PAGE死亡檔案管理制度范本一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織死亡檔案的管理，確保死亡檔案的真實(shí)性、完整性和保密性，維護(hù)公司/組織及相關(guān)人員的合法權(quán)益，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部涉及員工、客戶、合作伙伴等各類與公司/組織有業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)的死亡檔案管理。（三）定義1.死亡檔案：指與公司/組織相關(guān)的人員死亡事件所涉及的各類文件、資料、記錄等信息的集合，包括但不限于死亡證明、相關(guān)處理記錄、家屬溝通文件等。2.檔案管理部門：負(fù)責(zé)公司/組織死亡檔案統(tǒng)一管理的部門，具體職責(zé)見后續(xù)規(guī)定。（四）管理原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格按照國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行死亡檔案管理。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，如實(shí)反映死亡事件的全貌。3.保密安全原則：對死亡檔案中的敏感信息進(jìn)行嚴(yán)格保密，防止信息泄露，確保檔案安全。4.規(guī)范有序原則：建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理流程，保證檔案的整理、存儲、查閱等工作規(guī)范有序。二、檔案收集（一）收集主體公司/組織內(nèi)涉及死亡事件處理的各部門，包括但不限于人力資源部門、行政部門、業(yè)務(wù)部門等，應(yīng)及時將與死亡事件相關(guān)的資料提交至檔案管理部門。（二）收集內(nèi)容1.基本信息：死者姓名、性別、年齡、身份證號、聯(lián)系方式、所屬部門/崗位等。2.死亡證明：由公安部門、醫(yī)療機(jī)構(gòu)等出具的正式死亡證明原件及復(fù)印件。3.事件經(jīng)過：詳細(xì)描述死亡事件發(fā)生的時間、地點(diǎn)、原因、經(jīng)過等情況的書面報(bào)告。4.處理記錄：包括公司/組織內(nèi)部針對死亡事件的處理流程、決策記錄、與相關(guān)人員溝通記錄等。5.家屬信息：死者家屬姓名、關(guān)系、聯(lián)系方式等，以及與家屬溝通的相關(guān)文件，如告知書、慰問記錄等。6.其他相關(guān)資料：如涉及保險(xiǎn)理賠、法律糾紛等相關(guān)的文件資料。（三）收集時間要求1.各部門在死亡事件發(fā)生后[X]個工作日內(nèi)，應(yīng)將初步收集到的資料提交至檔案管理部門。2.對于需要進(jìn)一步補(bǔ)充或核實(shí)的資料，各部門應(yīng)在接到檔案管理部門通知后的[X]個工作日內(nèi)完成提交。（四）收集流程1.涉及死亡事件處理的部門指定專人負(fù)責(zé)收集相關(guān)資料。2.收集人員對資料進(jìn)行初步整理，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。3.將整理好的資料提交至檔案管理部門，并填寫《死亡檔案資料交接清單》，雙方簽字確認(rèn)。三、檔案整理（一）整理人員檔案管理部門安排專人負(fù)責(zé)死亡檔案的整理工作。（二）整理標(biāo)準(zhǔn)1.分類整理：按照檔案內(nèi)容的性質(zhì)和類別進(jìn)行分類，如分為基本信息類、死亡證明類、事件經(jīng)過類等。2.編號標(biāo)識：為每份檔案或每組檔案賦予唯一的編號，便于查詢和管理。編號應(yīng)遵循一定的編碼規(guī)則，如年份+流水號等。3.資料排序：各類資料按照重要程度、時間順序等進(jìn)行排序，確保邏輯清晰。4.裝訂成冊：對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。裝訂時應(yīng)注意保護(hù)檔案內(nèi)容，避免損壞。（三）整理流程1.檔案管理人員接收各部門提交的死亡檔案資料后，首先對資料的完整性進(jìn)行檢查。2.按照整理標(biāo)準(zhǔn)對資料進(jìn)行分類、編號、排序等操作。3.將整理好的檔案資料裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號、年份等信息。4.建立電子檔案目錄，詳細(xì)記錄每份檔案的編號、名稱、內(nèi)容摘要、存放位置等信息，便于電子查詢。四、檔案存儲（一）存儲方式1.紙質(zhì)檔案：設(shè)立專門的檔案庫房，配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，將紙質(zhì)死亡檔案分類存放于檔案架上。2.電子檔案：采用安全可靠的電子存儲設(shè)備，如服務(wù)器、磁盤陣列等，對電子死亡檔案進(jìn)行存儲。同時，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，備份存儲于不同的物理位置。（二）存儲環(huán)境要求1.檔案庫房：溫度保持在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%范圍內(nèi)。2.電子存儲設(shè)備：具備良好的散熱、通風(fēng)條件，防止設(shè)備過熱損壞。同時，要做好防靜電、防雷擊等措施。（三）存儲期限1.一般情況下，死亡檔案的紙質(zhì)和電子版本應(yīng)長期保存。2.對于涉及法律糾紛、保險(xiǎn)理賠等有明確時效要求的檔案，按照相關(guān)要求保存至?xí)r效結(jié)束后[X]年。（四）存儲安全管理1.檔案庫房設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。檔案管理人員應(yīng)定期對庫房進(jìn)行巡查，確保檔案存儲安全。2.電子檔案存儲系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置多層安全防護(hù)機(jī)制，包括用戶認(rèn)證、數(shù)據(jù)加密、訪問權(quán)限控制等。定期對電子檔案進(jìn)行病毒查殺和數(shù)據(jù)完整性檢查。