PAGE餐飲協(xié)會(huì)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)餐飲協(xié)會(huì)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在協(xié)會(huì)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于餐飲協(xié)會(huì)各部門(mén)及全體工作人員在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：協(xié)會(huì)檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，任何部門(mén)和個(gè)人不得擅自留存、銷毀檔案。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映協(xié)會(huì)各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得弄虛作假。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄協(xié)會(huì)工作的全過(guò)程，確保檔案的完整性。4.保密性原則：對(duì)涉及協(xié)會(huì)機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室1.負(fù)責(zé)制定和完善協(xié)會(huì)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理協(xié)會(huì)各類檔案，包括文書(shū)檔案、業(yè)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案、電子檔案等。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。4.建立健全檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，確保檔案的安全。6.對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出存毀意見(jiàn)，報(bào)協(xié)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行處理。7.負(fù)責(zé)向有關(guān)部門(mén)和單位提供檔案資料的查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。8.組織開(kāi)展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（二）各部門(mén)兼職檔案員1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、初步分類等工作，并定期移交綜合檔案室。2.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的查閱、借閱等服務(wù)工作。3.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的日常保管和安全保密工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.協(xié)會(huì)在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、報(bào)表、合同、協(xié)議、會(huì)議記錄、紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)、調(diào)研報(bào)告、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、聲像資料、電子文件等。2.協(xié)會(huì)收到的上級(jí)文件、通知、批示、信函等。3.協(xié)會(huì)與其他單位或部門(mén)往來(lái)的文件、信函、合同、協(xié)議等。4.協(xié)會(huì)舉辦各類活動(dòng)形成的文件、資料、照片、錄像等。5.協(xié)會(huì)工作人員在工作中形成的個(gè)人業(yè)務(wù)檔案，如培訓(xùn)記錄、考核記錄、獲獎(jiǎng)證書(shū)等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案收集的及時(shí)、完整。2.檔案收集人員應(yīng)按照檔案收集范圍，認(rèn)真收集各類檔案資料，并及時(shí)整理、分類，移交綜合檔案室。3.對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份，防止丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、排列有序、編目準(zhǔn)確。（四）整理方法1.文書(shū)檔案：按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類整理。保管期限分為永久、定期（30年、10年）。2.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)和特點(diǎn)，進(jìn)行分類整理，如餐飲行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制定檔案、會(huì)員管理檔案、活動(dòng)策劃?rùn)n案等。3.財(cái)務(wù)檔案：按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法進(jìn)行整理，包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等。4.聲像檔案：按照載體形式（照片、錄像帶、光盤(pán)等）進(jìn)行分類整理，并注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等。5.電子檔案：按照文件類型、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤(pán)等載體上，并建立相應(yīng)的目錄索引。四、檔案的分類與編號(hào)（一）分類1.文書(shū)檔案：分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、財(cái)務(wù)管理類、人事管理類等。2.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)協(xié)會(huì)業(yè)務(wù)范圍，分為餐飲行業(yè)發(fā)展研究檔案、會(huì)員服務(wù)檔案、行業(yè)培訓(xùn)檔案、活動(dòng)組織檔案等。3.財(cái)務(wù)檔案：分為會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、稅務(wù)檔案等。4.聲像檔案：分為照片檔案、錄像檔案、錄音檔案等。5.電子檔案：按照文件的性質(zhì)和用途進(jìn)行分類，如辦公文檔、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、圖片資料、視聽(tīng)資料等。（二）編號(hào)1.文書(shū)檔案編號(hào)：采用年度保管期限流水號(hào)的形式，如“2023永久001”。2.業(yè)務(wù)檔案編號(hào)：根據(jù)業(yè)務(wù)類別，采用不同的編號(hào)方式，如餐飲行業(yè)發(fā)展研究檔案編號(hào)為“CY2023001”，其中“CY”代表餐飲行業(yè)，“2023”代表年份，“001”代表流水號(hào)。3.