PAGE檔案歸檔通報(bào)制度范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，提高檔案利用效率，特制定本檔案歸檔通報(bào)制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、歸檔及利用過程中的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集公司在經(jīng)營管理、業(yè)務(wù)活動(dòng)等過程中產(chǎn)生的各類檔案，保證檔案的齊全完整。3.準(zhǔn)確性原則：檔案的整理、分類、編號等應(yīng)準(zhǔn)確無誤，便于查找和利用。4.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司制定的檔案管理制度進(jìn)行操作。5.及時(shí)性原則：各部門應(yīng)及時(shí)將檔案整理歸檔，避免積壓延誤，確保檔案信息的時(shí)效性。二、檔案歸檔的范圍與要求（一）文件材料歸檔范圍1.行政管理類公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，包括營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會(huì)決議等。公司各項(xiàng)規(guī)章制度、管理辦法、通知、通報(bào)等文件。公司會(huì)議文件，如會(huì)議紀(jì)要、決議、記錄等。公司行政事務(wù)處理文件，如請示、報(bào)告、批復(fù)、函件等。公司人事管理文件，包括員工招聘、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲、任免、調(diào)動(dòng)、離職等相關(guān)材料。公司財(cái)務(wù)管理文件，如財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、審計(jì)報(bào)告、會(huì)計(jì)憑證、賬簿等。公司資產(chǎn)管理文件，如固定資產(chǎn)登記、清查、處置等相關(guān)材料。公司對外聯(lián)絡(luò)文件，如與上級主管部門、政府部門、合作伙伴、客戶等的往來信函、合同協(xié)議等。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營類市場調(diào)研與分析報(bào)告、營銷策劃方案、銷售合同、訂單等文件。產(chǎn)品研發(fā)與生產(chǎn)文件，包括產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件、生產(chǎn)計(jì)劃、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。采購與供應(yīng)鏈管理文件，如采購合同、供應(yīng)商評估報(bào)告、物流配送記錄等。項(xiàng)目管理文件，包括項(xiàng)目立項(xiàng)申請、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收報(bào)告等?？蛻舴?wù)文件，如客戶投訴處理記錄、客戶滿意度調(diào)查結(jié)果等。3.技術(shù)研發(fā)類科研項(xiàng)目申報(bào)書、研究報(bào)告、技術(shù)方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、技術(shù)總結(jié)等文件。專利申請文件、商標(biāo)注冊文件、著作權(quán)登記文件等知識(shí)產(chǎn)權(quán)相關(guān)材料。技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、操作規(guī)程等文件。技術(shù)交流與合作文件，如技術(shù)協(xié)議、合作項(xiàng)目報(bào)告等。4.其他類公司獲得的榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、獎(jiǎng)勵(lì)文件等。公司舉辦或參加的各類活動(dòng)的相關(guān)文件，如活動(dòng)方案、活動(dòng)記錄、照片、視頻等。公司員工的個(gè)人業(yè)務(wù)成果材料，如發(fā)表的論文、著作、發(fā)明創(chuàng)造等。（二）歸檔要求1.文件材料應(yīng)齊全完整：各部門應(yīng)確保收集到的文件材料涵蓋業(yè)務(wù)活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)，不得遺漏重要信息。2.文件材料應(yīng)真實(shí)有效：歸檔的文件材料必須是經(jīng)過正式審批、簽署或執(zhí)行的原件，復(fù)印件應(yīng)注明出處并加蓋相關(guān)部門印章。3.文件材料應(yīng)分類清晰：按照檔案的形成來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，便于查找和管理。4.文件材料應(yīng)整理規(guī)范：對歸檔的文件材料進(jìn)行編號、編目、裝訂等整理工作，確保整齊、美觀、易于查閱。5.電子文件應(yīng)符合格式要求：電子文件應(yīng)采用通用的格式存儲(chǔ)，如PDF、DOC、XLS等，并確保文件內(nèi)容完整、可讀。同時(shí)，應(yīng)建立電子文件的備份制度，防止數(shù)據(jù)丟失。三、檔案歸檔的流程與職責(zé)（一）檔案形成與收集1.各部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)過程中應(yīng)及時(shí)形成各類文件材料，并指定專人負(fù)責(zé)收集和整理。2.收集的文件材料應(yīng)包括原件、復(fù)印件、電子文檔等多種形式，確保檔案信息的完整性。（二）檔案整理與分類1.收集到的文件材料應(yīng)按照檔案歸檔范圍進(jìn)行分類整理，同一類別的文件應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列。2.對文件材料進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的標(biāo)識(shí)和查找。3.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、文件名稱、日期、來源、保管期限等信息，確保目錄清晰準(zhǔn)確。（三）檔案裝訂與編目1.對整理好的文件材料進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于翻閱和保存。2.在裝訂后的文件材料上加蓋檔案章，注明檔案編號、保管期限等信息。3.根據(jù)檔案目錄，將裝訂好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案編號、檔案名稱、保管期限等信息。（四）檔案移交與歸檔1.各部門整理好的檔案應(yīng)定期移交至公司檔案室，移交時(shí)應(yīng)填寫檔案移交清單，清單應(yīng)包括檔案編號、檔案名稱、數(shù)量、移交日期等信息。2.檔案室接收檔案后，應(yīng)進(jìn)行核對和驗(yàn)收，確保檔案的齊全完整、整理規(guī)范。對不符合要求的檔案，應(yīng)及時(shí)退回原部門進(jìn)行整改。3.