五、檔案查閱（一）查閱主體公司/組織內(nèi)部因工作需要查閱死亡檔案的人員，包括但不限于人力資源部門工作人員、法務(wù)人員、審計(jì)人員等。（二）查閱申請1.查閱人員需填寫《死亡檔案查閱申請表》，詳細(xì)說明查閱目的、查閱內(nèi)容、預(yù)計(jì)查閱時間等信息。2.將申請表提交至檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。審批通過后，檔案管理部門為查閱人員提供查閱服務(wù)。（三）查閱流程1.查閱人員憑審批通過的《死亡檔案查閱申請表》到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理人員根據(jù)查閱申請，在指定地點(diǎn)為查閱人員提供紙質(zhì)或電子檔案查閱服務(wù)。3.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的查閱時間內(nèi)完成查閱工作，不得擅自將檔案帶出指定查閱地點(diǎn)。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)按照檔案管理部門的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案管理人員，并在《死亡檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（四）查閱限制1.涉及個人隱私、商業(yè)機(jī)密等敏感信息的檔案內(nèi)容，未經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人和相關(guān)保密審批，不得對外泄露。2.嚴(yán)禁查閱人員對檔案進(jìn)行涂改、偽造、損毀等行為。六、檔案借閱（一）借閱主體公司/組織外部因特殊原因需要借閱死亡檔案的單位或個人，如司法機(jī)關(guān)、律師事務(wù)所等。（二）借閱申請1.借閱單位或個人需提交《死亡檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱目的、借閱期限、歸還方式等信息，并提供相關(guān)證明文件，如司法機(jī)關(guān)的立案通知書、律師事務(wù)所的授權(quán)委托書等。2.將申請表提交至公司/組織的法務(wù)部門進(jìn)行法律合規(guī)審查，審查通過后再提交至檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。（三）借閱流程1.借閱申請經(jīng)審批通過后，借閱單位或個人與檔案管理部門簽訂《死亡檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.檔案管理部門按照協(xié)議要求，為借閱單位或個人提供檔案借閱服務(wù)。借閱方式可根據(jù)實(shí)際情況選擇紙質(zhì)檔案借閱或電子檔案拷貝，但需確保借閱過程中的檔案安全和保密。3.借閱單位或個人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案。如需延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)審批后方可延長。4.檔案歸還時，檔案管理人員應(yīng)對檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱單位或個人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（四）借閱限制1.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，特殊情況需延長的，最長不得超過[X]個工作日。2.借閱的檔案僅限用于申請事由所規(guī)定的用途，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他非法目的。七、檔案保密（一）保密責(zé)任1.公司/組織所有涉及死亡檔案管理的人員，包括檔案管理人員、查閱人員、借閱人員等，均負(fù)有保密責(zé)任。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對檔案內(nèi)容進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。（二）保密措施1.對死亡檔案的存儲場所進(jìn)行物理隔離，限制無關(guān)人員進(jìn)入。2.在檔案查閱和借閱過程中，嚴(yán)格控制查閱和借閱范圍，對涉及敏感信息的部分進(jìn)行遮蓋或技術(shù)處理。3.對電子檔案進(jìn)行加密存儲，查閱和傳輸過程中采用加密技術(shù)，防止信息在網(wǎng)絡(luò)傳輸過程中被竊取。4.與檔案管理人員、查閱人員、借閱人員簽訂保密協(xié)議，明確保密義務(wù)和違約責(zé)任。（三）保密監(jiān)督1.公司/組織定期對死亡檔案保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.設(shè)立舉報(bào)渠道，鼓勵員工對違反保密制度的行為進(jìn)行舉報(bào)，對舉報(bào)屬實(shí)的給予獎勵。八、檔案銷毀（一）銷毀條件1.死亡檔案已超過規(guī)定的存儲期限，且不再有保存價值。2.因不可抗力等原因?qū)е聶n案損壞、遺失，無法繼續(xù)保存。（二）銷毀申請檔案管理部門根據(jù)銷毀條件，填寫《死亡檔案銷毀申請表》，詳細(xì)說明擬銷毀檔案的類別、數(shù)量、銷毀原因等信息，并提交至檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。（三）銷毀流程1.審批通過后，檔案管理部門安排專人負(fù)責(zé)檔案銷毀工作。2.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案內(nèi)容無法恢復(fù)。3.對于電子檔案，應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除軟件對存儲設(shè)備進(jìn)行多次擦除，確保數(shù)據(jù)徹底清除。4.在檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，并填寫《死亡檔案銷毀記錄》，記錄銷毀時間、地點(diǎn)、