PAGE人事檔案轉(zhuǎn)移登記制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司人事檔案轉(zhuǎn)移登記工作，確保人事檔案的安全、完整和及時(shí)轉(zhuǎn)移，維護(hù)公司和員工的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工人事檔案的轉(zhuǎn)移登記管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保人事檔案轉(zhuǎn)移登記工作合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確及時(shí)原則：保證人事檔案信息的準(zhǔn)確性，及時(shí)辦理檔案轉(zhuǎn)移登記手續(xù)，避免延誤。3.安全保密原則：妥善保管人事檔案，防止檔案信息泄露，確保檔案安全。二、人事檔案的范圍（一）員工基本信息檔案包括員工的個(gè)人簡(jiǎn)歷、身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書、學(xué)位證書、專業(yè)技術(shù)資格證書、職業(yè)資格證書等相關(guān)證明材料。（二）員工工作經(jīng)歷檔案涵蓋員工在公司的入職登記表、勞動(dòng)合同、崗位變動(dòng)記錄、績(jī)效考核記錄、培訓(xùn)記錄、獎(jiǎng)懲記錄等。（三）員工薪資福利檔案包含員工的薪資調(diào)整記錄、獎(jiǎng)金發(fā)放記錄、社會(huì)保險(xiǎn)繳納記錄、住房公積金繳納記錄等。（四）員工其他檔案如員工的健康體檢報(bào)告、離職證明、解除勞動(dòng)合同協(xié)議等相關(guān)材料。三、檔案轉(zhuǎn)移登記的類型（一）內(nèi)部調(diào)動(dòng)轉(zhuǎn)移員工在公司內(nèi)部不同部門或崗位之間調(diào)動(dòng)時(shí)，人事檔案需進(jìn)行相應(yīng)的轉(zhuǎn)移登記。（二）離職轉(zhuǎn)移員工因離職（包括辭職、辭退、解除勞動(dòng)合同等），其人事檔案需辦理轉(zhuǎn)移登記手續(xù)。（三）退休轉(zhuǎn)移員工達(dá)到法定退休年齡辦理退休手續(xù)時(shí)，人事檔案的轉(zhuǎn)移登記。（四）其他特殊情況轉(zhuǎn)移如員工因升學(xué)、參軍、出國(guó)等特殊原因需要轉(zhuǎn)移人事檔案的情況。四、檔案轉(zhuǎn)移登記的流程（一）申請(qǐng)1.內(nèi)部調(diào)動(dòng)轉(zhuǎn)移申請(qǐng)員工所在部門負(fù)責(zé)人根據(jù)工作需要，填寫《內(nèi)部調(diào)動(dòng)申請(qǐng)表》，明確調(diào)動(dòng)原因、擬調(diào)入部門及崗位等信息，并簽字確認(rèn)。將《內(nèi)部調(diào)動(dòng)申請(qǐng)表》提交至人力資源部門。2.離職轉(zhuǎn)移申請(qǐng)員工本人填寫《離職申請(qǐng)表》，注明離職原因、預(yù)計(jì)離職日期等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、人力資源部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，員工將《離職申請(qǐng)表》交回人力資源部門。3.退休轉(zhuǎn)移申請(qǐng)員工達(dá)到法定退休年齡前一個(gè)月，由人力資源部門通知員工本人準(zhǔn)備退休相關(guān)材料，并填寫《退休申請(qǐng)表》。員工將填寫好的《退休申請(qǐng)表》及相關(guān)材料提交至人力資源部門，人力資源部門審核后提交至公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.其他特殊情況轉(zhuǎn)移申請(qǐng)員工因特殊原因需要轉(zhuǎn)移人事檔案時(shí)，填寫《人事檔案轉(zhuǎn)移申請(qǐng)表》詳細(xì)說(shuō)明原因，并提交相關(guān)證明材料。將申請(qǐng)表及證明材料提交至人力資源部門審核，審核通過(guò)后提交至公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）審核1.人力資源部門收到檔案轉(zhuǎn)移申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)材料進(jìn)行審核。檢查申請(qǐng)表格填寫是否完整、準(zhǔn)確，簽字蓋章是否齊全。核實(shí)員工的工作狀態(tài)、離職手續(xù)辦理情況等。對(duì)涉及薪資福利、獎(jiǎng)懲等檔案信息進(jìn)行核對(duì)，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。