PAGE建立衛(wèi)生管理檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織的衛(wèi)生管理工作，規(guī)范衛(wèi)生管理檔案的建立、使用和保存，確保公司/組織的衛(wèi)生狀況符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，保障員工的身體健康和工作環(huán)境的安全衛(wèi)生，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有部門、場(chǎng)所及人員的衛(wèi)生管理檔案工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國(guó)家和地方有關(guān)衛(wèi)生管理的法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案內(nèi)容合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案記錄應(yīng)真實(shí)反映公司/組織衛(wèi)生管理工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠。3.全面系統(tǒng)原則：涵蓋公司/組織衛(wèi)生管理的各個(gè)方面，形成完整、系統(tǒng)的檔案體系。4.便于查詢?cè)瓌t：檔案的整理和分類應(yīng)便于快速查詢和使用，提高工作效率。二、衛(wèi)生管理檔案的內(nèi)容（一）環(huán)境衛(wèi)生檔案1.公司/組織整體布局圖：清晰標(biāo)注各部門、區(qū)域的位置及功能，包括辦公區(qū)、生產(chǎn)區(qū)、生活區(qū)、公共區(qū)域等。2.環(huán)境衛(wèi)生檢查記錄：詳細(xì)記錄每日、每周、每月的環(huán)境衛(wèi)生檢查情況，包括檢查時(shí)間、檢查人員、檢查區(qū)域、發(fā)現(xiàn)的問題及整改措施和結(jié)果。3.清潔消毒記錄：記錄各類場(chǎng)所、設(shè)備、物品的清潔消毒時(shí)間、方式、使用的消毒劑名稱及濃度等信息。4.垃圾處理記錄：包括垃圾產(chǎn)生量、分類情況、清運(yùn)時(shí)間及清運(yùn)單位等內(nèi)容。5.病媒生物防治記錄：如鼠、蚊、蠅、蟑螂等病媒生物的監(jiān)測(cè)情況、防治措施及效果評(píng)估。（二）食品衛(wèi)生檔案1.食品經(jīng)營(yíng)許可證及相關(guān)資質(zhì)證明文件：確保公司/組織從事食品經(jīng)營(yíng)活動(dòng)具備合法資質(zhì)。2.食品采購(gòu)記錄：記錄食品的采購(gòu)日期、供應(yīng)商名稱、食品名稱、規(guī)格、數(shù)量、索證索票情況等。3.食品儲(chǔ)存記錄：包括食品的儲(chǔ)存條件、庫(kù)存數(shù)量、出入庫(kù)時(shí)間等信息，確保食品儲(chǔ)存安全。4.食品加工制作記錄：詳細(xì)記錄食品加工過程中的原料處理、加工工藝、操作人員、加工時(shí)間等內(nèi)容，保證食品加工符合衛(wèi)生要求。5.食品留樣記錄：對(duì)每餐次的食品進(jìn)行留樣，記錄留樣食品名稱、留樣量、留樣時(shí)間、留樣人員等信息，以備查驗(yàn)。6.食品從業(yè)人員健康證明及培訓(xùn)記錄：收集員工的健康證明，并記錄食品從業(yè)人員參加衛(wèi)生知識(shí)培訓(xùn)的時(shí)間、內(nèi)容、考核情況等。（三）飲用水衛(wèi)生檔案1.飲用水水源情況：包括水源類型、水質(zhì)檢測(cè)報(bào)告等信息，確保飲用水水源安全。2.飲用水處理設(shè)施運(yùn)行記錄：記錄飲用水處理設(shè)備的運(yùn)行參數(shù)、維護(hù)保養(yǎng)情況、消毒記錄等。3.飲用水水質(zhì)檢測(cè)報(bào)告：定期對(duì)飲用水進(jìn)行水質(zhì)檢測(cè)，保存檢測(cè)報(bào)告，確保飲用水水質(zhì)符合衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)。4.飲水機(jī)等供水設(shè)備清潔消毒記錄：對(duì)公司/組織內(nèi)使用的飲水機(jī)等供水設(shè)備進(jìn)行清潔消毒，記錄消毒時(shí)間、方式、消毒劑名稱及濃度等。（四）職業(yè)衛(wèi)生檔案1.職業(yè)病危害因素檢測(cè)與評(píng)價(jià)報(bào)告：定期委托有資質(zhì)的機(jī)構(gòu)對(duì)工作場(chǎng)所的職業(yè)病危害因素進(jìn)行檢測(cè)與評(píng)價(jià)，保存相關(guān)報(bào)告。2.職業(yè)病防護(hù)設(shè)施清單及運(yùn)行記錄：記錄公司/組織內(nèi)配備的職業(yè)病防護(hù)設(shè)施的名稱、型號(hào)、數(shù)量、位置及運(yùn)行維護(hù)情況。3.