財(cái)務(wù)檔案編號(hào)：按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法規(guī)定的編號(hào)方式進(jìn)行編號(hào)。4.聲像檔案編號(hào)：采用拍攝時(shí)間內(nèi)容主題流水號(hào)的形式，如“20230501協(xié)會(huì)年會(huì)001”，其中“20230501”代表拍攝時(shí)間，“協(xié)會(huì)年會(huì)”代表內(nèi)容主題，“001”代表流水號(hào)。5.電子檔案編號(hào)：與紙質(zhì)檔案編號(hào)相對(duì)應(yīng)，在文件名中體現(xiàn)編號(hào)信息，如“2023永久文書(shū)001.docx”。五、檔案的編目與裝訂（一）編目1.編制檔案目錄：根據(jù)檔案分類和編號(hào)，編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)、責(zé)任者等信息。2.建立電子目錄：將紙質(zhì)檔案目錄錄入計(jì)算機(jī)，建立電子目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，方便查詢和利用。（二）裝訂1.文書(shū)檔案：按照文件的順序，左側(cè)對(duì)齊，采用三孔一線的方法進(jìn)行裝訂。2.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)檔案的內(nèi)容和形式，采用適當(dāng)?shù)难b訂方式，確保檔案的整齊、牢固。3.財(cái)務(wù)檔案：按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法的規(guī)定進(jìn)行裝訂。4.聲像檔案：根據(jù)載體形式，采用不同的裝訂方式，如照片檔案可裝入相冊(cè)，錄像帶、光盤(pán)等應(yīng)裝入專用盒內(nèi)，并注明相關(guān)信息。六、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所1.綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，并建立檔案存放位置索引，便于查找。2.對(duì)重要的檔案應(yīng)采取備份保管的方式，如紙質(zhì)檔案的復(fù)印件、電子檔案的多份存儲(chǔ)等。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。（三）保護(hù)措施1.防火：檔案庫(kù)房應(yīng)配備防火設(shè)備，如滅火器、消防栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。嚴(yán)禁在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙和使用明火。2.防潮：檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防潮設(shè)備，如除濕機(jī)等，定期對(duì)檔案進(jìn)行除濕處理。對(duì)受潮的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行干燥處理，防止霉變。3.防蟲(chóng)：檔案庫(kù)房應(yīng)采取防蟲(chóng)措施，如放置防蟲(chóng)藥品、定期清掃等，防止檔案被蟲(chóng)蛀。4.防盜：檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防盜門(mén)窗、監(jiān)控設(shè)備等，加強(qiáng)安全防范。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守庫(kù)房管理制度，不得擅自離崗。5.防光：檔案庫(kù)房應(yīng)采用防光窗簾、燈具等，避免檔案直接受光照射，防止檔案褪色、老化。6.防塵：檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔，定期進(jìn)行清掃，防止灰塵對(duì)檔案的污染。7.防有害氣體：檔案庫(kù)房應(yīng)安裝通風(fēng)設(shè)備，保持空氣流通，防止有害氣體對(duì)檔案的侵蝕。七、檔案的查閱與借閱（一）查閱1.協(xié)會(huì)內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。2.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱1.協(xié)會(huì)外部單位或個(gè)人因工作需要查閱協(xié)會(huì)檔案，應(yīng)提前向協(xié)會(huì)提出書(shū)面申請(qǐng)，說(shuō)明查閱目的、檔案名稱、編號(hào)等信息，經(jīng)協(xié)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。2.借閱檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室辦理借閱手續(xù)。3.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向綜合檔案室提出申請(qǐng)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印、傳播檔案內(nèi)容，不得擅自更改、涂抹、污損檔案。5.借閱結(jié)束后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并在《檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.綜合檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和存毀價(jià)值。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成鑒定小組進(jìn)行，鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容、重要程度等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面評(píng)估。3.對(duì)保管期限已滿或失去保存價(jià)值的檔案，鑒定小組應(yīng)提出存毀意見(jiàn)，報(bào)協(xié)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）銷毀1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限、存毀意見(jiàn)等信息。2.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理人員和監(jiān)督人員共同實(shí)施，確保檔案銷毀徹底、安全。3.檔案銷毀過(guò)程中，應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。4.《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)永久保存。九、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)1.綜合檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)可靠。3.檔案統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)納入?yún)f(xié)會(huì)檔案管理工作的重要內(nèi)容，為協(xié)會(huì)檔案管理決策提供依據(jù)。（二）移交1.協(xié)