PAGE綜合檔案歸檔接收制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司綜合檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各類綜合檔案的歸檔接收管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司綜合檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則歸檔的檔案應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)工作活動(dòng)的實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的完整性。3.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保密措施，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案歸檔范圍（一）行政管理類檔案1.公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，包括營業(yè)執(zhí)照、公司章程、組織機(jī)構(gòu)代碼證等。2.公司年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。3.公司會(huì)議記錄、紀(jì)要，重要會(huì)議的決議、決定等。4.公司內(nèi)部規(guī)章制度、辦法、細(xì)則等。5.公司發(fā)文、收文、簽報(bào)、請示、批復(fù)等文件。6.公司各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表、數(shù)據(jù)資料等。7.公司印章使用記錄、介紹信存根等。8.公司人事檔案，包括員工入職、離職、調(diào)動(dòng)、晉升、獎(jiǎng)懲等相關(guān)材料。9.公司培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)總結(jié)等。10.公司安全管理文件，包括安全制度、安全檢查記錄、事故報(bào)告等。11.公司后勤管理文件，包括辦公用品采購、固定資產(chǎn)管理、車輛管理等相關(guān)材料。（二）業(yè)務(wù)經(jīng)營類檔案1.市場調(diào)研報(bào)告、市場分析資料等。2.銷售合同、訂單、協(xié)議等業(yè)務(wù)合同類文件。3.采購合同、供應(yīng)商資料、采購訂單等采購業(yè)務(wù)相關(guān)文件。4.生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)報(bào)表、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等生產(chǎn)業(yè)務(wù)文件。5.研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、研發(fā)成果報(bào)告、技術(shù)資料等研發(fā)業(yè)務(wù)文件。6.客戶資料，包括客戶基本信息、客戶需求記錄、客戶反饋等。7.業(yè)務(wù)往來函件、傳真、電子郵件等。8.招投標(biāo)文件，包括招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書等。（三）財(cái)務(wù)審計(jì)類檔案1.財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告。2.會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料。3.財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、內(nèi)部審計(jì)資料等。4.稅務(wù)申報(bào)資料、稅務(wù)審計(jì)報(bào)告等。5.資金往來記錄、銀行對(duì)賬單等。（四）工程建設(shè)類檔案1.工程項(xiàng)目立項(xiàng)文件，包括項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目批復(fù)等。2.工程設(shè)計(jì)文件，包括初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)等。3.工程招投標(biāo)文件，包括招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書等。4.工程合同，包括建設(shè)工程施工合同、監(jiān)理合同、設(shè)備采購合同等。5.工程施工過程中的各類文件，包括施工組織設(shè)計(jì)、施工日志、工程變更記錄、工程質(zhì)量驗(yàn)收報(bào)告等。6.工程竣工驗(yàn)收文件，包括竣工驗(yàn)收報(bào)告、竣工決算報(bào)告、工程竣工圖等。（五）其他類檔案1.公司獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯等。2.公司參加的各類活動(dòng)的相關(guān)資料，包括活動(dòng)方案、活動(dòng)照片、活動(dòng)總結(jié)等。3.公司與外部單位簽訂的合作協(xié)議、合作項(xiàng)目資料等。4.公司歷史沿革資料、大事記等。三、檔案歸檔要求（一）文件材料的收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集工作，確保文件材料的齊全、完整。2.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)及時(shí)收集并移交檔案管理部門，不得積壓或丟失。3.員工在工作中形成的文件材料，應(yīng)按照規(guī)定及時(shí)整理并移交所在部門。（二）文件材料的整理1.歸檔的文件材料應(yīng)進(jìn)行分類整理，按照檔案歸檔范圍的類別進(jìn)行劃分。2.每份文件材料應(yīng)保持其完整性，不得隨意拆分、裁剪或涂改。3.文件材料應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列，便于查閱和檢索。4.對(duì)于紙張破損、字跡模糊的文件材料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的質(zhì)量。（三）文件材料的裝訂1.歸檔的文件材料應(yīng)進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保管和查閱。2.裝訂時(shí)應(yīng)去除文件材料上的金屬物，如訂書釘、回形針等。3.對(duì)于紙張較大的文件材料，應(yīng)進(jìn)行折疊，使其大小與檔案盒規(guī)格相符。（四）文件材料的編目1.歸檔的文件材料應(yīng)編制目錄，目錄應(yīng)包括文件編號(hào)、文件名稱、日期、責(zé)任者等內(nèi)容。2.目錄應(yīng)打印或書寫清晰，一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨(dú)成冊。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)編制電子目錄，與紙質(zhì)目錄相對(duì)應(yīng)。（五）文件材料的裝盒1.整理好的文件材料應(yīng)裝入檔案盒，檔案盒應(yīng)標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。2.檔案盒內(nèi)的文件材料應(yīng)排列整齊，不得倒置或混裝。3.每個(gè)檔案盒應(yīng)填寫盒脊標(biāo)簽，注明檔案類別、年度、保管期限、起止件號(hào)等內(nèi)容。四、檔案接收程序（一）檔案移交1.各部門應(yīng)在每年[具體時(shí)間]前，將上一年度形成的應(yīng)歸檔文件材料整理好后移交檔案管理部門。2.檔案移交時(shí)，移交部門應(yīng)填寫《檔案移交清單》，詳細(xì)注明移交檔案的類別、年度、保管期限、數(shù)量等信息。3.檔案管理部門應(yīng)按照《檔案移交清單》對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)，核對(duì)無誤后雙方簽字確認(rèn)。（二）檔案接收1.檔案管理部門收到移交的檔案后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記，并按照檔案歸檔要求進(jìn)行整理、編目、裝盒等工作。2.對(duì)于不符合歸檔要求的檔案，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)通知移交部門進(jìn)行補(bǔ)充或整改，直至符合要求為止。