PAGE檔案制度管理辦法細(xì)則一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本檔案制度管理辦法細(xì)則。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性，不得擅自篡改、偽造檔案信息。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案安全保密意識(shí)，采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案的安全，防止檔案信息泄露。同時(shí)，嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管。4.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于公司內(nèi)部各部門及員工查閱和利用，提高工作效率，為公司的決策和各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立公司檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司總經(jīng)理擔(dān)任組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)審議檔案管理工作的重大事項(xiàng)，指導(dǎo)和監(jiān)督檔案管理工作的開展。（二）綜合管理部門綜合管理部門作為公司檔案管理的職能部門，具體負(fù)責(zé)以下工作：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，制定和完善檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立健全公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和水平。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。5.按照規(guī)定的范圍和程序，為公司內(nèi)部各部門及員工提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理工作。6.負(fù)責(zé)組織檔案的鑒定、銷毀工作，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀。7.開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司員工的檔案管理意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。8.負(fù)責(zé)與上級(jí)主管部門、檔案行政管理部門及其他相關(guān)單位的檔案業(yè)務(wù)聯(lián)系與溝通。（三）各部門兼職檔案員各部門指定一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、移交等工作，并協(xié)助綜合管理部門做好檔案管理的其他相關(guān)工作。兼職檔案員應(yīng)接受綜合管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，確保本部門檔案管理工作的規(guī)范開展。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類公司檔案分為以下十大類：1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議、監(jiān)事會(huì)決議等文件，公司內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等文件，公司行政辦公會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)等文件，公司各類資質(zhì)證書、榮譽(yù)證書等文件。2.黨群工作類：包括公司黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作等方面的文件，工會(huì)組織建設(shè)、職工權(quán)益保障、企業(yè)文化建設(shè)等方面的文件，共青團(tuán)組織建設(shè)、青年工作等方面的文件。3.經(jīng)營管理類：包括公司年度經(jīng)營計(jì)劃、預(yù)算、決算等文件，市場(chǎng)營銷、客戶管理、銷售合同等文件，采購管理、供應(yīng)商管理、采購合同等文件，生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、安全生產(chǎn)等文件，財(cái)務(wù)管理、會(huì)計(jì)核算、審計(jì)報(bào)告等文件，人力資源管理、招聘、培訓(xùn)、績(jī)效考核等文件，企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃、投資項(xiàng)目管理等文件。4.生產(chǎn)技術(shù)類：包括公司產(chǎn)品研發(fā)、工藝設(shè)計(jì)、技術(shù)改造等方面的文件，生產(chǎn)操作規(guī)程、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)等文件，設(shè)備管理、維護(hù)保養(yǎng)、操作規(guī)程等文件，能源管理、節(jié)能減排等文件。5.基本建設(shè)類：包括公司新建、擴(kuò)建、改建等工程項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目建議書、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告等文件，工程設(shè)計(jì)圖紙、施工組織設(shè)計(jì)、工程預(yù)算、決算等文件，工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、質(zhì)量保修書等文件。6.科研項(xiàng)目類：包括公司承擔(dān)的各類科研項(xiàng)目的立項(xiàng)申請(qǐng)書、項(xiàng)目合同書、研究報(bào)告、成果鑒定證書等文件。7.產(chǎn)品類：包括公司各類產(chǎn)品的設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)文件、說明書、宣傳資料等文件，產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、檢測(cè)報(bào)告等文件。8.外事工作類：包括公司對(duì)外交往、合作交流等方面的文件，出國（境）人員審批表、護(hù)照、簽證等文件，外事接待計(jì)劃、活動(dòng)記錄等文件。9.會(huì)計(jì)檔案類：包括公司會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等文件，稅務(wù)申報(bào)資料、發(fā)票存根等文件。10.聲像檔案類：包括公司各類活動(dòng)的照片、錄像、錄音等資料，公司重要會(huì)議、領(lǐng)導(dǎo)視察、項(xiàng)目奠基等活動(dòng)的影像資料。（二）檔案編號(hào)檔案編號(hào)采用“年度+類別代碼+流水號(hào)”的方式，具體如下：1.年度：采用公元紀(jì)年，取四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“2023”。2.類別代碼：根據(jù)檔案分類，每類檔案賦予一個(gè)兩位代碼，具體如下：行政管理類：XG黨群工作類：DQ經(jīng)營管理類：JY生產(chǎn)技術(shù)類：SC基本建設(shè)類：JS科研項(xiàng)目類：KY產(chǎn)品類：CP外事工作類：WS會(huì)計(jì)檔案類：KJ聲像檔案類：SX3.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，每類檔案賦予一個(gè)四位流水號(hào)，從“0001”開始依次編號(hào)。例如，2023年形成的第10份行政管理類檔案的編號(hào)為：2023XG0010。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍公司各部門及員工在工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料均應(yīng)納入檔案收集范圍。具體包括但不限于以下內(nèi)容：1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與公司有關(guān)的文件、指示、通知等。2.公司對(duì)外簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。3.公司內(nèi)部形成的各類文件、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。4.公司各類活動(dòng)的策劃方案、組織實(shí)施記錄、總結(jié)報(bào)告等。5.公司員工的人事檔案、培訓(xùn)檔案、考核檔案等。6.公司產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、銷售等過程中形成的各類技術(shù)文件、質(zhì)量文件、市場(chǎng)調(diào)研資料等。7.公司基本建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等過程中形成的各類文件、資料。