PAGE檔案管理制度2014一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司/組織的檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實、完整、準(zhǔn)確原則。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)，保證檔案內(nèi)容真實、完整、準(zhǔn)確，如實反映公司/組織的工作活動和歷史面貌。3.方便利用原則。檔案管理應(yīng)充分考慮利用需求，提供便捷的查閱和利用條件，提高檔案的利用效率。4.安全保密原則。加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案的安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息的泄露。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理公司/組織的檔案工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司/組織檔案管理制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、分類、編目、裝訂、保管公司/組織的各類檔案，確保檔案的齊全、完整和系統(tǒng)。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行鑒定和銷毀。5.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計工作，及時準(zhǔn)確地統(tǒng)計檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息。6.加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高員工的檔案意識和檔案管理水平。8.負(fù)責(zé)與上級檔案管理部門及其他相關(guān)單位的檔案業(yè)務(wù)聯(lián)系和交流。三、檔案的分類及編號（一）檔案分類1.文書檔案：包括公司/組織的各類文件、通知、報告、請示、批復(fù)、會議紀(jì)要等。2.人事檔案：包括員工的個人基本信息、履歷、考核、任免、獎懲、工資待遇等方面的檔案材料。3.財務(wù)檔案：包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等財務(wù)方面的檔案材料。4.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)性質(zhì)和特點，分為不同類型的業(yè)務(wù)檔案，如市場營銷檔案、生產(chǎn)管理檔案、質(zhì)量管理檔案、技術(shù)研發(fā)檔案等。5.基建檔案：包括公司/組織的基本建設(shè)項目的規(guī)劃、設(shè)計、施工、竣工驗收等方面的檔案材料。6.設(shè)備檔案：包括公司/組織的各類設(shè)備的購置、安裝、調(diào)試、維修、保養(yǎng)等方面的檔案材料。7.聲像檔案：包括照片、錄音、錄像等聲像資料。8.電子檔案：包括以電子數(shù)據(jù)形式存儲的各類文件、資料、信息等。（二）檔案編號1.檔案編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和擴(kuò)展性的原則。2.文書檔案編號：采用年度保管期限流水號的形式，如“2014永久001”。3.人事檔案編號：按照員工的工號進(jìn)行編號。4.財務(wù)檔案編號：根據(jù)會計年度和檔案類別進(jìn)行編號，如“2014年會計憑證001”。5.業(yè)務(wù)檔案編號：根據(jù)業(yè)務(wù)類型和檔案形成時間進(jìn)行編號，如“市場營銷檔案2014001”。6.基建檔案編號：按照項目名稱和檔案形成階段進(jìn)行編號，如“[項目名稱]規(guī)劃設(shè)計001”。7.設(shè)備檔案編號：根據(jù)設(shè)備型號和檔案形成時間進(jìn)行編號，如“[設(shè)備型號]2014001”。8.聲像檔案編號：采用年度類別流水號的形式，如“2014照片001”。9.電子檔案編號：與相應(yīng)的紙質(zhì)檔案編號一致，并在編號后加注“（電子）”字樣，如“2014永久001（電子）”。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案材料的及時、完整收集。2.檔案形成部門應(yīng)在工作活動結(jié)束后，按照檔案管理部門的要求，及時將辦理完畢的檔案材料整理歸檔，并移交檔案管理部門。3.對于重要活動、重大項目等形成的檔案，檔案形成部門應(yīng)提前通知檔案管理部門，共同做好檔案的收集工作。4.檔案管理部門應(yīng)定期對各部門的檔案收集情況進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，確保檔案收集工作的順利進(jìn)行。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到檔案材料后，應(yīng)按照檔案分類方案進(jìn)行分類整理。2.文書檔案應(yīng)按照文件的形成時間、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類，同一類別的文件應(yīng)按照發(fā)文順序或重要程度進(jìn)行排列。3.人事檔案應(yīng)按照檔案材料的類別進(jìn)行分類整理，如履歷類、考核類、任免類等，每類材料應(yīng)按照時間順序排列。4.財務(wù)檔案應(yīng)按照會計憑證、賬簿、報表等類別進(jìn)行分類整理，會計憑證應(yīng)按照編號順序裝訂成冊。5.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)特點和檔案形成規(guī)律進(jìn)行分類整理，如市場營銷檔案可按照客戶檔案、市場調(diào)研報告、營銷活動策劃等類別進(jìn)行分類。6.基建檔案應(yīng)按照項目建設(shè)階段進(jìn)行分類整理，如規(guī)劃設(shè)計、施工、竣工驗收等階段的檔案分別整理。7.