PAGE鄉(xiāng)鎮(zhèn)建立電子檔案制度一、總則（一）目的為加強鄉(xiāng)鎮(zhèn)電子檔案管理，確保電子檔案的真實、完整、可用和安全，提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作效率和服務(wù)水平，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本鄉(xiāng)鎮(zhèn)實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門、各站所及所屬事業(yè)單位在工作中形成的電子檔案管理活動。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則鄉(xiāng)鎮(zhèn)設(shè)立專門的電子檔案管理機構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)電子檔案的統(tǒng)一管理，確保電子檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實完整原則確保電子檔案內(nèi)容真實、準(zhǔn)確反映鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作實際情況，保證電子檔案的完整性，不遺漏重要信息。3.安全保密原則采取有效的安全保密措施，防止電子檔案信息泄露、篡改、丟失，確保電子檔案信息安全。4.便于利用原則優(yōu)化電子檔案管理流程，提高電子檔案檢索、查詢和利用效率，方便鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作人員和社會公眾依法依規(guī)查閱利用電子檔案。（四）定義1.電子檔案指鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門、各站所及所屬事業(yè)單位在履行職責(zé)過程中形成的，具有保存價值的電子文件、數(shù)據(jù)、圖表、圖像等不同形式的信息記錄。2.元數(shù)據(jù)描述電子檔案內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)及其管理過程的數(shù)據(jù)，用于支持電子檔案的長期保存和有效利用。3.電子檔案管理系統(tǒng)用于創(chuàng)建、接收、存儲、傳輸、保管、利用和銷毀電子檔案的信息系統(tǒng)。二、電子檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）管理機構(gòu)鄉(xiāng)鎮(zhèn)成立電子檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由鄉(xiāng)鎮(zhèn)主要領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任副組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室，掛靠在鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨政辦公室，負(fù)責(zé)電子檔案管理日常工作的組織協(xié)調(diào)。（二）職責(zé)分工1.領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)電子檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，審定本鄉(xiāng)鎮(zhèn)電子檔案管理工作規(guī)劃和規(guī)章制度。研究決定電子檔案管理工作中的重大事項，協(xié)調(diào)解決電子檔案管理工作中的問題。監(jiān)督檢查電子檔案管理工作落實情況，對工作成績突出的部門和個人進行表彰獎勵，對違反電子檔案管理規(guī)定的行為進行糾正和處理。2.辦公室職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善電子檔案管理制度、工作流程和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，并組織實施。組織開展電子檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作人員電子檔案管理意識和技能。指導(dǎo)、監(jiān)督各部門、各站所及所屬事業(yè)單位的電子檔案收集、整理、歸檔、保管和利用工作。負(fù)責(zé)電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)、維護和管理，保障系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行。定期對電子檔案進行備份，確保電子檔案數(shù)據(jù)安全。負(fù)責(zé)向縣級檔案行政管理部門報送電子檔案管理工作情況。3.各部門、各站所及所屬事業(yè)單位職責(zé)負(fù)責(zé)本部門、本站所及所屬事業(yè)單位電子文件的形成、積累和整理工作，確保電子文件的真實、完整、準(zhǔn)確。按照電子檔案管理要求，定期將本部門、本站所及所屬事業(yè)單位的電子文件移交至鄉(xiāng)鎮(zhèn)電子檔案管理機構(gòu)進行集中歸檔。配合鄉(xiāng)鎮(zhèn)電子檔案管理機構(gòu)做好電子檔案的整理、鑒定、銷毀等工作。負(fù)責(zé)本部門、本站所及所屬事業(yè)單位電子檔案的查閱、利用工作，并做好登記和統(tǒng)計。三、電子檔案的收集與整理（一）收集范圍1.反映鄉(xiāng)鎮(zhèn)行政管理、經(jīng)濟發(fā)展、社會事務(wù)、文化建設(shè)等各項工作活動的電子文件。2.鄉(xiāng)鎮(zhèn)制定的政策法規(guī)、規(guī)劃計劃、統(tǒng)計報表、會議記錄、工作簡報等電子文件。3.鄉(xiāng)鎮(zhèn)與上級部門、其他鄉(xiāng)鎮(zhèn)及社會組織之間往來的電子公文、函件、數(shù)據(jù)等。4.鄉(xiāng)鎮(zhèn)在項目建設(shè)、招商引資、民生工程等重點工作中形成的電子文件，包括項目申報材料、審批文件、招投標(biāo)文件、合同協(xié)議、驗收報告等。