PAGE檔案安全主體責(zé)任制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案安全管理，明確檔案安全主體責(zé)任，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工在檔案收集、整理、保管、利用、銷(xiāo)毀等過(guò)程中的安全管理活動(dòng)。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案安全放在首位，確保檔案實(shí)體安全和信息安全。2.預(yù)防為主原則：強(qiáng)化檔案安全風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，建立健全預(yù)防機(jī)制，防患于未然。3.責(zé)任明確原則：明確各部門(mén)、各崗位在檔案安全管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人。4.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法開(kāi)展檔案安全管理工作。二、檔案安全管理職責(zé)分工（一）公司檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案安全管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門(mén)檔案安全管理工作，定期開(kāi)展檔案安全檢查和評(píng)估。3.負(fù)責(zé)公司檔案的集中保管，確保檔案庫(kù)房設(shè)施設(shè)備安全可靠，環(huán)境符合要求。4.組織開(kāi)展檔案安全培訓(xùn)和宣傳教育活動(dòng)，提高員工檔案安全意識(shí)。5.負(fù)責(zé)檔案安全事故的應(yīng)急處置工作，及時(shí)向上級(jí)報(bào)告事故情況，并配合有關(guān)部門(mén)進(jìn)行調(diào)查處理。（二）各部門(mén)檔案管理職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、保管和利用工作，確保檔案的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.明確本部門(mén)檔案安全管理責(zé)任人，落實(shí)檔案安全管理措施，定期對(duì)本部門(mén)檔案進(jìn)行自查自糾。3.配合公司檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案安全檢查和評(píng)估工作，及時(shí)整改存在的問(wèn)題。4.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案信息系統(tǒng)的安全管理，確保檔案信息系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定，數(shù)據(jù)安全。（三）員工檔案安全職責(zé)1.嚴(yán)格遵守公司檔案安全管理制度，妥善保管和使用本人負(fù)責(zé)的檔案。2.在檔案收集、整理、移交等過(guò)程中，確保檔案的質(zhì)量和安全，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。3.積極參加公司組織的檔案安全培訓(xùn)和宣傳教育活動(dòng)，提高檔案安全意識(shí)和技能。4.發(fā)現(xiàn)檔案安全問(wèn)題及時(shí)報(bào)告，配合公司做好檔案安全事故的應(yīng)急處置工作。三、檔案收集與整理安全（一）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)按照公司檔案歸檔范圍和保管期限的規(guī)定，及時(shí)收集本部門(mén)形成的各類檔案，并確保檔案的齊全、完整。2.收集的檔案應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確，不得偽造、篡改。3.對(duì)重要檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)妥善保管，確保數(shù)據(jù)安全。（二）整理要求1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.檔案整理應(yīng)按照統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行，確保檔案分類科學(xué)、編號(hào)唯一。3.檔案整理過(guò)程中應(yīng)注意保護(hù)檔案的原始風(fēng)貌，不得隨意裁剪、涂改、損毀檔案。四、檔案保管安全（一）庫(kù)房建設(shè)與管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇安全、干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等條件良好的地點(diǎn)建設(shè)。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)防鼠設(shè)備等，并定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。3.庫(kù)房應(yīng)設(shè)置專門(mén)的檔案架（柜），檔案架（柜）應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找。4.庫(kù)房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)。（二）檔案存儲(chǔ)方式1.檔案應(yīng)按照不同的類別、保管期限分別存放，便于管理和查找。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用標(biāo)準(zhǔn)的檔案盒（袋）進(jìn)行裝訂和存放，檔案盒（袋）應(yīng)標(biāo)明檔案的類別、年度、保管期限等信息。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放。電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，便于檢索和利用。（三）庫(kù)房環(huán)境管理1.庫(kù)房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，濕度控制在45%60%之間。2.庫(kù)房應(yīng)定期進(jìn)行清潔衛(wèi)生，保持整潔干凈，防止灰塵、雜物等對(duì)檔案造成污染。3.庫(kù)房應(yīng)做好防蟲(chóng)防鼠工作，定期投放防蟲(chóng)防鼠藥物，檢查庫(kù)房?jī)?nèi)是否有蟲(chóng)鼠活動(dòng)跡象，及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。五、檔案利用安全（一）利用申請(qǐng)與審批1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途等信息，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。2.外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱公司檔案的，應(yīng)提交查閱申請(qǐng)函，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途等信息，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門(mén)安排專人陪同查閱。3.檔案查閱申請(qǐng)應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱檔案。（二）查閱與借閱管理1.檔案查閱應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的查閱場(chǎng)所進(jìn)行，查閱人員應(yīng)遵守查閱場(chǎng)所的管理制度，不得擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所。2.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換、摘抄等。如需摘抄、復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行辦理。3.檔案借閱應(yīng)嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，借閱人員應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱登記表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、期限等信息，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱檔案。4.檔案借閱期限一般不得超過(guò)[具體期限]，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，不得逾期不還。（三）利用過(guò)程中的安全監(jiān)督1.