PAGE文書檔案內(nèi)部控制制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文書檔案管理，確保文書檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，規(guī)范公司文書檔案內(nèi)部控制流程，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在文書檔案形成、收集、整理、歸檔、保管、利用等過程中的內(nèi)部控制管理。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，確保文書檔案管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.完整性原則：涵蓋公司各類業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文書檔案，保證檔案的全面性和系統(tǒng)性。3.準(zhǔn)確性原則：文書檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確反映公司業(yè)務(wù)實(shí)際情況，數(shù)據(jù)和信息可靠。4.安全性原則：采取有效措施保障文書檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。5.有效利用原則：建立便捷的檔案利用機(jī)制，提高檔案利用效率，為公司決策、業(yè)務(wù)開展等提供有力支持。二、文書檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司文書檔案管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的文書檔案收集、整理、歸檔等工作，提供業(yè)務(wù)培訓(xùn)和咨詢服務(wù)。3.集中統(tǒng)一管理公司各類文書檔案，包括紙質(zhì)檔案和電子檔案，進(jìn)行分類、編號(hào)、存儲(chǔ)等操作。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用，定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保檔案實(shí)體安全；對(duì)電子檔案進(jìn)行加密存儲(chǔ)、備份等，保障信息安全。6.根據(jù)公司需求，提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，并對(duì)利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。7.按照國家有關(guān)規(guī)定和公司要求，做好檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案的時(shí)效性和合規(guī)性。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文書檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整、準(zhǔn)確。2.明確專人負(fù)責(zé)本部門檔案管理工作，按照公司檔案管理制度和流程要求，及時(shí)將整理好的檔案移交公司檔案管理部門。3.在日常工作中，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理規(guī)定，妥善保管本部門產(chǎn)生的各類文件資料，防止丟失、損壞等情況發(fā)生。4.根據(jù)工作需要，向公司檔案管理部門提出檔案查閱、借閱申請，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）員工個(gè)人職責(zé)1.員工應(yīng)妥善保管本人在工作中形成的各類文件資料，按照公司檔案管理要求及時(shí)整理并移交部門檔案管理人員。2.積極配合公司檔案管理工作，遵守檔案管理制度和流程，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。3.在工作中需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后在指定地點(diǎn)查閱，并做好查閱記錄。三、文書檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司各類會(huì)議文件，包括會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議、紀(jì)要等。2.公司內(nèi)部發(fā)布的各類規(guī)章制度、辦法、細(xì)則、通知、通報(bào)等文件。3.公司對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、意向書、委托書等法律文件。4.公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)表、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、調(diào)研資料等。5.公司員工的任免、獎(jiǎng)懲、考核、培訓(xùn)等人事文件。6.公司財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表等財(cái)務(wù)文件。7.公司工程建設(shè)、設(shè)備采購、技術(shù)研發(fā)等項(xiàng)目文件，包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、施工方案、驗(yàn)收報(bào)告等。8.公司與上級(jí)主管部門、政府部門、合作伙伴等往來的文件，包括請示、報(bào)告、函件、批復(fù)等。9.其他具有保存價(jià)值的文件資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確文件資料收集責(zé)任人，及時(shí)收集本部門產(chǎn)生的各類文件，確保文件不遺漏、不丟失。2.對(duì)于外來文件，如上級(jí)部門文件、合作單位函件等，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)登記、簽收，并按照要求進(jìn)行傳閱、處理，處理完畢后及時(shí)移交檔案管理部門。3.文件收集應(yīng)保持原始性和完整性，不得擅自修改、刪減文件內(nèi)容。對(duì)于重要文件的草稿、修改稿等，也應(yīng)一并收集保存。4.電子文件應(yīng)按照規(guī)定格式和命名規(guī)則進(jìn)行收集，確保文件內(nèi)容清晰、可讀，并做好備份存儲(chǔ)。（三）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值和保管期限進(jìn)行整理。2.按照文書檔案的類別和保管期限，將文件分為不同的類別，如黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、財(cái)務(wù)管理類、人事管理類等。3.同一類別的文件按照時(shí)間順序排列，對(duì)于有特定編號(hào)或順序的文件，應(yīng)按照原順序排列。4.每份文件應(yīng)編制清晰、準(zhǔn)確的頁碼，確保文件順序連貫，便于查閱和管理。（四）整理方法1.紙質(zhì)文件整理：去除文件上的金屬物，如訂書釘、回形針等；對(duì)破損文件進(jìn)行修補(bǔ)；按照文件的類別和順序進(jìn)行裝訂，一般采用左側(cè)裝訂方式，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不影響文件的閱讀和使用。2.電子文件整理：按照公司制定的電子文件分類方案，對(duì)電子文件進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)；對(duì)電子文件進(jìn)行命名，文件名應(yīng)包含文件主題、日期、作者等關(guān)鍵信息，便于識(shí)別和檢索；定期對(duì)電子文件進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。