個(gè)人防護(hù)用品配備與發(fā)放記錄：詳細(xì)記錄為員工配備的個(gè)人防護(hù)用品的種類、數(shù)量、發(fā)放時(shí)間、使用期限等信息。4.職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案：為員工建立職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案，記錄員工的基本信息、職業(yè)史、職業(yè)病危害接觸史、職業(yè)健康檢查結(jié)果等內(nèi)容。5.職業(yè)衛(wèi)生培訓(xùn)記錄：對(duì)接觸職業(yè)病危害因素的員工進(jìn)行職業(yè)衛(wèi)生培訓(xùn)，記錄培訓(xùn)時(shí)間、內(nèi)容、參加人員等信息。（五）醫(yī)療衛(wèi)生檔案1.醫(yī)務(wù)室或衛(wèi)生室相關(guān)資質(zhì)證明文件：如醫(yī)療機(jī)構(gòu)執(zhí)業(yè)許可證等。2.醫(yī)療設(shè)備清單及維護(hù)記錄：記錄醫(yī)務(wù)室或衛(wèi)生室配備的醫(yī)療設(shè)備的名稱型號(hào)、數(shù)量、購(gòu)置時(shí)間、維護(hù)保養(yǎng)情況等。3.藥品采購(gòu)記錄：包括藥品的采購(gòu)日期、供應(yīng)商名稱、藥品名稱、規(guī)格、數(shù)量、索證索票情況等。4.醫(yī)療廢物處理記錄：詳細(xì)記錄醫(yī)療廢物的產(chǎn)生量、分類情況、收集時(shí)間、交接時(shí)間、處理單位等信息，確保醫(yī)療廢物得到規(guī)范處理。5.員工就醫(yī)記錄：記錄員工在公司/組織內(nèi)醫(yī)務(wù)室或衛(wèi)生室的就診情況，包括就診時(shí)間、癥狀、診斷結(jié)果、治療措施等。三、衛(wèi)生管理檔案的建立與歸檔（一）責(zé)任部門與人員1.各部門負(fù)責(zé)本部門衛(wèi)生管理檔案資料的收集、整理和初步歸檔工作，并指定專人負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。2.公司/組織的衛(wèi)生管理部門負(fù)責(zé)對(duì)各部門提交的檔案資料進(jìn)行審核、匯總和統(tǒng)一歸檔管理。（二）檔案建立流程1.資料收集：各部門按照檔案內(nèi)容要求，及時(shí)收集本部門相關(guān)的衛(wèi)生管理資料，確保資料的完整性和真實(shí)性。2.資料整理：對(duì)收集到的資料進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等整理工作，使其便于查閱和保存。3.審核歸檔：衛(wèi)生管理部門對(duì)各部門提交的整理后的檔案資料進(jìn)行審核，審核無(wú)誤后進(jìn)行統(tǒng)一歸檔，建立電子和紙質(zhì)檔案。（三）檔案編號(hào)與分類1.檔案編號(hào)：采用統(tǒng)一的編號(hào)規(guī)則，按照檔案類別、年份、順序號(hào)進(jìn)行編號(hào)，確保檔案編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。例如，環(huán)境衛(wèi)生檔案編號(hào)為HWY20XX00X，其中HWY表示環(huán)境衛(wèi)生檔案類別，20XX表示年份，00X表示順序號(hào)。2.檔案分類：根據(jù)檔案內(nèi)容的性質(zhì)和用途，分為環(huán)境衛(wèi)生、食品衛(wèi)生、飲用水衛(wèi)生、職業(yè)衛(wèi)生、醫(yī)療衛(wèi)生等五大類，每大類下再根據(jù)具體內(nèi)容細(xì)分若干小類。（四）檔案存儲(chǔ)1.紙質(zhì)檔案：設(shè)立專門的檔案柜，按照檔案類別和編號(hào)順序存放，確保檔案存放整齊、有序，便于查找。2.電子檔案：建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描錄入，同時(shí)對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限管理機(jī)制，確保電子檔案的安全和保密。四、衛(wèi)生管理檔案的使用與查閱（一）使用目的衛(wèi)生管理檔案主要用于公司/組織內(nèi)部的衛(wèi)生管理工作決策、監(jiān)督檢查、問題追溯、持續(xù)改進(jìn)等方面，同時(shí)也可作為應(yīng)對(duì)外部檢查、審核等工作的重要依據(jù)。（二）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員：因工作需要查閱衛(wèi)生管理檔案的，需填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到衛(wèi)生管理部門查閱。查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印檔案資料。2.外部單位或人員：因政府監(jiān)管、合作交流等原因需要查閱公司/組織衛(wèi)生管理檔案的，需提供有效證明文件，并經(jīng)公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由衛(wèi)生管理部門安排專人陪同查閱。