2.對(duì)于內(nèi)部調(diào)動(dòng)轉(zhuǎn)移申請(qǐng)，人力資源部門還需與擬調(diào)入部門溝通，確認(rèn)是否有接收員工的需求及崗位安排情況。（三）檔案整理1.根據(jù)審核通過(guò)的申請(qǐng)，人力資源部門安排專人對(duì)員工人事檔案進(jìn)行整理。按照檔案類別，將相關(guān)材料進(jìn)行分類、排序，確保檔案材料的完整性和邏輯性。對(duì)檔案中的復(fù)印件進(jìn)行核對(duì)，確保與原件一致，并在復(fù)印件上注明“與原件核對(duì)無(wú)誤”字樣，加蓋核對(duì)章。對(duì)檔案中的破損、缺失材料進(jìn)行補(bǔ)充或修復(fù)，保證檔案的質(zhì)量。2.在檔案整理過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案信息存在疑問(wèn)或不完整的情況，及時(shí)與相關(guān)部門或員工本人溝通核實(shí)，補(bǔ)充完善檔案內(nèi)容。（四）登記備案1.整理好的人事檔案，由專人負(fù)責(zé)在公司人事檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行轉(zhuǎn)移登記備案。錄入檔案轉(zhuǎn)移的類型（內(nèi)部調(diào)動(dòng)、離職、退休、其他特殊情況）、轉(zhuǎn)移日期、原部門、擬調(diào)入部門（離職則為空）等信息。上傳檔案轉(zhuǎn)移申請(qǐng)審批表及相關(guān)證明材料的電子文檔，確保檔案信息的可追溯性。2.同時(shí)，在紙質(zhì)檔案上加蓋“檔案轉(zhuǎn)移登記章”，注明轉(zhuǎn)移登記日期、檔案去向等信息，并建立檔案轉(zhuǎn)移登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄每一次檔案轉(zhuǎn)移的相關(guān)信息。（五）檔案交接1.內(nèi)部調(diào)動(dòng)轉(zhuǎn)移交接人力資源部門安排專人將整理好并登記備案的人事檔案送至擬調(diào)入部門。雙方在《人事檔案交接清單》上簽字確認(rèn)，明確檔案交接的數(shù)量、內(nèi)容等信息。2.離職轉(zhuǎn)移交接對(duì)于離職員工的人事檔案，如員工離職后有新的接收單位，人力資源部門按照接收單位要求，將檔案密封后通過(guò)機(jī)要通道或?qū)Ｈ怂瓦_(dá)接收單位，并辦理檔案交接手續(xù)。如員工離職后暫無(wú)接收單位，檔案暫存公司人力資源部門，按照規(guī)定期限妥善保管，保管期限屆滿后按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。3.退休轉(zhuǎn)移交接員工辦理退休手續(xù)后，人力資源部門將人事檔案整理密封，按照當(dāng)?shù)厣绫２块T或退休管理機(jī)構(gòu)的要求，及時(shí)辦理檔案交接手續(xù)，確保檔案順利移交至相關(guān)部門。4.其他特殊情況轉(zhuǎn)移交接根據(jù)具體情況，按照相應(yīng)的檔案轉(zhuǎn)移要求，將人事檔案準(zhǔn)確無(wú)誤地交接給接收單位或相關(guān)部門，并辦理好交接手續(xù)。五、檔案轉(zhuǎn)移登記的責(zé)任分工（一）員工本人1.按照規(guī)定填寫各類檔案轉(zhuǎn)移申請(qǐng)表格，提供真實(shí)、準(zhǔn)確、完整的個(gè)人信息及相關(guān)證明材料。2.配合人力資源部門及相關(guān)部門做好檔案轉(zhuǎn)移過(guò)程中的信息核實(shí)、材料補(bǔ)充等工作。（二）所在部門負(fù)責(zé)人1.對(duì)員工的檔案轉(zhuǎn)移申請(qǐng)進(jìn)行審核，根據(jù)工作需要合理安排員工內(nèi)部調(diào)動(dòng)，確保工作的正常開展。2.在員工離職時(shí)，及時(shí)審批離職申請(qǐng)，督促員工辦理相關(guān)離職手續(xù)，協(xié)助人力資源部門做好離職員工檔案轉(zhuǎn)移工作。（三）人力資源部門1.負(fù)責(zé)制定和完善人事檔案轉(zhuǎn)移登記制度，并組織實(shí)施。2.審核檔案轉(zhuǎn)移申請(qǐng)，整理、登記、保管人事檔案，辦理檔案轉(zhuǎn)移交接手續(xù)。3.定期對(duì)人事檔案轉(zhuǎn)移登記工作進(jìn)行檢查和總結(jié)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并提出改進(jìn)措施。（四）公司領(lǐng)導(dǎo)1.審批員工的檔案轉(zhuǎn)移申請(qǐng)，對(duì)涉及公司重要崗位、關(guān)鍵人員的檔案轉(zhuǎn)移進(jìn)行決策。2.