5.鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作人員在履行職責(zé)過程中形成的具有保存價值的電子文件，如調(diào)研報告、工作總結(jié)、工作日記等。（二）收集要求1.各部門、各站所及所屬事業(yè)單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)電子文件的收集工作，確保電子文件及時、完整收集。2.電子文件應(yīng)采用通用格式進行存儲，如PDF、DOC、XLS、PPT、JPEG、PNG等，確保文件在不同設(shè)備和軟件上能夠正常讀取和使用。3.電子文件應(yīng)按照文件形成的時間順序或邏輯關(guān)系進行分類存儲，便于查找和管理。4.對于重要的電子文件，應(yīng)同時收集其相關(guān)的元數(shù)據(jù)，如文件標(biāo)題、作者、日期、來源、密級等，確保電子文件的真實性和完整性。（三）整理原則1.遵循電子文件的形成規(guī)律和特點，保持電子文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分電子文件的不同保管期限和密級，便于管理和利用。3.便于電子檔案的檢索、查詢和統(tǒng)計，提高電子檔案利用效率。（四）整理方法1.分類按照電子文件的內(nèi)容、來源、時間等因素進行分類，可分為黨群工作、行政事務(wù)、經(jīng)濟發(fā)展、社會事務(wù)、文化建設(shè)等大類，每大類下再根據(jù)具體情況細分若干小類。2.文件命名電子文件命名應(yīng)遵循簡潔明了、準(zhǔn)確規(guī)范的原則，一般采用“年度+機構(gòu)名稱+文件主題+文件格式”的方式進行命名，如“2023年黨政辦公室關(guān)于鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作計劃的DOC文件”。3.編號為便于電子檔案的管理和查詢，應(yīng)對每份電子檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性。編號可采用“年份+流水號”的方式，如“2023001”表示2023年的第一份電子檔案。4.著錄對電子檔案進行著錄，著錄內(nèi)容應(yīng)包括電子檔案編號、題名、日期、來源、保管期限、密級、格式等，形成電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫。四、電子檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.各部門、各站所及所屬事業(yè)單位應(yīng)在每年年底前，將本年度形成的電子文件整理歸檔后移交至鄉(xiāng)鎮(zhèn)電子檔案管理機構(gòu)。2.對于重大活動、重點項目等形成的電子文件，應(yīng)在活動結(jié)束或項目完成后及時歸檔。（二）歸檔程序1.各部門、各站所及所屬事業(yè)單位將整理好的電子文件按照要求進行分類、編號、著錄后，填寫電子檔案移交清單，一式兩份，一份由移交部門留存，一份隨電子檔案移交至鄉(xiāng)鎮(zhèn)電子檔案管理機構(gòu)。2.鄉(xiāng)鎮(zhèn)電子檔案管理機構(gòu)對接收的電子檔案進行核對，檢查電子檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，核對無誤后在移交清單上簽字確認(rèn)。3.鄉(xiāng)鎮(zhèn)電子檔案管理機構(gòu)將接收的電子檔案按照規(guī)定的存儲方式進行存儲，并更新電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫。（三）保管要求1.存儲設(shè)備應(yīng)選用質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定的存儲設(shè)備，如磁盤陣列、磁帶庫、光盤庫等，對電子檔案進行集中存儲。存儲設(shè)備應(yīng)定期進行檢查和維護，確保存儲設(shè)備的正常運行。同時，應(yīng)建立存儲設(shè)備使用記錄，記錄存儲設(shè)備的使用情況、維護情況等。2.存儲環(huán)境電子檔案存儲環(huán)境應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在40%60%之間。應(yīng)配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等設(shè)施，確保電子檔案存儲安全。3.備份策略應(yīng)制定完善的電子檔案備份策略，定期對電子檔案進行備份。備份方式可采用全量備份、增量備份等方式，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在與原存儲設(shè)備不同的物理位置。備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進行檢查和恢復(fù)測試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性。4.安全防護應(yīng)建立健全電子檔案安全防護體系，采取身份認(rèn)證、訪問控制、數(shù)據(jù)加密、防火墻等技術(shù)手段，防止電子檔案信息泄露、篡改、丟失。應(yīng)定期對電子檔案管理系統(tǒng)進行安全檢查和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。同時，應(yīng)加強對電子檔案管理人員的安全保密教育，提高安全保密意識。五、電子檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則電子檔案的利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和鄉(xiāng)鎮(zhèn)相關(guān)規(guī)定，確保電子檔案利用合法合規(guī)。2.權(quán)限管理原則根據(jù)電子檔案的密級和利用需求，設(shè)定不同的利用權(quán)限，對電子檔案的查閱、借閱、復(fù)制等操作進行嚴(yán)格管理。