查閱過程中，外部人員不得擅自摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容，如需復(fù)制，需另行辦理相關(guān)手續(xù)。（三）查閱登記無(wú)論是內(nèi)部人員還是外部人員查閱檔案，均需進(jìn)行查閱登記，記錄查閱時(shí)間、查閱人員姓名、所在部門、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。五、衛(wèi)生管理檔案的更新與維護(hù)（一）定期更新1.各部門應(yīng)根據(jù)衛(wèi)生管理工作的實(shí)際情況，定期對(duì)本部門的衛(wèi)生管理檔案進(jìn)行更新，確保檔案內(nèi)容的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。2.衛(wèi)生管理部門應(yīng)每年度對(duì)公司/組織整體的衛(wèi)生管理檔案進(jìn)行全面梳理和更新，對(duì)檔案中的數(shù)據(jù)、信息進(jìn)行核對(duì)和補(bǔ)充，保證檔案的完整性和系統(tǒng)性。（二）動(dòng)態(tài)維護(hù)1.在日常衛(wèi)生管理工作中，如發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)容存在錯(cuò)誤、遺漏或需要補(bǔ)充新的信息時(shí)，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修改和完善，并將更新后的檔案資料提交衛(wèi)生管理部門進(jìn)行審核和歸檔。2.對(duì)于因法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)變化或公司/組織衛(wèi)生管理工作調(diào)整而需要對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行修訂的，衛(wèi)生管理部門應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)部門進(jìn)行修訂，并確保修訂后的檔案符合新的要求。（三）檔案銷毀1.對(duì)于超過保存期限或已失去保存價(jià)值的衛(wèi)生管理檔案，由衛(wèi)生管理部門提出銷毀申請(qǐng)，經(jīng)公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)建立銷毀記錄，記錄銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式、監(jiān)銷人員等信息，確保檔案銷毀過程可追溯。六、衛(wèi)生管理檔案的保密與安全（一）保密措施1.衛(wèi)生管理檔案涉及公司/組織的商業(yè)秘密、員工個(gè)人隱私等信息，必須嚴(yán)格保密。2.衛(wèi)生管理部門應(yīng)與檔案管理人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)，并對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期的保密教育和培訓(xùn)。3.檔案管理人員應(yīng)妥善保管檔案資料，嚴(yán)格控制檔案的查閱范圍，對(duì)查閱檔案的人員進(jìn)行監(jiān)督，防止檔案信息泄露。（二）安全保障1.加強(qiáng)檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所的安全防范措施，配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲等設(shè)備，確保檔案的安全保存。2.定期對(duì)檔案存儲(chǔ)設(shè)備和設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行，防止因設(shè)備故障導(dǎo)致檔案損壞或丟失。3.建立檔案安全應(yīng)急預(yù)案，對(duì)可能出現(xiàn)的自然災(zāi)害、火災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件制定應(yīng)對(duì)措施，確保在緊急情況下能夠迅速保護(hù)檔案安全。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司/組織的衛(wèi)生管理部門定期對(duì)各部門的衛(wèi)生管理檔案建立、使用和維護(hù)情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案工作符合本制度要求。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性及時(shí)性、檔案的存儲(chǔ)與保管情況、查閱登記與使用規(guī)范等方面。（二）考核機(jī)制1.將衛(wèi)