8.公司科研項(xiàng)目的立項(xiàng)、研究、成果鑒定等過程中形成的各類文件、資料。9.公司外事活動(dòng)中形成的各類文件、資料。10.公司會(huì)計(jì)核算、財(cái)務(wù)管理等過程中形成的各類憑證、賬簿、報(bào)表等。11.公司聲像檔案，如照片、錄像、錄音等。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)及時(shí)收集本部門在工作中形成的各類檔案材料，確保檔案的完整性和及時(shí)性。2.對(duì)于重要文件、合同等，應(yīng)在文件形成后及時(shí)提交綜合管理部門，以便進(jìn)行統(tǒng)一管理。3.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得擅自涂改、偽造或銷毀。4.對(duì)電子文件的收集，應(yīng)確保其原始性、真實(shí)性和完整性，按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行保存。（三）整理要求1.綜合管理部門對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行統(tǒng)一整理，按照檔案分類和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行分類、編號(hào)。2.檔案整理應(yīng)遵循文件形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.對(duì)紙質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行分類、裝訂、編目等工作。裝訂應(yīng)整齊、牢固，不掉頁、不壓字；編目應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，包括檔號(hào)、題名、日期、頁數(shù)、保管期限等項(xiàng)目。4.對(duì)電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案的可檢索性和可讀性。5.聲像檔案應(yīng)按照內(nèi)容和時(shí)間順序進(jìn)行整理，編制詳細(xì)的目錄，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等信息，并進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所公司設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。（二）保管設(shè)備檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、空調(diào)、除濕機(jī)、滅火器、防蟲藥等，以保證檔案的質(zhì)量不受影響。（三）檔案上架檔案整理完畢后，應(yīng)及時(shí)上架存放。上架時(shí)應(yīng)按照檔案編號(hào)順序排列，便于查找和利用。同時(shí)，應(yīng)在檔案架上標(biāo)明檔案類別、年度、起止編號(hào)等信息。（四）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。具體劃分如下：1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。主要包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議、監(jiān)事會(huì)決議等重要文件，公司年度經(jīng)營計(jì)劃、預(yù)算、決算等重要文件，公司重大項(xiàng)目的立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等文件，公司科研項(xiàng)目的立項(xiàng)、研究、成果鑒定等重要文件，公司會(huì)計(jì)檔案中的年度財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證等。2.長期保管：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管。保管期限為16年至50年。主要包括公司內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等文件，公司行政辦公會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)等文件，公司各類資質(zhì)證書、榮譽(yù)證書等文件，公司生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、安全生產(chǎn)等方面的文件，公司人力資源管理、招聘、培訓(xùn)、績(jī)效考核等方面的文件，公司產(chǎn)品研發(fā)、工藝設(shè)計(jì)、技術(shù)改造等方面的文件，公司外事活動(dòng)中形成的一般性文件。3.短期保管：凡是反映公司短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管。保管期限為15年以下。主要包括公司臨時(shí)性工作形成的文件、資料，公司一般性會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)等文件，公司日常行政事務(wù)處理中形成的文件、資料。（五）檔案定期檢查綜合管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查，每季度進(jìn)行一次抽查。檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、質(zhì)量等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。同時(shí)，應(yīng)做好檢查記錄，對(duì)檔案的檢查情況進(jìn)行詳細(xì)記載。六、檔案的利用（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門及員工因工作需要，可查閱、借閱公司檔案。查閱、借閱檔案應(yīng)遵守本辦法的規(guī)定，不得擅自擴(kuò)大利用范圍。（二）利用手續(xù)1.查閱手續(xù)公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、檔號(hào)、查閱目的等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。綜合管理部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案供查閱，并做好查閱登記工作。查閱登記應(yīng)包括查閱日期、查閱人姓名、部門、查閱檔案名稱、檔號(hào)、查閱目的等信息。2.借閱手續(xù)公司內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、檔號(hào)、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，并經(jīng)綜合管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、復(fù)印、摘錄、銷毀檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。綜合管理部門應(yīng)對(duì)借閱檔案的歸還情況進(jìn)行跟蹤檢查，并做好借閱登記工作。借閱登記應(yīng)包括借閱日期、借閱人姓名、部門、借閱檔案名稱、檔號(hào)、借閱期限、歸還日期等信息。（三）利用限制1.涉及公司機(jī)密的檔案，未經(jīng)公司保密委員會(huì)批準(zhǔn)，不得查閱、借閱。2.查閱、借閱檔案時(shí)，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，不得擅自抽取、撤換檔案材料。3.如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。復(fù)印、摘錄的檔案材料應(yīng)注明出處，并加蓋綜合管理部門印章。4.查閱、借閱檔案的人員，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，各部門兼職檔案員為成員。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和存毀價(jià)值。（二）鑒定內(nèi)容檔案鑒定應(yīng)從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行全面分析，判斷檔案是否具有保存價(jià)值。具體內(nèi)容包括：1.是否反映公司的主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌。2.是否對(duì)公司的工作、生產(chǎn)、經(jīng)營等具有查考利用價(jià)值。3.是否與公司的當(dāng)前工作和未來發(fā)展相關(guān)。4.是否具有一定的歷史研究?jī)r(jià)值或文化價(jià)值。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱、檔號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等內(nèi)容，報(bào)公司檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小