PAGE檔案室責任人制度一、總則（一）目的為加強公司檔案室管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案室對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資源的整合與共享。2.真實性原則：檔案內容應真實反映公司各項活動的實際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集、整理公司各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的檔案進行妥善保管，防止泄密。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案服務質量，方便公司各部門及員工查閱利用檔案。二、檔案室職責（一）檔案收集1.制定檔案收集范圍和標準，明確各部門應歸檔的文件材料種類、內容和時間要求。2.定期向各部門收集應歸檔的文件材料，包括紙質文件、電子文件、聲像資料等。3.對各部門移交的檔案進行初步審核，確保檔案的完整性和準確性。（二）檔案整理1.按照檔案分類方案，對收集到的檔案進行分類、編號、編目等整理工作。2.對紙質檔案進行裝訂、編頁、裝盒等物理整理，對電子檔案進行格式轉換、存儲等數(shù)字化整理。3.建立檔案檢索工具，如目錄、索引等，方便檔案的查找和利用。（三）檔案保管1.配備符合檔案保管要求的檔案室，包括防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設施設備。2.對檔案進行科學存放和保管，按照檔案類別、年度、保管期限等進行排列上架。3.定期對檔案進行清查盤點，核對檔案數(shù)量、質量和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（四）檔案利用1.建立檔案借閱制度，明確借閱范圍、借閱手續(xù)、借閱期限等規(guī)定。2.為公司各部門及員工提供檔案查閱、借閱服務，根據(jù)需要提供檔案復制件。3.對檔案利用情況進行登記和統(tǒng)計，跟蹤檔案的流向和使用效果。（五）檔案鑒定與銷毀1.定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，對已到保管期限的檔案進行鑒定評估。2.對確無保存價值的檔案，按照規(guī)定的程序進行銷毀處理，確保檔案銷毀過程的安全和規(guī)范。3.做好檔案鑒定與銷毀的記錄工作，留存相關資料以備查考。三、檔案室責任人職責（一）檔案室主任職責1.全面負責檔案室的管理工作，制定和完善檔案管理制度、工作計劃和工作流程。2.組織實施檔案收集、整理、保管、利用、鑒定與銷毀等各項工作，確保檔案管理工作的順利開展。3.負責與公司各部門的溝通協(xié)調，指導各部門做好檔案工作，提高公司整體檔案管理水平。4.定期對檔案室工作進行總結和匯報，及時向公司領導反饋檔案管理工作中的問題和建議。5.負責檔案室人員的培訓、考核和管理，提高檔案室工作人員的業(yè)務素質和工作能力。（二）檔案管理人員職責1.嚴格遵守檔案管理規(guī)章制度，認真履行檔案管理崗位職責。2.負責檔案的具體收集、整理、保管、利用、鑒定與銷毀等工作，確保檔案管理工作的質量和效率。3.做好檔案管理系統(tǒng)的操作和維護工作，及時錄入、更新檔案信息，保證檔案數(shù)據(jù)的準確和完整。4.協(xié)助檔案室主任開展檔案管理工作，完成領導交辦的其他臨時性任務。5.保守檔案機密，維護公司檔案安全，防止檔案丟失、損壞和泄密事件的發(fā)生。四、檔案分類與編號（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司行政文件、會議紀要、工作計劃與總結、規(guī)章制度、人事檔案、財務檔案等。2.業(yè)務檔案：根據(jù)公司業(yè)務類型，分為市場營銷檔案、生產管理檔案、技術研發(fā)檔案、質量管理檔案、客戶服務檔案等。3.項目檔案：針對公司各類項目，按照項目名稱進行分類，包括項目立項文件、項目合同、項目進度報告、項目驗收文件等。4.聲像檔案：包括公司重要活動照片、視頻、錄音等資料。5.電子檔案：存儲在電子介質上的各類文件、數(shù)據(jù)、圖表等。（二）檔案編號1.檔案編號采用“年度類別流水號”的結構，確保檔案編號的唯一性和系統(tǒng)性。2.年度：采用公元紀年，如“2023”表示2023年度。3.類別：根據(jù)檔案分類方案，用大寫字母表示檔案類別，如“A”表示行政檔案，“B”表示業(yè)務檔案等。4.流水號：按照檔案形成的先后順序，從“001”開始依次編號。例如，2023年度行政檔案中的第一份文件編號為“2023A001”。五、檔案收集與歸檔（一）收集范圍1.公司在各項活動中形成的具有保存價值的文件材料，包括紙質文件、電子文件、聲像資料等。2.上級機關下發(fā)的與公司有關的文件、指示、通知等。3.公司對外簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。4.公司內部的工作計劃、總結、報告、報表等。5.公司組織的會議、活動、培訓等形成的文件材料。6.公司員工的人事檔案、工資檔案、考核檔案等。7.公司的財務憑證、報表、審計報告等。8.公司的技術研發(fā)資料、產品資料、專利文件等。9.公司的市場營銷資料、客戶信息、市場調研報告等。10.其他具有保存價值的文件材料。（二）歸檔要求1.各部門應指定專人負責檔案的收集和整理工作，確保檔案的及時歸檔。2.歸檔的文件材料應齊全完整、真實準確，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.電子文件應按照規(guī)定的格式和存儲要求進行整理和歸檔，確保電子文件的可讀性和可利用性。4.聲像資料應注明拍攝時間、地點、人物、內容等信息，并進行整理和歸檔。