PAGE單位解散檔案管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范單位解散過(guò)程中的檔案管理工作，確保檔案的完整、安全與有效利用，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本單位在決定解散至完成清算注銷全過(guò)程中涉及的各類檔案管理活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.完整安全原則：全面收集、整理和保存單位解散過(guò)程中的各類檔案，保障檔案的實(shí)體安全與信息安全，防止檔案損毀、丟失和泄密。3.有效利用原則：便于檔案的查閱、利用，充分發(fā)揮檔案在單位解散后續(xù)工作中的憑證和參考作用。二、檔案管理職責(zé)分工（一）成立檔案管理工作小組單位應(yīng)成立專門的檔案管理工作小組，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)單位解散過(guò)程中的檔案管理工作。工作小組由單位負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括各部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等。（二）職責(zé)分工1.單位負(fù)責(zé)人：全面領(lǐng)導(dǎo)檔案管理工作，對(duì)檔案管理工作的重大事項(xiàng)進(jìn)行決策。2.各部門負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)組織本部門在單位解散過(guò)程中形成檔案的收集、整理，并及時(shí)移交檔案管理部門；配合檔案管理部門做好檔案的審核、鑒定等工作。3.檔案管理人員：具體負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱利用、統(tǒng)計(jì)等；對(duì)檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查；參與檔案的鑒定、銷毀等工作。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.行政管理檔案：包括單位的設(shè)立、變更、注銷文件；內(nèi)部管理制度、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)；人事檔案、工資福利文件等。2.財(cái)務(wù)檔案：財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。3.業(yè)務(wù)檔案：與單位業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)的合同協(xié)議、項(xiàng)目資料、業(yè)務(wù)往來(lái)文件、技術(shù)資料等。4.資產(chǎn)檔案：固定資產(chǎn)清單、產(chǎn)權(quán)證書、資產(chǎn)處置文件等。5.其他檔案：?jiǎn)挝猾@得的榮譽(yù)證書、重要文件的收發(fā)登記等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將本部門在單位解散過(guò)程中形成的檔案進(jìn)行分類整理，確保檔案資料的齊全、完整。2.對(duì)于電子檔案，應(yīng)同時(shí)收集其對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案或打印出紙質(zhì)副本，并確保兩者內(nèi)容一致。3.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造、損毀。通過(guò)整理1.分類標(biāo)準(zhǔn)：按照檔案的形成部門、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類。一般可分為綜合類、財(cái)務(wù)類、業(yè)務(wù)類、資產(chǎn)類等類別，每個(gè)類別下再根據(jù)具體情況細(xì)分若干二級(jí)類目。2.編號(hào)規(guī)則：為便于檔案的管理和查找，應(yīng)對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則。例如，可采用“年份+部門代碼+流水號(hào)”的方式進(jìn)行編號(hào)。3.裝訂要求：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂時(shí)，應(yīng)確保整齊、牢固，便于翻閱和保存。裝訂順序一般為封面、目錄、正文、封底。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔流程1.檔案管理人員對(duì)各部門移交的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.審核無(wú)誤后，按照分類編號(hào)規(guī)則對(duì)檔案進(jìn)行歸檔，將檔案裝入檔案盒或檔案柜，并在檔案盒或檔案柜上標(biāo)明檔案類別、編號(hào)等信息。3.建立檔案歸檔目錄，詳細(xì)記錄每一份檔案的編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源等信息，以便于查詢和管理。（二）保管方式1.實(shí)體保管：設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火防盜防潮防蟲設(shè)施等。檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.電子檔案保管：對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)可采用磁帶、光盤、硬盤等。備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案的存儲(chǔ)目錄和索引，便于查找和利用。（三）保管期限根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度，確定不同檔案的保管期限。一般分為永久保管、定期保管（如30年、10年等）。具體保管期限如下：1.永久保管檔案：涉及單位重大權(quán)益、重要?dú)v史事件、核心業(yè)務(wù)等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)查考利用價(jià)值的檔案。如單位的設(shè)立、變更、注銷文件；重要的合同協(xié)議；財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。2.30年保管檔案：在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案。如一般性的業(yè)務(wù)文件、人事檔案等。3.10年保管檔案：保存期限較短的檔案。如一般性的會(huì)議記錄、工作計(jì)劃等。五、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.單位內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.涉及單位重要機(jī)密或敏感信息的檔案，查閱申請(qǐng)人應(yīng)經(jīng)單位負(fù)責(zé)人審批后方可查閱。3.外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱檔案的，應(yīng)持單位介紹信或相關(guān)證明文件，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人審批后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱，并對(duì)查閱過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督。（二）查閱登記檔案管理部門應(yīng)對(duì)每一次檔案查閱進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。查閱登記應(yīng)妥善保存，以備查詢。（三）利用方式1.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人的需求，將檔案提供給其查閱或復(fù)制。對(duì)于紙質(zhì)檔案，一般只提供查閱，如需復(fù)制，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。對(duì)于電子檔案，可根據(jù)實(shí)際情況提供查閱或復(fù)制服務(wù)。2.查閱人在查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換、抄錄等。如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并注明出處。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.在單位解散清算工作基本結(jié)束后，檔案管理工作小組應(yīng)組織對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定。鑒定工作應(yīng)由檔案管理人員、各部門負(fù)責(zé)人及單位負(fù)責(zé)人等組成的鑒定小組負(fù)責(zé)進(jìn)行。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查，確定檔案的存毀。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，詳細(xì)列出檔案的編號(hào)、名稱、日期、數(shù)量等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)單位負(fù)責(zé)人審批后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。3.檔案銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清單》存檔備查。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立單位解散檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)字化處理1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，確保掃描圖像清晰可讀。2.對(duì)掃描后的電子檔案進(jìn)行圖像處理，包括去污、裁剪、糾偏等，提高圖像質(zhì)量。3.建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將數(shù)字化處理后的檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，建立索引，便于查詢和利用。（三）系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：實(shí)現(xiàn)檔案信息的批量錄入和單個(gè)錄入，支持多種格式的文件上傳。2.檢索查詢功能：提供多種檢索方式，如按檔案編號(hào)、名稱、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案。3.借閱管理功能：記錄檔案的借閱申請(qǐng)與審批過(guò)程，跟蹤檔案的借閱狀態(tài)。4.統(tǒng)計(jì)分析功能：對(duì)檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。八、檔案安全與保密（一）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全防范措施，安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，確保檔案實(shí)體安全。2.定期對(duì)檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。3.建立檔案安全應(yīng)急預(yù)案，對(duì)可能發(fā)生的火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件制定應(yīng)對(duì)措施，定期組織演練，提高應(yīng)急處置能力。（二）保密管理1.對(duì)涉及單位機(jī)密或敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，采取加密存儲(chǔ)、限制訪問(wèn)等措施，防止信息泄露。2.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.加強(qiáng)對(duì)檔案查閱利用過(guò)程的保密管理，對(duì)查閱人進(jìn)行保密教育，防止在查閱利用過(guò)程中發(fā)生泄密事件。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行自查，檢查檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱利用等環(huán)節(jié)是否符合本制度要求，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。2.單位內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期