PAGE餐飲場(chǎng)所檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)餐飲場(chǎng)所檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本餐飲場(chǎng)所內(nèi)各部門及相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：餐飲場(chǎng)所的檔案由專門的檔案管理部門或指定人員集中管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映餐飲場(chǎng)所的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露，對(duì)涉及商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等重要檔案嚴(yán)格保密。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類和檢索體系，便于檔案的查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善餐飲場(chǎng)所檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理餐飲場(chǎng)所的各類檔案，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案等。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、編目、裝訂、上架等日常管理工作。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。6.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，保障檔案的安全。7.對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，跟蹤檔案的去向。8.組織開(kāi)展檔案鑒定和銷毀工作，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行妥善處理。9.負(fù)責(zé)對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，提高檔案管理水平。（二）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的及時(shí)、完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門的檔案移交至檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的信息和支持。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管，確保檔案的安全。5.對(duì)本部門檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和匯報(bào)，提出改進(jìn)建議。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.餐飲場(chǎng)所的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、食品經(jīng)營(yíng)許可證、衛(wèi)生許可證等各類證照文件。2.餐飲場(chǎng)所的裝修設(shè)計(jì)圖紙、布局規(guī)劃文件等。3.采購(gòu)合同、供應(yīng)商資質(zhì)文件、進(jìn)貨票據(jù)等采購(gòu)相關(guān)檔案。4.員工招聘、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲等人力資源管理檔案。5.菜單設(shè)計(jì)、菜品研發(fā)、配方等餐飲業(yè)務(wù)檔案。6.客戶訂單、預(yù)訂記錄、消費(fèi)賬單等經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)檔案。7.財(cái)務(wù)管理檔案，包括財(cái)務(wù)報(bào)表、賬目憑證、稅務(wù)資料等。8.設(shè)備采購(gòu)、維護(hù)、維修記錄等設(shè)備管理檔案。9.食品安全管理檔案，如食品檢驗(yàn)報(bào)告、食品留樣記錄等。10.各類會(huì)議記錄、決議、報(bào)告等行政文件檔案。11.廣告宣傳、營(yíng)銷活動(dòng)策劃及相關(guān)資料等市場(chǎng)推廣檔案。12.其他與餐飲場(chǎng)所經(jīng)營(yíng)管理相關(guān)的文件、資料和記錄。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地收集。2.檔案收集應(yīng)遵循真實(shí)性、完整性原則，不得遺漏重要文件和信息。3.對(duì)于外來(lái)文件，如政府部門的通知、函件等，應(yīng)及時(shí)簽收、登記，并交檔案管理部門統(tǒng)一管理。4.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或銷毀。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來(lái)源、內(nèi)容、形式等進(jìn)行分類，一般可分為行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、食品安全類、人力資源類、財(cái)務(wù)類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查詢。編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息，便于快速查找檔案。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持檔案的原貌，不得損壞文件內(nèi)容。5.上架：將整理好的檔案按照編號(hào)順序上架存放，便于保管和查閱。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔期限1.各部門應(yīng)在檔案形成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的檔案移交至檔案管理部門歸檔。2.對(duì)于一些重要的、時(shí)效性較強(qiáng)的檔案，應(yīng)及時(shí)歸檔，確保檔案的及時(shí)性和有效性。（二）歸檔程序1.各部門兼職檔案員填寫檔案移交清單，詳細(xì)列出移交檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息。2.檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后在移交清單上簽字。3.檔案管理部門將歸檔的檔案按照分類和編號(hào)順序進(jìn)行存放，并更新檔案目錄。（三）保管期限1.餐飲場(chǎng)所檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。永久保管的檔案主要包括餐飲場(chǎng)所的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、食品經(jīng)營(yíng)許可證、重大合同協(xié)議、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等重要文件。長(zhǎng)期保管的檔案一般為[X]年，包括員工檔案、采購(gòu)合同、設(shè)備維護(hù)記錄等。短期保管的檔案為[X]年，如日常經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的訂單、賬單等。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度，確定合理的保管期限，并在檔案目錄中注明。（四）保管要求1.檔案保管應(yīng)具備專門的庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。2.檔案應(yīng)分類存放，不同保管期限、不同類別的檔案應(yīng)分開(kāi)存放，便于管理和查找。3.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，如配備滅火器、除濕機(jī)、防蟲藥、防盜門等。4.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。5.檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置專人負(fù)責(zé)管理，嚴(yán)格限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本餐飲場(chǎng)所內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.涉及重要機(jī)密的檔案，查閱申請(qǐng)人應(yīng)報(bào)餐飲場(chǎng)所主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。3.外部單位或個(gè)人因工作需要查閱檔案的，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)餐飲場(chǎng)所主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（二）查閱程序1.查閱申請(qǐng)人填寫檔案查閱申請(qǐng)表，提交至所在部門負(fù)責(zé)人。2.部門負(fù)責(zé)人對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，簽字批準(zhǔn)后交檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)查閱申請(qǐng)表，查找并提供相應(yīng)檔案。查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記本上簽字確認(rèn)。4.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的查閱地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后歸檔。（三）利用限制1.檔案的查閱和利用應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)和保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容，不得利用檔案從事?lián)p害餐飲場(chǎng)所利益的活動(dòng)。2.對(duì)于涉及商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格控制查閱范圍和使用方式，確保信息安全。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案的查閱和利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，總結(jié)檔案利用規(guī)律，為餐飲場(chǎng)所的決策提供參考依據(jù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及業(yè)務(wù)骨干組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案的保管期限進(jìn)行鑒定，確定檔案是否已失去保存價(jià)值。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.已超過(guò)保管期限，且確無(wú)繼續(xù)保存必要的檔案。2.內(nèi)容重復(fù)、無(wú)參考價(jià)值的檔案。3.因保管不善等原因?qū)е聶n案損壞、無(wú)法使用的檔案。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，提出銷毀意見(jiàn)，并填寫檔案銷毀清單。2.檔案銷毀清單經(jīng)餐飲場(chǎng)所主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀后，檔案管理部門應(yīng)將檔案銷毀清單歸檔保存，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立餐飲場(chǎng)所檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和水平，方便檔案的查閱和利用。（二）信息錄入與維護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)檔案信息的錄入工作，確保錄入信息的準(zhǔn)確、完整。2.對(duì)新形成的檔案，應(yīng)及時(shí)錄入檔案管理信息系統(tǒng)，并更新檔案目錄。3.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限管理，確保不同人員只能訪問(wèn)其權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息。2.定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行備份，