PAGE工程檔案歸檔管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工程檔案的管理，確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為公司的工程建設(shè)、運(yùn)營管理、維護(hù)維修以及技術(shù)創(chuàng)新等提供可靠的依據(jù)和支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有工程項(xiàng)目從項(xiàng)目策劃、立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、竣工驗(yàn)收至交付使用全過程中形成的各類文件材料的歸檔管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：工程檔案應(yīng)如實(shí)反映工程建設(shè)活動(dòng)的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋工程建設(shè)各個(gè)環(huán)節(jié)的文件材料，保證檔案的全面性和系統(tǒng)性。3.準(zhǔn)確性原則：文件材料的內(nèi)容、數(shù)據(jù)等應(yīng)準(zhǔn)確無誤，符合工程實(shí)際和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。4.規(guī)范性原則：檔案的整理、分類、編號(hào)、裝訂等應(yīng)遵循統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。5.及時(shí)性原則：工程文件材料應(yīng)隨工程進(jìn)度同步收集、整理和歸檔，確保檔案的時(shí)效性。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善工程檔案歸檔管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.指導(dǎo)、協(xié)調(diào)各工程項(xiàng)目部門的檔案收集、整理和歸檔工作。3.對(duì)工程檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，包括檔案的接收、分類、編號(hào)、存儲(chǔ)、保管、檢索、利用等。4.定期對(duì)工程檔案進(jìn)行檢查、鑒定和統(tǒng)計(jì)，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.組織開展工程檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。（二）工程項(xiàng)目部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門工程項(xiàng)目文件材料的形成、積累和整理工作，確保文件材料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將整理好的工程檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.配合檔案管理部門做好工程檔案的檢查、鑒定、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)本工程項(xiàng)目檔案工作的組織和領(lǐng)導(dǎo)，確保檔案工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行。2.督促項(xiàng)目各參建單位做好文件材料的收集、整理和歸檔工作，對(duì)檔案工作進(jìn)行定期檢查和指導(dǎo)。3.協(xié)調(diào)解決工程檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，保證檔案工作的順利開展。（四）文件材料形成部門及人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)在工程建設(shè)過程中及時(shí)形成、收集和整理各自工作范圍內(nèi)的文件材料，并按照規(guī)定進(jìn)行分類、編號(hào)和裝訂。2.確保文件材料的內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽署齊全，格式規(guī)范。3.對(duì)所形成的文件材料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，并及時(shí)向項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和檔案管理部門移交。三、歸檔范圍與內(nèi)容（一）前期文件1.項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告及批復(fù)等相關(guān)文件。2.項(xiàng)目規(guī)劃許可證、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、土地使用證等各類證照。3.工程勘察、設(shè)計(jì)文件，包括勘察報(bào)告、初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)等。4.工程招投標(biāo)文件，如招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告、中標(biāo)通知書等。5.工程合同，包括勘察合同、設(shè)計(jì)合同、施工合同、監(jiān)理合同、設(shè)備采購合同等。（二）施工過程文件1.施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底等文件。2.工程測(cè)量、定位、放線記錄及相關(guān)報(bào)告。3.原材料、構(gòu)配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件、檢驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告、復(fù)試報(bào)告等。4.隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、單位工程質(zhì)量竣工驗(yàn)收記錄等。5.施工日志、工程大事記、質(zhì)量事故處理記錄等。6.工程變更文件，包括變更申請(qǐng)、變更審批、變更圖紙等。7.工程進(jìn)度計(jì)劃、進(jìn)度報(bào)表、進(jìn)度調(diào)整記錄等。8.施工過程中的照片、錄像、錄音等聲像資料。（三）監(jiān)理文件1.