PAGE品質(zhì)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司品質(zhì)管理，規(guī)范品質(zhì)檔案的建立、管理和使用，確保產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量的可追溯性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與品質(zhì)相關(guān)的文件、記錄、數(shù)據(jù)等資料的管理，包括但不限于原材料檢驗(yàn)報(bào)告、生產(chǎn)過程檢驗(yàn)記錄、成品檢驗(yàn)報(bào)告、客戶投訴處理記錄等。（三）職責(zé)分工1.品質(zhì)管理部門負(fù)責(zé)品質(zhì)檔案管理制度的制定、修訂和解釋。指導(dǎo)和監(jiān)督各部門品質(zhì)檔案的建立、整理和歸檔工作。負(fù)責(zé)品質(zhì)檔案的集中保管和維護(hù)，確保檔案的完整性和安全性。定期對品質(zhì)檔案進(jìn)行分析和總結(jié)，為公司品質(zhì)決策提供數(shù)據(jù)支持。2.各部門負(fù)責(zé)本部門品質(zhì)相關(guān)文件和記錄的收集、整理和初步審核。按照規(guī)定的格式和要求，及時(shí)將品質(zhì)檔案提交給品質(zhì)管理部門歸檔。負(fù)責(zé)本部門品質(zhì)檔案的日常查閱和使用，并做好記錄。（四）基本原則1.真實(shí)性原則：品質(zhì)檔案應(yīng)如實(shí)反映產(chǎn)品和服務(wù)的品質(zhì)狀況，確保記錄的原始性和真實(shí)性。2.完整性原則：涵蓋產(chǎn)品和服務(wù)從原材料采購到交付客戶全過程的品質(zhì)信息，保證檔案的完整性。3.準(zhǔn)確性原則：記錄的數(shù)據(jù)和信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，避免模糊、歧義或錯(cuò)誤的表述。4.及時(shí)性原則：各項(xiàng)品質(zhì)記錄應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)及時(shí)填寫和歸檔，確保信息的時(shí)效性。5.保密性原則：對涉及公司商業(yè)機(jī)密和客戶隱私的品質(zhì)檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、品質(zhì)檔案的分類與編號(hào)（一）分類1.原材料品質(zhì)檔案：包括原材料供應(yīng)商資質(zhì)文件、原材料檢驗(yàn)報(bào)告、合格證明等。2.生產(chǎn)過程品質(zhì)檔案：涵蓋生產(chǎn)工藝文件、工序檢驗(yàn)記錄、設(shè)備運(yùn)行參數(shù)記錄、質(zhì)量控制圖表等。3.成品品質(zhì)檔案：包含成品檢驗(yàn)報(bào)告、性能測試報(bào)告、產(chǎn)品認(rèn)證文件等。4.客戶反饋品質(zhì)檔案：主要有客戶投訴記錄、客戶滿意度調(diào)查結(jié)果、客戶建議等。5.品質(zhì)管理活動(dòng)檔案：如內(nèi)部審核報(bào)告、管理評審記錄、質(zhì)量改進(jìn)項(xiàng)目資料等。（二）編號(hào)品質(zhì)檔案采用統(tǒng)一的編號(hào)規(guī)則，以便于識(shí)別和管理。編號(hào)格式如下：[年份][部門代碼][檔案類別代碼][流水號(hào)]其中：年份：為檔案形成年份的后兩位數(shù)字，如“22”表示2022年。部門代碼：用兩位字母表示各部門，具體代碼如下：采購部：CG生產(chǎn)部：SC品質(zhì)部：PZ銷售部：XS研發(fā)部：YF其他：QT檔案類別代碼：根據(jù)上述分類，用兩位數(shù)字表示各類檔案，如“01”表示原材料品質(zhì)檔案。流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，從0001開始依次編號(hào)。例如，采購部2022年第5份原材料品質(zhì)檔案的編號(hào)為“22CG010005”。三、品質(zhì)檔案的建立與收集（一）建立要求1.各部門應(yīng)根據(jù)工作需要，明確各類品質(zhì)檔案的內(nèi)容和格式要求，確保記錄的規(guī)范性和一致性。2.品質(zhì)檔案應(yīng)使用鋼筆、中性筆或計(jì)算機(jī)打印等方式填寫，字跡應(yīng)清晰、工整，不得隨意涂改。如確需修改，應(yīng)在修改處加蓋修改人印章或簽字，并注明修改日期。3.對于電子文檔形式的品質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，并定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）收集流程1.原材料品質(zhì)檔案采購部負(fù)責(zé)收集供應(yīng)商提供的資質(zhì)文件、原材料檢驗(yàn)報(bào)告等資料，并在采購合同簽訂后一周內(nèi)提交給品質(zhì)管理部門。品質(zhì)管理部門對采購部提交的資料進(jìn)行審核，審核無誤后進(jìn)行編號(hào)和歸檔。2.生產(chǎn)過程品質(zhì)檔案生產(chǎn)部各工序操作人員應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求，及時(shí)填寫本工序的品質(zhì)記錄，如生產(chǎn)日報(bào)表、質(zhì)量檢驗(yàn)記錄等。生產(chǎn)班組長負(fù)責(zé)收集和整理本班組的品質(zhì)記錄，每周五將本周的記錄提交給車間主任審核。車間主任審核后，于每周一將本車間的品質(zhì)記錄匯總提交給品質(zhì)管理部門。品質(zhì)管理部門對生產(chǎn)部提交的品質(zhì)記錄進(jìn)行審核，審核通過后進(jìn)行編號(hào)和歸檔。3.成品品質(zhì)檔案品質(zhì)檢驗(yàn)人員在完成成品檢驗(yàn)后，應(yīng)及時(shí)出具成品檢驗(yàn)報(bào)告，并將報(bào)告提交給品質(zhì)管理部門。對于需要進(jìn)行性能測試或產(chǎn)品認(rèn)證的成品，相關(guān)部門應(yīng)在測試或認(rèn)證完成后，將測試報(bào)告和認(rèn)證文件提交給品質(zhì)管理部門。品質(zhì)管理部門對成品品質(zhì)檔案進(jìn)行審核，審核無誤后進(jìn)行編號(hào)和歸檔。4.客戶反饋品質(zhì)檔案銷售部負(fù)責(zé)收集客戶投訴記錄、客戶滿意度調(diào)查結(jié)果等資料，并在接到客戶反饋后24小時(shí)內(nèi)將相關(guān)信息傳遞給品質(zhì)管理部門。品質(zhì)管理部門對客戶反饋信息進(jìn)行整理和分析，組織相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查和處理，并將處理結(jié)果記錄在案。