四、文書檔案歸檔（一）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在每年年底前，將本年度整理好的文書檔案移交公司檔案管理部門歸檔。2.對(duì)于重要文件、緊急文件或隨時(shí)產(chǎn)生隨時(shí)需要?dú)w檔的文件，應(yīng)及時(shí)移交檔案管理部門歸檔。（二）歸檔流程1.各部門檔案管理人員按照檔案管理部門規(guī)定的格式填寫檔案移交清單，詳細(xì)列出移交檔案的類別、數(shù)量、起止日期等信息。2.將整理好的檔案及檔案移交清單一并提交給公司檔案管理部門。3.檔案管理部門接收檔案后，對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性進(jìn)行審核，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)通知移交部門進(jìn)行整改。4.審核無誤后，檔案管理部門在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，并將檔案按照規(guī)定的分類和編號(hào)方式進(jìn)行存儲(chǔ)。（三）歸檔要求1.歸檔的文件應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，符合整理要求，文件材料應(yīng)真實(shí)可靠，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。2.歸檔的文件應(yīng)進(jìn)行分類、編號(hào)，編號(hào)應(yīng)連續(xù)、唯一，便于識(shí)別和查詢。檔案編號(hào)應(yīng)包含年度、類別、保管期限、順序號(hào)等信息。3.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同時(shí)歸檔，電子檔案的存儲(chǔ)格式應(yīng)符合公司規(guī)定，且應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案與紙質(zhì)檔案的對(duì)應(yīng)關(guān)系，便于查找和利用。五、文書檔案保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備良好的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等，確保檔案安全保管。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案類別、保管期限進(jìn)行分類存放，上架排列，便于查找和管理。2.對(duì)于珍貴、易損的檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如使用專柜存放、進(jìn)行復(fù)制備份等。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，如磁帶、光盤、硬盤等，并進(jìn)行定期備份。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。4.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫時(shí)間、保管期限、存放位置等信息，便于對(duì)檔案進(jìn)行跟蹤和管理。（三）定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查，對(duì)重點(diǎn)檔案或易損檔案應(yīng)增加檢查頻次。2.檢查內(nèi)容包括檔案的實(shí)體狀況，如是否有破損、霉變、蟲蛀等情況；檔案的存儲(chǔ)環(huán)境，如溫濕度是否符合要求；檔案的數(shù)量和編號(hào)是否準(zhǔn)確等。3.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如對(duì)破損檔案進(jìn)行修復(fù)、對(duì)受潮檔案進(jìn)行干燥處理、對(duì)丟失檔案進(jìn)行查找等，并做好檢查記錄。六、文書檔案利用（一）利用申請1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交給公司檔案管理部門。3.檔案管理部門對(duì)查閱申請進(jìn)行審核，審核通過后安排查閱，并告知查閱人查閱地點(diǎn)和注意事項(xiàng)。（二）利用方式1.查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔和完好，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.檔案管理部門應(yīng)按照查閱申請表的要求，為查閱人提供必要的協(xié)助，如查找檔案、提供復(fù)印件等。（三）借閱管理1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱人應(yīng)按照約定的時(shí)間歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。4.借閱人應(yīng)對(duì)借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴(kuò)大利用范圍，不得在檔案上進(jìn)行任何形式的修改或損壞。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（四）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)每一次檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記。2.登記內(nèi)容包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、所在部門、查閱（借閱）目的、查閱（借閱）內(nèi)容、歸還日期等信息。3.定期對(duì)檔案利用登記情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，掌握檔案利用動(dòng)態(tài)，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、文書檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和公司檔案管理制度，對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，確保檔案的真實(shí)性、完整性和有效性。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、準(zhǔn)確判定的原則，充分考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值。（二）鑒定組織1.公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、各部門檔案管理人員代表、相關(guān)業(yè)務(wù)專家等組成。2.檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和方案，組織實(shí)施檔案鑒定工作，并對(duì)鑒定結(jié)果進(jìn)行審核和審批。（三）鑒定流程1.檔案管理部門根據(jù)檔案保管期限和實(shí)際情況，提出需要鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定工作小組對(duì)清單中的檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、形式等因素，綜合判斷檔案的價(jià)值。3.對(duì)于確定失去保存價(jià)值的檔案，鑒定工作小組應(yīng)填寫檔案銷毀審批表，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。4.檔案銷毀審批表經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。（四）銷毀方