PAGE空港園區(qū)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強空港園區(qū)檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于空港園區(qū)內各部門、入駐企業(yè)以及與園區(qū)相關的各類活動所形成的檔案管理。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指在空港園區(qū)規(guī)劃、建設、運營、管理等活動中直接形成的，對園區(qū)發(fā)展具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：園區(qū)檔案工作實行集中統(tǒng)一領導，由園區(qū)檔案管理部門歸口管理園區(qū)各類檔案。2.真實性原則：確保檔案內容真實可靠，如實反映園區(qū)各項活動的實際情況。3.完整性原則：全面收集、整理園區(qū)在各個階段形成的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及園區(qū)機密、商業(yè)秘密等重要檔案進行妥善保管，防止泄露。5.便利性原則：檔案管理應便于檔案的收集、整理、保管、查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門園區(qū)設立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)檔案管理人員，負責園區(qū)檔案管理工作的組織、協(xié)調和指導。其主要職責包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定園區(qū)檔案管理制度并組織實施。2.負責園區(qū)各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作。3.建立健全園區(qū)檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案利用效率。4.開展檔案編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為園區(qū)決策、管理和發(fā)展提供參考依據(jù)。5.對園區(qū)各部門和入駐企業(yè)的檔案工作進行監(jiān)督、檢查和指導，組織檔案業(yè)務培訓。6.做好檔案的安全保管工作，確保檔案的實體安全和信息安全，定期對檔案保管狀況進行檢查，對破損、褪色等檔案及時進行修復和復制。（二）各部門及入駐企業(yè)職責1.各部門和入駐企業(yè)應明確一名負責人分管檔案工作，配備專（兼）職檔案人員，負責本部門（企業(yè)）檔案的收集、整理、保管和移交等工作。2.按照園區(qū)檔案管理部門的要求，做好本部門（企業(yè)）各類文件材料的形成、積累和歸檔工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)。3.嚴格遵守園區(qū)檔案管理制度，按時向園區(qū)檔案管理部門移交應歸檔的檔案，并積極配合檔案管理部門的各項工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.園區(qū)規(guī)劃、建設方面：包括園區(qū)總體規(guī)劃、詳細規(guī)劃、土地出讓合同、建設項目立項批復、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、工程設計圖紙、施工文件、竣工驗收文件等。2.園區(qū)運營管理方面：包括園區(qū)管理機構的設立、變更文件，園區(qū)各項管理制度、規(guī)定、辦法，園區(qū)經(jīng)濟發(fā)展數(shù)據(jù)統(tǒng)計報表，園區(qū)招商引資項目資料，園區(qū)企業(yè)入駐、變更、退出相關文件，園區(qū)與政府部門、企業(yè)、社會組織等的往來文件，園區(qū)舉辦的各類會議、活動文件資料等。3.園區(qū)設施設備管理方面：包括園區(qū)基礎設施、公共服務設施、信息化設施等的采購合同、安裝調試文件、使用維護記錄、維修改造文件等。4.園區(qū)安全管理方面：包括園區(qū)安全管理制度、應急預案、安全檢查記錄、事故處理文件等。5.園區(qū)環(huán)境保護方面：包括園區(qū)環(huán)境監(jiān)測報告、污染防治措施文件、環(huán)保設施運行記錄等。6.入駐企業(yè)相關檔案：包括企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、公司章程、財務報表、生產(chǎn)經(jīng)營記錄、技術研發(fā)文件、知識產(chǎn)權文件等。（二）收集要求1.各部門和入駐企業(yè)應按照檔案形成規(guī)律和歸檔要求，及時收集本部門（企業(yè)）在各項活動中形成的文件材料，確保檔案的齊全完整。2.對重要文件材料應實行雙套制或多套制保存，其中一套紙質檔案應進行數(shù)字化處理，納入園區(qū)檔案管理信息系統(tǒng)。3.收集的文件材料應字跡清晰、簽署完備、格式規(guī)范，載體應符合耐久性要求，禁止使用易褪色、易變質的書寫材料。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進行分類整理，同一全宗內的檔案應保持相對統(tǒng)一的分類標準。3.檔案整理應做到分類科學、排列有序、編號規(guī)范、編目準確。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度保管期限機構（問題）進行分類，對每份文件進行編號、編目，填寫卷內文件目錄和備考表，裝訂成卷。2.科技檔案：按照項目分類，對項目文件進行編號、編目，繪制項目檔案分類編號索引圖，建立項目檔案卷內目錄和備考表，根據(jù)項目進展情況及時整理歸檔。3.會計檔案：按照會計憑證、會計賬簿、財務報告等類別，按年度保管期限進行整理，裝訂成冊，編制會計檔案目錄。4.電子檔案：按照電子文件的類別、年度、保管期限等進行分類存儲，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案的可讀性和可利用性。同時，對電子檔案應進行備份保存，防止數(shù)據(jù)丟失。四、檔案的歸檔與移交（一）歸檔期限1.文書檔案應在次年上半年完成歸檔工作。2.科技檔案應在項目竣工驗收后三個月內完成歸檔。3.會計檔案應在會計年度終了后，由財務部門保管一年，期滿后移交檔案管理部門保管。4.電子檔案應隨紙質檔案同步歸檔，或在相關業(yè)務活動結束后及時歸檔。（二）歸檔程序1.