PAGE特級檔案綜合管理制度一、總則（一）目的為加強公司特級檔案的管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有特級檔案的管理，包括但不限于各類重要合同、機密文件、核心技術資料等。（三）基本原則1.集中統一管理原則：公司特級檔案由專門的檔案管理部門集中統一管理，確保檔案的有序存放和有效利用。2.真實性原則：檔案內容必須真實、準確地反映公司的各項活動和業(yè)務情況。3.保密性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司保密規(guī)定，確保特級檔案的保密性，防止檔案信息泄露。4.完整性原則：保證檔案的齊全、完整，不遺漏重要文件和資料。5.方便利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和使用。二、檔案管理部門職責（一）檔案管理部門設置公司設立獨立的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負責特級檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責1.制定和完善檔案管理制度：根據國家法律法規(guī)和公司實際情況，制定和修訂特級檔案綜合管理制度，確保制度的科學性和有效性。2.檔案收集與整理：負責收集、整理公司各部門形成的特級檔案，對檔案進行分類、編號、編目等工作，確保檔案的系統性和規(guī)范性。3.檔案保管：建立安全可靠的檔案庫房，配備必要的保管設備，對特級檔案進行妥善保管，確保檔案的安全和完整。4.檔案利用服務：為公司各部門提供檔案查詢、借閱等服務，根據規(guī)定辦理檔案利用手續(xù)，確保檔案的合理利用。5.檔案鑒定與銷毀：定期對特級檔案進行鑒定，根據鑒定結果提出檔案銷毀意見，按照規(guī)定程序進行檔案銷毀。6.檔案信息化管理：推進檔案信息化建設，建立檔案管理信息系統，實現檔案的數字化存儲、檢索和利用，提高檔案管理工作效率。7.檔案統計與分析：對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統計和分析，為公司決策提供數據支持。8.檔案安全管理：制定檔案安全管理制度，加強檔案庫房的安全防范措施，確保檔案實體和信息安全。三、檔案收集（一）收集范圍1.重要合同：包括公司簽訂的各類重大業(yè)務合同、戰(zhàn)略合作協議、投資合同等。2.機密文件：涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密、財務機密等方面的文件。3.核心技術資料：公司自主研發(fā)的核心技術文檔、專利文件、技術標準等。4.重大項目資料：公司承擔的重大項目的立項文件、可行性研究報告、項目驗收報告等。5.高層會議紀要：公司高層會議形成的重要決策文件和會議紀要。6.其他重要檔案：根據公司實際情況確定的其他具有重要價值的檔案。（二）收集要求1.及時收集：各部門應在文件形成或業(yè)務活動結束后及時將相關檔案移交檔案管理部門，確保檔案的時效性。2.完整收集：各部門要保證移交檔案的完整性，不得遺漏重要文件和資料。3.準確收集：移交的檔案應內容真實、準確，字跡清晰，簽字蓋章齊全。（三）收集程序1.各部門指定專人負責檔案的收集工作，按照檔案收集范圍和要求，對本部門形成的檔案進行整理和匯總。2.定期將整理好的檔案移交檔案管理部門，填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。3.檔案管理部門對接收的檔案進行核對和驗收，如發(fā)現問題及時與移交部門溝通解決。四、檔案整理（一）分類標準1.按年度分類：將檔案按形成年度進行分類，便于按年度進行統計和查詢。2.按保管期限分類：根據檔案的重要程度和保存價值，將檔案分為永久、長期、短期三類保管期限。3.按機構或問題分類：按照公司內部機構設置或業(yè)務問題對檔案進行分類，便于檔案的整理和管理。（二）編號方法1.檔案編號：采用“年度+保管期限+流水號”的編號方法，如“2023永久001”。2.分類編號：對每一類檔案再進行細分編號，確保檔案編號的唯一性和系統性。（三）編目要求1.編制檔案目錄：根據檔案分類和編號情況，編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、責任者、日期來源、保管期限等內容。2.建立電子目錄：同時建立電子檔案目錄，方便檔案的檢索和利用。（四）整理流程1.檔案管理部門接收檔案后，按照分類標準和編號方法對檔案進行分類和編號。2.對每份檔案進行編目，填寫檔案目錄卡片或錄入電子目錄系統。3.將整理好的檔案裝入檔案盒或檔案袋，在檔案盒或檔案袋上標注檔案編號、題名等信息。（五）裝訂要求1.對于紙張較多的檔案，應進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。2.裝訂時應注意保持檔案的原貌，不得對檔案內容進行裁剪或損壞字跡。3.裝訂后應在檔案左側或左上角打孔，用線繩或金屬裝訂夾裝訂，確保裝訂牢固且不影響檔案的查閱。五、檔案保管（一）庫房建設與布局1.庫房選址：選擇安全、干燥、通風、防火、防潮、防蟲的地點建設檔案庫房。2.庫房布局：庫房應合理劃分檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等功能區(qū)域，確保檔案管理工作的有序進行。3.庫房設施：配備必要的檔案保管設備，如檔案密集架、防火設備、防潮設備、防蟲設備、溫濕度控制設備等，確保檔案的安全和完整。（二）檔案存放方式1.按類別存放：將檔案按照分類標準進行存放，便于查找和管理。2.按保管期限存放：不同保管期限的檔案應分開存放，便于檔案的鑒定和銷毀。3.標識管理：在檔案存放位置設置明顯的標識，標明檔案類別、編號、題名等信息，方便檔案的查找和取用。（三）庫房環(huán)境管理1.溫濕度控制：庫房溫度應保持在14℃24℃之間，相對濕度應保持在45%60%之間。2.清潔衛(wèi)生：定期對庫房進行清潔，保持庫房整潔，防止灰塵、雜物等對檔案造成損害。3.安全防范：加強庫房的安全防范措施，安裝防盜報警裝置、監(jiān)控設備等，確保檔案實體安全。