PAGE測繪檔案管理規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司測繪檔案管理，確保測繪檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮測繪檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理及技術(shù)創(chuàng)新中的作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于公司內(nèi)所有涉及測繪檔案管理的部門、項(xiàng)目組及相關(guān)工作人員。（三）定義1.測繪檔案：指在測繪活動中形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，包括測繪項(xiàng)目技術(shù)設(shè)計書、測繪成果（如地圖、影像、數(shù)據(jù)等）、測量記錄手簿、儀器檢定資料、質(zhì)量檢驗(yàn)報告等。2.歸檔：將測繪活動中形成的具有保存價值的文件材料，按照規(guī)定的程序和要求，移交至檔案管理部門集中保存的過程。3.保管期限：根據(jù)測繪檔案的重要程度和歷史價值，確定其保存的時間長度，分為永久、長期和短期。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司測繪檔案由檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：測繪檔案應(yīng)如實(shí)反映測繪活動的全過程，保證檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則：全面收集測繪活動中形成的各種文件材料，確保檔案的齊全完整。4.安全性原則：采取有效措施，保障測繪檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，方便公司內(nèi)部人員查閱和使用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)測繪檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司測繪檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)接收、整理、保管、統(tǒng)計和提供利用公司測繪檔案，建立健全測繪檔案管理臺賬。3.對公司各部門和項(xiàng)目組的測繪檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，定期組織檔案管理培訓(xùn)。4.參與測繪項(xiàng)目的驗(yàn)收工作，審查項(xiàng)目檔案的完整性和準(zhǔn)確性，確保項(xiàng)目檔案符合歸檔要求。5.負(fù)責(zé)測繪檔案的數(shù)字化建設(shè)，推進(jìn)檔案信息化管理，提高檔案利用效率。6.按照國家有關(guān)規(guī)定，定期向國家和地方檔案管理部門移交測繪檔案。（二）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織本項(xiàng)目測繪文件材料的形成、積累和整理工作，確保項(xiàng)目文件材料的齊全、完整和準(zhǔn)確。2.對項(xiàng)目測繪文件材料的質(zhì)量和歸檔工作負(fù)總責(zé)，在項(xiàng)目實(shí)施過程中及時督促項(xiàng)目組成員做好文件材料的收集、整理和保管工作。3.項(xiàng)目完成后，按照檔案管理部門的要求，組織編制項(xiàng)目檔案目錄，對項(xiàng)目檔案進(jìn)行系統(tǒng)整理，向檔案管理部門提交歸檔申請，并協(xié)助檔案管理部門完成檔案的驗(yàn)收工作。（三）測繪人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守測繪檔案管理規(guī)定，在測繪工作中及時、準(zhǔn)確地記錄各種原始數(shù)據(jù)和資料，確保記錄的真實(shí)性和完整性。2.妥善保管本人在測繪工作中形成的文件材料，不得擅自銷毀或丟失。工作結(jié)束后，及時將相關(guān)文件材料移交項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。3.積極配合檔案管理部門和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的檔案管理工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、檔案的形成與收集（一）測繪項(xiàng)目文件材料的形成1.測繪項(xiàng)目從策劃、設(shè)計、實(shí)施到驗(yàn)收的全過程中，應(yīng)同步形成相應(yīng)的文件材料。文件材料應(yīng)包括項(xiàng)目技術(shù)設(shè)計書、測繪任務(wù)書、原始觀測記錄、計算資料、質(zhì)量檢驗(yàn)報告、成果圖件、數(shù)據(jù)光盤等。2.項(xiàng)目技術(shù)設(shè)計書應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目要求和實(shí)際情況，明確項(xiàng)目目標(biāo)、技術(shù)路線、作業(yè)方法、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、進(jìn)度安排等內(nèi)容，確保項(xiàng)目實(shí)施的科學(xué)性和規(guī)范性。3.原始觀測記錄應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)定的記錄表格，記錄內(nèi)容應(yīng)詳細(xì)、準(zhǔn)確、清晰，不得隨意涂改。記錄人員應(yīng)簽字確認(rèn)，確保記錄的真實(shí)性。4.計算資料應(yīng)包括各種數(shù)據(jù)處理、平差計算、成果匯總等過程的詳細(xì)記錄，計算過程應(yīng)規(guī)范、準(zhǔn)確，并有計算人員簽字。5.