監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理工作總結(jié)等。2.監(jiān)理工程師通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單、工程暫停令等指令性文件。3.監(jiān)理旁站記錄、平行檢驗(yàn)記錄、見證取樣記錄等。4.工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告、工程質(zhì)量事故處理意見等。（四）竣工驗(yàn)收文件1.工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程竣工備案表等。2.《工程質(zhì)量保修書》、《建設(shè)工程使用說明書》等。3.工程竣工決算報(bào)告、審計(jì)報(bào)告等。4.工程竣工圖，包括建筑、結(jié)構(gòu)、電氣、給排水、暖通等專業(yè)竣工圖。（五）其他文件1.與工程建設(shè)相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、來往信函、傳真、電子郵件等。2.工程建設(shè)過程中獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)勵(lì)文件等。3.其他對(duì)工程建設(shè)有參考價(jià)值的文件材料。四、歸檔要求（一）文件材料質(zhì)量要求1.歸檔的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備。2.文件材料應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書寫材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水等，不得使用易褪色的書寫材料。3.電子文件應(yīng)采用通用格式存儲(chǔ)，并確保其真實(shí)性、完整性和可讀性。（二）整理要求1.工程檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行分類整理，同一類別的文件材料應(yīng)集中在一起。2.每份文件材料應(yīng)編制頁號(hào)，頁號(hào)編寫位置應(yīng)符合規(guī)范要求。3.歸檔的文件材料應(yīng)去除金屬物，破損的文件材料應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。4.不同載體的文件材料應(yīng)分別整理，不得混裝。（三）編目要求1.工程檔案應(yīng)編制卷內(nèi)目錄，卷內(nèi)目錄應(yīng)包括序號(hào)、文件編號(hào)（或文號(hào)）按原文件編號(hào)、責(zé)任者、文件題名、日期、頁次、備注等內(nèi)容。2.卷內(nèi)目錄應(yīng)排列在卷內(nèi)文件首頁之前，序號(hào)應(yīng)從“1”開始，依次標(biāo)注。3.工程檔案應(yīng)編制案卷封面，案卷封面應(yīng)包括檔號(hào)、檔案館代號(hào)（本公司可不填）、案卷題名、編制單位、起止日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。4.案卷題名應(yīng)準(zhǔn)確概括卷內(nèi)文件的主要內(nèi)容，應(yīng)包括工程名稱、專業(yè)名稱、文件材料內(nèi)容等要素。5.編制單位應(yīng)填寫負(fù)責(zé)整理該卷檔案的部門或單位名稱。6.起止日期應(yīng)填寫該卷檔案形成的起止時(shí)間。7.保管期限應(yīng)根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值確定，分為永久、長期（30年）、短期（10年）三種。8.密級(jí)應(yīng)根據(jù)文件材料的保密要求確定，分為絕密、機(jī)密、秘密三種。（四）裝訂要求1.歸檔的文件材料應(yīng)采用線裝或膠裝的方式進(jìn)行裝訂，不得使用金屬釘或塑料夾等易生銹或損壞的裝訂方式。2.裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不壓字、不損壞文件材料。3.裝訂時(shí)應(yīng)將文件材料的左側(cè)和上側(cè)對(duì)齊，裝訂邊寬度應(yīng)符合規(guī)范要求。五、歸檔流程（一）文件材料收集1.各工程項(xiàng)目部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，按照歸檔范圍和內(nèi)容要求，及時(shí)收集本部門在工程建設(shè)過程中形成的各類文件材料。2.對(duì)于外來文件，如設(shè)計(jì)變更通知、監(jiān)理指令等，應(yīng)及時(shí)簽收，并進(jìn)行登記和分發(fā)。（二）文件材料整理1.收集到的文件材料應(yīng)按照分類方案進(jìn)行分類整理，同一類別的文件材料應(yīng)集中在一起，并按照文件形成的時(shí)間順序進(jìn)行排列。2.對(duì)每份文件材料應(yīng)進(jìn)行編號(hào)、編目，并填寫卷內(nèi)目錄。3.對(duì)破損的文件材料應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制，對(duì)字跡模糊或易褪色的文件材料應(yīng)進(jìn)行復(fù)制或翻拍。（三）檔案移交1.工程項(xiàng)目部門在完成文件材料的整理后，應(yīng)及時(shí)將整理好的工程檔案移交至檔案管理部門，并填寫檔案移交清單。2.檔案管理部門在收到工程檔案后，應(yīng)按照歸檔要求進(jìn)行審核，對(duì)不符合要求的檔案應(yīng)退回工程項(xiàng)目部門進(jìn)行補(bǔ)充或整改。3.經(jīng)審核合格的工程檔案，檔案管理部門應(yīng)辦理接收手續(xù)，并將檔案存入檔案庫房。六、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、檔案架、檔案盒等。（二）保管方式1.工程檔案應(yīng)按照保管期限和類別進(jìn)行分類存放，不同保管期限和類別的檔案應(yīng)分開存放。2.檔案應(yīng)存放在檔案架上，檔案架應(yīng)排列整齊，便于查找和利用。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)采用磁帶、光盤、硬盤等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份，并分別存儲(chǔ)在不同的地點(diǎn)。（三）保管期限1.工程檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值確定，分為永久、長期（30年）、短期（10年）三種。