PAGE市檔案局檔案三項(xiàng)制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)市檔案局檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，提高檔案利用效率，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本局實(shí)際情況，制定本檔案三項(xiàng)制度。（二）適用范圍本制度適用于市檔案局各科室在檔案收集、整理、保管、利用等過(guò)程中的各項(xiàng)工作。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)原則。檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，確保檔案管理工作的協(xié)調(diào)性和一致性。2.完整準(zhǔn)確原則。全面、系統(tǒng)地收集和整理各類(lèi)檔案，保證檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。3.安全保密原則。采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.方便利用原則。優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為檔案利用提供便利條件。二、檔案收集制度（一）收集范圍1.本局在履行職能活動(dòng)中形成的各種文件、資料、圖表、記錄等，包括但不限于會(huì)議文件、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、業(yè)務(wù)檔案等。2.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本局工作相關(guān)的文件、指示、批復(fù)等。3.本局與其他單位之間的往來(lái)文件、函件、協(xié)議等。4.本局工作人員在工作中形成的個(gè)人業(yè)務(wù)檔案，如工作記錄、調(diào)研報(bào)告、學(xué)術(shù)成果等。（二）收集要求1.各科室應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案收集工作，明確收集職責(zé)和范圍，確保檔案收集工作的及時(shí)性和完整性。2.檔案形成部門(mén)應(yīng)在文件材料形成后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)，將整理好的檔案移交至檔案管理部門(mén)。一般情況下，當(dāng)年形成的檔案應(yīng)在次年上半年移交完畢。3.移交的檔案應(yīng)符合以下要求：檔案材料應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。檔案整理應(yīng)符合檔案管理部門(mén)規(guī)定的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)和整理方法。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行保存。（三）收集程序1.檔案形成部門(mén)在文件材料辦理完畢后，對(duì)其進(jìn)行初步整理，剔除無(wú)關(guān)材料，按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、裝訂。2.填寫(xiě)檔案移交清單，詳細(xì)注明檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、形成時(shí)間、保管期限等信息，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門(mén)對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與檔案形成部門(mén)溝通，要求其補(bǔ)充或更正。審核無(wú)誤后，將檔案入庫(kù)保管。三、檔案整理制度（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于檔案的保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。（二）分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)1.按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為文書(shū)檔案、業(yè)務(wù)檔案、科技檔案、聲像檔案、電子檔案等類(lèi)別。2.文書(shū)檔案按照年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）保管期限進(jìn)行分類(lèi)。即先按年度將檔案分開(kāi)，再在每個(gè)年度內(nèi)按機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類(lèi)，最后根據(jù)保管期限分別排列。3.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)本局各業(yè)務(wù)科室的工作特點(diǎn)和檔案內(nèi)容，制定相應(yīng)的分類(lèi)方案，確保業(yè)務(wù)檔案分類(lèi)科學(xué)、合理。4.科技檔案按照項(xiàng)目進(jìn)行分類(lèi)，一個(gè)項(xiàng)目的檔案集中在一起，便于對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行全面的管理和查閱。5.聲像檔案按照載體形式、內(nèi)容主題等進(jìn)行分類(lèi)，并建立相應(yīng)的目錄索引。6.電子檔案按照文件的類(lèi)別、年度、保管期限等進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，同時(shí)建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，方便檢索和利用。（三）整理方法1.文書(shū)檔案的整理：裝訂：去除文件上的金屬物，采用線裝或膠裝方式將文件裝訂成冊(cè)，保持文件的整齊和牢固。編頁(yè)號(hào)：對(duì)裝訂后的文件逐頁(yè)編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，頁(yè)號(hào)編寫(xiě)位置應(yīng)統(tǒng)一、規(guī)范。編目：按照分類(lèi)方案編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔號(hào)、文號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等項(xiàng)目。裝盒：將編目后的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上填寫(xiě)相關(guān)信息，如全宗號(hào)、年度、保管期限、起止件號(hào)等。2.業(yè)務(wù)檔案的整理：根據(jù)業(yè)務(wù)檔案分類(lèi)方案，對(duì)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)。建立業(yè)務(wù)檔案卷內(nèi)目錄，詳細(xì)記錄卷內(nèi)文件的題名、日期、頁(yè)號(hào)等信息。編寫(xiě)業(yè)務(wù)檔案?jìng)淇急?，注明卷?nèi)文件的整理情況、缺損情況、補(bǔ)充說(shuō)明等內(nèi)容。將整理好的業(yè)務(wù)檔案裝入檔案盒，并在盒面上標(biāo)注業(yè)務(wù)檔案的類(lèi)別、年度、保管期限等信息。3.科技檔案的整理：項(xiàng)目文件的收集和整理應(yīng)與項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)程同步進(jìn)行，確保項(xiàng)目文件的完整性。對(duì)科技檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)，建立項(xiàng)目檔案卷內(nèi)目錄和備考表。繪制項(xiàng)目圖紙、圖表等，應(yīng)注明圖名、圖號(hào)、比例、日期等信息，并與文字材料一起整理歸檔。