質(zhì)量檢驗(yàn)報告應(yīng)按照國家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對測繪成果的質(zhì)量進(jìn)行全面檢驗(yàn)，包括成果的準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性等方面，檢驗(yàn)報告應(yīng)加蓋檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)公章和檢驗(yàn)人員簽字。6.成果圖件應(yīng)符合國家和行業(yè)制圖標(biāo)準(zhǔn)，圖面內(nèi)容應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、完整，圖名、圖號、比例尺、坐標(biāo)系統(tǒng)、圖例等要素應(yīng)齊全。7.數(shù)據(jù)光盤應(yīng)存儲測繪項(xiàng)目的原始數(shù)據(jù)、成果數(shù)據(jù)等，數(shù)據(jù)格式應(yīng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，并進(jìn)行加密處理，確保數(shù)據(jù)的安全性。（二）測繪項(xiàng)目文件材料的收集1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在項(xiàng)目實(shí)施過程中，及時組織項(xiàng)目組成員收集各自工作中形成的文件材料，并進(jìn)行初步整理。2.項(xiàng)目完成后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)督促項(xiàng)目組成員將所有與項(xiàng)目有關(guān)的文件材料進(jìn)行全面清理和收集，包括紙質(zhì)文件、電子文件、數(shù)據(jù)光盤等，確保文件材料無遺漏。3.對于外業(yè)采集的數(shù)據(jù)，應(yīng)及時進(jìn)行整理和備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)與原始數(shù)據(jù)一致，并分別存儲在不同的介質(zhì)上，以防止數(shù)據(jù)丟失。4.在收集文件材料時，應(yīng)注意檢查文件材料的完整性和準(zhǔn)確性，對于不符合要求的文件材料，應(yīng)及時進(jìn)行補(bǔ)充或修正。四、檔案的整理與歸檔（一）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照測繪項(xiàng)目的類別、時間順序等進(jìn)行分類整理，確保檔案的系統(tǒng)性和邏輯性。3.紙質(zhì)檔案與電子檔案應(yīng)同步整理，相互對應(yīng)，便于查詢和利用。（二）檔案整理要求1.紙質(zhì)檔案整理拆除文件上的金屬物，對破損的文件應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。按照文件材料的類別、時間順序等進(jìn)行分類，每類文件應(yīng)編制目錄，目錄應(yīng)包括文件題名、日期、責(zé)任者等信息。將分類后的文件材料按照順序依次排列，編寫頁碼，并裝訂成冊。裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得壓字、掉頁。在每冊檔案的首頁編制卷內(nèi)目錄，卷內(nèi)目錄應(yīng)包括序號、文件題名、日期、頁號、備注等內(nèi)容。按照檔案保管期限和密級要求，對檔案進(jìn)行分類存放，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、保管期限、年度、檔號等信息。2.電子檔案整理對電子文件進(jìn)行分類命名，確保文件名能夠準(zhǔn)確反映文件的內(nèi)容和性質(zhì)。建立電子文件目錄數(shù)據(jù)庫，目錄應(yīng)包括文件題名、日期、責(zé)任者、存儲路徑等信息，便于快速檢索。對電子文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和加密處理，確保文件的可讀性和安全性。將電子文件存儲在專用的存儲設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案歸檔程序1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在項(xiàng)目完成后，組織項(xiàng)目組成員對項(xiàng)目檔案進(jìn)行系統(tǒng)整理，編制檔案目錄，填寫《測繪檔案歸檔申請表》，向檔案管理部門提交歸檔申請。2.檔案管理部門收到歸檔申請后，對申請材料進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、整理質(zhì)量等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時通知項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行整改。3.審核通過后，檔案管理部門組織對歸檔檔案進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)按照檔案管理規(guī)定和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，對檔案的內(nèi)容、整理質(zhì)量、保管期限等進(jìn)行全面檢查。驗(yàn)收合格后，辦理檔案交接手續(xù)，將檔案正式移交檔案管理部門保管。4.檔案管理部門對接收的檔案進(jìn)行登記、編號，并按照規(guī)定的分類方法進(jìn)行存放，建立檔案管理臺賬，記錄檔案的入庫、出庫、查閱等情況。五、檔案的保管與保護(hù)（一）檔案保管條件1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，檔案裝具應(yīng)符合檔案保管要求，便于檔案的存放和查找。3.庫房應(yīng)安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，保持庫房內(nèi)溫度在14℃24℃之間，相對濕度在45%60%之間。4.庫房應(yīng)配備消防器材和安全報警裝置，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好。