PAGE動(dòng)態(tài)檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本動(dòng)態(tài)檔案管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案資料。3.完整性原則全面收集公司在各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)形成的檔案資料，保證檔案的完整性，不得遺漏重要信息。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案資料進(jìn)行保密管理，防止檔案信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，建立健全檔案管理臺賬。3.負(fù)責(zé)檔案庫房的建設(shè)、維護(hù)和管理，確保檔案存儲環(huán)境安全、適宜。4.組織開展檔案信息化建設(shè)，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和共享利用。5.負(fù)責(zé)檔案的借閱、查閱、利用等服務(wù)工作，根據(jù)公司規(guī)定為各部門及員工提供檔案信息支持。6.定期對檔案進(jìn)行鑒定、銷毀工作，確保檔案的時(shí)效性和有效性。7.負(fù)責(zé)組織檔案管理人員的培訓(xùn)和考核，提高檔案管理隊(duì)伍的業(yè)務(wù)素質(zhì)。8.對公司各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，確保檔案管理工作符合公司要求。（二）各部門職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)人為本部門檔案管理工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門檔案的收集、整理、歸檔等工作，并指定專人負(fù)責(zé)檔案管理的具體事宜。2.按照公司檔案管理制度的要求，定期將本部門形成的各類檔案資料移交綜合管理部歸檔保存，確保檔案資料的及時(shí)、完整移交。3.在工作中積極配合綜合管理部開展檔案管理工作，按照規(guī)定辦理檔案的借閱、查閱等手續(xù)，嚴(yán)格遵守檔案保密制度。4.負(fù)責(zé)對本部門檔案管理工作進(jìn)行自查自糾，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題，不斷提高本部門檔案管理水平。三、檔案分類與編號（一）檔案分類公司檔案按照其來源、內(nèi)容和形式等因素，分為以下幾大類：1.行政管理類包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件；公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議等；公司內(nèi)部管理制度、工作流程、崗位職責(zé)等；各類行政公文、通知、通報(bào)等；會(huì)議記錄、紀(jì)要、簡報(bào)等；人事檔案、勞動(dòng)合同、員工培訓(xùn)記錄等；行政事務(wù)處理文件，如辦公用品采購、車輛管理、辦公設(shè)備維護(hù)等相關(guān)資料。2.財(cái)務(wù)審計(jì)類包括財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告；財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、賬簿等；稅務(wù)申報(bào)資料、發(fā)票管理文件；審計(jì)報(bào)告、審計(jì)工作底稿等；資金管理文件，如資金計(jì)劃、資金審批等相關(guān)資料。3.業(yè)務(wù)經(jīng)營類包括市場調(diào)研報(bào)告、營銷策劃方案、銷售合同、客戶資料等；產(chǎn)品研發(fā)資料，如產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)文檔、研發(fā)項(xiàng)目計(jì)劃與總結(jié)等；生產(chǎn)管理文件，如生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)調(diào)度記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等；采購合同、供應(yīng)商資料、采購訂單等；物流配送文件，如運(yùn)輸記錄、倉儲管理資料等。4.技術(shù)研發(fā)類包括技術(shù)研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告；技術(shù)方案、技術(shù)文檔、技術(shù)專利申請資料等；技術(shù)創(chuàng)新成果、技術(shù)改進(jìn)記錄等；技術(shù)合作協(xié)議、技術(shù)交流文件等。5.合同協(xié)議類包括各類對外簽訂的合同、協(xié)議、意向書等，如買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、合作協(xié)議等，并按照合同性質(zhì)和類別進(jìn)行細(xì)分。6.資質(zhì)證照類包括公司營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證等各類資質(zhì)證書；行業(yè)許可證、認(rèn)證證書等；知識產(chǎn)權(quán)證書，如商標(biāo)、專利證書等。7.其他類不屬于上述分類的其他重要文件和資料，如重要客戶的往來信函、重大活動(dòng)記錄、突發(fā)事件處理文件等。（二）檔案編號為便于檔案的管理和查詢，對每類檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號。編號采用“大類代碼+年份+流水號”的方式，具體如下：1.大類代碼：按照上述檔案分類，分別用一位大寫字母表示，如“A”代表行政管理類，“B”代表財(cái)務(wù)審計(jì)類，“C”代表業(yè)務(wù)經(jīng)營類，“D”代表技術(shù)研發(fā)類，“E”代表合同協(xié)議類，“F”代表資質(zhì)證照類，“G”代表其他類。2.