PAGE政府單位檔案制度管理一、總則（一）目的為加強政府單位檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在政府工作中的作用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關法律法規(guī)，結合本單位實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本政府單位各部門形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則本單位檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.真實性原則檔案應如實反映本單位各項工作活動的真實情況，不得偽造、篡改檔案內容。3.完整性原則全面收集本單位在各項工作中形成的具有保存價值的文件材料，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進行妥善保管，防止檔案信息泄露。5.便于利用原則檔案管理應便于檔案的查閱和利用，提高檔案的服務效能，滿足本單位各項工作對檔案信息的需求。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門設置本單位設立獨立的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負責本單位檔案管理的日常工作。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位檔案管理制度并組織實施。2.負責收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用本單位的各類檔案，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。3.指導本單位各部門的文件材料收集、整理和歸檔工作，對歸檔工作進行監(jiān)督和檢查。4.開展檔案信息化建設，推進檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡化，提高檔案管理效率和服務水平。5.組織檔案業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務素質和工作能力。6.參與本單位重大活動和重要項目的檔案管理工作，提供檔案支持和服務。7.定期向同級檔案行政管理部門報送檔案工作情況，接受檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導。三、檔案的收集與整理（一）文件材料收集范圍1.上級機關下發(fā)的與本單位工作相關的文件、指示、通知等。2.本單位形成的各類文件，包括黨組文件、行政文件、會議文件、工作計劃、總結、報告、統(tǒng)計報表、合同協(xié)議、人事檔案、財務檔案、基建檔案、設備檔案等。3.本單位各部門在工作中形成的文件材料，如業(yè)務文件、調研材料、工作記錄、圖表等。4.下級單位報送的重要文件、報告、統(tǒng)計報表等資料。5.本單位與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項目文件等。6.本單位在重大活動、重要會議、重要項目中形成的文件材料，包括活動方案策劃、會議記錄、項目立項文件、招投標文件、驗收文件等。7.反映本單位歷史沿革、機構設置、人員編制、榮譽獎勵等方面的文件材料。（二）文件材料收集要求1.各部門應指定專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應保持原件的完整性，不得隨意涂改、損壞或丟失。對于重要文件的電子文檔，應同時收集紙質文件，并確保兩者內容一致。3.各部門應定期將收集的文件材料移交檔案管理部門，移交時應填寫《文件材料移交清單》，雙方簽字確認。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照國家有關檔案分類標準和本單位檔案分類方案進行整理，確保檔案分類科學、合理。3.檔案整理應做到分類準確、排列有序、編號規(guī)范，并編制相應的檢索工具，便于快速查找和利用。（四）檔案整理方法1.文書檔案整理按照年度保管期限機構（問題）分類法進行整理。將本單位形成的文件材料按年度分開，再按保管期限（永久、長期、短期）進行劃分，最后按機構（問題）進行排列。編目時，依次編制歸檔文件目錄、全宗卷、檔案盒脊背等。2.科技檔案整理科技檔案應按項目進行整理，一個項目的文件材料組成一個保管單元。整理時，應包括項目前期文件、項目實施過程文件、項目驗收文件等。