（四）檔案保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司有長遠利用價值檔案，列為永久保管。2.長期保管：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為30年。3.短期保管：凡是反映公司一般性活動，在較短時間內對公司有參考價值的檔案，列為短期保管，保管期限為10年。（五）檔案定期檢查1.檢查周期：檔案管理部門應定期對特級檔案進行檢查，每年至少進行一次全面檢查，每季度進行一次抽查。2.檢查內容：檢查檔案的保管狀況，包括檔案的完整性、準確性、安全性等，檢查庫房環(huán)境是否符合要求，設備是否正常運行。3.檢查記錄：對檢查情況進行詳細記錄，發(fā)現問題及時采取措施進行處理，并將處理情況記錄在案并存檔。（六）檔案修復與保護1.檔案修復：對破損、褪色、霉變等有問題的檔案，應及時進行修復，確保檔案的可讀性和完整性。2.檔案保護：采取必要的保護措施，如對重要檔案進行備份、對易損檔案進行特殊保護等，防止檔案受到進一步損害。六、檔案利用（一）利用范圍1.公司內部查閱：公司各部門因工作需要可查閱特級檔案。2.外部查閱：因特殊情況，經公司領導批準，外部單位可查閱公司特級檔案。（二）利用程序1.內部查閱：查閱人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息。將申請表提交所在部門負責人審批簽字。持審批后的申請表到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)，檔案管理人員根據申請表提供檔案，并在查閱現場進行監(jiān)督。2.外部查閱：查閱單位提交查閱申請函，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息，并加蓋單位公章。公司相關部門對查閱申請進行審核，報公司領導批準。查閱單位持公司領導批準的查閱申請函到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)，檔案管理人員按照規(guī)定提供檔案，并在查閱現場進行監(jiān)督。查閱過程中，查閱單位不得擅自摘抄復印檔案內容，確需摘抄復印的，應經檔案管理部門同意并進行登記。（三）利用期限1.內部查閱：查閱人應在規(guī)定的時間內歸還所查閱的檔案，一般不得超過[X]個工作日。2.外部查閱：根據公司領導批準的查閱期限執(zhí)行，查閱期限一般不得超過[X]個工作日。如需延長查閱期限，應重新辦理審批手續(xù)。（四）利用登記1.檔案管理部門對檔案的查閱、借閱等利用情況進行詳細登記，包括查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱檔案名稱、編號、查閱目的、歸還時間等信息。2.登記記錄應妥善保存，以備查詢和統計分析。（五）利用監(jiān)督1.檔案管理人員在檔案利用現場進行監(jiān)督，確保查閱人按照規(guī)定程序查閱檔案，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。2.對違反檔案利用規(guī)定的行為，檔案管理人員有權制止，并及時向檔案管理部門負責人報告。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人以及檔案管理人員組成，負責對特級檔案進行鑒定。（二）鑒定標準1.保管期限已滿：對保管期限已滿的檔案進行鑒定，確定是否仍有保存價值。2.失去保存價值：對已無利用價值的檔案，如重復文件、過期文件、已完成項目且無后續(xù)參考價值的資料等，進行鑒定并確定銷毀。3.內容不完整或不準確：對內容不完整、不準確且無法補充完善的檔案，經鑒定后可考慮銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對保管期限已滿或認為可能失去保存價值的檔案進行清理，列出需鑒定的檔案清單。2.將檔案清單提交檔案鑒定工作小組，工作小組根據鑒定標準對檔案進行逐一鑒定。3.鑒定工作小組對每一份檔案進行討論，形成鑒定意見，填寫《檔案鑒定意見書》，注明檔案的編號、題名、鑒定意見等信息。4.檔案管理部門根據鑒定意見，對確定銷毀的檔案進行登記造冊，編制《檔案銷毀清單》。（四）銷毀程序1.經公司領導批準后，檔案管理部門組織實施檔案銷毀工作。2.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。3.檔案銷毀后，監(jiān)銷人在《檔案銷毀清單》上簽字確認，并將銷毀清單存檔。（五）銷毀記錄1.對檔案銷毀的全過程進行詳細記錄，包括檔案名稱、編號、數量、銷毀時間、銷毀地點、監(jiān)銷人等信息。2.銷毀記錄應長期保存，以備查考。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的檔案管理信息系統，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，方便檔案的查詢和利用，為公司決策提供及時準確的檔案信息支持。（二）信息化系統功能1.檔案錄入：將紙質檔案進行數字化掃描錄入系統，建立電子檔案數據庫。2.檔案檢索：提供多種檢索方式，如按檔案編號、題名、責任者、日期等進行檢索，方便快速查找所需檔案。3.檔案利用管理：對檔案的查閱、借閱等利用情況進行在線登記和管理，實時跟蹤檔案利用動態(tài)。4.檔案統計分析：對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統計分析，生成各類統計報表，為公司決策提供數據支持。5.安全管理：設置用戶權限管理功能，確保檔案信息的安全性，防止未經授權的訪問和數據泄露。（三）電子檔案管理1.電子檔案存儲：電子檔案應存儲在安全可靠的服務器或存儲設備上，并進行定期備份和異地存儲，防止數據丟失。2.電子檔案格式：電子檔案應采用通用的、易于長期保存和利用的格式進行存儲，如PDF、TIFF等。3.電子檔案元數據管理：建立電子檔案元數據管理體系確定元數據的內容和結構，確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性。（四）信息化安全保障1.網絡安