PAGE供水協(xié)會(huì)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)供水協(xié)會(huì)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，充分發(fā)揮檔案在協(xié)會(huì)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于供水協(xié)會(huì)機(jī)關(guān)各部門(mén)、所屬各單位以及與協(xié)會(huì)有業(yè)務(wù)往來(lái)的相關(guān)單位和個(gè)人形成的各類(lèi)檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。協(xié)會(huì)檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，任何部門(mén)和個(gè)人不得擅自留存、銷(xiāo)毀檔案。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則。檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映協(xié)會(huì)各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和可靠性。3.完整系統(tǒng)原則。全面收集協(xié)會(huì)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，形成完整的檔案體系。4.安全保密原則。采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室1.負(fù)責(zé)制定和完善協(xié)會(huì)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理協(xié)會(huì)各類(lèi)檔案，包括文書(shū)檔案、業(yè)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、聲像檔案、電子檔案等。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。4.建立健全檔案檢索體系，編制各類(lèi)檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)、核對(duì)，確保檔案的安全。6.按照規(guī)定做好檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)后組織實(shí)施。7.積極開(kāi)展檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作，為協(xié)會(huì)各項(xiàng)工作提供檔案資料支持和服務(wù)。8.負(fù)責(zé)對(duì)協(xié)會(huì)各部門(mén)和所屬單位檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動(dòng)。（二）各部門(mén)兼職檔案員1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、立卷和移交工作，確保檔案的齊全、完整和準(zhǔn)確。2.按照檔案管理要求，定期將本部門(mén)形成的檔案移交綜合檔案室，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的查閱、利用等工作，提供相關(guān)檔案資料。4.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的日常保管和安全保密工作，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)向綜合檔案室報(bào)告。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.協(xié)會(huì)機(jī)關(guān)各部門(mén)在工作中形成的各類(lèi)文件、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、紀(jì)要、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文書(shū)檔案。2.協(xié)會(huì)開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)過(guò)程中形成的項(xiàng)目申報(bào)材料、合同協(xié)議、技術(shù)資料、檢測(cè)報(bào)告、驗(yàn)收文件等業(yè)務(wù)檔案。3.協(xié)會(huì)財(cái)務(wù)工作中形成的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)檔案。4.協(xié)會(huì)人事工作中形成的人員檔案材料、任免文件、考核記錄、獎(jiǎng)懲決定等人事檔案。5.協(xié)會(huì)組織的各類(lèi)會(huì)議、活動(dòng)、培訓(xùn)等形成的聲像檔案，包括照片、錄音、錄像等。6.協(xié)會(huì)信息化建設(shè)過(guò)程中形成的電子文件、數(shù)據(jù)庫(kù)、系統(tǒng)備份等電子檔案。7.其他與協(xié)會(huì)工作相關(guān)的具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門(mén)和所屬單位應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地收集上來(lái)。2.對(duì)形成的檔案材料要進(jìn)行認(rèn)真整理，剔除重復(fù)、無(wú)用的材料，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.收集的檔案應(yīng)保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，按照一定的規(guī)律進(jìn)行分類(lèi)整理。（三）整理方法1.文書(shū)檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類(lèi)整理。保管期限分為永久、定期（30年、10年）。2.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)不同業(yè)務(wù)類(lèi)型進(jìn)行分類(lèi)，如項(xiàng)目檔案按照項(xiàng)目周期進(jìn)行整理，合同檔案按照合同類(lèi)別進(jìn)行整理等。3.財(cái)務(wù)檔案按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法的規(guī)定進(jìn)行整理，分為會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等類(lèi)別。4.人事檔案按照干部人事檔案管理有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理。5.聲像檔案按照內(nèi)容、時(shí)間等進(jìn)行分類(lèi)整理，并注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由等信息。6.電子檔案按照文件類(lèi)型、存儲(chǔ)位置等進(jìn)行分類(lèi)整理，建立電子檔案目錄和索引。四、檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）分類(lèi)1.文書(shū)檔案分為黨群工作類(lèi)、行政管理類(lèi)、業(yè)務(wù)管理類(lèi)、財(cái)務(wù)管理類(lèi)、人事管理類(lèi)等一級(jí)類(lèi)目。2.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)協(xié)會(huì)具體業(yè)務(wù)設(shè)置二級(jí)類(lèi)目，如供水工程建設(shè)、供水運(yùn)營(yíng)管理、水質(zhì)檢測(cè)等。3.財(cái)務(wù)檔案分為會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等類(lèi)別。4.人事檔案分為履歷材料、自傳材料、考核材料、學(xué)歷學(xué)位材料、培訓(xùn)材料、政審材料、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料、處分材料、工資待遇材料、出國(guó)（境）材料、其他材料等類(lèi)別。5.聲像檔案分為照片檔案、錄音檔案、錄像檔案等類(lèi)別。6.電子檔案按照文件的性質(zhì)和用途進(jìn)行分類(lèi)。（二）編號(hào)1.文書(shū)檔案編號(hào)采用“年度保管期限流水號(hào)”的形式，如“2023永久001”。2.業(yè)務(wù)檔案編號(hào)根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)自行編制，確保編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。