各部門和入駐企業(yè)的檔案人員對收集整理好的檔案進行自查，確保檔案的質量符合要求。2.填寫檔案移交清單，詳細注明檔案的名稱、數(shù)量、起止時間、保管期限等信息。3.將檔案移交清單及檔案一并提交給園區(qū)檔案管理部門，雙方辦理交接手續(xù)，簽字確認。（三）移交要求1.移交的檔案應齊全完整，整理規(guī)范，編目清晰。2.檔案移交清單應一式兩份，雙方各執(zhí)一份，作為檔案交接的憑證。3.對移交過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時協(xié)商解決，確保檔案順利移交。五、檔案的保管（一）保管場所園區(qū)檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備、防盜設備、溫濕度控制設備等，確保檔案的安全保管。檔案庫房應保持清潔、整齊，通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質檔案應分類存放于檔案柜中，排列有序，便于查找。對珍貴檔案和易損檔案應采取特殊保護措施，如專柜存放、復制備份等。2.電子檔案應存儲在專用的存儲設備上，實行異地備份存儲，定期進行數(shù)據(jù)維護和檢查，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.對聲像檔案、實物檔案等應根據(jù)其特點，采取相應的保管方式，如錄音帶、錄像帶應定期進行轉錄，實物檔案應妥善包裝、標識，存放于專門的陳列室或庫房。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映園區(qū)主要職能活動和基本歷史面貌的，對園區(qū)發(fā)展有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映園區(qū)一般工作活動，在較長時間內對園區(qū)工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映園區(qū)一般性工作活動，在較短時間內對園區(qū)工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。（四）檔案清查1.檔案管理部門應定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案保管中存在的問題。2.清查內容包括檔案的數(shù)量、質量、保管狀況、利用情況等，對清查結果應進行詳細記錄，并形成清查報告。3.對清查中發(fā)現(xiàn)的檔案丟失、損壞、霉變等情況，應及時查明原因，采取補救措施，并向上級主管部門報告。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應嚴格遵守國家法律法規(guī)和園區(qū)檔案管理制度，確保檔案利用的合法性和規(guī)范性。2.服務園區(qū)發(fā)展原則：檔案利用應緊密圍繞園區(qū)發(fā)展的中心工作，為園區(qū)決策、管理、科研、生產(chǎn)經(jīng)營等提供有效服務。3.方便利用原則：簡化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率，為利用者提供便捷的服務。4.保密原則：在檔案利用過程中，應嚴格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息不被泄露。（二）利用范圍1.園區(qū)內部各部門因工作需要查閱檔案的，可直接到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.入駐企業(yè)因生產(chǎn)經(jīng)營、項目申報、資質認證等需要查閱與本企業(yè)相關檔案的，應向園區(qū)檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準后辦理查閱手續(xù)。3.政府部門、社會組織因履行職能、開展調研等需要查閱園區(qū)檔案的，應按照規(guī)定程序辦理查閱手續(xù)。4.涉及園區(qū)歷史研究、文化宣傳等方面需要查閱檔案的，應經(jīng)園區(qū)檔案管理部門審核同意，并報園區(qū)相關領導批準后辦理查閱手續(xù)。（三）利用方式1.查閱：利用者可直接到檔案管理部門查閱紙質檔案或電子檔案，檔案管理人員應提供必要的協(xié)助和指導。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應妥善保管借閱的檔案，不得轉借、涂改、污損、丟失，按期歸還。3.復制：利用者如需復制檔案，應填寫復制申請表，注明復制檔案的內容、用途、數(shù)量等，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后辦理復制手續(xù)。復制檔案應使用檔案管理部門統(tǒng)一提供的設備和材料，確保復制件與原件一致。（四）利用登記檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對檔案利用情況進行詳細記錄，包括利用者姓名、單位、利用時間、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱及數(shù)量、復制檔案的內容及數(shù)量等信息。利用登記記錄應妥善保存，以備查詢。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應遵循全面審查、歷史地看問題、以辯證唯物主義和歷史唯物主義為指導的原則，準確判定檔案的價值，確保既不丟失有保存價值的檔案，又不保留已失去保存價值的檔案。（二）鑒定組織園區(qū)成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門代表、檔案專家等組成。鑒定工作小組負責對到期檔案進行鑒定，提出存毀意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對每份檔案進行逐件審查，分析其內容和形式，判斷其價值。2.綜合分析法：結合園區(qū)發(fā)展歷史、檔案形成規(guī)律、利用需求等因素，對檔案進行綜合分析，確定其存毀。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行鑒定，形成檔案鑒定意見書，明確需銷毀檔案的名稱、數(shù)量及銷毀原因等。2.將檔案鑒定意見書報園區(qū)主管領導審批。3.經(jīng)批準后，檔案管理部門編制檔案銷毀清冊，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀時間等信息。檔案銷毀清冊應一式兩份，一份留