PAGE檔案管理防控措施制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，有效防控檔案管理過程中的各類風險，確保檔案的完整、準確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容應真實反映公司各項業(yè)務活動的實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤。3.安全保密原則：采取有效措施保障檔案的實體安全和信息安全，防止檔案丟失、損壞、泄露。4.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員對檔案的查閱和使用。二、檔案管理職責分工（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司檔案管理制度、流程和標準，并組織實施。2.統(tǒng)籌規(guī)劃公司檔案管理工作，指導、監(jiān)督各部門的檔案管理工作。3.負責集中保管公司各類重要檔案，包括但不限于行政文件、合同協(xié)議、財務檔案、人事檔案等。4.組織開展檔案的收集、整理、編目、數(shù)字化等工作，確保檔案質(zhì)量。5.建立健全檔案安全防護體系，落實檔案安全保管措施，定期進行檔案安全檢查和維護。6.負責檔案信息的開發(fā)利用，為公司各項工作提供檔案查詢、借閱等服務。（二）各部門檔案管理職責1.負責本部門檔案的形成、積累和初步整理工作，確保檔案材料的齊全、完整。2.明確專人負責本部門檔案管理工作，按照公司檔案管理制度的要求，及時將整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）檔案管理人員職責1.嚴格遵守檔案管理規(guī)章制度，認真履行崗位職責。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、上架、保管等。3.熟練掌握檔案管理系統(tǒng)的操作技能，做好檔案信息的錄入、維護和更新工作。4.對檔案的利用情況進行登記和統(tǒng)計，及時反饋檔案利用過程中出現(xiàn)的問題。5.定期對檔案進行清查盤點，確保檔案數(shù)量準確、狀態(tài)良好。三、檔案收集與整理（一）檔案收集1.收集范圍公司在各項業(yè)務活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等，包括但不限于：行政文件：公司發(fā)布的各類通知、決定、報告、會議紀要等。合同協(xié)議：與客戶、供應商簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。財務檔案：會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。人事檔案：員工入職、離職、晉升、考核等相關(guān)材料。業(yè)務檔案：項目立項、策劃、實施、驗收等過程中形成的文件資料。技術(shù)檔案：產(chǎn)品研發(fā)、技術(shù)創(chuàng)新、工藝改進等方面的文件資料。國家法律法規(guī)規(guī)定應歸檔保存的文件資料。2.收集要求各部門應明確檔案收集責任人，按照檔案形成規(guī)律和特點，及時收集本部門產(chǎn)生的各類檔案材料，確保檔案的完整性和及時性。檔案收集責任人應認真審核檔案材料的真實性、準確性和完整性，對不符合要求的檔案材料應及時進行補充或修正。對于電子檔案，應確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進行備份存儲。（二）檔案整理1.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。按照檔案的類別、來源、時間等因素進行分類整理，便于管理和查找。確保檔案整理的一致性和規(guī)范性，同一類檔案應采用相同的整理方法和標準。2.整理方法分類：根據(jù)檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，將檔案分為行政管理類、經(jīng)營管理類、財務管理類、人力資源管理類、業(yè)務管理類、技術(shù)管理類等若干類別。編號：為每一份檔案或每一組檔案編制唯一的編號，編號應具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識別和管理。編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、來源、保管期限等信息，以便快速檢索和查閱檔案。裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于長期保存。四、檔案保管（一）保管場所1.檔案管理部門應設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護設(shè)施。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家有關(guān)標準要求。3.檔案庫房應劃分不同的區(qū)域，分別存放不同類別的檔案，并設(shè)置明顯的標識牌。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等。2.定期對檔案保管設(shè)備進行檢查和維護，確保設(shè)備正常運行，性能良好。（三）檔案存儲1.紙質(zhì)檔案應按照分類、編號順序存放于檔案密集架或檔案柜中，排列整齊，便于查找。2.電子檔案應存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進行備份存儲。備份存儲應采用異地存儲或多種存儲介質(zhì)相結(jié)合的方式，確保數(shù)據(jù)安全。3.磁性載體檔案應定期進行轉(zhuǎn)存，防止數(shù)據(jù)丟失。4.對重要的檔案應采取特殊的保管措施，如加密存儲、專人保管等。（四）檔案清查盤點1.檔案管理部門應定期對檔案進行清查盤點，每年至少進行一次全面清查盤點，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題。2.