3.財(cái)務(wù)檔案編號(hào)按照會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定執(zhí)行。4.人事檔案編號(hào)按照干部人事檔案管理要求進(jìn)行編制。5.聲像檔案編號(hào)采用“年度類(lèi)別代碼流水號(hào)”的形式，如“2023ZP001”，其中“ZP”表示照片檔案。6.電子檔案編號(hào)與紙質(zhì)檔案編號(hào)相對(duì)應(yīng)，在電子檔案存儲(chǔ)目錄中體現(xiàn)。五、檔案的編目與裝訂（一）編目1.編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。2.案卷目錄應(yīng)注明案卷號(hào)、題名、年度、保管期限、頁(yè)數(shù)、備注等信息。3.卷內(nèi)文件目錄應(yīng)注明順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注等信息。4.電子檔案應(yīng)編制電子目錄，詳細(xì)記錄文件的名稱(chēng)、存儲(chǔ)位置、日期、大小等信息。（二）裝訂1.文書(shū)檔案、業(yè)務(wù)檔案等紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行裝訂，保持文件的整齊、牢固。2.裝訂時(shí)應(yīng)去除文件上的金屬物，采用三孔一線或縫紉機(jī)裝訂的方式，確保裝訂質(zhì)量。3.聲像檔案中的照片應(yīng)進(jìn)行沖印、裱貼，并注明相關(guān)信息后進(jìn)行裝訂成冊(cè)。4.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的存儲(chǔ)介質(zhì)管理制度。六、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所1.綜合檔案室應(yīng)具備專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)符合防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等要求。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材柜、防蟲(chóng)藥品柜、檔案密集架等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）檔案保管1.檔案應(yīng)按照分類(lèi)編號(hào)順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.對(duì)重要檔案和珍貴檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專(zhuān)柜存放、復(fù)制備份等。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。4.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。（三）檔案保護(hù)1.建立健全檔案安全保密制度，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育和培訓(xùn)，提高安全保密意識(shí)。2.嚴(yán)格控制檔案的查閱范圍，查閱檔案必須履行審批手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自查閱。3.對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案要嚴(yán)格保密，防止泄密事件發(fā)生。4.加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全管理，安裝防盜報(bào)警裝置、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案庫(kù)房的安全。5.定期對(duì)檔案保管設(shè)施設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保其正常運(yùn)行。七、檔案的查閱與利用（一）查閱原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案查閱利用的法律法規(guī)和協(xié)會(huì)檔案管理制度。2.查閱檔案應(yīng)本著既有利于檔案的保密，又便于工作需要的原則進(jìn)行。（二）查閱范圍1.協(xié)會(huì)內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。2.外單位因工作需要查閱協(xié)會(huì)檔案的，須持有單位介紹信，經(jīng)協(xié)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱相關(guān)檔案。3.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱。（三）查閱手續(xù)1.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱登記表》，注明查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內(nèi)容、用途等信息。2.查閱重要檔案或涉及較多檔案時(shí)，應(yīng)提前預(yù)約，以便檔案管理人員做好準(zhǔn)備。3.查閱人員必須在檔案管理人員指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（四）利用反饋1.檔案利用完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。2.檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案的查閱利用情況進(jìn)行跟蹤，了解檔案在實(shí)際工作中的利用效果，收集查閱人員的反饋意見(jiàn)，不斷改進(jìn)檔案管理工作。八、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.堅(jiān)持全面的歷史觀點(diǎn)，從協(xié)會(huì)工作的實(shí)際需要出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。2.嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定進(jìn)行鑒定，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由協(xié)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)、綜合檔案室負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等進(jìn)行綜合分析，判斷其歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值。2.根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，對(duì)已滿(mǎn)保管期限的檔案進(jìn)行重點(diǎn)鑒定。3.對(duì)涉及協(xié)會(huì)重要工作、重大事件、關(guān)鍵業(yè)務(wù)等的檔案，應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。（四）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷(xiāo)毀的檔案，編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，注明檔案的題名、年度、保管期限、文號(hào)、數(shù)量等信息。2.《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》經(jīng)協(xié)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可組織實(shí)施銷(xiāo)毀。3.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底，防止檔案流失。4.銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》歸檔保存。九、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)1.建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定填寫(xiě)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，及時(shí)上報(bào)協(xié)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)檔案管理部門(mén)。3.對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析研究，為檔案管理決策提供依據(jù)。