設(shè)備檔案應(yīng)按照設(shè)備型號和檔案形成時間進(jìn)行分類整理，同一設(shè)備的檔案材料應(yīng)集中在一起。8.聲像檔案應(yīng)按照照片、錄音、錄像等類別進(jìn)行分類整理，并注明拍攝時間、地點、人物等信息。9.電子檔案應(yīng)按照與紙質(zhì)檔案對應(yīng)的分類方法進(jìn)行分類整理，并建立電子檔案目錄。五、檔案的保管（一）檔案保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案編號順序排列上架保管，便于查閱和利用。2.人事檔案應(yīng)建立專門的人事檔案庫，采用密集架存放，實行一人一檔的管理方式。3.財務(wù)檔案應(yīng)按照會計年度和檔案類別分別存放，會計憑證應(yīng)裝訂成冊，裝盒保管。4.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)特點和檔案數(shù)量，采用不同的保管方式，如集中存放、分類存放等。5.基建檔案應(yīng)按照項目名稱和檔案形成階段分別存放，便于項目檔案的查閱和利用。6.設(shè)備檔案應(yīng)按照設(shè)備型號和檔案形成時間分別存放，同一設(shè)備的檔案材料應(yīng)集中在一起。7.聲像檔案應(yīng)按照照片、錄音、錄像等類別分別存放，并建立相應(yīng)的檢索目錄。8.電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放保管。（三）檔案保管期限1.文書檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案主要是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的重要文件；長期保管的檔案保管期限為16年至50年；短期保管的檔案保管期限為15年以下。2.人事檔案的保管期限為員工離職后5年。3.財務(wù)檔案的保管期限按照國家有關(guān)財務(wù)檔案管理的規(guī)定執(zhí)行。4.業(yè)務(wù)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案等的保管期限根據(jù)其重要程度和實際需要確定。5.聲像檔案的保管期限根據(jù)其反映的內(nèi)容和價值確定。6.電子檔案的保管期限與相應(yīng)的紙質(zhì)檔案保管期限一致。（四）檔案保管期限的鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案是否仍有保存價值。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門和人員組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、價值、利用情況等因素，對檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見。4.對仍有保存價值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對已失去保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.查閱重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。2.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽換、污損等。3.如需復(fù)印、拍照、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（三）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、復(fù)印、拍照、摘錄等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。2.登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人員姓名、所在部門、查閱檔案名稱、查閱目的、利用方式等。3.檔案利用登記應(yīng)定期進(jìn)行統(tǒng)計分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作組織1.檔案鑒定工作由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織，成立檔案鑒定小組。2.檔案鑒定小組應(yīng)由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員、檔案管理人員等組成。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.檔案鑒定應(yīng)依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合公司/組織的實際情況進(jìn)行。2.鑒定檔案時，應(yīng)從檔案的內(nèi)容、價值、保管期限等方面進(jìn)行全面審查，確定檔案是否仍有保存價值。（三）銷毀程序1.對已失去保存價值的檔案，檔案鑒定小組應(yīng)提出銷毀意見，報公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案管理部門應(yīng)按照批準(zhǔn)的銷毀意見，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員共同監(jiān)銷。4.監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，確保檔案銷毀工作的真實性和準(zhǔn)確性。5.檔案銷毀后，應(yīng)將《檔案銷毀清冊》永久保存。八、檔案的統(tǒng)計與移交（一）檔案統(tǒng)計1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計報表應(yīng)及時、準(zhǔn)確、完整地報送公司/組織領(lǐng)導(dǎo)和上級檔案管理部門。3.檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)作為檔案管理工作決策的重要依據(jù)，為檔案資源的優(yōu)化配置提供參考。（二）檔案移交1.公司/組織因機(jī)構(gòu)調(diào)整、