PAGE醫(yī)院檔案工作規(guī)章制度一、總則1.目的為加強醫(yī)院檔案工作，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，有效保護和利用檔案，為醫(yī)院各項工作提供有力支持，特制定本規(guī)章制度。2.適用范圍本規(guī)章制度適用于醫(yī)院各科室、部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的行為規(guī)范。3.檔案定義本規(guī)章制度所指檔案是醫(yī)院在醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等各項活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案管理職責(zé)1.檔案管理部門職責(zé)負責(zé)制定和完善醫(yī)院檔案工作規(guī)章制度，并組織實施。集中統(tǒng)一管理醫(yī)院各類檔案，對檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用等工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和全院員工的檔案意識。參與醫(yī)院重大活動、重要項目檔案的形成、整理和歸檔工作。2.各科室、部門職責(zé)負責(zé)本科室、部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。明確一名兼職檔案員，負責(zé)本科室、部門檔案工作的日常管理，并接受醫(yī)院檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。按照醫(yī)院檔案管理規(guī)定，及時將本科室、部門形成的檔案移交醫(yī)院檔案管理部門集中保管。積極配合醫(yī)院檔案管理部門開展檔案利用工作，提供所需的檔案資料。三、檔案的收集與整理1.收集范圍醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案：包括病歷、診斷報告、檢查檢驗結(jié)果、手術(shù)記錄、護理記錄等。教學(xué)檔案：教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、教案、課件、學(xué)生成績、實習(xí)資料等?？蒲袡n案：科研項目申請書、研究方案、實驗數(shù)據(jù)、論文發(fā)表、科研成果等。行政管理檔案：醫(yī)院文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財務(wù)檔案、設(shè)備檔案、基建檔案等。其他檔案：醫(yī)院外事活動、宣傳資料、捐贈檔案等。2.收集要求各科室、部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案形成規(guī)律和收集范圍，及時收集本科室、部門在各項活動中形成的檔案材料，確保檔案的齊全完整。對重要會議、重大活動、重點項目等形成的檔案，應(yīng)指定專人負責(zé)跟蹤收集，確保檔案材料的及時、準(zhǔn)確歸檔。收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、格式規(guī)范、簽署完備，禁用鉛筆、圓珠筆書寫，嚴(yán)禁使用易褪色的書寫材料。3.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。按照檔案的類別、年度、保管期限等進行分類整理，編制分類方案和編號體系。歸檔文件應(yīng)齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪色的文件應(yīng)予復(fù)制。整理后的檔案應(yīng)編制卷內(nèi)目錄、備考表等，填寫規(guī)范、準(zhǔn)確。四、檔案的鑒定與保管期限1.鑒定原則根據(jù)醫(yī)院檔案的保存價值，按照國家有關(guān)規(guī)定和醫(yī)院實際情況，對檔案進行科學(xué)鑒定。堅持全面的歷史觀點，從文件的形成背景、內(nèi)容、形式等方面綜合分析判斷其保存價值。準(zhǔn)確劃分檔案的保管期限，避免保管期限劃分過寬或過窄。2.保管期限劃分永久保管：凡是反映醫(yī)院主要職能活動和基本歷史面貌的，對醫(yī)院工作、國家建設(shè)和歷史研究有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。定期保管：分為30年、10年。反映醫(yī)院一般工作活動，在一定時期內(nèi)對醫(yī)院工作有查考利用價值的檔案，列為定期保管。3.鑒定程序醫(yī)院檔案管理部門定期組織檔案鑒定工作，成立由檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)人員和醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)組成的鑒定小組。鑒定小組按照鑒定原則和保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，對已到保管期限的檔案進行逐卷鑒定，提出存毀意見。對擬銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，經(jīng)醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)審批后進行銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。五、檔案的保管1.保管場所醫(yī)院應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品、檔案裝具等。2.檔案裝具檔案應(yīng)采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案盒、檔案柜等裝具進行保管，檔案盒應(yīng)按照檔案類別、年度、保管期限等進行編號，檔案柜應(yīng)排列有序，便于查找。檔案裝具應(yīng)定期進行檢查和維護，確保其完好無損。3.檔案保管要求檔案應(yīng)分類存放，不同類別、年度、保管期限的檔案應(yīng)分開存放，便于管理和查找。