3.登記備案原則對電子檔案的利用情況進行詳細登記備案，記錄利用時間、利用人、利用內(nèi)容、利用目的等信息，確保電子檔案利用可追溯。（二）利用方式1.查閱鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作人員因工作需要查閱電子檔案的，應(yīng)填寫電子檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到鄉(xiāng)鎮(zhèn)電子檔案管理機構(gòu)查閱。查閱時，應(yīng)在電子檔案管理機構(gòu)指定的場所進行，不得擅自將電子檔案帶出。2.借閱因特殊原因需要借閱電子檔案的，應(yīng)填寫電子檔案借閱申請表，注明借閱期限、借閱用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和鄉(xiāng)鎮(zhèn)電子檔案管理機構(gòu)負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，借閱人應(yīng)按時歸還電子檔案，不得轉(zhuǎn)借他人。3.復(fù)制根據(jù)利用需求，經(jīng)審批后可對電子檔案進行復(fù)制。復(fù)制電子檔案應(yīng)使用電子檔案管理機構(gòu)提供的設(shè)備和軟件，確保復(fù)制內(nèi)容與原件一致。復(fù)制的電子檔案應(yīng)注明復(fù)制時間、復(fù)制人等信息，并按照規(guī)定進行保管。（三）利用登記鄉(xiāng)鎮(zhèn)電子檔案管理機構(gòu)應(yīng)建立電子檔案利用登記臺賬，對每一次電子檔案的利用情況進行詳細記錄。利用登記臺賬應(yīng)包括利用時間、利用人、利用內(nèi)容、利用目的、審批人、歸還時間等信息。利用登記臺賬應(yīng)定期進行整理和歸檔，保存期限與電子檔案相同。六、電子檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.全面審查原則對電子檔案進行全面審查，綜合考慮電子檔案的內(nèi)容、來源、形成時間、保管期限等因素，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確可靠。2.價值評估原則根據(jù)電子檔案的歷史價值、現(xiàn)實價值和潛在價值，對電子檔案進行價值評估，確定其是否具有保存意義。3.審慎決定原則在鑒定過程中，應(yīng)充分征求相關(guān)部門和人員的意見，審慎決定電子檔案的存毀，確保電子檔案鑒定工作的公正性和嚴(yán)肅性。（二）鑒定組織鄉(xiāng)鎮(zhèn)成立電子檔案鑒定小組，由鄉(xiāng)鎮(zhèn)電子檔案管理機構(gòu)負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，各部門檔案管理人員為成員。鑒定小組負(fù)責(zé)對電子檔案進行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容1.審查電子檔案的真實性、完整性和準(zhǔn)確性，確保電子檔案內(nèi)容真實反映鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作實際情況。2.評估電子檔案的價值，根據(jù)電子檔案的歷史價值、現(xiàn)實價值和潛在價值，確定其保管期限。3.檢查電子檔案的存儲狀態(tài)，確保電子檔案存儲設(shè)備正常運行，數(shù)據(jù)可讀可用。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的電子檔案，編制電子檔案銷毀清單，一式兩份，一份由鄉(xiāng)鎮(zhèn)電子檔案管理機構(gòu)留存，一份報鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由鄉(xiāng)鎮(zhèn)電子檔案管理機構(gòu)組織實施電子檔案銷毀工作。銷毀電子檔案時，應(yīng)采用物理或化學(xué)方法進行徹底銷毀，確保電子檔案信息無法恢復(fù)。3.電子檔案銷毀工作完成后，銷毀人員應(yīng)在電子檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)，并將銷毀清單歸檔保存。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體鄉(xiāng)鎮(zhèn)電子檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)對本鄉(xiāng)鎮(zhèn)電子檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。鄉(xiāng)鎮(zhèn)電子檔案管理機構(gòu)負(fù)責(zé)具體組織實施監(jiān)督檢查工作。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.電子檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括電子檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)。2.電子檔案管理機構(gòu)及人員的職責(zé)履行情況，是否按照規(guī)定做好電子檔案管理工作。3.電子檔案管理系統(tǒng)的運行情況，是否安全穩(wěn)定，是否滿足電子檔案管理工作需要。4.電子檔案的質(zhì)量情況，是否真實、完整、準(zhǔn)確，是否符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查鄉(xiāng)鎮(zhèn)電子檔案管理機構(gòu)每年定期對各部門、各站所及所屬事業(yè)單位的電子檔案管理工作進行檢查，檢查內(nèi)容包括電子檔案管理制度執(zhí)行情況、電子檔案整理歸檔情況、電子檔案存儲保管情況等。2.不定期抽查鄉(xiāng)鎮(zhèn)電子檔案管理機構(gòu)不定期對各部門、各站所及所屬事業(yè)單位的電子檔案管理工作進行抽查，重點檢查電子檔案管理中的薄弱環(huán)節(jié)和存在的問題。3.專項檢查針對電子檔案管理中的重