年份：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”。3.流水號：按照檔案形成的先后順序，用三位阿拉伯?dāng)?shù)字進(jìn)行編號，如“001”。例如，一份2023年形成的行政管理類檔案，其編號為“A2023001”。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)按照檔案管理的要求，明確檔案收集的范圍和責(zé)任人，定期收集本部門在工作中形成的各類檔案資料。2.檔案收集應(yīng)遵循及時(shí)、完整的原則，確保檔案資料不遺漏、不丟失。對于重要文件和資料，應(yīng)在形成后及時(shí)收集歸檔。3.公司員工在工作中形成的個(gè)人工作成果、業(yè)務(wù)報(bào)告等資料，應(yīng)在完成后主動(dòng)提交所在部門，由部門統(tǒng)一整理歸檔。4.對于外來文件和資料，如上級部門下發(fā)的文件、合作單位提供的資料等，由接收部門負(fù)責(zé)及時(shí)收集，并按照檔案管理要求進(jìn)行登記和整理。（二）檔案整理1.綜合管理部負(fù)責(zé)對收集到的檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一整理。整理工作應(yīng)按照檔案分類和編號規(guī)則進(jìn)行，確保檔案資料的分類準(zhǔn)確、編號規(guī)范。2.檔案整理包括對文件資料的分類、排序、編目、裝訂等工作。對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)去除金屬物，采用A4紙規(guī)格進(jìn)行折疊或粘貼，使其整齊規(guī)范；對于電子檔案，應(yīng)按照文件類別和命名規(guī)則進(jìn)行分類存儲，并建立相應(yīng)的索引目錄。3.在整理檔案過程中，應(yīng)認(rèn)真核對檔案資料的內(nèi)容，確保其真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。對于不符合要求的檔案資料，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門或人員溝通，補(bǔ)充完善后再進(jìn)行整理歸檔。4.整理后的檔案應(yīng)編制詳細(xì)的檔案目錄，目錄內(nèi)容包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，以便于查詢和利用。五、檔案保管（一）檔案庫房管理1.綜合管理部應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案存儲環(huán)境安全可靠。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。定期對庫房環(huán)境進(jìn)行檢查和維護(hù)，做好溫濕度記錄。3.檔案庫房應(yīng)實(shí)行專人管理，無關(guān)人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入。管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守庫房管理制度，做好庫房的日常巡查工作，確保檔案的安全。4.檔案庫房應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識，區(qū)分不同類別和保管期限的檔案存放區(qū)域，便于檔案的查找和管理。（二）檔案存儲方式1.檔案存儲分為紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案類別和保管期限分別存放在檔案柜中，確保排列整齊、便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)分別存儲在不同的介質(zhì)上，如磁帶、光盤等，并異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.對于重要的電子檔案，應(yīng)進(jìn)行加密存儲，設(shè)置訪問權(quán)限，確保檔案信息的安全保密。（三）檔案保管期限1.公司檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。具體保管期限根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況確定。永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。如公司章程、公司設(shè)立和變更的重要文件、年度財(cái)務(wù)決算報(bào)告等。長期保管：凡是在較長時(shí)間內(nèi)對公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為10年至50年。如重要業(yè)務(wù)合同、項(xiàng)目計(jì)劃與總結(jié)、員工晉升檔案等。短期保管：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對公司工作有參考價(jià)值的檔案，保管期限為1年至10年。如一般性的行政文件、短期業(yè)務(wù)報(bào)表等。2.檔案保管期限從檔案形成的次年1月1日起計(jì)算。在保管期限屆滿前，綜合管理部應(yīng)組織相關(guān)部門對檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)鑒定結(jié)果確定檔案的存毀。六、檔案利用（一）檔案借閱1.公司員工因工作需要查閱或借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱用途、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，交綜合管理部辦理借閱手續(xù)。2.綜合管理部檔案管理人員應(yīng)根據(jù)《檔案借閱申請表》的內(nèi)容，對借閱檔案進(jìn)行核對和登記，并向借閱人員發(fā)放檔案。借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)重新辦理延期手續(xù)。3.