PAGE一般檔案保管制度包括一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司/組織檔案的保管工作，確保檔案的完整性、準確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和保護，為公司/組織的各項工作提供有力的支持和保障。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在工作活動中形成的各類檔案，包括但不限于文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門的檔案管理機構(gòu)或指定專人負責檔案的集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.真實性原則檔案應如實反映公司/組織的各項工作活動，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.完整性原則檔案應全面、系統(tǒng)地記錄公司/組織的工作過程和成果，確保檔案的完整性。4.保密性原則對涉及公司/組織商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案，應嚴格保密，防止信息泄露。5.方便利用原則檔案管理應便于檔案的查閱、利用，提高工作效率，同時確保檔案的安全。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理機構(gòu)設(shè)置公司/組織設(shè)立檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負責檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司/組織的檔案管理制度。2.制定和完善公司/組織的檔案管理制度、工作流程和操作規(guī)范。3.負責公司/組織各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。4.負責檔案的保管、保護和統(tǒng)計工作，確保檔案的安全和完整。5.負責檔案的查閱、借閱服務(wù)工作，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)。6.負責檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r值的檔案進行鑒定和銷毀。7.負責檔案信息化建設(shè)工作，推進檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進程。8.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓和宣傳工作，提高員工的檔案意識和業(yè)務(wù)水平。9.完成公司/組織領(lǐng)導交辦的其他檔案管理工作任務(wù)。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案管理工作，遵守檔案管理的法律法規(guī)和公司/組織的檔案管理制度。2.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，具備檔案管理專業(yè)知識和技能，能夠熟練運用檔案管理軟件和設(shè)備。3.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等，確保檔案的質(zhì)量和規(guī)范。4.負責檔案的保管、保護工作，定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案的安全和完整。5.負責檔案的查閱、借閱服務(wù)工作，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，及時登記和催還檔案。6.負責檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r值的檔案進行鑒定和銷毀，確保檔案銷毀的安全和規(guī)范。7.負責檔案信息化建設(shè)工作，參與檔案數(shù)字化加工、存儲、利用等工作，推進檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進程。8.協(xié)助檔案管理部門負責人開展檔案業(yè)務(wù)培訓和宣傳工作，提高員工的檔案意識和業(yè)務(wù)水平。9.完成檔案管理部門負責人交辦的其他工作任務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.公司/組織在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.公司/組織與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等文件材料。3.公司/組織員工的人事檔案、工資檔案、培訓檔案等個人檔案材料。4.公司/組織的財務(wù)報表、會計憑證、審計報告等財務(wù)檔案材料。5.公司/組織的業(yè)務(wù)檔案，如市場調(diào)研報告、項目策劃書、客戶資料等。6.公司/組織獲得榮譽、獎勵的證書、獎牌、獎杯等實物檔案材料。7.其他具有保存價值的檔案材料。（二）檔案收集要求1.各部門應指定專人負責本部門檔案的收集工作，確保檔案收集的及時、完整。2.檔案收集應遵循真實性、完整性、準確性的原則，不得遺漏重要文件材料。3.對收集到的檔案材料應進行初步整理，剔除重復、無用的材料，確保檔案材料的質(zhì)量。4.檔案收集人員應及時將收集到的檔案材料移交檔案管理部門，辦理交接手續(xù)。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價值，確定保管期限。3.便于檔案的查閱、利用和管理。（四）檔案整理方法1.文書檔案整理按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）等進行分類，編制案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄，裝訂成冊。2.科技檔案整理按照項目、專業(yè)、階段等進行分類，編制項目檔案目錄和卷內(nèi)文件目錄，裝訂成冊。3.人事檔案整理按照干部檔案管理規(guī)定進行整理，建立檔案材料目錄，裝訂成冊。4.財務(wù)檔案整理按照會計檔案管理規(guī)定進行整理，編制會計檔案目錄，裝訂成冊。5.業(yè)務(wù)檔案整理根據(jù)業(yè)務(wù)特點和管理要求進行分類整理，編制業(yè)務(wù)檔案目錄，裝訂成冊。四、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.文書檔案分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類等類別。2.科技檔案分為科研項目檔案、產(chǎn)品檔案、基本建設(shè)檔案、設(shè)備儀器檔案等類別。3.人事檔案分為干部檔案、工人檔案等類別。4.