(二)檔案保管期限1.根據(jù)測繪檔案的重要程度和歷史價值，確定檔案的保管期限為永久、長期和短期。永久保管的檔案：具有重要?dú)v史意義和科學(xué)研究價值的測繪檔案，如國家重大測繪項(xiàng)目成果、涉及國家安全和利益的測繪檔案等。長期保管的檔案：在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的測繪檔案，保管期限一般為15年至50年。短期保管的檔案：在較短時間內(nèi)具有參考價值的測繪檔案，保管期限一般為5年以下。2.檔案保管期限的劃分應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，由檔案管理部門會同相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同確定。（三）檔案保護(hù)措施1.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、保管狀況等。2.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性和完整性。3.做好檔案防蟲、防霉、防鼠等工作，定期投放防蟲、防霉藥品，保持庫房環(huán)境清潔衛(wèi)生。4.對電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和更新，檢查存儲設(shè)備的運(yùn)行狀況，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。5.嚴(yán)格遵守檔案查閱制度，防止檔案在查閱過程中受到損壞。查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞檔案。六、檔案的利用與借閱（一）檔案利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循方便快捷、安全保密的原則，在確保檔案安全的前提下，為公司各項(xiàng)工作提供及時、有效的服務(wù)。2.嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱審批制度，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、借閱檔案。（二）檔案利用范圍1.公司內(nèi)部人員因工作需要，可查閱、借閱與本人工作相關(guān)的測繪檔案。2.外單位因工作需要查閱公司測繪檔案的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.涉及國家秘密的測繪檔案，其利用應(yīng)按照國家保密法律法規(guī)的規(guī)定執(zhí)行，嚴(yán)格控制知悉范圍。（三）檔案查閱程序1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《測繪檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對查閱申請進(jìn)行審核，符合查閱條件的，安排專人陪同查閱，并提供必要的查閱場所和設(shè)備。3.查詢?nèi)藛T應(yīng)在指定的場所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱場所。查閱過程中，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞檔案。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案管理部門，并在《測繪檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)查閱情況。（四）檔案借閱程序1.公司內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫《測繪檔案借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對借閱申請進(jìn)行審核，符合借閱條件的，辦理借閱手續(xù)，將檔案借給借閱人員，并在檔案管理臺賬上記錄借閱情況。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。如需復(fù)制、摘錄檔案，應(yīng)按照檔案管理部門的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前向檔案管理部門申請辦理延期手續(xù)。5.檔案管理部門在借閱期限屆滿后，應(yīng)及時催還檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失或損壞，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定原則1.檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。2.檔案鑒定工作應(yīng)定期進(jìn)行，根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用情況，對檔案進(jìn)行重新鑒定。（二）檔案鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。2.檔案鑒定小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作方案，組織實(shí)施檔案鑒定工作，對鑒定結(jié)果進(jìn)行審核和審批。（三）檔案鑒定內(nèi)容與方法1.檔案鑒定內(nèi)容包括檔案的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性、時效性、價值性等方面。2.檔案鑒定方法主要包括直接鑒定法、歷史分析法、效益評估法等。直接鑒定法是指對檔案逐件進(jìn)行審查，確定其保存價值；歷史分析法是指通過分析檔案形成的歷史背景和過程，判斷其價值；效益評估法是指通過評估檔案對公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等方面的效益，確定其價值。（四）檔案銷毀程序1.檔案鑒定小組對經(jīng)過鑒定確無保存價值的檔案