PAGE評級業(yè)務(wù)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司評級業(yè)務(wù)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在評級業(yè)務(wù)中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司開展的各類評級業(yè)務(wù)所形成的檔案管理，包括但不限于信用評級、債券評級、企業(yè)評級等相關(guān)業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的文件、資料、記錄等。（三）基本原則1.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映評級業(yè)務(wù)的全過程，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：全面收集、整理評級業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件資料，保證檔案的完整性。3.系統(tǒng)性原則：對檔案進行科學(xué)分類、編號和排列，使其具有系統(tǒng)性和邏輯性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及商業(yè)秘密、客戶隱私等內(nèi)容的檔案進行保密管理。5.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司評級業(yè)務(wù)檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司評級業(yè)務(wù)檔案，對檔案進行分類、整理、編號、存儲和保管。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。4.定期對檔案進行清查、盤點，確保檔案的完整性和安全性。5.對檔案管理工作進行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，并對違規(guī)行為進行糾正和處理。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門評級業(yè)務(wù)文件資料的收集、整理和初步歸檔，并在規(guī)定時間內(nèi)移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的整理、編目、鑒定、銷毀等工作。3.按照檔案管理制度的要求，正確使用和保管檔案，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。4.對涉及本部門的檔案查詢、借閱等申請進行審核，并配合檔案管理部門做好相關(guān)工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理各項制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、裝訂、上架、存儲等。3.做好檔案的安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄露。4.積極為檔案利用者提供服務(wù)，及時、準(zhǔn)確地查找和提供所需檔案。5.定期對檔案管理工作進行總結(jié)和分析，提出改進建議和措施。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.評級業(yè)務(wù)前期準(zhǔn)備階段形成的文件資料，如項目委托書、業(yè)務(wù)約定書、客戶基本信息資料等。2.評級業(yè)務(wù)實施過程中產(chǎn)生的文件資料，包括現(xiàn)場調(diào)查記錄、訪談紀(jì)要、財務(wù)數(shù)據(jù)收集與分析資料、行業(yè)資料、評級模型數(shù)據(jù)等。3.評級報告及相關(guān)審核意見、反饋意見等文件。4.與評級業(yè)務(wù)相關(guān)的會議記錄、往來函件、電子郵件等。5.其他與評級業(yè)務(wù)有關(guān)的文件資料。（二）收集要求1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在評級業(yè)務(wù)開展過程中及時收集相關(guān)文件資料，并確保資料的真實性、完整性和準(zhǔn)確性。2.對于重要文件資料，應(yīng)進行原件收集；如無法收集原件，應(yīng)收集與原件核對無誤的復(fù)印件，并注明原件存放處。3.收集的文件資料應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全。（三）整理方法1.按照檔案形成的時間順序、業(yè)務(wù)流程等進行分類整理。2.對每份文件資料進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查詢和管理。3.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，確保目錄與檔案內(nèi)容相符。4.對檔案進行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的分類與編號（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.業(yè)務(wù)類型分類：按照信用評級、債券評級、企業(yè)評級等不同業(yè)務(wù)類型進行分類。2.項目階段分類：分為前期準(zhǔn)備、實施過程、評級報告及后續(xù)跟蹤等階段進行分類。3.文件資料性質(zhì)分類：分為紙質(zhì)文件、電子文件、實物檔案等進行分類。（二）編號規(guī)則1.檔案編號采用“年份+業(yè)務(wù)類型代碼+項目序號+資料序號”的格式。2.年份：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份。3.業(yè)務(wù)類型代碼：信用評級用“CR”表示，債券評級用“BR”表示，企業(yè)評級用“ER”表示等。4.項目序號：按照項目開展的先后順序進行編號，用三位數(shù)字表示。5.資料序號：按照每份文件資料在項目中的順序進行編號，用三位數(shù)字表示。例如：2023CR001001，表示2023年信用評級業(yè)務(wù)中第一個項目的第一份文件資料。五、檔案的存儲與保管（一）存儲方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.檔案應(yīng)存放在檔案架或檔案柜中，按照分類編號順序排列，便于查找和管理。3.電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進行備份。備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管期限1.評級業(yè)務(wù)檔案的保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案包括：評級業(yè)務(wù)的重要文件、資料、記錄等，如業(yè)務(wù)約定書、評級報告、重大事項的往來函件等。3.長期保管的檔案期限為10年至50年，包括一般性的業(yè)務(wù)文件、資料等。4.短期保管的檔案期限為1年至10年，包括臨時性的文件、資料等。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。3.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫度、濕度，保持庫房環(huán)境整潔、通風(fēng)良好。4.做好檔案的防蟲、防霉、防火、防盜等工作，配備必要的消防器材和安全設(shè)施。六、檔案的利用與借閱（一）利用范圍1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱、使用檔案。2.監(jiān)管部門、客戶等因法定事由查閱檔案。（二）利用流程1.內(nèi)部利用利用人填寫《檔案利用申請表》，注明利用目的、檔案名稱、編號等信息。所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容進行查詢，如檔案可供利用，向利用人提供檔案復(fù)印件或電子文檔，并做好登記。2.外部利用利用人提交法定事由證明文件及《檔案利用申請表》。公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。檔案管理部門按照審批意見，辦理檔案查閱手續(xù)，向利用人提供檔案復(fù)印件或電子文檔，并做好登記。（三）借閱規(guī)定1.檔案一般不外借，如因特殊情況確需借閱的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、復(fù)印、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。3.借閱人歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因并追究責(zé)任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)人員等組成，負(fù)責(zé)對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要性、現(xiàn)實利用價值等因素進行鑒定。2.對保管期限已滿且確無保存價值的檔案，可予以銷毀；對仍有保存價值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保管。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行逐一審查，并形成鑒定意見。2.編制《檔案銷毀清冊》，清冊應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、鑒定意見等內(nèi)容，并經(jīng)檔案鑒定工作小組組長簽字確認(rèn)。3.報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門組織實施銷毀。銷毀時應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字，并將《檔案銷毀清冊》存檔。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的評級業(yè)務(wù)檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行掃描、錄入，形成電子檔案，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的分類管理、編號管理、目錄管理、查詢利用、借閱管理、鑒定銷毀等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：采取數(shù)據(jù)加密、備份、訪問控制等措施，確保檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息