對于客戶建議，銷售部應(yīng)及時(shí)反饋給相關(guān)部門，并跟蹤建議的落實(shí)情況，將相關(guān)記錄提交給品質(zhì)管理部門歸檔。5.品質(zhì)管理活動(dòng)檔案品質(zhì)管理部門組織開展內(nèi)部審核、管理評審、質(zhì)量改進(jìn)項(xiàng)目等活動(dòng)后，相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)整理活動(dòng)記錄、報(bào)告等資料，并提交給品質(zhì)管理部門。品質(zhì)管理部門對品質(zhì)管理活動(dòng)檔案進(jìn)行審核，審核通過后進(jìn)行編號(hào)和歸檔。四、品質(zhì)檔案的整理與歸檔（一）整理要求1.品質(zhì)管理部門收到各部門提交的品質(zhì)檔案后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理。按照檔案類別和編號(hào)順序，對檔案進(jìn)行分類、排序，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.對每份品質(zhì)檔案進(jìn)行檢查，確保檔案內(nèi)容齊全、填寫規(guī)范、簽字蓋章完整。對于不符合要求的檔案，應(yīng)及時(shí)返回相關(guān)部門進(jìn)行補(bǔ)充或更正。3.去除檔案中的金屬物、訂書釘?shù)?，采用A4紙張規(guī)格進(jìn)行裝訂或裝盒，保持檔案的整齊美觀。（二）歸檔方式1.品質(zhì)檔案采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行歸檔。紙質(zhì)檔案按照檔案類別和年度順序，存放在專用的檔案柜中，并建立檔案目錄索引，便于查找和借閱。2.電子檔案應(yīng)按照檔案編號(hào)和類別進(jìn)行分類存儲(chǔ)，存儲(chǔ)路徑應(yīng)清晰明確。同時(shí)，建立電子檔案索引表，記錄檔案的名稱、編號(hào)、存儲(chǔ)位置等信息，方便快速檢索。五、品質(zhì)檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱品質(zhì)檔案時(shí)，應(yīng)填寫《品質(zhì)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱和編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可到品質(zhì)管理部門查閱。2.品質(zhì)管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案查閱工作，按照申請表的要求提供檔案，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱日期、查閱人姓名、部門、查閱檔案名稱和編號(hào)、查閱目的等信息。3.涉及公司機(jī)密或客戶隱私的品質(zhì)檔案，未經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得查閱。（二）借閱程序1.因工作需要借閱品質(zhì)檔案時(shí)，借閱人應(yīng)填寫《品質(zhì)檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和品質(zhì)管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.品質(zhì)管理部門對借閱申請表進(jìn)行審核，審核通過后，將檔案借給借閱人，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱登記內(nèi)容應(yīng)包括借閱日期、借閱人姓名、部門、檔案名稱和編號(hào)、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。3.借閱人應(yīng)妥善保管所借閱的品質(zhì)檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換頁張。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告品質(zhì)管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案。如需延期借閱，應(yīng)提前向品質(zhì)管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。六、品質(zhì)檔案的保管與維護(hù)（一）保管環(huán)境1.品質(zhì)管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，確保檔案存放環(huán)境安全、干燥、通風(fēng)，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案庫房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲藥、防盜門等，確保檔案的安全保管。（二）定期檢查1.品質(zhì)管理部門應(yīng)定期對品質(zhì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、存儲(chǔ)環(huán)境等。每月至少進(jìn)行一次全面檢查，每季度進(jìn)行一次抽樣檢查。2.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。如檔案有損壞或字跡模糊不清的，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)?。蝗绱鎯?chǔ)環(huán)境不符合要求，應(yīng)及時(shí)調(diào)整環(huán)境參數(shù)或采取防護(hù)措施。3.定期檢查結(jié)果應(yīng)記錄在《品質(zhì)檔案檢查記錄表》中，并存檔備查。（三）檔案銷毀1.品質(zhì)檔案保存期限屆滿或因其他原因需要銷毀時(shí)，由品質(zhì)管理部門提出銷毀申請，填寫《品質(zhì)檔案銷毀申請表》，詳細(xì)說明銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《品質(zhì)檔案銷毀申請表》經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，品質(zhì)管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施檔案銷毀工作。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀日期、銷毀檔案名稱和編號(hào)、數(shù)量、銷毀方式等信息。3.檔案銷毀可采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，但應(yīng)確保銷毀徹底，無