檔案應(yīng)排列整齊，編號清晰，標(biāo)識明確，便于識別和統(tǒng)計。檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行清點、核對，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。對破損、褪色、字跡模糊等檔案，應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的質(zhì)量。六、檔案的統(tǒng)計與檢索1.統(tǒng)計工作醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，并定期向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計報表。檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，統(tǒng)計報表應(yīng)按時報送，不得虛報、瞞報、漏報。2.檢索工具醫(yī)院應(yīng)建立健全檔案檢索體系，編制多種形式的檢索工具，如案卷目錄、全宗指南、分類索引、主題索引、電子檢索系統(tǒng)等，方便檔案的查找和利用。檢索工具應(yīng)及時更新，確保其準(zhǔn)確性和完整性。3.電子檢索系統(tǒng)醫(yī)院應(yīng)加快檔案信息化建設(shè)，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲和檢索利用。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能，確保檔案信息的安全、高效利用。七、檔案的利用1.利用原則醫(yī)院檔案的利用應(yīng)遵循合法、合理、保密的原則，在確保檔案安全的前提下，為醫(yī)院各項工作提供有效服務(wù)。利用檔案應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自查閱、借閱、復(fù)制檔案。2.利用方式查閱：因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在科室、部門負責(zé)人簽字同意后，到醫(yī)院檔案管理部門查閱。查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理人員指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》一式兩份，經(jīng)所在科室、部門負責(zé)人和醫(yī)院檔案管理部門負責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案時，應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。復(fù)制：因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，經(jīng)所在科室、部門負責(zé)人簽字同意后，到醫(yī)院檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制檔案時，應(yīng)使用檔案管理部門統(tǒng)一提供的設(shè)備和紙張，確保復(fù)制件與原件一致。3.利用登記醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復(fù)制等情況進行詳細登記，登記內(nèi)容包括利用時間、利用人姓名、所在科室、利用目的、檔案名稱、數(shù)量等。檔案利用登記應(yīng)及時、準(zhǔn)確、完整，登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢。八、檔案的保密與安全1.保密制度醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，履行保密職責(zé)，確保檔案信息的安全。對涉及國家機密、醫(yī)院商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得對外公布或提供給無關(guān)人員。檔案管理人員在檔案管理工作中，應(yīng)嚴(yán)格遵守操作規(guī)程，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。2.安全措施醫(yī)院應(yīng)加強檔案安全管理，建立健全檔案安全管理制度，制定安全防范措施，確保檔案的實體安全和信息安全。檔案庫房應(yīng)安裝防盜報警裝置、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案庫房的安全。檔案管理人員應(yīng)定期對檔案庫房進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好檢查記錄。對電子檔案應(yīng)采取安全備份措施，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應(yīng)加強對電子檔案管理系統(tǒng)的安全防護，防止黑客攻擊、病毒感染等安全事故的發(fā)生。九、檔案工作人員職責(zé)1.檔案管理人員職責(zé)熱愛檔案工作，遵守檔案工作紀(jì)律，保守檔案機密。負責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用等。熟悉檔案業(yè)務(wù)知識，掌握檔案管理技能，不斷提高檔案管理水平。積極參與檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理。協(xié)助醫(yī)院各科室、部門做好檔案工作，提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)。2.兼職檔案員職責(zé)負責(zé)本科室、部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。按照醫(yī)院檔案管理規(guī)定，及時將本科室、部門形成的檔案移交醫(yī)院檔案管理部門集中保管。協(xié)助醫(yī)院檔案管理部門開展檔案利用工作，提供所需的檔案資料