監(jiān)督人事檔案轉(zhuǎn)移登記制度的執(zhí)行情況，確保檔案轉(zhuǎn)移工作符合公司規(guī)定和法律法規(guī)要求。六、檔案轉(zhuǎn)移登記的期限要求（一）內(nèi)部調(diào)動(dòng)轉(zhuǎn)移人力資源部門應(yīng)在收到內(nèi)部調(diào)動(dòng)申請(qǐng)并審核通過(guò)后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成檔案整理、登記備案及交接工作。（二）離職轉(zhuǎn)移1.員工離職手續(xù)辦理完畢后，人力資源部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成檔案整理、登記備案及交接工作。如遇特殊情況需要延長(zhǎng)辦理時(shí)間的，應(yīng)提前向員工說(shuō)明原因。2.對(duì)于有新接收單位的離職員工，人力資源部門應(yīng)按照接收單位要求的時(shí)間及時(shí)辦理檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)，確保檔案按時(shí)送達(dá)。（三）退休轉(zhuǎn)移員工達(dá)到法定退休年齡并辦理完退休手續(xù)后，人力資源部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成檔案整理、登記備案及交接工作，將檔案移交至相關(guān)部門。（四）其他特殊情況轉(zhuǎn)移根據(jù)具體情況，按照相關(guān)規(guī)定或與接收單位協(xié)商確定的時(shí)間要求，及時(shí)辦理檔案轉(zhuǎn)移登記手續(xù)，確保檔案轉(zhuǎn)移工作的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。七、檔案轉(zhuǎn)移登記的保密規(guī)定（一）檔案管理人員職責(zé)1.在檔案轉(zhuǎn)移登記過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，妥善保管人事檔案，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。2.對(duì)接觸人事檔案的人員進(jìn)行嚴(yán)格管理，限制不必要的人員查閱檔案，防止檔案信息被無(wú)關(guān)人員獲取。（二）信息保密要求1.人事檔案中的個(gè)人隱私信息，如員工的身份證號(hào)碼、家庭住址、薪資待遇等，未經(jīng)員工本人書面同意，不得向任何單位或個(gè)人透露。2.檔案轉(zhuǎn)移登記過(guò)程中涉及的公司內(nèi)部管理信息、員工考核評(píng)價(jià)結(jié)果等，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露對(duì)公司和員工造成不良影響。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反檔案轉(zhuǎn)移登記保密規(guī)定的行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，包括警告、記過(guò)、降職、辭退等。2.如因檔案信息泄露給公司或員工造成損失的，公司將依法追究相關(guān)責(zé)任人的法律責(zé)任，并要求其承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。八、檔案轉(zhuǎn)移登記的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.人力資源部門定期對(duì)人事檔案轉(zhuǎn)移登記工作進(jìn)行自查，檢查檔案轉(zhuǎn)移流程是否規(guī)范、手續(xù)是否齊全、信息是否準(zhǔn)確等。2.設(shè)立專門的監(jiān)督崗位或指定專人負(fù)責(zé)對(duì)檔案轉(zhuǎn)移登記過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督，確保各項(xiàng)工作符合制度要求。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)主管部門、勞動(dòng)監(jiān)察部門等相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，積極配合提供檔案轉(zhuǎn)移登記的相關(guān)資料和信息。2.根據(jù)外部監(jiān)督檢查提出的意見和建議，及時(shí)整改完善人事檔案轉(zhuǎn)移登記工作，不斷提高工作質(zhì)量和管理水平。（三）檢查結(jié)果處理1.對(duì)于在監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，人力資源部門應(yīng)及時(shí)分析原因，制定整改措施，并明確整改責(zé)任