財務(wù)檔案分為會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表、審計報告等類別。5.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)不同業(yè)務(wù)領(lǐng)域進行分類，如市場營銷檔案、客戶服務(wù)檔案、項目管理檔案等。（二）檔案編號1.文書檔案編號采用年度保管期限流水號的方式進行編號，如“2023永久001”。2.科技檔案編號根據(jù)項目編號或設(shè)備儀器編號進行編制，如“項目編號專業(yè)分類流水號”。3.人事檔案編號按照干部或工人的人事編號進行編制。4.財務(wù)檔案編號根據(jù)會計年度和檔案類別進行編制，如“2023會計憑證001”。5.業(yè)務(wù)檔案編號根據(jù)業(yè)務(wù)特點和管理要求進行編制，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。五、檔案的保管與保護（一）檔案保管場所1.檔案管理部門應設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度計等設(shè)備，確保檔案的安全保管。（二）檔案保管方式1.檔案應按照分類、編號順序上架存放，便于查閱和管理。2.對紙質(zhì)檔案應采用卷盒、卷皮等進行裝訂和包裝，對電子檔案應進行備份存儲，確保檔案的完整性和安全性。3.對重要檔案應采取特殊的保管措施，如加密存儲、異地備份等。（三）檔案保護措施1.定期對檔案進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。2.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，對電子檔案應定期進行數(shù)據(jù)備份和維護，防止數(shù)據(jù)丟失。3.加強對檔案庫房的安全管理，嚴禁無關(guān)人員進入檔案庫房，確保檔案的保密性。4.對檔案管理人員進行安全培訓，提高安全意識，防止因人為因素導致檔案損壞或丟失。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱與借閱范圍1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要可以查閱和借閱與其工作相關(guān)的檔案。2.外部單位因工作需要查閱公司/組織檔案的，應按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.涉及公司/組織商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案，未經(jīng)授權(quán)不得查閱和借閱。（二）查閱與借閱手續(xù)1.公司/組織內(nèi)部員工查閱和借閱檔案，應填寫《檔案查閱/借閱申請表》，注明查閱/借閱的檔案名稱、編號、查閱/借閱目的、查閱/借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門辦理查閱/借閱手續(xù)。2.外部單位查閱公司/組織檔案，應提前向公司/組織提出書面申請，說明查閱目的、查閱范圍、查閱期限等內(nèi)容，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導審批后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并辦理查閱登記手續(xù)。3.查閱和借閱檔案時，檔案管理人員應按照規(guī)定提供檔案，并對查閱和借閱情況進行登記，注明查閱/借閱時間、查閱/借閱人、檔案名稱、編號等內(nèi)容。4.查閱和借閱檔案的人員應嚴格遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注、污損，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或轉(zhuǎn)借他人。（三）查閱與借閱期限1.公司/組織內(nèi)部員工查閱和借閱檔案的期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理延期手續(xù)。2.外部單位查閱公司/組織檔案的期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應提前向公司/組織提出申請，經(jīng)批準后方可延期。（四）歸還檔案1.查閱和借閱檔案的人員應在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，檔案管理人員應認真核對檔案的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)問題應及時查明原因并處理。2.歸還檔案時，檔案管理人員應在《檔案查閱/借閱申請表》上注明歸還時間，并簽字確認。七、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限和價值。2.檔案鑒定工作應由檔案管理部門負責人組織，檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門人員等組成鑒定小組進行。3.檔案鑒定應根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和公司/組織的實際情況，對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進行綜合分析，確定檔案的保管期限和價值。4.經(jīng)鑒定，對已失去保存價值的檔案，應編制《檔案銷毀清冊》，報公司/組織主管領(lǐng)導審批。（二）檔案銷毀1.檔案銷毀工作應按照審批后的《檔案銷毀清冊》進行，由檔案管理部門指定專人負責監(jiān)銷。2.檔案銷毀方式可采用焚燒、粉碎、電子數(shù)據(jù)刪除等方式，確保檔案銷毀的徹底性和安全性。3.檔案銷毀過程中，監(jiān)銷人員應認真核對檔案的名稱、編號、數(shù)量等內(nèi)容，確保銷毀的檔案與《檔案銷毀清冊》一致，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。4.檔案銷毀后，檔案管理部門應將《檔案銷毀清冊》歸檔保存，作為檔案管理工作的重要記錄。八、檔案的統(tǒng)計與移交（一）檔案統(tǒng)計1.檔案管理部門應建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收集、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析。2.檔案統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、查閱利用情況等，統(tǒng)計數(shù)據(jù)應準確、及時、完整。3.檔案管理部門應定期向上級主管部門和公司/組織領(lǐng)導報送檔案統(tǒng)計報表，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）檔案移交