PAGE學(xué)校檔案資料保管制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校檔案資料的科學(xué)管理，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門、各年級(jí)組、各班級(jí)及全體教職工在工作中形成的各類檔案資料的保管。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)校檔案資料實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案資料應(yīng)如實(shí)反映學(xué)校各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則：全面收集學(xué)校在教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中形成的各類檔案資料，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國家機(jī)密、學(xué)校機(jī)密和個(gè)人隱私的檔案資料進(jìn)行保密管理。5.便于利用原則：檔案資料的整理和保管應(yīng)便于查閱和利用，提高檔案的使用效率。二、檔案資料的分類與編號(hào)（一）分類學(xué)校檔案資料分為以下十大類：1.黨群工作類：包括學(xué)校黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作等方面的檔案資料。2.行政管理類：涵蓋學(xué)校行政事務(wù)管理、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度等檔案。3.教學(xué)管理類：涉及教學(xué)計(jì)劃、課程安排、教學(xué)改革、學(xué)生成績管理等教學(xué)相關(guān)檔案。4.學(xué)生管理類：包含學(xué)生學(xué)籍管理、獎(jiǎng)懲情況、綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)等檔案資料。5.教師業(yè)務(wù)類：有教師教學(xué)成果、科研項(xiàng)目、培訓(xùn)進(jìn)修等方面的檔案。6.后勤管理類：包括校園建設(shè)、物資采購、財(cái)務(wù)管理、后勤服務(wù)等檔案。7.安全保衛(wèi)類：涉及學(xué)校安全制度、安全檢查記錄、突發(fā)事件處理等檔案。8.校產(chǎn)管理類：主要是學(xué)校固定資產(chǎn)登記、使用情況、維護(hù)記錄等檔案。9.招生就業(yè)類：包含招生計(jì)劃、錄取情況、畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)與服務(wù)等檔案。10.聲像實(shí)物類：如學(xué)校重大活動(dòng)照片、錄像、榮譽(yù)證書、紀(jì)念品等檔案。（二）編號(hào)1.每大類檔案資料按照二級(jí)類目進(jìn)行細(xì)分，并依次編號(hào)。例如，教學(xué)管理類下的教學(xué)計(jì)劃編號(hào)為JXGL01，課程安排編號(hào)為JXGL02等。2.編號(hào)采用阿拉伯?dāng)?shù)字，按照順序依次排列，以便于管理和查找。3.對(duì)于同一類目中的不同檔案資料，根據(jù)其形成時(shí)間或重要程度等因素進(jìn)行編號(hào)區(qū)分。三、檔案資料的收集（一）收集范圍1.學(xué)校各部門在履行職責(zé)過程中形成的文件、報(bào)告、報(bào)表、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)等各類紙質(zhì)和電子資料。2.教師在教學(xué)、科研活動(dòng)中產(chǎn)生的教案、講稿、課件、科研論文、項(xiàng)目申報(bào)書、結(jié)題報(bào)告等資料。3.學(xué)生的學(xué)籍檔案、成績單、獎(jiǎng)懲材料、社會(huì)實(shí)踐報(bào)告、畢業(yè)論文等資料。4.學(xué)校舉辦各類活動(dòng)（如運(yùn)動(dòng)會(huì)、文藝演出、學(xué)術(shù)講座等）形成的照片、錄像、音頻、活動(dòng)方案、總結(jié)等資料。5.學(xué)校與上級(jí)主管部門、其他單位往來的文件、函件、協(xié)議、合同等資料。6.學(xué)校獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等實(shí)物資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或銷毀。3.對(duì)于電子檔案資料，應(yīng)確保其存儲(chǔ)格式的通用性和可讀性，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.各部門在工作結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將相關(guān)檔案資料整理匯總，移交學(xué)校檔案管理部門。（三）收集時(shí)間1.日常工作中形成的檔案資料，應(yīng)在工作完成后的一周內(nèi)收集整理并移交。2.學(xué)期末，各部門應(yīng)將本學(xué)期形成的檔案資料進(jìn)行全面整理，于學(xué)期結(jié)束后的兩周內(nèi)移交學(xué)校檔案管理部門。3.年度終了，各部門應(yīng)將全年形成的檔案資料進(jìn)行匯總整理，于次年一月底前移交學(xué)校檔案管理部門。四、檔案資料的整理（一）整理原則1.遵循檔案資料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史連貫性。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于檔案的保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索利用，采用統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)和編號(hào)方法。（二）整理方法1.紙質(zhì)檔案資料的整理：按照分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案資料進(jìn)行分類，將同一類目的檔案資料集中在一起。對(duì)每份檔案資料進(jìn)行編號(hào)，并在首頁右上角加蓋編號(hào)章。去除檔案資料中的金屬物（如訂書釘、回形針等），對(duì)破損或褪色的文件進(jìn)行修復(fù)。按照文件的形成時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列，編寫頁碼。填寫檔案資料目錄，包括編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，并裝訂成冊(cè)。2.電子檔案資料的整理：按照分類標(biāo)準(zhǔn)建立電子文件夾，將電子檔案資料分類存儲(chǔ)在相應(yīng)的文件夾中。對(duì)電子檔案資料進(jìn)行命名，命名規(guī)則應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，體現(xiàn)文件的主要內(nèi)容和形成時(shí)間，如“[部門名稱][文件題名][日期].格式”。建立電子檔案資料索引目錄，記錄文件的編號(hào)、題名、存儲(chǔ)路徑等信息，便于檢索。定期對(duì)電子檔案資料進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。五、檔案資料的保管（一）保管場(chǎng)所1.學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案資料。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度計(jì)等設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案資料應(yīng)采用密集架或檔案柜進(jìn)行存放，按照分類編號(hào)順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案資料應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.