾正保潔過程中存在的問題。2.監(jiān)督人員應定期巡查檔案保管場所，檢查保潔工作質量是否符合標準，保潔人員是否遵守操作規(guī)程。3.對于發(fā)現(xiàn)的問題，要及時向保潔服務提供商或保潔人員提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到徹底解決。（二）定期檢查1.檔案管理部門每月組織一次對檔案保潔工作的全面檢查，檢查內容包括保潔作業(yè)流程執(zhí)行情況、檔案保管場所清潔衛(wèi)生狀況、工具與用品管理情況等。2.定期檢查可采用現(xiàn)場查看、查閱記錄、詢問保潔人員等方式進行。3.根據檢查結果，對保潔工作進行評估，總結經驗教訓，提出改進措施和建議。（三）不定期抽查1.檔案管理部門不定期對檔案保潔工作進行抽查，抽查范圍包括不同的檔案保管場所和保潔時段。2.抽查主要針對保潔工作中的重點環(huán)節(jié)和容易出現(xiàn)問題的區(qū)域，如檔案架清潔、檔案保護措施落實情況等。3.通過不定期抽查，及時發(fā)現(xiàn)保潔工作中的潛在問題，督促保潔服務提供商和保潔人員加強管理，提高保潔工作質量。七、檔案保潔工作記錄與檔案管理（一）工作記錄要求1.保潔服務提供商應建立完善的檔案保潔工作記錄制度，對每次保潔作業(yè)的情況進行詳細記錄。2.工作記錄內容包括保潔日期、保潔區(qū)域、保潔人員、保潔作業(yè)內容、使用的工具和清潔用品、發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況等。3.工作記錄應采用紙質或電子文檔的形式進行保存，確保記錄真實、完整、可追溯。（二）檔案管理