清查盤點內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，清查盤點結(jié)果應詳細記錄，并形成報告。3.對于清查盤點中發(fā)現(xiàn)的檔案丟失、損壞、霉變等問題，應及時查明原因，采取相應的補救措施，并追究相關(guān)責任人的責任。五、檔案利用（一）利用原則1.嚴格遵守檔案利用審批制度，確保檔案利用符合規(guī)定的程序和要求。2.在檔案利用過程中，應保護檔案的安全和保密，不得擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案。3.充分發(fā)揮檔案的利用價值，為公司各項工作提供有力支持。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、用途等信息，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制：對于確需復制檔案的，應填寫《檔案復制申請表》，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，由檔案管理人員按照規(guī)定的程序進行復制。復制的檔案應加蓋檔案管理部門印章，并注明用途。（三）利用登記1.檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復制等利用情況進行詳細登記。2.登記內(nèi)容包括利用日期、利用部門、利用人姓名、檔案名稱、檔案編號、利用方式、利用期限等信息。3.定期對檔案利用登記情況進行統(tǒng)計分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案利用過程中存在的問題。六、檔案安全與保密（一）安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，明確檔案安全管理責任，加強對檔案安全工作的監(jiān)督檢查。2.檔案庫房應安裝防盜報警裝置、監(jiān)控設(shè)備等安全設(shè)施，確保檔案庫房24小時處于監(jiān)控狀態(tài)。3.加強對檔案管理人員的安全教育，提高其安全意識和應急處置能力。定期組織檔案安全演練，確保在發(fā)生突發(fā)事件時能夠迅速、有效地進行應對。4.嚴格執(zhí)行檔案出入庫登記制度，檔案管理人員應認真核對檔案的數(shù)量、種類、編號等信息，確保檔案出入庫準確無誤。（二）保密管理1.制定檔案保密制度，明確檔案保密范圍、保密措施和保密責任。2.對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務秘密等重要檔案，應采取加密存儲、專人保管、限制訪問等保密措施。3.檔案管理人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。在檔案利用過程中，應對利用人進行保密教育，要求其妥善保管檔案，不得將檔案轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。4.加強對檔案傳輸、存儲、處理等環(huán)節(jié)的保密管理，防止檔案信息在傳輸過程中被竊取或泄露。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)規(guī)劃1.制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確檔案信息化建設(shè)的目標、任務、步驟和保障措施。2.按照檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，逐步推進檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)和升級，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡化和智能化。（二）檔案管理系統(tǒng)應用1.建立檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、編目、存儲、檢索、利用等全過程的信息化管理。2.檔案管理人員應熟練掌握檔案管理系統(tǒng)的操作技能，及時將檔案信息錄入系統(tǒng)，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準確性和完整性。3.利用檔案管理系統(tǒng)的檢索功能，提高檔案查詢效率，為公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員提供便捷的檔案利用服務。（三）電子檔案管理1.加強對電子檔案的管理，確保電子檔案的格式規(guī)范、內(nèi)容完整、存儲安全。2.建立電子檔案備份制度，定期對電子檔案進行備份存儲，并將備份數(shù)據(jù)異地存放。3.對電子檔案的元數(shù)據(jù)進行管理，確保元數(shù)據(jù)的準確性和完整性，便于電子檔案的長期保存和利用。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.按照國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標準，結(jié)合公司實際情況，對檔案進行科學、合理的鑒定。2.檔案鑒定工作應堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，充分考慮檔案的現(xiàn)實利用價值和歷史保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務部門負責人、檔案管理人員等組成。檔案鑒定工作小組負責制定檔案鑒定標準和程序，組織開展檔案鑒定工作。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對保管期滿的檔案進行清理，提出擬銷毀檔案清單。2.檔案鑒定工作小組對擬銷毀檔案進行逐份審查，根據(jù)檔案的價值和保管期限，確定是否可以銷毀。3.對經(jīng)過鑒定可以銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清單》，報公司分管領(lǐng)導審批。4.經(jīng)批準后，檔案管理部門組織實施檔案銷毀工作。檔案銷毀應采用焚燒、粉碎等方式進行