3.檔案管理部門應(yīng)將整理好的檔案按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行上架存放，便于查閱和利用。五、檔案保管期限（一）永久保管1.公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件。2.公司年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等重要文件。3.公司會(huì)議記錄、紀(jì)要，重要會(huì)議的決議、決定等。4.公司內(nèi)部規(guī)章制度、辦法、細(xì)則等。5.公司發(fā)文、收文、簽報(bào)、請示、批復(fù)等重要文件。6.公司財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告等重要財(cái)務(wù)文件。7.公司獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯等。8.公司歷史沿革資料、大事記等。（二）長期保管1.公司各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表、數(shù)據(jù)資料等。2.公司人事檔案，包括員工入職、離職、調(diào)動(dòng)、晉升、獎(jiǎng)懲等相關(guān)材料。3.公司培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)總結(jié)等。4.公司安全管理文件，包括安全制度、安全檢查記錄、事故報(bào)告等。5.公司后勤管理文件，包括辦公用品采購、固定資產(chǎn)管理、車輛管理等相關(guān)材料。6.公司業(yè)務(wù)合同，包括銷售合同、采購合同、工程合同等。7.公司客戶資料，包括客戶基本信息、客戶需求記錄、客戶反饋等。8.公司招投標(biāo)文件，包括招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書等。9.公司工程建設(shè)類檔案，包括工程項(xiàng)目立項(xiàng)文件、工程設(shè)計(jì)文件、工程施工過程中的各類文件、工程竣工驗(yàn)收文件等。10.公司與外部單位簽訂的合作協(xié)議、合作項(xiàng)目資料等。（三）短期保管1.公司發(fā)文、收文、簽報(bào)、請示、批復(fù)等一般性文件。2.公司業(yè)務(wù)往來函件、傳真、電子郵件等。3.公司參加的各類活動(dòng)的相關(guān)資料，包括活動(dòng)方案、活動(dòng)照片、活動(dòng)總結(jié)等。六、檔案查閱利用（一）查閱范圍公司員工因工作需要，可查閱與其工作相關(guān)的檔案資料。（二）查閱程序1.查閱人應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的類別、年度、保管期限、查閱內(nèi)容等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.將《檔案查閱申請表》提交檔案管理部門，檔案管理部門根據(jù)查閱申請進(jìn)行審核，審核通過后安排查閱。3.查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，查閱時(shí)應(yīng)遵守檔案管理部門的相關(guān)規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)將檔案歸還檔案管理部門，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）利用范圍公司員工因工作需要可對(duì)檔案資料進(jìn)行復(fù)印、摘錄等利用，但應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意。（四）利用程序1.利用人應(yīng)填寫《檔案利用申請表》，注明利用檔案的類別、年度、保管期限、利用內(nèi)容等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.將《檔案利用申請表》提交檔案管理部門，檔案管理部門根據(jù)利用申請進(jìn)行審核，審核通過后安排利用。3.利用人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行復(fù)印、摘錄等利用工作，利用過程中應(yīng)遵守檔案管理部門的相關(guān)規(guī)定，不得擅自擴(kuò)大利用范圍或泄露檔案內(nèi)容。4.利用完畢后，利用人應(yīng)將利用的檔案資料歸還檔案管理部門，并在《檔案利用登記表》上簽字確認(rèn)。（五）特殊情況查閱利用1.外單位人員查閱公司檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.涉及公司機(jī)密的檔案資料，查閱利用應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度的規(guī)定執(zhí)行，經(jīng)公司保密委員會(huì)批準(zhǔn)后方可查閱利用。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案價(jià)值和保管期限的規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。（二）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，注明檔案的類別、年度、保管期限、數(shù)量等信息。2.《檔案銷毀清單》應(yīng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息徹底銷毀。4.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在《檔案銷毀登記表》上簽字確認(rèn)。八、檔案信息化管理（一）檔案數(shù)字化1.對(duì)重要檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案數(shù)字化應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行，確保電子檔案的質(zhì)量和安全。3.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步整理、編目、裝盒，并建立相應(yīng)的索引關(guān)系。（二）檔案信息系統(tǒng)建設(shè)1.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線查閱、檢索、利用等功能。2.在檔案信息系統(tǒng)中應(yīng)設(shè)置用戶權(quán)限管理功能，確保檔案信息的安全保密。3.檔案信息系統(tǒng)應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。（三）電子檔案管理1.電子檔案應(yīng)按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行分類、整理、存儲(chǔ)和保管。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對(duì)電子檔案的訪問、修改、刪除等操作應(yīng)進(jìn)行記錄，確保電子檔案的完整性和安全性。九、檔案管理監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)公司檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)各部門檔案歸檔接收工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合本制度的要求。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案歸檔范圍的執(zhí)行情況。2.檔案歸檔要求的落實(shí)情況。3.檔案接收程序的執(zhí)行情況。4.檔案保管期限的確定情況。5.檔案查閱利用的管理情況。6.檔案鑒定與銷毀的執(zhí)行情況。7.檔案信息化管理的實(shí)施情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：每年對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行一次全面檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行不定期抽查。3.專項(xiàng)檢查：針對(duì)檔案管理中的重點(diǎn)問題或薄弱環(huán)節(jié)，進(jìn)行專項(xiàng)檢查。（四）問題整改1.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部