PAGE檔案安全保管相關(guān)制度一、總則（一）目的為加強公司檔案的安全保管，確保檔案的完整性、準確性和保密性，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、歸檔、保管、利用等過程中的相關(guān)活動。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案安全放在首位，采取有效措施防止檔案的損壞、丟失、泄露等情況發(fā)生。2.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。3.科學(xué)管理原則：運用科學(xué)的方法和技術(shù)手段，對檔案進行分類、整理、存儲和檢索，提高檔案管理效率和質(zhì)量。4.方便利用原則：在確保檔案安全的前提下，充分考慮檔案利用的需求，提供便捷的服務(wù)，使檔案能夠更好地為公司發(fā)展服務(wù)。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案收集、整理、歸檔工作，確保檔案的質(zhì)量。3.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的電子化管理。4.負責檔案的安全保管，定期對檔案進行檢查、清點和維護，確保檔案的安全。5.按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用登記工作。6.組織開展檔案鑒定、銷毀工作，確保檔案的時效性和有效性。7.負責檔案管理人員的培訓(xùn)和考核，提高檔案管理隊伍的業(yè)務(wù)水平。（二）各部門職責1.明確本部門檔案管理工作的責任人，負責本部門檔案的收集、整理、歸檔工作。2.按照公司檔案管理制度的要求，及時將本部門形成的各類檔案移交至檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的協(xié)助。4.對本部門檔案的安全保管負責，不得擅自銷毀、涂改、丟失檔案。（三）檔案管理人員職責1.認真學(xué)習(xí)和貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等。3.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。4.按照規(guī)定為檔案利用者提供查閱、借閱服務(wù)，做好登記和跟蹤工作，確保檔案的正確使用和及時歸還。5.積極參與檔案信息化建設(shè)，錄入和維護檔案信息，提高檔案管理的信息化水平。6.保守檔案機密，不得泄露檔案內(nèi)容。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、章程、紀要等文件。3.公司員工的人事檔案、工資檔案、培訓(xùn)檔案等。4.公司的財務(wù)檔案，包括會計憑證、賬簿、報表等。5.公司的工程檔案，包括項目規(guī)劃、設(shè)計、施工、驗收等各個環(huán)節(jié)的文件。6.其他具有保存價值的檔案材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責檔案的收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.檔案收集人員應(yīng)按照檔案分類標準，對收集到的檔案進行初步分類和整理，剔除重復(fù)、無用的材料。3.對于重要的檔案材料，應(yīng)及時進行備份，防止原件丟失或損壞。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、時間、內(nèi)容等因素進行分類，一般分為文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、聲像檔案等類別。2.編號：為每一份檔案編制唯一的編號，以便于管理和查找。編號應(yīng)遵循一定的規(guī)則，具有系統(tǒng)性和邏輯性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，以便于快速檢索和利用。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固，便于長期保存。四、檔案的歸檔與移交（一）歸檔要求1.各部門應(yīng)在每年年底前，將本年度形成的檔案進行整理歸檔，并編制檔案移交清單。2.歸檔的檔案應(yīng)符合整理要求，文件材料齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步歸檔，確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性。（二）移交程序1.各部門檔案管理人員將整理好的檔案及移交清單一并提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的檔案進行審核，核對檔案的數(shù)量、質(zhì)量和完整性，如發(fā)現(xiàn)問題及時通知移交部門進行整改。3.審核無誤后，檔案管理部門與移交部門辦理檔案交接手續(xù)，雙方簽字確認。五、檔案的保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品、檔案密集架等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案分類順序存放在檔案密集架上，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.聲像檔案應(yīng)按照載體類型分別存放，并做好標識和保護措施。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司的重要規(guī)章制度、年度財務(wù)報告、重大項目文件、營業(yè)執(zhí)照等。3.長期保管的檔案保管期限為16年至50年，主要包括一般性的文件、合同、協(xié)議等。4.短期保管的檔案保管期限為15年以下，主要包括臨時性的文件、報表等。（四）定期檢查與維護1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行檢查，一般每季度檢查一次，重點檢查檔案的保管狀況、有無損壞、丟失等情況。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時采取措施進行處理，如修復(fù)損壞的檔案、更換防蟲藥品等。3.每年應(yīng)對檔案進行一次全面的清點，核對檔案的數(shù)量、編號、保管期限等信息，確保檔案的準確性。4.定期對檔案庫房的設(shè)施設(shè)備進行維護和保養(yǎng)，確保其正常運行。六、檔案的利用（一）查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保檔案的安全和正確使用。3.如需借閱檔案，借閱人員應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、復(fù)印、摘錄、銷毀檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔相應(yīng)的責任。（二）檔案復(fù)制1.因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途、份數(shù)等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定對復(fù)制的檔案進行審核，確保復(fù)制內(nèi)容的準確性和合法性。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，并注明“復(fù)制件”字樣。3.復(fù)制檔案的費用由申請部門承擔。（三）檔案統(tǒng)計與分析1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用統(tǒng)計制度，定期對檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進行統(tǒng)計分析。2.通過檔案利用統(tǒng)計分析，了解公司各部門對檔案的需求情況，為檔案管理工作的改進提供依據(jù)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、各部門檔案工作負責人以及相關(guān)專業(yè)人員組成。鑒定工作小組負責對到期檔案進行鑒定，提出檔案銷毀意見。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限和實際價值，對檔案進行鑒定。已超過保管期限且確無保存價值的檔案，可予以銷毀。2.對涉及公司商業(yè)秘密、知識產(chǎn)權(quán)、個人隱私等重要信息的檔案，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行管理，不得隨意銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行逐一審核，確定銷毀清單。2.銷毀清單經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案管理部門組織實施銷毀工作。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認。4.銷毀工作完成后，應(yīng)將銷毀清單存檔，作為檔案管理工作的重要記錄。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司提供便捷、高效的檔案服務(wù)。（二）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實現(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括文件題名、日期、保管期限、密級、來源等信息。2.檔案檢索：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、題名、日期、保管期限等進行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.檔案借閱：實現(xiàn)檔案借閱流程的電子化管理，包括借閱申請、審批、登記、歸還等環(huán)節(jié)。4.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全性和保密性。5.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)：定期對檔案數(shù)據(jù)進行備份，并具備數(shù)據(jù)恢復(fù)功能，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）電子檔案管理要求1.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步整理、歸檔，確保電子檔案的準確性和完整性。2.電子檔案應(yīng)采用通用的文件格式進行存儲，如PDF、DOC、XLS等，確保文件的可讀性。3.對電子檔案應(yīng)進行分類存儲，建立清晰的目錄結(jié)構(gòu)，便于管理和查找。4.定期對電子檔案進行檢查和維護，確保電子檔案的安全性和可用性。九、保密與安全管理（一）保密制度1.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守公司的保密制度，保守檔案機密，不得泄露檔案內(nèi)容。2.對涉及公司商業(yè)秘密、知識產(chǎn)權(quán)、個人隱私等重要信息的檔案，應(yīng)采取嚴格的保密措施，限制查閱和使用范圍。3.在檔案利用過程中，檔案管理人員應(yīng)監(jiān)督利用人員的行為，防止檔案信息的泄露。（二）安全管理制度1.加強檔案庫房及周邊環(huán)境的安全管理，安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，確保檔案庫房的安全。2.嚴格執(zhí)行檔案出入庫登記制度，對檔案的出