PAGE檔案室制度及管理職責(zé)一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案室的管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)各部門及全體員工形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設(shè)立專門的檔案室，對(duì)各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄公司/組織的各項(xiàng)工作和活動(dòng)，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司/組織檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司/組織各類檔案，包括文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、聲像檔案等。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、整理、裝訂、編目等工作，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查閱和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案的安全與完整。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。6.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供檔案信息支持。7.負(fù)責(zé)組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（二）檔案形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門各類檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，并按照規(guī)定時(shí)間移交檔案室。2.明確本部門兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理和監(jiān)督，確保檔案的及時(shí)形成和規(guī)范整理。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的文件材料，應(yīng)及時(shí)收集、整理，保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性。4.配合檔案室做好檔案的查閱、借閱等利用工作，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的接收、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等具體工作，確保檔案管理工作的正常開展。3.熟悉檔案業(yè)務(wù)，掌握檔案管理的基本知識(shí)和技能，不斷提高業(yè)務(wù)水平。4.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，確保檔案信息安全。5.積極為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，及時(shí)、準(zhǔn)確地查找和提供所需檔案。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.文書檔案：主要包括公司/組織在行政管理、業(yè)務(wù)活動(dòng)等方面形成的各類文件材料，如請(qǐng)示、報(bào)告、通知、決定、會(huì)議紀(jì)要等。2.科技檔案：包括公司/組織在科研、生產(chǎn)、工程建設(shè)等活動(dòng)中形成的技術(shù)文件、圖紙、資料等，如科研項(xiàng)目檔案、產(chǎn)品檔案、工程檔案等。3.會(huì)計(jì)檔案：指公司/組織在財(cái)務(wù)管理活動(dòng)中形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料。4.人事檔案：是公司/組織員工個(gè)人基本情況、工作經(jīng)歷、考核獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)晉升等方面的文件材料。5.聲像檔案：包括公司/組織在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。（二）檔案編號(hào)1.文書檔案編號(hào)：采用年度保管期限流水號(hào)的方式進(jìn)行編號(hào)。例如：2023永久001，表示2023年度形成的永久保管的第1份文書檔案。2.科技檔案編號(hào)：根據(jù)項(xiàng)目類別、階段等進(jìn)行編號(hào)，確保編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。例如：KJ202301，表示2023年的第1個(gè)科技項(xiàng)目檔案。3.會(huì)計(jì)檔案編號(hào)：按照會(huì)計(jì)檔案的類別和年度進(jìn)行編號(hào)，如：KJ2023001銀收，表示2023年度第1份銀行收款憑證。4.人事檔案編號(hào)：以員工個(gè)人身份證號(hào)為基礎(chǔ)進(jìn)行編號(hào)，便于管理和查詢。5.聲像檔案編號(hào)：按照形成時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行編號(hào)，如：SX2023001，表示2023年的第1份聲像檔案。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門兼職檔案員應(yīng)定期將本部門形成的文件材料收集齊全，按照檔案管理要求進(jìn)行初步整理。2.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)等形成的文件材料，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)收集，確保檔案的完整性。3.會(huì)計(jì)部門應(yīng)按照會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定，定期將會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等整理裝訂成冊(cè)，移交檔案室。4.人事部門應(yīng)及時(shí)收集員工的入職、離職、考核、培訓(xùn)等相關(guān)材料，整理歸檔。（二）檔案整理1.檔案室對(duì)接收的檔案進(jìn)行全面檢查，對(duì)不符合要求的檔案，退回原部門重新整理。2.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行分類、組卷、排列、編號(hào)等工作。文書檔案應(yīng)按照文件的形成時(shí)間、重要程度等進(jìn)行分類整理；科技檔案應(yīng)按照項(xiàng)目流程、專業(yè)類別等進(jìn)行整理。3.對(duì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保管和查閱。4.編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，詳細(xì)記錄檔案的內(nèi)容和存放位置，方便檢索。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等，確保檔案的安全保管。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，嚴(yán)禁在庫(kù)房?jī)?nèi)堆放雜物。（二）檔案存放1.按照檔案分類和編號(hào)順序，將檔案上架存放，便于查找和管理。2.不同類型的檔案應(yīng)分區(qū)存放，避免相互混淆。3.對(duì)珍貴、易損的檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。（三）檔案保管期限1.文書檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期（16年至50年）、短期（15年以下）三種。2.科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定確定保管期限。3.定期對(duì)檔案保管期限進(jìn)行鑒定，對(duì)已超過保管期限的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行處理。（四）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，并嚴(yán)格執(zhí)行。2.加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全檢查，定期檢查消防器材、溫濕度設(shè)備等的運(yùn)行情況，確保安全設(shè)施正常使用。3.對(duì)檔案的查閱、借閱等活動(dòng)進(jìn)行嚴(yán)格登記，防止檔案丟失或損壞。4.做好檔案的備份工作，定期將重要檔案進(jìn)行數(shù)字化備份，存儲(chǔ)在安全的介質(zhì)上，并異地存放。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。2.檔案室工作人員應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換等。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。4.查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案室，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案室負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案室工作人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究借閱人員的責(zé)任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面鑒定。2.對(duì)已超過保管期限且確無保存價(jià)值的檔案，予以鑒定銷毀。3.對(duì)仍在保密期限內(nèi)但已失去保密價(jià)值的檔案，經(jīng)批準(zhǔn)后可解密并進(jìn)行相應(yīng)處理。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，形成鑒定報(bào)告。2.將鑒定報(bào)告報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)