將科技檔案按照項(xiàng)目進(jìn)行組卷，裝入檔案盒，并在盒面上標(biāo)注項(xiàng)目名稱(chēng)、年度、保管期限等信息。4.聲像檔案的整理：對(duì)照片、錄音帶、錄像帶等聲像檔案進(jìn)行整理時(shí)，應(yīng)注明拍攝（錄制）時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等信息。按照聲像檔案分類(lèi)方案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)，建立聲像檔案目錄。將聲像檔案裝入專(zhuān)用的檔案盒或存儲(chǔ)設(shè)備，并在盒面或設(shè)備上標(biāo)注相關(guān)信息。5.電子檔案的整理：對(duì)電子文件進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)，確保文件名和文件夾名規(guī)范、準(zhǔn)確。建立電子文件元數(shù)據(jù)，詳細(xì)記錄電子文件的形成時(shí)間、來(lái)源、作者、格式等信息。對(duì)電子檔案進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份方式應(yīng)采用異地備份或多種存儲(chǔ)介質(zhì)備份相結(jié)合，確保電子檔案的安全性和可靠性。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止電子檔案因存儲(chǔ)介質(zhì)損壞、軟件升級(jí)等原因?qū)е聼o(wú)法讀取。四、檔案保管制度（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)藥品、防盜報(bào)警裝置等設(shè)施，確保檔案保管環(huán)境安全可靠。（二）檔案裝具1.使用符合檔案保管要求的檔案柜、檔案盒、光盤(pán)存儲(chǔ)設(shè)備等裝具。2.檔案柜應(yīng)堅(jiān)固耐用，便于存放和檢索檔案；檔案盒應(yīng)采用無(wú)酸紙制作，規(guī)格統(tǒng)一，能夠有效保護(hù)檔案內(nèi)容。3.對(duì)電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保存儲(chǔ)設(shè)備的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。（三）檔案保管措施1.建立檔案保管賬目，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、保管期限、存放位置等信息，做到賬物相符。2.對(duì)檔案進(jìn)行定期盤(pán)點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、質(zhì)量和保管情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.對(duì)重要檔案和易損檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如進(jìn)行復(fù)制備份、采用特殊的包裝材料等。4.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的出入，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。檔案管理人員進(jìn)入庫(kù)房時(shí)應(yīng)做好登記，嚴(yán)禁在庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙、使用明火、存放易燃物品等。5.做好檔案庫(kù)房的清潔衛(wèi)生工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行除塵、消毒等維護(hù)，防止檔案受到污染和損壞。五、檔案利用制度（一）利用范圍1.本局工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級(jí)機(jī)關(guān)、其他單位因工作需要查閱本局相關(guān)檔案。3.司法機(jī)關(guān)、行政執(zhí)法部門(mén)因辦案需要查閱本局相關(guān)檔案。4.公民、法人和其他組織因特殊需要查閱本局已公開(kāi)的檔案。（二）利用手續(xù)1.本局工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱、借閱申請(qǐng)表，注明查閱、借閱的檔案名稱(chēng)、用途、期限等信息，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門(mén)審批。2.上級(jí)機(jī)關(guān)、其他單位查閱本局檔案，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱檔案的內(nèi)容、目的、期限等信息，經(jīng)本局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)安排查閱。3.司法機(jī)關(guān)、行政執(zhí)法部門(mén)查閱本局檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書(shū)和單位介紹信，經(jīng)本局主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定程序查閱。4.公民、法人和其他組織查閱本局已公開(kāi)的檔案，應(yīng)持有效身份證件，填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門(mén)審核同意后，方可查閱。（三）利用方式1.查閱檔案：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱場(chǎng)所進(jìn)行監(jiān)督。利用者不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，查閱完畢后應(yīng)及時(shí)歸還檔案。2.借閱檔案：借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)對(duì)借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。如檔案在借閱期間發(fā)生損壞、丟失等情況，借閱者應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.檔案復(fù)制：因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。復(fù)制檔案應(yīng)使用符合檔案保護(hù)要求的設(shè)備和材料，確保復(fù)制件與原件內(nèi)容一致。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門(mén)印章，并注明復(fù)制日期、份數(shù)等信息。（四）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、檔案名稱(chēng)、用途、期限等信息。2.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以便查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)檔案利用情況。六、監(jiān)督檢查與責(zé)任追究（一）監(jiān)督檢查1.成立檔案工作監(jiān)督檢查小組，定期對(duì)本局檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案三項(xiàng)制度的有效執(zhí)行。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作情況，重點(diǎn)檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性以及檔案管理制度的落實(shí)情況。3.監(jiān)督檢查小組應(yīng)定期向局領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作監(jiān)督檢查情況，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）責(zé)任追究1.對(duì)違反檔案