按照項目文件的形成順序進行排列，編制項目檔案目錄，并建立項目檔案索引。3.人事檔案整理人事檔案應按照干部人事檔案管理的有關規(guī)定進行整理。檔案材料應齊全完整，分類準確，編排有序，目錄清楚，裝訂整齊。人事檔案應建立電子檔案，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理。4.會計檔案整理會計檔案應按照會計檔案管理的有關規(guī)定進行整理。會計憑證應按月裝訂成冊，會計賬簿應按年度整理歸檔，財務報告應按年度裝訂成冊。同時，應編制會計檔案目錄，注明檔案的名稱、年度、保管期限等信息。四、檔案的保管（一）檔案庫房建設1.檔案庫房應選擇地勢較高、干燥通風、防火防盜、防潮防蟲的地點建設。庫房面積應根據(jù)本單位檔案數(shù)量和未來發(fā)展需求合理確定，確保檔案有足夠的存放空間。2.檔案庫房應具備良好的照明、通風、空調等設施，保持庫房內溫度適宜（14℃24℃），相對濕度在45%60%之間。3.檔案庫房應設置防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等防護設施，配備消防器材、監(jiān)控設備、防蟲藥品、除濕設備等。（二）檔案裝具選擇1.檔案裝具應選擇符合國家標準的檔案柜、檔案架和檔案盒等，確保檔案存放安全、整齊、有序。2.檔案柜、檔案架應堅固耐用，表面平整光滑，便于檔案的存放和查找。檔案盒應采用符合質量要求的無酸紙制作，規(guī)格統(tǒng)一，能夠有效保護檔案。（三）檔案存放方式1.檔案應按照分類方案進行存放，不同類別、不同保管期限的檔案應分開存放。2.同一類別的檔案應按照順序依次排列，編號清晰，便于查找。3.對于珍貴檔案、重要檔案和易損檔案，應采取特殊的保管措施，如專柜存放、復制備份等。（四）檔案保管期限劃分1.永久保管的檔案反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌的，對本單位、國家和社會具有長遠利用價值的檔案，如本單位的重要文件、會議記錄、人事任免文件、財務決算等，應永久保管。永久保管的檔案應定期進行鑒定，確保檔案的真實性和完整性。2.長期保管的檔案保管期限為16年至50年的檔案，如本單位的一般業(yè)務文件、工作記錄、統(tǒng)計報表等，應長期保管。長期保管的檔案應在保管期限屆滿后進行鑒定，根據(jù)鑒定結果決定是否繼續(xù)保存。3.短期保管的檔案保管期限為5年以下的檔案，如本單位的臨時性文件、一般性通知等，應短期保管。短期保管的檔案在保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定可以銷毀的，應按照規(guī)定程序進行銷毀。（五）檔案定期清查1.檔案管理部門應定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質量和存放位置準確無誤。2.清查內容包括檔案數(shù)量、檔案整理情況、檔案保管狀況、檔案利用情況等。清查過程中應填寫《檔案清查登記表》，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行處理。3.對于清查中發(fā)現(xiàn)的檔案丟失、損壞、霉變等情況，應及時查明原因，采取補救措施，并報告本單位領導。同時，應根據(jù)實際情況對檔案管理制度進行調整和完善，防止類似問題再次發(fā)生。五、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員和檔案管理人員組成。鑒定工作小組負責對本單位保管期滿的檔案進行鑒定，提出檔案存毀意見。（二）檔案鑒定原則1.以國家有關檔案鑒定的法律法規(guī)和標準為依據(jù)，結合本單位實際情況，對檔案進行科學、合理的鑒定。2.全面分析檔案的內容、來源、時間、形式等因素，準確判斷檔案的價值，確保鑒定結果客觀、公正。3.充分考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實價值和未來利用價值，對具有重要價值的檔案應予以妥善保存。（三）檔案鑒定方法1.直接鑒定法鑒定工作小組應逐卷逐件地對檔案進行審查，根據(jù)檔案的內容、來源、時間、形式等因素，判斷檔案的價值，確定檔案的存毀。2.分析比較法通過對同類檔案的分析比較，了解檔案的形成規(guī)律和特點，掌握檔案的價值變化情況，從而準確判斷檔案的價值。3.效益評估法綜合考慮檔案的利用效益和保管成本，對檔案的價值進行評估。對于利用效益低、保管成本高的檔案，可以考慮銷毀；對于利用效益高、保管成本低的檔案，應予以保存。