檔案管理部門(mén)應(yīng)安排專人對(duì)檔案查閱和借閱過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案利用過(guò)程中的安全。2.監(jiān)督人員應(yīng)檢查查閱人員是否遵守查閱場(chǎng)所的管理制度，是否愛(ài)護(hù)檔案，是否按照規(guī)定的程序進(jìn)行查閱和借閱等。3.如發(fā)現(xiàn)查閱人員有違反檔案利用安全規(guī)定的行為，監(jiān)督人員應(yīng)及時(shí)制止，并向檔案管理部門(mén)報(bào)告。六、檔案信息安全管理（針對(duì)電子檔案）（一）信息系統(tǒng)安全1.公司應(yīng)建立健全檔案信息系統(tǒng)安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，確保系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定、數(shù)據(jù)安全。2.檔案信息系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置用戶權(quán)限管理功能，嚴(yán)格控制用戶對(duì)檔案信息的訪問(wèn)權(quán)限，不同用戶只能訪問(wèn)其權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息。3.檔案信息系統(tǒng)應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并異地存放。備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和恢復(fù)測(cè)試，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。（二）數(shù)據(jù)安全1.電子檔案數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，防止數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過(guò)程中被竊取或篡改。2.對(duì)涉及公司機(jī)密的電子檔案數(shù)據(jù)，應(yīng)采取更加嚴(yán)格的安全防護(hù)措施，如限制訪問(wèn)范圍、加強(qiáng)身份認(rèn)證等。3.定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行病毒查殺和安全掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。（三）網(wǎng)絡(luò)安全1.檔案信息系統(tǒng)應(yīng)與公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)和外部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行有效的隔離，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒入侵。2.建立網(wǎng)絡(luò)安全審計(jì)機(jī)制，對(duì)檔案信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)行為進(jìn)行審計(jì)和監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理異常行為。3.加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)線路的維護(hù)和管理，確保網(wǎng)絡(luò)暢通，防止網(wǎng)絡(luò)故障影響檔案信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行。七、檔案銷(xiāo)毀安全（一）銷(xiāo)毀范圍與鑒定1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)已到保管期限或失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行清理，確定銷(xiāo)毀范圍。2.對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案應(yīng)進(jìn)行鑒定，由檔案管理部門(mén)組織相關(guān)人員進(jìn)行審核，確保銷(xiāo)毀檔案確實(shí)已無(wú)保存價(jià)值。3.鑒定結(jié)果應(yīng)形成書(shū)面報(bào)告，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。（二）銷(xiāo)毀程序1.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行，由檔案管理部門(mén)填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，注明銷(xiāo)毀檔案的名稱、數(shù)量、年度、保管期限等信息，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可實(shí)施銷(xiāo)毀。2.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。3.檔案銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等，并由參與人員簽字確認(rèn)。（三）監(jiān)督與檢查1.檔案管理部門(mén)應(yīng)安排專人對(duì)檔案銷(xiāo)毀過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督，確保銷(xiāo)毀過(guò)程符合規(guī)定要求，檔案信息徹底銷(xiāo)毀。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案銷(xiāo)毀情況進(jìn)行定期檢查，確保檔案銷(xiāo)毀工作規(guī)范、合法。八、檔案安全應(yīng)急處置（一）應(yīng)急預(yù)案制定1.公司應(yīng)制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確檔案安全事故的應(yīng)急處置流程、責(zé)任分工、應(yīng)急資源保障等內(nèi)容。2.檔案安全應(yīng)急預(yù)案應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，結(jié)合公司實(shí)際情況，定期進(jìn)行修訂和完善。（二）應(yīng)急處置流程1.檔案安全事故發(fā)生后（如火災(zāi)、水災(zāi)、失竊等），相關(guān)人員應(yīng)立即報(bào)告檔案管理部門(mén)和公司領(lǐng)導(dǎo)，并啟動(dòng)檔案安全應(yīng)急預(yù)案。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)迅速組織人員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)救援和處置，采取有效措施保護(hù)檔案實(shí)體和信息安全，防止事故擴(kuò)大。3.及時(shí)向上級(jí)主管部門(mén)和有關(guān)部門(mén)報(bào)告事故情況，配合有關(guān)部門(mén)進(jìn)行調(diào)查處理。4.對(duì)事故造成的檔案損失進(jìn)行評(píng)估和統(tǒng)計(jì)，采取措施進(jìn)行恢復(fù)和重建，確保檔案工作的正常開(kāi)展。（三）應(yīng)急演練1.公司應(yīng)定期組織檔案安全應(yīng)急演練，檢驗(yàn)和提高檔案安全應(yīng)急處置能力。2.應(yīng)急演練應(yīng)模擬真實(shí)的檔案安全事故場(chǎng)景，按照應(yīng)急預(yù)案的要求進(jìn)行演練，演練結(jié)束后應(yīng)及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，對(duì)應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行修訂和完善。九、檔案安全監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)各部門(mén)檔案安全管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案安全管理制度執(zhí)行情況、檔案收集整理情況、檔案保管情況、檔案利用情況、檔案信息安全情況等。2.監(jiān)督檢查應(yīng)采取定期檢查與不定期抽查相結(jié)合的方式進(jìn)行，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求相關(guān)部門(mén)限期整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立檔案安全管理考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各部門(mén)檔案安全管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。