PAGE加強(qiáng)檔案安全管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案安全管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和保密性，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案安全放在首位，采取有效措施防止檔案的損壞、丟失、泄露等情況發(fā)生。2.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。3.預(yù)防為主原則：通過(guò)建立健全各項(xiàng)安全管理制度和防范機(jī)制，提前預(yù)防檔案安全事故的發(fā)生。4.全員參與原則：檔案安全管理涉及公司全體員工，應(yīng)強(qiáng)化全員安全意識(shí)，共同做好檔案安全管理工作。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案安全管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門(mén)的檔案收集、整理、歸檔工作，確保檔案質(zhì)量。3.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，包括檔案的存儲(chǔ)、保管、維護(hù)等工作。4.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案利用效率和安全性。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤(pán)點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案安全問(wèn)題。6.組織開(kāi)展檔案安全培訓(xùn)和宣傳教育活動(dòng)，提高員工的檔案安全意識(shí)。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、分類(lèi)、歸檔工作，并按規(guī)定時(shí)間移交至檔案管理部門(mén)。2.明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的日常管理，確保檔案的安全存放和妥善保管。3.配合檔案管理部門(mén)做好檔案的清查、盤(pán)點(diǎn)工作，如實(shí)提供相關(guān)檔案信息。4.嚴(yán)格遵守公司檔案安全管理制度，不得擅自銷(xiāo)毀、涂改、出借檔案。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理工作流程和安全規(guī)定。2.負(fù)責(zé)檔案的接收、登記、整理、編目、上架等工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。4.做好檔案庫(kù)房的安全保衛(wèi)工作，防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入庫(kù)房，確保檔案實(shí)體安全。5.保守檔案機(jī)密，不得泄露檔案內(nèi)容。三、檔案收集與整理（一）檔案收集范圍1.公司各類(lèi)文件、合同、協(xié)議、報(bào)告、報(bào)表等紙質(zhì)文件材料。2.電子文件，包括辦公軟件生成的文檔、電子郵件、數(shù)據(jù)庫(kù)文件等。3.公司證照、印章、榮譽(yù)證書(shū)等實(shí)物檔案。4.照片、錄音、錄像等聲像檔案。（二）檔案收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，及時(shí)收集本部門(mén)產(chǎn)生的各類(lèi)檔案，確保檔案的完整性和及時(shí)性。2.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞。3.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理，確保文件的可讀性和可追溯性。（三）檔案整理規(guī)范1.按照檔案的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容等進(jìn)行分類(lèi)，編制分類(lèi)方案和編號(hào)規(guī)則。2.對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行裝訂、編頁(yè)、編目，確保文件整齊、規(guī)范。3.對(duì)電子文件進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，并進(jìn)行元數(shù)據(jù)標(biāo)注。4.聲像檔案應(yīng)進(jìn)行整理、編號(hào)，并配以文字說(shuō)明，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物等信息。四、檔案存儲(chǔ)與保管（一）檔案庫(kù)房建設(shè)1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇安全、干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜的地點(diǎn)。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)防鼠設(shè)施等。3.庫(kù)房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存儲(chǔ)區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案管理工作有序進(jìn)行。（二）檔案存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜進(jìn)行存放，按照分類(lèi)順序依次排列。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。3.實(shí)物檔案應(yīng)妥善保管，存放在專(zhuān)門(mén)的櫥柜或保險(xiǎn)柜中。（三）檔案保管措施1.建立檔案出入庫(kù)登記制度，詳細(xì)記錄檔案的出入庫(kù)時(shí)間、名稱(chēng)、數(shù)量、去向等信息。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。3.做好檔案庫(kù)房的溫濕度記錄，根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)節(jié)，保持適宜的溫濕度環(huán)境。4.加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全保衛(wèi)工作，安裝監(jiān)控設(shè)備，設(shè)置門(mén)禁系統(tǒng)，防止檔案被盜、被篡改。五、檔案利用與借閱（一）檔案利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，確保檔案信息的安全和保密。2.優(yōu)先滿(mǎn)足公司內(nèi)部工作需要，提高檔案利用效率。（二）檔案查閱流程1.查閱檔案應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。2.《檔案查閱申請(qǐng)表》經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門(mén)。3.