2.具有重要?dú)v史價(jià)值、對(duì)公司未來發(fā)展具有重要參考作用的檔案應(yīng)列為永久保管。3.與工程建設(shè)密切相關(guān)、在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案應(yīng)列為長期保管。4.一般性的工程文件材料，在較短時(shí)間內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案應(yīng)列為短期保管。（四）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)工程檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否需要繼續(xù)保存。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門和人員組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值、保管期限等因素進(jìn)行綜合評(píng)估，提出鑒定意見。4.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。七、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工程建設(shè)、運(yùn)營管理、維護(hù)維修、技術(shù)創(chuàng)新等工作需要，可查閱、借閱工程檔案。2.公司外部單位因工作需要，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可查閱、借閱工程檔案，但應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱、借閱工程檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、內(nèi)容、用途等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門辦理查閱或借閱手續(xù)。2.公司外部單位查閱、借閱工程檔案，應(yīng)提交單位介紹信、查閱或借閱申請(qǐng)函等文件，注明查閱或借閱的檔案名稱、內(nèi)容、用途等信息，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，交檔案管理部門辦理查閱或借閱手續(xù)。3.檔案管理部門應(yīng)對(duì)查閱或借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，對(duì)符合要求的申請(qǐng)應(yīng)予以批準(zhǔn)，并按照規(guī)定提供檔案查閱或借閱服務(wù)。4.查閱或借閱檔案時(shí)，查閱或借閱人員應(yīng)按照規(guī)定在指定地點(diǎn)進(jìn)行查閱或借閱，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或轉(zhuǎn)借他人。5.查閱或借閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等，如需復(fù)制檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.檔案利用登記記錄應(yīng)包括查閱或借閱日期、查閱或借閱人員姓名、所在部門、檔案名稱、查閱或借閱內(nèi)容、歸還日期等信息。3.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案利用登記記錄進(jìn)行整理和統(tǒng)計(jì)，以便及時(shí)掌握檔案的利用情況。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的工程檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)工程檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高工程檔案管理的效率和水平，方便檔案的查閱和利用，降低檔案管理成本。3.確保工程檔案信息的安全和保密，防止檔案信息的泄露和丟失。（二）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：能夠?qū)⒐こ虣n案的紙質(zhì)文件和電子文件進(jìn)行錄入，建立檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案檢索功能：能夠根據(jù)檔案的關(guān)鍵詞、分類號(hào)、檔號(hào)等信息進(jìn)行快速檢索，查找所需檔案。3.檔案借閱功能：能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的在線借閱申請(qǐng)、審批、歸還等功能，方便檔案的利用。4.檔案統(tǒng)計(jì)功能：能夠?qū)n案的數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。5.檔案安全管理功能：能夠?qū)n案信息進(jìn)行加密存儲(chǔ)，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，防止檔案信息的泄露和丟失。（三）電子檔案管理1.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步歸檔，電子檔案的內(nèi)容應(yīng)與紙質(zhì)檔案一致。2.電子檔案應(yīng)采用通用格式存儲(chǔ)，如PDF、DOC、XLS、PPT等，并確保其真實(shí)性、完整性和可讀性。3.電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，并建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫。4.電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)分別存儲(chǔ)在不同的地點(diǎn)，以防止數(shù)據(jù)丟失。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各工程項(xiàng)目部門的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等情況。2.在工程建設(shè)過程中及竣工驗(yàn)收階段，檔案管理部門應(yīng)參與檔案工作的檢查和驗(yàn)收，確保檔案工作符合要求。3.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要