檔案室對接收的檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號、編目，并按照檔案保管期限進(jìn)行分類存放，建立檔案管理臺(tái)賬，記錄檔案的接收、查閱、借閱、銷毀等情況。（五）職責(zé)分工1.各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的形成、收集、整理和初步分類工作。明確檔案管理人員，確保檔案工作的順利開展。按照規(guī)定的時(shí)間和要求將整理好的檔案移交至公司檔案室。2.檔案室負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理，包括檔案的接收、整理、保管、查閱、借閱、銷毀等工作。制定檔案管理制度和操作規(guī)程，指導(dǎo)各部門檔案工作的開展。定期對檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。3.公司領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)審批檔案管理制度和重要檔案的保管期限。監(jiān)督檔案工作的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決檔案工作中出現(xiàn)的問題。四、檔案通報(bào)制度（一）通報(bào)目的通過建立檔案通報(bào)制度，及時(shí)向公司各部門及員工通報(bào)檔案歸檔情況，提高檔案管理的透明度，促進(jìn)檔案工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，確保檔案信息的有效利用。（二）通報(bào)內(nèi)容1.檔案歸檔進(jìn)度：定期通報(bào)各部門檔案歸檔的完成情況，包括已歸檔檔案的數(shù)量、類別、保管期限等信息。2.檔案質(zhì)量情況：對各部門歸檔檔案的質(zhì)量進(jìn)行檢查和評估，通報(bào)存在的問題及整改要求，如文件材料不齊全、整理不規(guī)范、編號錯(cuò)誤等。3.檔案利用情況：統(tǒng)計(jì)和分析檔案的查閱、借閱情況，向各部門通報(bào)檔案的利用頻率和利用效果，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。（三）通報(bào)方式1.定期通報(bào)：每月或每季度以書面報(bào)告的形式向公司各部門通報(bào)檔案歸檔情況，報(bào)告內(nèi)容應(yīng)包括上述通報(bào)內(nèi)容的詳細(xì)信息。2.專題通報(bào)：針對檔案管理工作中出現(xiàn)的重大問題或重要事項(xiàng)，及時(shí)發(fā)布專題通報(bào)，向相關(guān)部門和員工傳達(dá)信息，提出要求和措施。3.內(nèi)部網(wǎng)站通報(bào)：在公司內(nèi)部網(wǎng)站設(shè)立檔案管理專欄，定期發(fā)布檔案歸檔通報(bào)信息，方便員工查閱和了解檔案工作動(dòng)態(tài)。（四）通報(bào)對象公司各部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員。（五）通報(bào)反饋1.各部門應(yīng)認(rèn)真閱讀檔案通報(bào)內(nèi)容，對通報(bào)中提出的問題及時(shí)進(jìn)行整改，并將整改情況在規(guī)定時(shí)間內(nèi)反饋至檔案室。2.檔案室對各部門的反饋情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保問題得到有效解決。對整改不力的部門，將進(jìn)行再次通報(bào)，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行督促。五、檔案查閱與借閱制度（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案室查閱。2.公司外部人員查閱檔案的，應(yīng)持單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)，檔案室應(yīng)安排專人陪同，并對查閱情況進(jìn)行記錄。（二）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。2.檔案借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱的檔案應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、復(fù)印、拍照、摘錄檔案內(nèi)容。如因工作需要確需復(fù)印、拍照、摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案室同意，并在規(guī)定的范圍內(nèi)使用。（三）查閱與借閱登記檔案室應(yīng)建立檔案查閱與借閱登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄查閱與借閱的日期、申請人、檔案名稱、查閱或借閱期限等信息。查閱與借閱登記臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行核對和清理，確保賬實(shí)相符。（四）歸還與清點(diǎn)借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，歸還時(shí)，檔案室應(yīng)對檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。六、檔案保管與保護(hù)制度（一）保管環(huán)境1.檔案室應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防火、防蟲、防盜等條件，確保檔案的安全保存。2.檔案架應(yīng)排列整齊，檔案應(yīng)分類存放，便于查找和管理。同時(shí)，應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清理和盤點(diǎn)，確保檔案的存放有序。（二）保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。具體保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況確定，保管期限屆滿后，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。（三）檔案鑒定與銷毀1.公司應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否需要繼續(xù)保存。鑒定工作應(yīng)由檔案室牽頭，組織相關(guān)部門人員參加。2.對已過保管期限且無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清單上簽字確認(rèn)。3.檔案銷毀過程中產(chǎn)生的相關(guān)記錄，如銷毀清單、監(jiān)銷記錄等，應(yīng)作為檔案進(jìn)行保存。（四）檔案數(shù)字化管理1.為提高檔案利用效率，公司應(yīng)逐步推進(jìn)檔案數(shù)字化管理工作，將重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，并建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步管理，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