5.各部門應在每年年底前將本年度應歸檔的文件材料移交檔案室，檔案室應及時進行整理和歸檔。（三）歸檔流程1.各部門檔案管理人員對本部門形成的文件材料進行分類整理，填寫檔案移交清單。2.將整理好的檔案連同檔案移交清單一并移交檔案室。3.檔案室檔案管理人員對移交的檔案進行審核，核對檔案數(shù)量、質量和完整性等。4.審核無誤后，在檔案移交清單上簽字確認，并將檔案進行整理和歸檔。六、檔案整理與編目（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于檔案的管理和利用。3.便于保管和查閱，符合檔案管理的技術要求。（二）整理方法1.紙質檔案：按照檔案分類方案進行分類，對每一類檔案進行裝訂、編頁、裝盒等物理整理。2.電子檔案：按照檔案分類方案進行分類，對電子文件進行格式轉換、存儲等數(shù)字化整理，并建立電子檔案目錄。3.聲像檔案：按照檔案分類方案進行分類，對聲像資料進行整理和標注，建立聲像檔案目錄。（三）編目要求1.編制檔案目錄，包括全宗號、年度、保管期限、檔案類別、檔號、題名、責任者、日期、頁數(shù)、備注等項目。2.檔案目錄應打印或手寫清晰，一式兩份，一份裝訂在檔案盒內，一份單獨成冊作為檢索工具。3.電子檔案應建立電子目錄，通過檔案管理系統(tǒng)進行檢索和查詢。七、檔案保管與保護（一）保管環(huán)境1.檔案室應選擇干燥、通風、防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵的房間作為檔案庫房。2.檔案庫房應配備必要的設施設備，如空調、除濕機、滅火器、防蟲藥品、防盜門窗等。3.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）檔案存放1.檔案應按照檔案分類方案進行排列上架，同一類檔案應按照年度、保管期限等順序排列。2.檔案應存放在專用的檔案盒內，檔案盒應標明檔案類別、年度、保管期限、檔號等信息。3.電子檔案應存儲在專用的存儲設備上，并進行備份，備份存儲設備應異地存放。（三）檔案保護措施1.定期對檔案進行清查盤點，核對檔案數(shù)量、質量和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.對破損、褪色的檔案應及時進行修復和復制，確保檔案的完整性和可讀性。3.對易受潮、易霉變的檔案應采取防潮、防霉措施，如放置干燥劑、定期通風等。4.對易蟲蛀的檔案應采取防蟲措施，如放置防蟲藥品、定期檢查等。5.對電子檔案應定期進行維護和檢查，確保電子檔案的安全和可用。八、檔案利用與借閱（一）利用范圍1.公司內部各部門及員工因工作需要查閱、借閱檔案。2.公司外部單位因工作需要查閱、借閱公司檔案，應按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。（二）借閱手續(xù)1.公司內部員工借閱檔案，應填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、檔號、借閱期限等信息，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。2.公司外部單位借閱檔案，應提前向公司提出書面申請，說明借閱檔案的目的、范圍、期限等信息，經公司領導批準后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。3.檔案室檔案管理人員對借閱申請進行審核，符合借閱條件的，辦理借閱登記手續(xù)，發(fā)放檔案，并告知借閱人檔案的保管要求和注意事項。（三）借閱期限1.公司內部員工借閱檔案的期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.公司外部單位借閱檔案的期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前向公司提出書面申請，經公司領導批準后辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱歸還1.借閱人應在規(guī)定的借閱期限內歸還檔案，如需延期歸還，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱人歸還檔案時，應將檔案整理整齊，交檔案室檔案管理人員驗收。3.檔案管理人員對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并追究借閱人的責任。九、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關法律法規(guī)和公司檔案管理制度為依據(jù)，對檔案的保存價值進行鑒定。2.全面分析檔案的內容、來源、時間、形式等因素，綜合判斷檔案的保存價值。3.堅持實事求是、科學合理的原則，確保鑒定結果的準確性和公正性。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定工作小組，由檔案室主任擔任組長，成員包括檔案管理人員、各部門檔案工作負責人等。2.檔案鑒定工作小組負責制定檔案鑒定方案，組織實施檔案鑒定工作，對鑒定結果進行審核和審批。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進行審查，根據(jù)檔案的內容、來源、時間、形式等因素，判斷檔案的保存價值。2.分析評估法：對檔案進行分類、統(tǒng)計和分析，評估檔案的整體保存價值。3.專家咨詢法：對于一些專業(yè)性較強、保存價值難以判斷的檔案，可咨詢相關專家的意見。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對已到保管期限的檔案進行鑒定評估，確定需要銷毀的檔案清單。2.填寫檔案銷毀申請表，注