檔案管理部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案，并安排專(zhuān)人陪同查閱。4.查閱人員應(yīng)在指定的查閱區(qū)域內(nèi)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱區(qū)域。5.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）檔案借閱流程1.借閱檔案應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱原因、借閱期限、歸還時(shí)間等信息。2.《檔案借閱申請(qǐng)表》經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)向檔案管理部門(mén)繳納一定的押金，以確保檔案的安全歸還。4.檔案管理部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案，并辦理借閱登記手續(xù)。5.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。6.期滿(mǎn)后，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理部門(mén)檢查檔案無(wú)損壞、丟失等情況后，退還押金。六、檔案安全保密（一）保密制度1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息等重要檔案進(jìn)行保密管理。2.制定保密措施，明確保密責(zé)任，與接觸檔案的人員簽訂保密協(xié)議。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育，提高保密意識(shí)，防止檔案信息泄露。（二）保密措施1.對(duì)檔案庫(kù)房、查閱區(qū)域等實(shí)行專(zhuān)人管理，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。2.在檔案整理、存儲(chǔ)、傳輸、利用等過(guò)程中，采取加密、備份等技術(shù)手段，確保檔案信息安全。3.對(duì)涉及保密內(nèi)容的檔案，應(yīng)在顯著位置標(biāo)注“保密”字樣，并嚴(yán)格控制知悉范圍。（三）泄密處理1.如發(fā)現(xiàn)檔案信息泄露，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行制止，并及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。2.對(duì)泄露檔案信息的責(zé)任人，應(yīng)依法依規(guī)追究責(zé)任。3.對(duì)因檔案信息泄露給公司造成損失的，應(yīng)要求責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司決策提供及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息支持。（二）信息化系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：能夠快速、準(zhǔn)確地錄入各類(lèi)檔案信息，包括文件的標(biāo)題、文號(hào)、日期、內(nèi)容等。2.檢索功能：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、日期、分類(lèi)等進(jìn)行檢索，方便用戶(hù)快速查找所需檔案。3.借閱管理功能：實(shí)現(xiàn)檔案借閱的在線申請(qǐng)、審批、登記、歸還等流程管理。4.權(quán)限管理功能：設(shè)置不同的用戶(hù)權(quán)限，確保檔案信息的安全和保密。5.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)功能：定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并具備數(shù)據(jù)恢復(fù)能力，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）信息化安全保障1.建立信息化安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)的安全防護(hù)。2.安裝防火墻、殺毒軟件等安全設(shè)備，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒入侵。3.定期對(duì)信息化系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞修復(fù)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。八、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.確保鑒定工作的準(zhǔn)確性和公正性，避免誤判和漏判。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。（三）鑒定流程1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，提出鑒定意見(jiàn)。2.檔案鑒定工作小組對(duì)檔案管理部門(mén)提出的鑒定意見(jiàn)進(jìn)行審核，形成鑒定報(bào)告。3.根據(jù)鑒定報(bào)告，對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。（四）銷(xiāo)毀程序1.編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄擬銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限等信息。2.《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可實(shí)施銷(xiāo)毀。3.銷(xiāo)毀檔案應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并由監(jiān)銷(xiāo)人員在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。九、檔案安全監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制1.建立檔案安全監(jiān)督檢查制度，定期對(duì)公司各部門(mén)的檔案安全管理工作進(jìn)行檢查。2.檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)組織實(shí)施檔案安全監(jiān)督檢查工作，制定檢查計(jì)劃和標(biāo)準(zhǔn)。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、存儲(chǔ)、保管、利用借閱等環(huán)節(jié)。2.檔案庫(kù)房的安全狀況，如消防設(shè)施、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)防鼠設(shè)施等。3.檔案信息化系統(tǒng)的運(yùn)行情況，包括數(shù)據(jù)安全、權(quán)限管理等。4.檔案管理人員的工作情況，如檔案整理質(zhì)量、服務(wù)態(tài)度等。（三）問(wèn)題整改1.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下