聲像實(shí)物類檔案資料應(yīng)根據(jù)其特點(diǎn)進(jìn)行妥善保管。照片、錄像等資料應(yīng)分類整理，存儲(chǔ)在光盤或硬盤等存儲(chǔ)介質(zhì)上，并注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息；榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等實(shí)物應(yīng)專柜存放，并建立實(shí)物檔案，記錄其來源、頒發(fā)時(shí)間、保管情況等信息。（三）保管期限1.學(xué)校檔案資料的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案資料主要包括學(xué)校的重要?dú)v史文件、規(guī)章制度、重大活動(dòng)記錄、教職工和學(xué)生的重要人事檔案等。長期保管的檔案資料保管期限為30年，主要包括學(xué)校的教學(xué)、科研、管理等方面的重要文件和資料。短期保管的檔案資料保管期限為10年，主要包括學(xué)校一般性的工作文件和資料。2.各部門應(yīng)根據(jù)檔案資料的實(shí)際情況，準(zhǔn)確確定其保管期限，并在檔案資料整理時(shí)注明。（四）檔案資料的鑒定與銷毀1.學(xué)校檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案資料進(jìn)行鑒定，確定檔案資料是否仍有保存價(jià)值。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門和人員組成鑒定小組進(jìn)行。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案資料的保管期限、內(nèi)容重要性、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素進(jìn)行綜合評(píng)估，提出鑒定意見。3.對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案資料，應(yīng)填寫《檔案資料銷毀審批表》，經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。4.檔案資料的銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案資料的徹底銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案資料名稱、數(shù)量等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。六、檔案資料的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案資料的利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和學(xué)校的相關(guān)規(guī)定。2.服務(wù)教學(xué)科研原則：充分發(fā)揮檔案資料的作用，為學(xué)校的教學(xué)、科研和管理工作提供有力支持。3.方便快捷原則：簡(jiǎn)化檔案資料利用手續(xù)，提高利用效率，為利用者提供方便快捷的服務(wù)。（二）利用方式1.查閱：利用者可到學(xué)校檔案管理部門查閱紙質(zhì)檔案資料。查閱時(shí)，應(yīng)填寫《檔案資料查閱登記表》，注明查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內(nèi)容等信息。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。2.借閱：對(duì)于確需借閱檔案資料的利用者，應(yīng)填寫《檔案資料借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)學(xué)校檔案管理部門審批。借閱期限一般不超過兩周，特殊情況需延長借閱期限的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管檔案資料，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改、損壞或丟失。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案資料。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)填寫《檔案資料復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等信息，經(jīng)學(xué)校檔案管理部門審批后，由檔案管理人員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案資料應(yīng)加蓋學(xué)校檔案管理部門的印章，并注明復(fù)制日期。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案資料利用登記制度，對(duì)每一次檔案資料的利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用方式、利用內(nèi)容等信息。利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以便日后查閱和統(tǒng)計(jì)分析。七、檔案資料的統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案資料的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況。2.檔案資料的數(shù)量、種類、保管期限等情況。3.檔案資料的鑒定、銷毀情況。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案資料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)周期為月度、季度和年度。2.統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)采用手工記錄和計(jì)算機(jī)管理相結(jié)合的方式，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、及時(shí)。3.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容填寫，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后上報(bào)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)主管部門。八、檔案資料管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)學(xué)校檔案資料的管理工作，制定檔案管理工作計(jì)劃和規(guī)章制度，并組織實(shí)施。2.組織檔案資料的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化。3.負(fù)責(zé)檔案管理部門人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和工作能力。4.定期檢查檔案資料的保管情況，確保檔案資料的安全。5.協(xié)調(diào)學(xué)校各部門之間的檔案管理工作，解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問題。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案資料的日常收集、整理、保管、編目等工作，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。2.按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對(duì)檔案資料進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂、上架等操作，便于檔案資料的查找和利用。3.負(fù)責(zé)檔案資料的借閱、查閱登記和利用服務(wù)工作，為利用