借閱檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得擅自涂改、損壞、轉(zhuǎn)借或丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向綜合管理部報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案資料的借閱，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度的規(guī)定進(jìn)行審批，限制借閱范圍，并要求借閱人員簽訂保密協(xié)議。（二）檔案查閱1.公司員工因工作需要查閱檔案的，可直接到綜合管理部檔案查閱室進(jìn)行查閱。查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記查閱檔案的名稱、編號、查閱時(shí)間、查閱用途等信息。2.檔案管理人員應(yīng)在查閱現(xiàn)場對查閱人員進(jìn)行監(jiān)督，確保查閱過程符合規(guī)定要求。查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱室，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.對于涉及公司重要信息的檔案查閱，應(yīng)按照公司內(nèi)部審批程序進(jìn)行，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。（三）檔案利用統(tǒng)計(jì)綜合管理部應(yīng)建立檔案利用統(tǒng)計(jì)臺賬，對檔案的借閱、查閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括借閱時(shí)間、借閱人員、借閱檔案名稱、查閱時(shí)間、查閱人員、查閱用途等信息。定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為公司檔案管理工作的改進(jìn)提供參考依據(jù)。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.綜合管理部應(yīng)定期組織相關(guān)部門和人員對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。2.檔案鑒定小組由綜合管理部、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用情況等因素，對檔案進(jìn)行逐一審查，確定檔案的存毀。3.對于仍有利用價(jià)值的檔案，應(yīng)延長其保管期限；對于已無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，進(jìn)行銷毀處理。（二）檔案銷毀1.檔案銷毀工作應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由綜合管理部檔案管理人員負(fù)責(zé)監(jiān)銷。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.檔案銷毀過程中，監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量等信息，確保銷毀工作符合規(guī)定要求。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。3.《檔案銷毀清冊》應(yīng)包括檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀地點(diǎn)、監(jiān)銷人員等信息，作為檔案銷毀的憑證，永久保存。八、檔案信息化管理（一）電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)1.公司應(yīng)建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、分類、編目、存儲、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等功能，滿足公司檔案管理工作的實(shí)際需求。2.電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)等進(jìn)行有效集成，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和協(xié)同辦公。同時(shí)，應(yīng)建立完善的安全防護(hù)機(jī)制，確保電子檔案信息的安全保密。（二）電子檔案的收集與整理1.各部門應(yīng)按照電子檔案管理系統(tǒng)的要求，及時(shí)將本部門形成的電子檔案資料進(jìn)行收集和整理，并上傳至電子檔案管理系統(tǒng)。電子檔案的格式應(yīng)符合系統(tǒng)要求，確保檔案內(nèi)容的完整性和可讀性。2.綜合管理部檔案管理人員應(yīng)負(fù)責(zé)對上傳的電子檔案進(jìn)行審核和整理，按照檔案分類和編號規(guī)則進(jìn)行分類存儲，并建立相應(yīng)的索引目錄。對于不符合要求的電子檔案，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門進(jìn)行修改完善。（三）電子檔案的保管與利用1.電子檔案應(yīng)按照紙質(zhì)檔案的保管期限和要求進(jìn)行保管，定期進(jìn)行備份和維護(hù)。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.公司員工可通過電子檔案管理系統(tǒng)查閱和利用電子檔案。查閱電子檔案時(shí)，應(yīng)按照系統(tǒng)規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行操作，確保檔案信息的安全保密。如需打印或下載電子檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.綜合管理部應(yīng)定期對公司各部門的檔案管理工作進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等方面。2.內(nèi)部監(jiān)督檢查應(yīng)采取定期檢查與不定期