（四）檔案銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對保管期滿的檔案進行鑒定后，提出檔案存毀意見，填寫《檔案銷毀清冊》，注明檔案的名稱、年度、保管期限、卷號、數(shù)量等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)本單位領導審批后，報同級檔案行政管理部門備案。3.檔案銷毀時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀過程的安全、徹底。監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。4.檔案銷毀后，應將《檔案銷毀清冊》永久保存，作為檔案銷毀的憑證。六、檔案的統(tǒng)計（一）檔案統(tǒng)計內容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計統(tǒng)計本單位各類檔案的數(shù)量，包括文書檔案、科技檔案、人事檔案、會計檔案等的卷數(shù)、件數(shù)等。2.檔案整理情況統(tǒng)計統(tǒng)計本單位檔案的整理進度、整理質量等情況，如已整理檔案的數(shù)量、未整理檔案的數(shù)量、整理合格率等。3.檔案保管情況統(tǒng)計統(tǒng)計本單位檔案的保管狀況，如檔案庫房面積、檔案裝具數(shù)量、檔案存放位置等。4.檔案利用情況統(tǒng)計統(tǒng)計本單位檔案的利用次數(shù)、利用人數(shù)、利用效果等情況，如查閱檔案的人次、調閱檔案的數(shù)量、利用檔案解決問題的情況等。（二）檔案統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬檔案管理部門應建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案數(shù)量、整理情況、保管情況、利用情況等進行詳細記錄。統(tǒng)計臺賬應定期更新，確保數(shù)據(jù)的準確性和及時性。2.定期統(tǒng)計報表檔案管理部門應定期向上級主管部門和同級檔案行政管理部門報送檔案統(tǒng)計報表，反映本單位檔案工作的基本情況。統(tǒng)計報表應內容完整、數(shù)據(jù)準確、報送及時。3.統(tǒng)計分析檔案管理部門應定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析，總結檔案工作的經(jīng)驗教訓，發(fā)現(xiàn)存在的問題，提出改進措施和建議，為檔案管理決策提供依據(jù)。七、檔案的利用（一）檔案利用范圍1.本單位內部各部門在工作中查閱檔案，用于了解本單位歷史情況、工作依據(jù)、業(yè)務參考等。2.本單位工作人員因個人需要查閱與其工作相關的檔案，如人事檔案、工資檔案等。3.外單位因工作需要查閱本單位檔案，應按照有關規(guī)定辦理查閱手續(xù)。外單位查閱檔案的范圍應嚴格限定在與該單位工作相關的檔案內容，不得查閱涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案。4.司法機關、行政執(zhí)法部門因辦案需要查閱本單位檔案，應按照法定程序辦理查閱手續(xù)。（二）檔案利用方式1.查閱本單位內部人員查閱檔案，可直接到檔案管理部門查閱。查閱人員應填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱檔案的名稱、年度、保管期限、卷號、查閱目的等信息。檔案管理人員應根據(jù)查閱人員的需求，提供相應的檔案，并做好查閱記錄。2.借閱因工作需要借閱檔案的，借閱人員應填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借、涂改、損壞或丟失檔案。借閱期滿后，應及時歸還檔案。3.復制對于不宜查閱或借閱的檔案，查閱人員可根據(jù)需要申請復制檔案。復制檔案應經(jīng)檔案管理部門負責人審批，復制件應加蓋檔案管理部門印章，并注明出處。（三）檔案利用審批1.本單位內部人員查閱檔案時，由所在部門負責人審批。查閱重要檔案或涉及多個部門的檔案時，應經(jīng)本單位分管領導審批。2.外單位查閱檔案時，應提前向本單位檔案管理部門提交查閱申請函，注明查閱單位名稱、查閱人員姓名、查閱目的、查閱檔案范圍等信息。檔案管理部門應審核查閱申請函，符合查閱條件的，報本單位分管領導審批。審批通過后，查閱單位應按照約定時間和方式查閱檔案。3.司法機關、行政執(zhí)法部門查閱檔案時，應出具相關證明文件，經(jīng)本單位檔案管理部門審核后，報本單位分管領導審批。審批通過后，按照法定程序