PAGE檔案管理流程及制度圖一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護，特制定本檔案管理流程及制度圖。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義本制度所指檔案是公司在各項活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則：檔案應如實反映公司各項活動的實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：保證檔案的齊全、完整，不遺漏重要文件和信息。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密規(guī)定，對涉及公司機密的檔案進行妥善保管。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理領導小組成立以公司總經(jīng)理為組長，各部門負責人為成員的檔案管理領導小組，負責指導、監(jiān)督公司檔案管理工作，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題。（二）綜合管理部門1.負責制定和完善公司檔案管理制度，組織實施檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。3.建立健全檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.負責檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防潮、防蟲、防盜等工作。5.定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定進行銷毀。6.組織開展檔案管理培訓工作，提高員工的檔案管理意識和業(yè)務水平。（三）各部門1.負責本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，指定專人負責檔案管理工作。2.按照公司檔案管理制度的要求，定期將本部門形成的檔案移交綜合管理部門集中統(tǒng)一管理。3.協(xié)助綜合管理部門做好檔案的查閱、利用等工作。三、檔案分類及編號（一）檔案分類1.行政管理類：包括公司設立、變更、注銷等相關文件，股東會、董事會、監(jiān)事會會議文件，公司規(guī)章制度，人事檔案，行政公文，證照等。2.財務審計類：包括財務預算、決算報告，財務報表，審計報告，稅務資料，會計憑證，賬簿等。3.業(yè)務經(jīng)營類：包括市場調(diào)研、營銷策劃、合同協(xié)議、項目資料、客戶資料等。4.技術研發(fā)類：包括研發(fā)項目立項報告、技術方案、實驗數(shù)據(jù)、專利證書、技術標準等。5.企業(yè)文化類：包括公司宣傳資料、員工活動記錄、企業(yè)文化建設成果等。（二）檔案編號檔案編號采用“年度+類別代碼+流水號”的方式，具體如下：1.年度：用四位阿拉伯數(shù)字表示，如“2023”。2.類別代碼：按照檔案分類，分別用兩位大寫字母表示，如“XG”表示行政管理類，“CW”表示財務審計類，“YW”表示業(yè)務經(jīng)營類，“JS”表示技術研發(fā)類，“QY”表示企業(yè)文化類。3.流水號：用四位阿拉伯數(shù)字表示，從“0001”開始依次編號。例如：2023年行政管理類的第5份檔案編號為“2023XG0005”。四、檔案收集（一）收集范圍1.公司各部門在工作中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等材料。2.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項目文件等。3.公司員工個人在工作中形成的重要文件、報告、成果等。（二）收集要求1.各部門應明確檔案收集責任人，按照檔案收集范圍及時收集本部門形成的檔案材料，確保檔案的齊全、完整。2.檔案收集責任人應定期對收集到的檔案材料進行整理，剔除重復、無用的材料，保證檔案材料的質(zhì)量。3.對于重要的檔案材料，應及時進行備份，防止檔案丟失或損壞。（三）收集時間1.日常工作中形成的檔案材料，應在工作結束后及時收集整理。2.定期形成的檔案材料，如月度報表、季度總結、年度報告等，應在規(guī)定時間內(nèi)收集整理。3.項目結束后，項目負責人應在項目驗收后一個月內(nèi)將項目檔案材料收集整理完畢，并移交綜合管理部門。五、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.符合文檔管理的有關規(guī)定和標準。（二）整理方法1.分類：按照檔案分類方案，將收集到的檔案材料進行分類。2.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進行修整、裱糊，去除金屬物，采用線裝或膠裝的方式進行裝訂。3.編頁號：在每份文件的有文字頁面的正面右上角、背面左上角編寫頁號，空白頁不編號。4.編目：填寫卷內(nèi)文件目錄，包括序號、文號、責任者、題名、日期、頁號、備注等項目。5.裝盒：將整理好的檔案材料裝入檔案盒，并在檔案盒封面填寫檔案盒編號、年度、類別、起止件號、保管期限等信息。六、檔案歸檔（一）歸檔范圍經(jīng)過整理的各類檔案材料。（二）歸檔時間1.年度檔案應在次年上半年歸檔完畢。2.項目檔案應在項目結束后一個月內(nèi)歸檔完畢。3.其他臨時性檔案應在相關工作結束后及時歸檔。（三）歸檔程序1.各部門檔案管理人員將整理好的檔案材料移交綜合管理部門檔案管理人員。2.綜合管理部門檔案管理人員對移交的檔案材料進行核對、清點，檢查檔案材料的完整性、準確性和規(guī)范性。3.核對無誤后，綜合管理部門檔案管理人員將檔案材料按照檔案編號順序進行排列，裝入檔案盒，填寫檔案盒封面信息，并將檔案盒上架存放。七、檔案保管（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等條件。2.檔案庫房應配備必要的設施設備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品、檔案架等。（二）保管要求1.檔案管理人員應定期對檔案庫房進行檢查，確保檔案庫房的安全和衛(wèi)生。2.對檔案進行分類存放，按照檔案編號順序排列檔案盒，便于查找和利用。3.對重要檔案和珍貴檔案應采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲等。4.建立檔案保管臺賬，記錄檔案的入庫、出庫、保管期限、存放位置等信息。（三）檔案安全1.嚴格遵守國家有關檔案安全的法律法規(guī)和規(guī)章制度，確保檔案的安全。2.加強檔案庫房的安全管理，設置門禁系統(tǒng)，限制無關人員進入檔案庫房。3.定期對檔案進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.做好檔案的防火、防潮、防蟲工作，定期對檔案庫房進行消毒、殺蟲。5.對電子檔案應采取備份、加密等措施，防止電子檔案丟失、損壞或被篡改。八、檔案查閱與利用（一）查閱權限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》,經(jīng)所在部門負責人批準后，到綜合管理部門查閱。2.涉及公司機密的檔案，需經(jīng)公司分管領導批準后方可查閱。3.外部單位查閱檔案，需持有單位介紹信，經(jīng)公司總經(jīng)理批準后，由綜合管理部門指定專人陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的、查閱時間等信息。2.所在部門負責人或公司分管領導對《檔案查閱申請表》進行審批。3.查閱人持審批后的《檔案查閱申請表》到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。4.綜合管理部門檔案管理人員根據(jù)查閱人提供的信息，查找并提供相應的檔案。5.查閱人在檔案查閱室查閱檔案，不得將檔案帶出查閱室。如需復印或摘錄檔案內(nèi)容，需經(jīng)綜合管理部門檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。6.查閱完畢后，查閱人應將檔案歸還綜合管理部門檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。（三）利用規(guī)定1.檔案利用應遵循合法、合理、有效的原則，不得損害公司利益和他人合法權益。2.利用檔案時，應嚴格遵守國家有關保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。3.如需對檔案進行公開、出版、展覽等利用，需經(jīng)公司總經(jīng)理批準，并按照國家有關規(guī)定辦理相關手續(xù)。九、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負責人、檔案管理人員及相關業(yè)務部門人員組成，負責對檔案進行鑒定。（二）鑒定標準1.檔案是否反映公司主要職能活動和基本歷史面貌。2.檔案是否對公司工作、生產(chǎn)、經(jīng)營、科研等有查考利用價值。3.檔案是否具備保存價值，包括文件的重要程度、時間跨度、完整性等。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。2.對保管期限已滿或失去保存價值的檔案，填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。3.《檔案銷毀申請表》經(jīng)公司分管領導批準后，由綜合管理部門組織實施檔案銷毀工作。（四）銷毀方式1.對紙質(zhì)檔案，采用焚燒或粉碎