PAGE美術(shù)學校檔案管理制度一、總則（一）目的為加強美術(shù)學校檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高學校管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于美術(shù)學校各部門及全體教職員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指美術(shù)學校在教學、管理、科研等活動中直接形成的，對學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學校檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。2.分類管理原則：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進行分類，便于管理和查找。3.高效利用原則：充分發(fā)揮檔案的作用，為學校各項工作提供及時、有效的信息支持。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理部門學校設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負責學校檔案的集中管理工作。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定學校檔案管理制度并組織實施。2.負責學校各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作。3.對學校各部門的檔案工作進行監(jiān)督、指導和檢查。4.開發(fā)利用檔案信息資源，為學校教學、管理、科研等工作提供服務(wù)。5.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓和學習，提高檔案管理水平。（三）各部門兼職檔案員職責1.負責本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期移交學校檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作。3.對本部門檔案的安全和保密負責。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.教學檔案：包括教學計劃、教學大綱、教案、課件、學生作業(yè)、考試試卷、教學評估等。2.學生檔案：包括學生入學登記表、學籍檔案、成績單、獎懲記錄、畢業(yè)作品等。3.教師檔案：包括教師個人基本信息、教學成果、科研成果、培訓記錄等。4.行政管理檔案：包括學校行政文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。5.財務(wù)檔案：包括財務(wù)報表、會計憑證、賬簿、審計報告等。6.招生與就業(yè)檔案：包括招生計劃、招生簡章、錄取名單、就業(yè)協(xié)議等。7.藝術(shù)創(chuàng)作檔案：包括師生的繪畫、雕塑、設(shè)計作品等創(chuàng)作過程記錄及成品。8.對外交流檔案：包括學校與國內(nèi)外其他院校、機構(gòu)的合作協(xié)議、交流活動記錄等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責檔案收集工作，確保檔案材料的及時、完整收集。2.檔案材料應(yīng)真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對具有保存價值的電子文件，應(yīng)同時收集其紙質(zhì)版本，并確保電子文件與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。（三）歸檔時間1.教學檔案、學生檔案、教師檔案等應(yīng)在每學期末或?qū)W年末整理歸檔。2.行政管理檔案、財務(wù)檔案等應(yīng)按年度整理歸檔。3.招生與就業(yè)檔案應(yīng)在招生工作結(jié)束后、畢業(yè)生就業(yè)工作完成后及時歸檔。4.藝術(shù)創(chuàng)作檔案應(yīng)在作品創(chuàng)作完成后或展覽結(jié)束后歸檔。5.對外交流檔案應(yīng)在每次交流活動結(jié)束后及時歸檔。（四）歸檔程序1.各部門兼職檔案員對收集到的檔案材料進行初步整理，按照分類標準進行分類、編號。2.填寫檔案移交清單，將整理好的檔案材料移交學校檔案管理部門。3.檔案管理部門對移交的檔案進行審核、驗收，對不符合要求的檔案退回原部門補充完善。4.檔案管理部門對審核合格的檔案進行進一步整理、編目、上架保管。四、檔案的整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法1.按照檔案的內(nèi)容性質(zhì)，分為教學檔案、學生檔案、教師檔案、行政管理檔案、財務(wù)檔案、招生與就業(yè)檔案、藝術(shù)創(chuàng)作檔案、對外交流檔案等八大類。2.每大類下再根據(jù)具體內(nèi)容進行細分，如教學檔案可分為教學計劃類、教學大綱類、教案類等。（三）編號規(guī)則1.檔案編號采用“年度+類別代碼+流水號”的形式。2.年度：用四位阿拉伯數(shù)字表示，如“2023”。3.類別代碼：用大寫字母表示各類檔案，如“JX”表示教學檔案，“XS”表示學生檔案等。4.流水號：用四位阿拉伯數(shù)字表示，從“0001”開始依次編號。（四）編目要求1.編制檔案目錄，包括案卷號、題名、年度、保管期限、頁數(shù)、備注等項目。2.目錄應(yīng)打印或書寫清晰，一式兩份，一份裝訂在案卷內(nèi)首頁，一份單獨成冊作為檢索工具。五、檔案的保管（一）保管場所學校應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。（二）保管設(shè)備配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等。（三）檔案上架1.按照檔案編號順序?qū)n案上架存放，便于查找和管理。2.同一類別的檔案應(yīng)集中存放，不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放。（四）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括學校重要的歷史文件、規(guī)章制度、財務(wù)審計報告等。3.長期保管期限為16年至50年，主要包括教學、科研、行政管理等方面的重要文件。4.短期保管期限為5年以下，主要包括一般性的文件材料。（五）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行清查，每年至少一次，確保檔案的完整、準確和安全。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、保管狀況、借閱情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。六、檔案的利用（一）利用原則1.合法合規(guī)原則：檔案利用應(yīng)符合國家法律法規(guī)和學校相關(guān)規(guī)定。2.服務(wù)學校工作原則：優(yōu)先滿足學校教學、管理、科研等工作的需要。3.嚴格審批原則：檔案利用必須經(jīng)過嚴格的審批程序。（二）利用范圍1.學校內(nèi)部各部門因教學、管理、科研等工作需要查閱檔案。2.教師因教學、科研等需要查閱本人或相關(guān)學生的檔案。3.學生因轉(zhuǎn)學、升學、就業(yè)等需要查閱本人檔案。4.校外單位因工作需要查閱學校檔案，須經(jīng)學校批準。（三）利用程序1.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等。2.申請表經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見，確定是否提供檔案查閱，并安排專人負責查閱服務(wù)。4.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。5.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時歸還檔案，并在《檔案查閱登記表》上簽字。（四）檔案借閱1.因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人、檔案管理部門負責人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得泄露檔案內(nèi)容。（五）檔案復制1.因工作需要復制檔案的，應(yīng)填寫《檔案復制申請表》，注明復制內(nèi)容、用途等。2.申請表經(jīng)所在部門負責人、檔案管理部門負責人簽字同意后，由檔案管理部門安排專人負責復制。3.復制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明“復制件”字樣。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則定期對檔案進行鑒定，確保檔案的保存價值，剔除失去保存價值的檔案。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人和檔案管理人員組成。（三）鑒定方法1.根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容重要性、現(xiàn)實利用價值等因素進行綜合鑒定。2.對擬銷毀的檔案應(yīng)逐卷逐件進行審查，確保鑒定準確無誤。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組提出檔案銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》，報學校主管領(lǐng)導審批。2.經(jīng)批準后，檔案管理部門負責組織銷毀工作，并指定專人監(jiān)銷。3.銷毀檔案應(yīng)采用適當?shù)姆绞剑_保檔案信息無法恢復。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀登記表》上簽字，并將銷毀情況報告學校主管領(lǐng)導。八、檔案的保密與安全（一）保密制度1.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密紀律，不得泄露檔案內(nèi)容。2.查閱、利用檔案的人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得擅自傳播檔案信息。3.對涉及學校機密的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，如單獨存放、限制查閱范圍等。